Cập nhật thông tin chi tiết về Word 2010: Using Mail Merge mới nhất trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Lesson 24: Using Mail Merge
/en/word2010/using-a-template/content/
Introduction
Mail Merge
When you are performing a Mail Merge, you will need a Word document (you can start with an existing one or create a new one) and a recipient list, which is typically an Excel workbook.
If you’d like to work along with the lesson, you can download the examples below.
To use Mail Merge:
The Mail Merge task pane appears and will guide you through the six main steps to complete a merge. The following is an example of how to create a form letter and merge the letter with a recipient list.
Step 1:
Step 2:
Step 3:
Now you’ll need an address list so Word can automatically place each address into the document. The list can be in an existing file, such as an Excel workbook, or you can type a new address list from within the Mail Merge Wizard.
Step 4:
Now you’re ready to write your letter. When it’s printed, each copy of the letter will basically be the same, except the recipient data—like the name and address—will be different on each one. You’ll need to add placeholders for the recipient data so Mail Merge knows exactly where to add the data. If you’re using Mail Merge with an existing letter, make sure the file is open.
To insert recipient data:
For some letters, you’ll only need to add an Address block and Greeting line. Sometimes, however, you may want to place recipient data within the body of the letter to further personalize it.
Step 5:
Step 6:
Challenge!
Open an existing Word document. If you want, you can use this example.
Download the recipient list.
Use the Mail Merge Wizard to merge the letter with the recipient list.
Place an Address Block at the top of the page and a Greeting line above the body of the letter.
Print the document.
/en/word2010/4-free-alternatives-to-microsoft-office/content/
Using Mail Merge In Word 2022 For Mac
Follow
Applies To: Word for Office 365 for Mac Word 2016 for Mac
When you have bulk mail to send to people on your mailing list, you can use mail merge to create a batch of personalized letters. Each letter that is produced has identical layout, formatting, text, and graphics. Only specific sections of the letter vary and are personalized.
There are three files involved in creating and printing letters using the mail merge process:
Your main document This document contains text and graphics (a logo or image, for example) that are identical for each version of the merged document. The body of the letter is an example of identical content.
Your mailing list This document contains the data that is used to populate information in the letter. Your mailing list has names, for example, and your main document is the letter that will be addressed to the names in your list.
Your merged document This document is a combination of the main document and the mailing list. Mail merge pulls information from the mailing list and puts it in your main document, resulting in a personalized for each person.
Follow the steps below to create and print personalized letters using mail merge.
Step 1: Prepare the main document
Before you begin the mail merge, prepare your letter. If you’re letting people know about an upcoming event, for example, include the name, date, time, and location of the event. It’s those details that would be important to all recipients of your letter.
In Word, type the body of the letter you want to send to everyone.
Step 2: Set up your mailing list
Tips
If you don’t have a mailing list, you can create one during mail merge. Before you start the mail merge process, collect all of your data records, and add them to your data source.
If you want to use your Outlook contacts, make sure Outlook is your default email program. To do this, open Apple Mail, and on the Mail menu, choose Preferences. On the General tab, next to Default email reader, select Microsoft Outlook
You can also use your Apple contacts, make sure Apple mail is your default mail program.
Use FileMake pro database as your datasource for mail merge.
Step 3. Link your mailing list to your main document
On the Mailings tab, choose Select Recipients, and then choose an option.
If you selected Create a New List, follow these steps:
In the Edit List Fields dialog box, Word automatically creates fields for some basic information, such as first name, last name, and address. If you want to add a new field-for example, a message field-add it now, so you can fill it in when you type the entries. Under New field name, type the name of the field you want to add and then choose the plus sign (+).
Tip: To change the order of the fields, select the field you want to move, and then use the up or down arrows to move the field where you want in the list.
When all of the fields are set up the way you want them, choose Create to create the list.
If you selected Use an Existing List, follow these steps:
Browse to the file you want to use and choose Open.
If you selected Choose from Outlook Contacts or Apple Contacts, follow these steps:
Choose Filter Recipients to select the recipients you want to include.
For Outlook contacts, in the Query Options dialog box, next to List mail merge recipients by, select Complete record. In the list of contacts, select the contacts you want to send bulk mail, and then choose OK.
For Apple contacts, in the Query Options dialog box, under Apple Group Contacts, choose the group you want send bulk mail and then choose OK.
For FileMaker Pro Database, choose the database file in the Choose a FileMaker Pro Database to use as a Data Source dialog box and choose Open
Step 4: Add personalized content to your letter
On the Mailings tab, choose Insert Merge Field and select the field you want to add.
Continue adding fields until you’ve added all the information you want on your letter.
Format the fields in the letter so it looks the way you want the rest of your envelopes to look. For example, include a space between First and Last name fields and press Return to start a new line for the Address field.
Tip: To sort your recipient list or remove recipients, on the Mailings tab, choose Filter Recipients, and then choose Sort Records or Filter Records. When you’re done, choose OK.
Step 5: Preview and print the letters
On the Mailings tab, choose Preview Results to see how your letter look. Use the left and right arrows on the Mailings tab, to scroll through each letter.
To make additional formatting changes, choose Preview Results again, which lets you add or remove merge fields.
Step 6: Save your personalized letter
When you save the mail merge document, it stays connected to your mailing list so that you can use it for your next bulk mailing.
To reuse your mail merge document To change addresses in mail merge document
This article was originally published here.
Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Cách Trộn Thư Trong Word 2010, Cách Trộn Mail Merge
Hãy tưởng tượng xem bạn cần gửi hàng ngàn thư mời cho các phụ huynh học sinh để đến họp phụ huynh, nếu bạn gõ thủ công từng người, từng người một, bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian để làm việc đó? Tôi dám chắc rằng bạn sẽ cần ít nhất là 2 ngày lao động để hoàn thành việc gõ 1000 tên phụ huynh cho 1000 học sinh khác nhau.
Do vậy, sử dụng được công cụ cách trộn thư trong word 2010 sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc thay vì làm thủ công như trước đây. Ngoài ra có thể áp dụng với các văn bản như: gửi bảng lương hàng tháng, thông báo mời họp, thư cảm ơn….
Để làm được điều đó Tại TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TIN HỌC VĂN PHÒNG TRÍ TUỆ VIỆT sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện:
Để có thể hoàn thành quy trình trộn thư bạn cần phải có 02 file tài liệu sau:
– Văn bản gốc: Nội dung văn bản đã được soạn thảo sẵn và bỏ trống các thông tin cần điền
Ví dụ: thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, không trúng tuyển, thư mời phỏng vấn, thư báo thầu….bỏ trống tên người nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, điện thoại, ngày tháng năm sinh….
– Dữ liệu gốc: Thông tin dữ liệu cho mỗi cá nhân, mỗi đơn vị để điền vào các ô trống trong văn bản đã được soạn sẵn, và dữ liệu gốc này thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như Table, Sheet của Excel.
Cách trộn thư trong word 2010 tuân theo các bước sau:
Bước 1: Ở đây, mình soạn file Văn bản gốc trên Word như sau, từ đó bạn có thể tạo cho mình file văn bản theo ý muốn:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
Kính gửi Ông/bà:
Phụ huynh em: Học sinh lớp 8/4
Đến tại phòng A1 để tham gia buổi họp phụ huynh tổng kết học kỳ I vào lúc 07h ngày 25 tháng 11 năm 2014.
Rất mong quý Ông/bà đến đúng giờ.
Trân trọng!
Gò vấp, ngày 28 tháng 12 năm 2014
Hiệu trưởng
(Đã ký )
Nguyễn Trọng Hiếu
Bước 2: Và Dữ liệu gốc mình làm trên file Excel và được lưu ở Desktop với tên là “tronthu.xlsx”
Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Mergerồi chọn chức năng Step by Step Mail Merge Wizard…
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
Kính gửi Ông/bà:
Phụ huynh em: Học sinh lớp 8/4
Đến tại phòng A1 để tham gia buổi họp phụ huynh tổng kết học kỳ I vào lúc 07h ngày 25 tháng 11 năm 2014.
Rất mong quý Ông/bà đến đúng giờ.
Trân trọng!
Gò vấp, ngày 28 tháng 12 năm 2014
Hiệu trưởng
(Đã ký )
Nguyễn Trọng Hiếu
– Tại Kính gửi Ông/bà: chọn trường Phụ huynh, Chọn Insert
– Tại Phụ huynh em: chọn trường Học sinh, chọn Insert
Với Word 2007, 2013 thì cách làm cũng tương tự.
Incoming search terms:
trộn thư trong word 2010
cách trộn thư trong word 2010
trộn văn bản trong word 2010
trộn thư word 2010
cách trộn thư
cách trộn văn bản trong word 2010
hướng dẫn trộn thư trong word 2010
cách trộn thư word 2010
Share and Enjoy
Hướng Dẫn Trộn Thư Mail Merge Trong Word 2013 2010 2007 2003
Trộn thư (Mail merge) trong word là thiết lập điền các thông tin khác nhau vào một vị trí xác định trên một văn bản được làm sẵn. Nó giúp các bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn trong công tác văn phòng. Để dể hiểu mình ví dụ một văn bản có nội dung như sau:
Đến tại: Hội trường UBND Xã ABC
Để: Dự buổi triển khai thực hiện thông tư 23 của Bộ Công An – Phổ biến xử lý luật vi phạm hành chính năm 2012.
Rất mong sự có mặt của ……. để buổi họp đạt kết quả tốt đẹp.
Chỗ có dấu chấm sẽ được điền thông tin cho mỗi cá nhân với thông tin của họ. Do đó nó khác nhau và rất mất công nếu ta copy và thay đổi thông tin vào các chỗ có dấu chấm. Chính vì thế mà thủ thuật sử dụng Mail Merge thật sự cần thiết.
Bước 1: + Tạo một file Word hoặc Excel chứa thông tin với các trường cần thiết. Ví dụ mình tạo một file Word có tên là DuLieu nội dung như sau
+ Soạn văn bản mẫu sẵn. Xem văn bản mẫu ở trên. Và hãy tạo một thư mục lưu chúng để dể tìm kiếm. Ví dụ thư mục Tron_Thu_EXP có 2 file Dulieu và Mau
Bước 2: Tiến hành nào. Đầu tiên mở mẫu lên. Di chuyển qua tab MAILINGS trong Word 2013
Các bạn có thể tùy chỉnh thêm những người được liệt kê vào danh sách tạo trộn thư
Bước 3: Chọn vị trí chèn thông tin các trường vào
Các bạn sẽ thấy nó hiện thị như sau:
Thủ thuật áp dụng với Word 2010 – 2007- 2003 copy nguồn từ các bài viết khác. Các bạn tham khảo.
Trộn tài liệu (Mail Merge) Các Khái niệm:
Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp… Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng.
Tập tin data source Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.
Tập tin main document Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnha.Form letterBước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau
Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1). * Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.
Bước 3. Trên tập tin Main chính trong Word Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.
Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous. Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2
Trong mục Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3
Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu.
Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời. Nhấn OK. Nhấn Next qua bước 4.
Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items…
Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần lượt chèn các field vào trong main document như sau:
Nhấn nút Next sang bước thứ 6.
Chọn Print… nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản.
Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư mời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người.
b.Envelopes Tạo những bì thư bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Envelops thay vì chọn From letter ở bước1.
c. Labels Tạo nhãn bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Labels thay vì chọn From letter ở bước1. d.Catologes Tạo văn bản kiểu danh sách bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Catologes thay vì chọn From letter ở bước1.Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.
Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau: – Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ nơi bạn chọn một loại tài liệu và sau đó chọn, tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách người nhận. – Write & Insert Fields: Đây là nơi bạn có thể chèn các Merge Field và sử dụng Rules để thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu. – Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng tính năng kiểm tra lỗi một cách tự động. – Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân của bạn vào một tài liệu toàn diện, hay in chúng ra hoặc gửi thư điện tử.
Hướng dẫn trộn thư trong trong Word 2007 – http://www.pigup.com.vn/
Màn hình kế cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…
Ở đây chúng ta sẽ làm một ví dụ: In toàn bộ thư mời cho danh sách toàn bộ khách hàng. Bạn làm theo trình tự sau: Bạn nhập liệu mẫu thư mời cho mình, chú ý phần tên và địa chỉ khách hàng thì để trống để có thể nhập liệu sau này. Kế đến bạn chọn như hình.
Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là Letters, nhấp Next để tiếp tục.
Ở màn hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp ví dụ này bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn như hình và nhấp Next.
Khi đó một hộp thoại có dạng sau sẽ xuất hiện.
Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những người cần thêm vào thư của bạn, các chỉ mục ở trên có thể sẽ dư thừa, bạn có thể xoá bằng cách chọn nút Customize…, ở hộp thoại Customize Address List bạn chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để bỏ.
Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách, xong nhấp Close, hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin này lại, khi bạn nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:
Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý. Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư
Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.
Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name và Company Name rồi nhấn Insert. Khi đó các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.
Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:
Để xem trước các nội dung được chèn khác bạn nhấp nút [IMG]file:///C:/DOCUME%7E1/NGUYEN%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image026.jpg[/IMG]trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:
Màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:
Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.
Lúc này Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy.
Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau: – Printer: Đây là phần hiển thị thông tin của máy in. – Page range: phần này cho phép bạn quy định in trang nào, có các mục + All: In toàn bộ tài liệu. + Current Page: In trang hiện thời. + Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in
Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12. – Copies: chỉ số bản cần in. Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word: – Để in được trong Word thì máy tính của bạn phải được cài trình điều khiển (Driver). – Như bài trước đã đề cập, việc in tài liệu lần đầu tiên có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.
Bạn đang xem bài viết Word 2010: Using Mail Merge trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!