Hầu hết chúng ta đều có thói quen là khi mở file word để làm việc thì chỉ thường chú ý chỉnh sửa phần nội dung mà quên mất một việc tối quan trọng đó là phải lựa chọn kích cỡ giấy gây ra nhiều tình huống dở khóc dở cười. Việc lựa chọn khổ giấy thực sự rất dễ dàng, anh chị sẽ chỉ mất chưa đến 3 phút để thực hiện xong nó mà thôi nên còn chần chừ gì nữa mà không theo dõi bài viết sau đây để biết được những kinh nghiệm về chọn khổ giấy trong word của mình nha.
Trong toàn bộ bài viết, mình sẽ hướng dẫn cách chọn khổ giấy A5 trong word 2010. Trước khi đi vào hướng dẫn, mình sẽ cung cấp một vài thông tin về Vì sao lại có nhiều loại khổ giấy? và giới thiệu về một vài loại khổ giấy thường dùng trong word 2010.
Chủ đề tóm tắt trong bài viết
Vì sao lại có nhiều loại khổ giấy?
Nhu cầu in ấn của con người là vô tận như in văn bản, in phiếu thu, in tờ rơi, in poster,… những việc in ấn hiện nay chủ yếu là sử dụng máy in và máy photocopy, chúng chỉ có khả năng in ấn theo một vài quy chuẩn được quy định sẵn mà thôi chứ không thể đáp ứng được hết mọi nhu cầu của người sử dụng. Nên người ta đã cố đa dạng hóa các quy chuẩn lên giúp mọi người có thêm nhiều sự lựa chọn hơn cho mình.
Nếu để ý kỹ thì có lẽ bạn sẽ nhận ra là dần hình thành những quy định “luật bất thành văn” về việc phải sử dụng loại khổ giấy nào cho những loại văn bản cụ thể nào. Ví dụ như:
+ Các văn bản của cơ quan nhà nước, của doanh nghiệp thì sẽ phải dùng khổ giấy A4.
+ Các loại phiếu thu, phiếu chi, giấy xác nhận,.. trong các ngành như Kế toán, Nhân sự, y dược, Vận tải,.. thì lại sử dụng khổ giấy A5.
Các loại khổ giấy trong Word 2010
Trên thực tế thì có rất nhiều loại khổ giấy như khổ giấy dòng A (gồm các khổ giấy A1, A2, A3, A4, A5,…), khổ giấy dòng B (với các khổ là B1, B2, B3,…) và các khổ giấy dòng C, D, E khác nữa. Nhưng tùy thuộc vào độ sử dụng phổ biến mà người ta chỉ cài đặt sẵn một vài loại khổ giấy sau để bạn có thể lựa chọn trong Word. Một vài loại khổ giấy mặc định trong word là:
Khổ giấy Letter: 21.59 cm x 27.94 cm
Khổ giấy Tabloid: 27.94 cm x 43.18 cm
Khổ giấy Legal: 21.59 cm x 35.56 cm
Khổ giấy Statement: 13.97 cm x 21.59 cm
Khổ giấy Executive: 18.42 cm x 26.67 cm
Khổ giấy A3: 29.7 cm x 42 cm
Khổ giấy A4: 21cm x 29.7 cm
Khổ giấy A5: 14.8 cm x 21 cm
Khổ giấy B4: 25.7 cm x 36.4 cm
Khổ giấy B5: 18.2 cm x 25.7 cm
Trong đó, khổ giấy Letter là không phải là khổ giấy tiêu chuẩn nhưng lại được sử dụng phổ biến tại Bắc Mỹ, Hòa Kỳ, Canada và một số khu vực Mexico và nó thường được đặt là chế độ mặc định nên nếu nhiều người không biết rõ thì sẽ lầm tưởng với khổ giấy A4 (vì kích thước khá tương đồng) nên sẽ có thể dẫn tới nhiều vấn đề như khi soạn thảo xong và tiến hành in thì sẽ bị nhảy lề, nhảy dòng lộn xộn,… Nên anh chị hãy chú ý là trước khi soạn thảo văn bản thì hãy tiến hành lựa chọn đúng loại khổ giấy cho mình nha.
Một vài cách lựa chọn khổ giấy đúng chuẩn
+ Khổ A0, A1 thường được sử dụng cho bảng hiệu, áp phích.
+ Khổ A2 được sử dụng cho áp phích, banner thông báo, các bản in nghệ thuật.
+ Khổ A3 có xu hướng thường được sử dụng cho các bài thuyết trình, biểu đồ, áp phích và bản kế hoạch.
+ Khổ A4 là khổ giấy tiêu chuẩn và thường được sử dụng để in hàng ngày. A4 có xu hướng được sử dụng để in các văn bản, tài liệu, hợp đồng.
+ Khổ A5 là một lựa chọn phổ biến cho in nhật ký, kế hoạch, sách, thư mời, tờ rơi, tập sách và còn nhiều nữa.
+ Khổ giấy Legal thường được lựa chọn khi văn bản có diện tích lớn hơn khổ A4 1 ít.
+ Khổ giấy Letter thường được để mặc định với các văn bản không cần in ấn mà chỉ để ở dạng file.
Cách điều chỉnh khổ giấy a5 trong word 2010
Cách 1: Chỉnh trong Page Layout
Đầu tiên, anh chị hãy mở file word cần chuyển đổi khổ giấy lên, tiếp đến là chọn vào tab Page Layout, chọn tiếp vào Size, lúc này sẽ hiển thị ra một loạt những khổ giấy cơ bản trong Word như Letter, Tabloid, Legal, A3, A4, A5,… Anh chị có thể thấy, ở văn bản hiện nay mình đang để khổ giấy theo mặc định là Letter, giờ chỉ cần chọn vào A5 để chuyển khổ giấy của văn bản thành khổ giấy A5 là hoàn tất.
Ngoài ra, còn một cách khác để điều chỉnh khổ giấy cũng khá đơn giản nữa. Anh chị cũng thực hiện như trên là mở file word cần chuyển đổi khổ giấy lên, sau đó chọn vào Page Layout, thay vì chọn tiếp vào Size thì anh chị hãy chọn vào Margin nha. Tiếp theo, anh chị hãy nhấn chọn vào tùy chọn Custom Margins ở phía dưới cùng nha.
Page Setup xuất hiện, hãy chọn tab Paper, ở mục Paper size anh chị hãy chọn vào A5 để chuyển đổi khổ giấy sang khổ A5 nha, rồi nhấn OK là xong.
Cách 2: Điều chỉnh khổ giấy trong Print
Bước 1: Anh chị hãy mở file word của mình ra, sau đó để mở vào Print anh chị hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl P hoặc là vào File rồi chọn Print.