Top 13 # Xóa Số Thứ Tự Trong Excel Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 6/2023 # Top Trend

Nếu bạn đánh số thứ tự theo cách thủ công, là đánh lần lượt từng số một, thì sẽ rất là lâu và mất thời gian. Thay vì vậy, bạn nên đánh số thứ tự theo cách tự động trong excel sẽ rất nhanh và vô cùng tiện lợi.

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số thứ tự trong Excel.

Mình sẽ phân ra làm 2 trường hợp, để đánh số thứ tự trong Excel. Đó là đối với dữ liệu ít và dữ liệu nhiều.

I. Cách đánh số thứ tự trong excel đối với dữ liệu ít

Nếu dữ liệu bảng tính ít tầm khoảng 50 dòng đổ lại, thì bạn nên chọn 1 trong 3 cách, đánh số thứ tự tự động sau đây:

1. Đánh số thứ tự kết hợp với phím Ctrl

Thực hiện như sau:

Bước 1: Nhập vào số 1 ở ô đầu tiên, tức là sẽ đánh số thứ tự bắt đầu từ 1 trở đi.

Lúc này bạn sẽ thấy 2 dấu cộng 1 lớn và 1 nhỏ như ở trong hình.

Bước 3: Nhấn giữ chuột trái và kéo đến hết danh sách, cần đánh số thứ tự. Sau đó đồng thời thả chuột và phím Ctrl ra.

Lưu ý: Không được thả phím Ctrl, trước khi đánh số thứ tự xong.

Đây là kết quả khi thực hiện xong

Đối với cách này dễ thực hiện hơn cách 1, là dựa vào quy luật lũy tiến để đánh số thứ tự.

Thực hiện:

Bước 1: Nhập vào 2 ô đầu tiên lần lượt là 1 và 2.

Bạn có thể sử dụng công thức, để đánh số thứ tự trong bảng tính Excel.

Bước 1: Nhập vào số mà bạn muốn bắt đầu, ở ô đầu tiên.

Trong đó:

B4 : Là địa chỉ của ô đầu tiên

1 : là đơn vị muốn tăng, nếu muốn tăng 2 thì các bạn nhập 2, thì kết quả mỗi ô cách nhau 2 đơn vị.

Sau khi nhập xong công thức thì gõ Enter.

Đối với bảng tính có dữ liệu khoảng 200 dòng trở lên. Nếu dùng các cách trên khi dùng chuột kéo xuống các ô còn lại, không thể kéo hết 1 lần được mà phải kéo nhiều lần.

Thay vì vậy bạn dùng chức năng Fill Series, để đánh số thứ tự tự động đối với bảng tính có nhiều dữ liệu sẽ tiện lợi hơn.

Thực hiện:

Bước 1: Gõ số 1 ở ô đầu tiên, ở đây mình muốn đánh số thứ tự bắt đầu bằng 1, nên mình sẽ gõ số 1 ở ô đầu tiên.

Trong đó: – Series in:

+ Columns: Đánh số theo cột.

– Type:

+ Growth : Kiểu lũy tiến

+ AutoFill : Kiểu tự động điền

– Step value (Bước nhảy) : Khoảng cách giữa hai ô thứ tự liền kề.

– Stop value (Giá trị cuối) : Đánh số thứ tự đến đơn vị này.

Như vậy là trong bài viết này, mình đã hướng dẫn bạn cách đánh số thứ tự trong Excel, tùy vào trường hợp mà bạn chọn cách nào cho hiệu quả.

Sử dụng Excel để nhập và xử lý dữ liệu, chắc chắn với nhiều dữ liệu các bạn sẽ cần đánh số thứ tự cho chúng. Với dữ liệu ngắn thì các bạn có thể tự nhập số thứ tự cho dữ liệu bằng tay nhưng với những danh sách dữ liệu dài việc làm này sẽ mất rất nhiều thời gian. Vì thế các bạn có thể sử dụng các tính năng mà Excel hỗ trợ để đánh số thứ tự tự động.

Bài viết hướng dẫn một số cách đánh số thứ tự tự động trong Excel.

Cách 1: Đánh số thứ tự bằng chuột

Đánh số thứ tự bằng con trỏ chuột có 2 cách đó là đánh số thứ tự cho danh sách ngắn và đánh số thứ tự cho danh sách dài.

1. Đánh số thứ tự bằng chuột cho danh sách ngắn.

Cách này sử dụng cho danh sách cần đánh số thứ tự ngắn, các bạn có thể nhanh chóng kéo con trỏ chuột được.

Bước 1: Tại danh sách cần đánh số thứ tự các bạn nhập số thứ tự cần bắt đầu đánh số vào ô đầu tiên ví dụ là số 1.

Bước 2: Nhấn giữ phím CTRL và rê con trỏ chuột vào góc dưới bên phải ô đầu tiên bạn vừa nhập số đến khi con trỏ chuột chuyển thành dấu + và có một dấu + nhỏ ở phía trên như hình dưới.

Bước 3: Nhấn giữ chuột trái và kéo con trỏ chuột đến hết danh sách cần đánh số thứ tự.

Kết quả các bạn sẽ được danh sách số thứ tự tăng dần:

2. Đánh số thứ tự bằng chuột cho danh sách dài.

Với những danh sách cần đánh số thứ tự dài hàng trăm, hàng nghìn dòng thì các bạn nên thực hiện cách sau:

Bước 1: Nhập số thứ tự đầu tiên mà các bạn muốn bắt đầu đánh số trong danh sách ví dụ bắt đầu từ 1, tiếp theo nhập số thứ hai ở ô tiếp theo ví dụ số 2 (nếu muốn đánh số thứ tự lần lượt tăng dần 1 đơn vị thì các bạn nhập số tiếp theo là 2, nếu muốn đánh số thứ tự tăng dần 2 đơn vị thì các bạn nhập số tiếp theo là 3…).

Bước 2: Kéo con trỏ chuột chọn hai ô mà bạn vừa nhập số và rê con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô số thứ hai để con trỏ chuột xuất hiện dấu +.

Bước 3: Nhấn đúp chuột trái để Excel tự động đánh số thứ tự cho bạn. Kết quả các bạn sẽ được như sau:

Cách 2: Đánh số thứ tự bằng công thức

Bước 1: Nhập số thứ tự đầu tiên cần đánh số vào ô bắt đầu đánh số ( là một số bất kỳ).

Bước 2: Nhập công thức ở ô tiếp theo ví dụ = A5+1

Trong đó: A5 là ô chứa số đầu tiên mà bạn nhập ở bước 1.

1 là đơn vị tăng, nếu các bạn muốn tăng 2 đơn vị thì thay số 1 bằng số 2…

Bước 3: Sau đó các bạn rê con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô công thức. Khi con trỏ chuột chuyển thành biểu tượng dấu + thì các bạn kéo chuột xuống dưới để copy công thức đánh số thứ tự trong Excel.

Kết quả các bạn sẽ được như sau:

Microsoft Excel là một ứng dụng xử lý bảng tính và nằm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft. Chương trình này hỗ trợ tối đa con người trong quá trình tính toán, phân tích dữ liệu, tự động hóa công việc. Bên cạnh đó, hỗ trợ công việc một cách tối ưu nhất là với dân văn phòng không thể bỏ qua ứng dụng này. Chính sự quan trọng này bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng văn phòng cơ bản thật vững chắc.

Cách 1: Cách kéo số thứ tự trong excel bằng chuột

Tạo số thứ tự trong excel bằng con trỏ chuột là cách đánh số theo thứ tự sắp xếp trong danh sách ngắn và danh sách dài. Với phương pháp này có 2 cách để bạn áp dụng như sau:

Đánh số thứ tự trong excel trong bằng chuột cho danh sách ngắn

Sau đó bạn sẽ thấy kết quả số thứ tự tăng dần:

Kết quả hiển thị danh sách ngắn

Đánh số thứ tự trong excel bằng chuột cho danh sách dài

Đối với những danh sách dài hàng trăm, nghìn số, dòng bạn muốn đánh số thứ tự có thể áp dụng cách điền số thứ tự trong excel:

Cách 2: Công thức đánh số thứ tự trong excel

(Trong đó: A5 đây là ô chứa số đầu tiên như bước 1; 1 chính là đơn vị bắt đầu; 2 chính là đơn vị gia tăng,…)

Bước 3: Khi đã nhập xong số bắt đầu bạn di chuyển con trỏ chuột vào bên phải góc dưới của ô công thức. Con trỏ chuột sẽ chuyển sang dấu “+” thì bạn di chuyển chuột xuống dưới để copy lại công thức đánh số thứ tự trong excel

Sao chép lại công thức đánh số thứ tự trong excel

Kết quả hiển thị sau khi thao tác xong:

Kết quả hiển thị đánh số thứ tự bằng công thức

▶ XEM THÊM: Các hàm cơ bản trong Excel mà “dân” văn phòng phải biết

Cách 3: Cách đánh số thứ tự trong excel có điều kiện với hàm COUNTA

Sử dụng hàm Counta đánh số thứ tự có điều kiện: B2=IF(C2=””,0,COUNTA($C$2:C2))

Trong đó: Ô C2 cố định điểm đầu, điểm cuối không cố định

▶ XEM THÊM: Cách dùng hàm sumif trong excel – Minh họa áp dụng cụ thể

Cách 4: Cách đánh số thứ tự khi lọc dữ liệu trong excel với hàm SUBTOTAL

Cũng tương tự cách sử dụng hàm counta nhưng với Filter số thứ tự vẫn đúng đây chính là điều đặc biệt của hàm subtotal.

Kết quả hiển thị khi sử dụng Filter

Hàm counta (cột B)

Hàm subtotal (cột C)

Công thức thực hiện: =IF(D2=””,””,SUBTOTAL(3,$D$2:D2))

Trong đó:

Ô không giá trị hàm sẽ không trả kết quả (IF(D2=””,””)

Ô D2 có giá trị thì có thể áp dụng hàm SUBTOTAL(function_num,Ref1,…) (SUBTOTAL(3,$D$2:D2)

Cách 5: Cách đánh số thứ tự tự động trên Excel

Nếu là Series in lựa chọn Rows để thao tác đánh số theo hàng, chọn Columns đánh số theo cột

Type bạn có thể lựa chọn tùy chỉnh sau:

Linear (Đánh số tăng dần)

Growth (Đánh số lũy tiến)

Date (Đánh ngày tháng năm)

AutoFill (Đánh số tự động)

Step value (Khoảng cách giữa các số thứ tự)

Stop value (Chỉ định đánh số thứ tự)

Trong ví dụ này, áp dụng đánh số theo Columns và type Linear (Step value là 1 và Stop Value là 20)

Áp dụng thao tác đánh số thứ tự theo cloumns

Đánh số thứ tự cho danh sách ngắn

Cách đánh số thứ tự trong Excel cho danh sách ngắn này khá thông dụng và đơn giản đối với dân văn phòng. Theo đó, bạn chỉ cần thực hiện theo 2 thao tác sau:

Ở 2 ô đầu tiên trong danh sách, bạn điền số theo thứ tự.

Bạn dùng chuột trái chọn 2 ô đã đánh số thứ tự. Bạn chỉ chuột xuống góc dưới của ô thứ 2 để xuất hiện dấu cộng màu xanh lá cây, sau đó bạn kéo vùng chọn xuống toàn bộ danh sách.

Ví dụ 1: Bạn muốn đánh số thứ tự của danh sách học sinh theo dạng chẵn. Ở ô đầu đầu tiên, bạn điền số 2. Tiếp đó, ô thứ 2, thứ 3 bạn điền là số 4 và 6. Sau đó, bạn chọn 3 ô đã điền bất kì, bạn kéo giữ chuột ở góc phải rồi bạn kéo xuống toàn bộ vùng cần đánh số.

Ví dụ 2: Trường hợp bạn muốn đánh số lẻ cho danh sách cũng tương tự như trên. Tại ô đầu tiên, bạn đánh số thứ tự là 1. Sau đó bạn điền số tiếp theo vào ô thứ 2. Để đánh số thứ tự cho toàn bộ danh sách, bạn chọn 2 ô này và bạn giữ chuột ở góc phải, khi bạn thấy xuất hiện dấu cộng nhỏ thì bạn kéo xuống.

Bạn hoàn toàn có thể thấy cách đánh số thứ tự trong Excel này khá dễ áp dụng và không có gì khó khăn phải không nào? Tuy nhiên, nhìn chung nó vẫn còn mang tính chất thủ công. Do đó, đối với các bảng danh sách dài, lên tới hàng nghìn dòng, bạn sẽ gặp không ít khó khăn khi áp dụng phương pháp này.

Cách đánh số thứ tự danh sách dài

– Bước 1: Đánh số ô đầu tiên

Ở ô đầu tiên trong danh sách, bạn nhập số thứ tự là 1. Trong trường hợp bạn không muốn bắt đầu bằng số 1, bạn hoàn toàn có thể thay thế bằng số thứ tự tùy thích.

Tại tính năng Fill chọn Series – Bước 3: Chọn kiểu đánh số thứ tự

Columns: Đánh số dạng cột.

Rows: Đánh số theo dạng hàng.

Series in:

Stop value: Có ý nghĩa là giới hạn vị trí đánh số thứ tự (Số thứ tự chỉ đánh đến vị trí này và dừng lại)

Step value: Có ý nghĩa là cài đặt khoảng cách giữa 2 số thứ tự liền nhau.

Type:

Tại đây, bạn hoàn toàn có thể định dạng của kiểu đánh số thứ tự mà mình muốn. Sau đó, bạn đừng quên lưu cài đặt lại bằng việc nhấn nút OK là xong.

Cách đánh số trong excel bằng công thức

Hộp thoại cài đặt đánh số thứ tự

Tại ô đầu tiên trong danh sách cần đánh số thứ tự, bạn điền số 1. Trong trường hợp, bạn muốn bắt đầu bằng con số khác bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh.

Bạn nhập công thức ở ô thứ 2. Công thức áp dụng: = ô đầu tiên + n

– Bước 1: Đánh số thứ tự ô đầu tiên

Sau khi bạn đã hoàn tất thao tác nhập công thức, bạn dùng chuột phải để chọn cùng lúc 2 ô này. Bạn giữ chuột ở góc phải của ô thứ 2 cho đến khi thấy xuất hiện dấu cộng rồi bạn kéo xuống để đánh số thứ tự toàn bộ danh sách.

Ngoài 3 cách kể trên, bạn có thể áp dụng một phương pháp hoàn toàn mới để đánh số thứ tự trong Excel. Đó là sử dụng hàm ROW để đánh số thứ tự các hàng.

Để đánh số thứ tự cho bảng danh sách bằng hàm ROW, bạn thực hiện các thao tác theo hướng dẫn:

Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức

Tại ô đầu tiên trong bảng danh sách muốn đánh số thứ tự, bạn nhập công thức như sau: =ROW(A1). Lúc này, hàm sẽ trả về kết quả với số hàng được tham chiếu.

Ví dụ: =ROW(A1) trả về kết quả tương ứng là 1.

Tương tự như các cách đã giới thiệu trên, đầu tiên bạn chọn ô vừa điền công thức và giữ chuột ở góc phải. Lúc này, bạn sẽ thấy xuất hiện núm điều khiển có hình dấu cộng sẽ hiện lên. Bạn chỉ cần thực hiện thao tác kéo chuột xuống và điều chỉnh phạm vi danh sách cần đánh số.

– Bước 1: Đánh số thứ tự ô đầu tiên

Mẹo đánh số thứ tự danh sách trong Excel

Bạn hoàn toàn có thể áp dụng 4 cách đánh số trên trong từng trường hợp nhất định:

Trong trường hợp bạn áp dụng hàm ROW, số thứ tự danh sách được cập nhật khi chúng được sắp xếp cùng dữ liệu. Điều này có nghĩa chuỗi thứ tự hoàn toàn có thể bị ngắt quãng hoặc thay đổi trong trường hợp thêm, xóa hay di chuyển hàng bất kỳ trong bảng danh sách đó. Để khắc phục lỗi này, bạn hoàn toàn có thể áp dụng cách thủ công: Bạn đánh số cho 2 ô đầu tiên và bắt đầu kéo xuống vùng cần đánh số.

Khi bạn sử dụng hàm ROW, nếu bạn muốn đánh số tự động khi thêm, hay xóa hoặc di chuyển hàng, bạn hãy chuyển dữ liệu thành dạng bảng trong Excel. Theo đó, các dòng mới thêm ở cuối bảng sẽ được tự động đánh số thứ tự.

Với cách thức đánh số thứ tự bằng hàm ROW thích hợp cho việc đánh số đơn hàng hay các dạng số thứ tự bao gồm chữ cái, hay ký hiệu đặc biệt.

– Bước 2: Kéo núm điều khiển

Ví dụ: Nếu bạn muốn đánh số dạng 0000-0001, hãy nhập công thức =TEXT(ROW(A1),”0000-0000″) vào ô thứ nhất. Sau đó bạn kéo điều khiển đến cuối phạm vi danh sách cần thực hiện.

Việc đánh số thứ tự trong Excel chưa bao giờ thấy đơn giản như vậy. Giờ đây, bạn hoàn toàn có thể nhanh chóng đánh số cho các danh sách, bảng biểu lên tới hàng trăm, hay hàng ngàn dòng nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản.