Top 9 # Xóa Name Rác Trong Excel Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 5/2023 # Top Trend

Trong quá trình sử dụng file Excel chúng ta rất hay gặp các file Excel có rất nhiều Style rác và Name rác, có file lên tới hàng 10 nghìn Style/ Name rác, chúng sẽ làm cho file tính của chúng ta rất “nặng” khiến Excel phải load và xử lý rất chậm có khi bị treo Excel. Nhiều bạn không hiểu lý do cứ “chịu khổ” tắt file rồi mở lại làm việc tiếp, rất mất thời gian và khó chịu!

Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để chúng ta xóa tất cả các Styles rác này? Với số lượng nhiều như vậy, chúng ta không thể xóa thủ công từng Style được!

Bên dưới là bài viết tôi review các kiến thức lượm nhặt được và tổng hợp lại để các bạn không phải tìm kiếm. Tôi sẽ trình bày 2 cách:

Cách 1: Sử dụng tool xóa Styles rác của tác giả Kiều Mạnh:

Download: Clear Styles Office Excel Ver2, tác giả Kiều Mạnh

Ý kiến cá nhân: Tool này có thể là tác giả Kiều Mạnh dùng lệnh mạnh quá, xóa rất triệt để hầu như không để lại một Style rác nào, do đó đôi khi file tính Excel của chúng ta bị lỗi không truy cập vào được một Sheet nào đó (tôi đã thử và bị tình trạng này). Với tool này bạn chỉ cần mở tool bằng cách chạy file EXE sau đó chọn file có Style rác cần xóa trên ổ cứng.

Ưu điểm của tool này là: Chúng ta không cần chuyển định dạng đôi file Excel cần xóa Style rác sang XLSM, hiện tại tool hỗ trợ hết định dạng XLS, XLSX, XLSM, XLSB.

Cách 2: Sử dụng code VBA xóa Styles rác an toàn:

Có một code VBA nữa tôi muốn chia sẻ với các bạn, code này tôi tham khảo trên Internet, code này không xóa triệt để như tool trên nhưng an toàn và xóa được hầu hết các Style rác, file Excel không bị lỗi gì (tôi đã thử chưa thấy lỗi gì):

Để add Code VBA này vào file Excel bạn bấm tổ hợp phím ALT + F11 để mở trình chương trình Microsoft Visual Basic for Applications.

Bấm phím Ctrl + R để mở Project Explorer (hoặc vào menu View Project Explorer ).

Tiếp theo vào menu Insert chọn Module để thêm một Module vào VBAProject (PERSONAL.XLSB). Đây là nơi chứa các Module Macro cá nhân, Excel cho phép và lưu trong file mặc định Personal.xlsb, nên chúng ta sử dụng được cho tất cả các file Excel lần sau, chỉ cần Add Macro vào Module cá nhân này.

Download: Code VBA xóa Styles rác an toàn tham khảo

Bấm chọn Module1 trong Project Explorer bên trái, sau đó dán code VBA vừa download vào khung bên phải, cuối cùng bấm Save để lưu lại và thoát chương trình.

Thêm một Module vào VBAProject (PERSONAL.XLSB)

Sau khi add Macro VBA vào file Excel thành công bạn mở file Excel cần xóa Style rác và bấm tổ hợp phím ALT + F8 để gọi cửa sổ Macro:

Dán code VBA download bên trên vào Module sau đó Save để lưu lại sử dụng

Trên cửa sổ này bạn chọn PERSONAL.XLSB!RebuildDefaultStyles tại khung Macro name bên trái và bấm Run để chạy Macro. Tùy vào số Style rác nhiều hay ít mà Macro xử lý nhanh hay chậm, xử lý xong là đã xóa xong Style rác!

Download file Excel thực hành xóa Styles rác

Đối với Name cũng vậy, nhưng Name thì dễ dàng hơn, trong Excel phiên bản từ 2010 trở lên đã hỗ trợ xóa hàng loạt. Thao tác, bạn chỉ cần bấm tổ hợp phím

Ctrl + F3 để gọi cửa sổ Name Manager:

Các Styles mặc định còn lại sau khi xóa Styles rác

Sau đó chọn hàng đầu tiên, bấm tổ hợp phím Shift + End để chọn toàn bộ Name, cuối cùng bấm phím Delete để xóa tất cả Name đã chọn.

Một cửa sổ thông báo hiện lên, bạn bấm OK để thực hiện xóa Name đã chọn.

Xóa Style rác cũng như nhiều hàm/ lệnh tiện ích khác tôi đã tích hợp đầy đủ trong Add-ins Excel và chia sẻ miễn phí, download và xem bài viết hướng dẫn sử dụng Add-ins Excel TẠI ĐÂY.

Sơ bộ các tiện ích bổ sung trong tab Home của XDTH Add-ins Excel Victor Vuong,

Virus macro 4, sheet ảo và name rác (tên không xác định) tồn tại ở Việt Nam từ nhiều năm nay. Trong khi đó các chương trình chống virus phổ biến không giải quyết được triệt để vấn đề này.

Trong quá trình luân chuyển file, name rác tích tụ càng lúc càng nhiều, đặc biệt đối với virus macro 4 nếu tồn tại trong file và được kích hoạt thì sẽ lây nhiễm, lan truyền rất nhanh; làm cho người sử dụng mất kiểm soát. Nhiều người phải format đĩa cứng, cài đặt lại nhưng vẫn cứ tiếp tục bị lây nhiễm do sử dụng file cũ còn macro 4. Một số người có kinh nghiệm xóa macro 4, sheet ảo và name rác bằng phương pháp thủ công; tuy nhiên đây cũng chỉ là giải pháp tình thế vì thời gian xóa lâu, trong khi tốc độ lây lan lại nhanh; mặc khác cũng không có nhiều lắm số người dùng máy tính có khả năng làm được việc này.

Xuất phát từ thực tế như vậy, tôi đã xây dựng chương trình TN Anti virus Macro 4 and names for Excel (viết tắt là TNAME).

Giới thiệu

TNAME viết bằng Visual Basic 6, khai báo tham chiếu đến Microsoft Excel Object Library. Tên file chương trình là [TN Anti M4 – names Excel.exe], dung lượng 160KB, chạy không cần cài đặt. Chương trình sử dụng đơn giản trên 1 màn hình làm việc, có khả năng:

* Đối với hệ thống: nhận dạng file tự động chạy làm tác nhân lây lan virus.

* Đối với sheet (trong file Excel):

– Nhận dạng các sheet có macro 4 đã kích hoạt và tự động xoá khỏi file.

– Nhận dạng thuộc tính sheet để cảnh báo và cho người sử dụng quyết định; những thuộc tính này được xác lập, có thể do: người viết virus macro 4 cho ẩn để che đoạn mã; hoặc do virus macro 4 đã tạo những sheet ảo để bành trướng dung lượng; hoặc của người sử dụng tạo ra vì mục đích cá nhân.

* Đối với name (trong file Excel): phân ra các loại tham chiếu và tùy theo từng loại mà chương trình tự động quét hoặc người sử dụng quyết định.

– Name tham chiếu đến địa chỉ vô định, hoặc trả về giá trị không xác định.

– Name tham chiếu đến sheet có macro 4 hay sheet ẩn.

– Name tham chiếu đến các địa chỉ trên Internet, email.

– Name tham chiếu đến các địa chỉ trên mạng cục bộ.

– Name tham chiếu đến các database khai báo trên định dạng Excel.

– Name đang kích hoạt, có giá trị thực.

Sử dụng

Chương trình có thể chạy từ bất kỳ thiết bị lưu trữ nào, chỉ có 1 màn hình làm việc duy nhất với các chức năng chính như sau:

– Hộp chọn đĩa và thư mục: chọn ổ đĩa và nhấn chọn thư mục cần quét

– [Sub Dir.]: chọn tất cả các thư mục con trong thư mục được chọn

Xuất hiện danh sách các file Excel tìm thấy trong[List files clear].

– [Read]: đọc thông tin thuộc tính của file (số sheet, sheet ẩn, macro 4, name, size)

– [Files will clear]: chỉ để lại các file có macro, sheet ẩn, name để kiểm tra trong[List files clear]

– [Open]: mở file xem trên Excel

– [Remove]: gỡ bỏ file khỏi danh sách, không kiểm tra

– [Delete]: xóa file đang lưu trữ

– [Backup all files]: lưu dự phòng tất cả các file trong danh sách sẽ kiểm tra[List files clear] vào thư mục [C TNAME…]

– [Show sheets hide delete]: danh sách các sheet ẩn, sheet ảo khai báo xóa khỏi file thể hiện trên[List sheets hide delete in file]

– [Diary for clear]: gọi nhật ký quá trình quét file của chương trình

– [Uninstall sheet]: gỡ bỏ sheet ẩn, sheet ảo đã khai báo xóa trong[List sheets hide delete in file] (tức là vẫn cho phép các sheet này tồn tại trên file)

– [Hide the List]: đóng danh sách[List sheets hide delete in file]

Trước khi thực hiện quét, nên xem xét các chọn lựa sau:

– [All name in file]: quét tất cả name có trong file

– [Name refers to …]: quét tất cả name theo các lớp chọn bên dưới:

+ [to Internet, Email]: quét name tham chiếu trên Internet, email

+ [to LAN, WAN]: quét name tham chiếu trên mạng cục bộ

+ [to Database]: quét name tham chiếu đến các database dạng Excel

+ [For you define]: quét name đang kích hoạt, có giá trị

– [One file selected]: chỉ quét cho 1 file đang chọn trên danh sách

– [All file in list box]: chọn quét tất cả các file trong danh sách[List files clear]

Có thể chọn file và xem xét chi tiết tất cả các sheet và name trên Excel

– [Show list …]: Hiện tất cả sheet hoặc name trong file được chọn lên danh sách

+ [Name]: Hiện tất cả name trong file được chọn lên danh sách

+ [Sheet and Macro]: Hiện tất cả sheet (sheet chứa thông tin thực, sheet ảo và sheet macro)

+ [Delete Name] (hoặc [Delete Sheet and Macro]): Xóa 1 name hoặc 1 sheet trên danh sách (của file chọn trên[List files clear])

+ [Hide list]: Ẩn danh sách sheet / name trong file chọn

Thực hiện quét file theo các chọn lựa ở trên

-[Scan and Clear]: tiến hành quét file và hiện thông tin lên màn hình

Sau mỗi lần thực hiện quét xong, có thể:

-[Print (to Excel)]: chuyển kết quả qua Excel để xem, in, lưu trữ tùy ý (in kết quả quét, hoặc in danh sách sheet khai báo xóa, hoặc in nhật ký quét file)

– [Close programe]: Đóng chương trình và chấm dứt công việc

Hiệu quả

TNAME là một phần mềm công cụ, tuy nhỏ về dung lượng, đơn giản về cách sử dụng nhưng hiệu quả mang lại lớn.

Thử làm một ví dụ: một file Excel dung lượng 1MB, có 9 sheet ẩn và hơn 1.200 name rác. Nếu người sử dụng biết và xóa bằng phương pháp thủ công 5 giây / 1 name rác thì sẽ mất gần 2 giờ cho mỗi việc “dọn rác”. Trong khi đó TNAME quét file chưa đến 10 giây và giảm được dung lượng file còn 170KB (giảm được 5 lần, nhờ xoá các sheet ẩn và name rác). Trong trường hợp có nhiều file Excel thì thời gian và dung lượng lưu trữ tiết kiệm được rất đáng kể.

Hiện loại “rác” trên có mặt ở khắp nơi, từ máy tính cá nhân, máy chủ mạng nội bộ đến máy chủ web trên Internet, đặc biệt đang phát tán nhiều ở Quảng Ngãi và khu kinh tế Dung Quất. Người viết cũng đã phát hiện các file có chứa “rác” này trên một số website của cơ quan công quyền như http://domino.egov.gov.vn (QD272TTG2.xls, chúng tôi và http://www.quangngai.gov.vn (giai_doan_2_KDC_Tay_Truong_Dinh(1).xls (lan 2).xls).

Xuất phát từ lợi ích cộng đồng, tôi xin được giới thiệu giải pháp của mình. Công cụ có thể còn nhược điểm cần phải chỉnh sửa, rất mong nhận được sự góp ý chân thành từ mọi đối tượng.

Đối chứng với một số chương trình quét virus phổ biến

Kết quả như sau:

– BKAV Home: không phát hiện ra macro 4, sheet ảo, name rác và hoàn toàn không có một sự tác động nào vào các file này.

– Symantec AntiVirus: phát hiện ra macro 4 có tên là “XF.Sic” và đổi tên sheet chứa macro 4 này, thay đổi thuộc tính sheet để các macro 4 không kích hoạt, nhưng lại làm tăng lượng sheet ảo và không làm giảm lượng rác tồn đọng trên file (dung lượng không thay đổi).

Ví dụ về các style rác trong Excel:

Cách xóa các style rác trong Excel 2010, 2013, 2016

Xóa thủ công bằng thao tác Delete

Bấm chuột phải vào Style cần xóa, sau đó chọn mục Delete:

Cách này đơn giản, dễ làm nhưng lại khá thủ công. Với số lượng style rác nhiều thì bạn sẽ mất nhiều thời gian khi chỉ có thể xóa lần lượt từng style.

Xóa toàn bộ bằng lệnh VBA phục hồi Style mặc định trong Excel

Cách này đòi hỏi bạn phải biết cách sử dụng Macro trong VBA.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Mở cửa sổ Visual Basic (VBA) bằng phím tắt Alt + F11

Bước 2: Tạo mới 1 Module

Bước 3: Dán câu lệnh sau đây vào trong Module vừa tạo:

View the code on Gist.

Bước 4: Bấm phím tắt Alt + F8 để gọi cửa sổ chạy Macro, Chọn Macro RebuildDefaultStyles rồi bấm lệnh Run

Kết quả là file Excel của chúng ta đã được loại bỏ hoàn toàn các style rác, trở lại các style ban đầu theo đúng mặc định của Excel.

Thật đơn giản phải không nào.

Nếu bạn chưa biết cách sử dụng Macro trong Excel thì xem lại các bài viết sau:

Bắt đầu với Excel Macros và lập trình VBA

Cách chạy file Macro, chạy file VBA trong Excel

Đánh giá bài viết này

Bạn có thể đi đến bất cứ nơi nào trong Microsoft Excel chỉ bằng cách sử dụng hộp nhỏ khiêm tốn này. Nhưng Name Box trong Excel nằm ở đâu? Nó nằm ngay bên cạnh thanh công thức trong một bảng tính và hiển thị địa chỉ của ô hoặc đối tượng được chọn. Nhưng đó chỉ là cách sử dụng phổ biến nhất. Bạn có thể điều hướng xung quanh trang tính với Name Box hoặc sử dụng nó như một công cụ lựa chọn mạnh mẽ.

1. Tìm địa chỉ của ô đã chọn

Như được hiển thị trong màn hình ở trên, Name Box hiển thị C4 vì ô C4 được chọn ở thời điểm hiện tại. Nhấp vào bất kỳ ô nào để lấy địa chỉ của nó và sử dụng trong công thức.

Name Box không chỉ cung cấp cho bạn địa chỉ của một ô. Điều đó còn có thể được áp dụng cho bất kỳ nhóm ô nào nữa. Ví dụ:

Chọn một khối ô: Name Box sẽ xác định ô đầu tiên trong nhóm ô đã chọn.

Chọn một phạm vi các ô không liền kề: Bạn có thể chọn một số ô không được nhóm lại với nhau. Nhấn phím Ctrl và chọn một loạt các ô không liền kề. Name Box trong Excel sẽ hiển thị địa chỉ của ô cuối cùng bạn chọn.

Bạn cũng có thể đi theo hướng khác. Nếu bạn muốn đi đến một ô hoặc một phạm vi ô cụ thể, thì bạn có thể nhập địa chỉ của ô đó trong Name Box này và chọn chúng nếu cần.

Hãy thực hành để xem Name Box có thể giúp tăng tốc công việc của bạn ra sao, khi bạn có nhiều hàng, cột và thậm chí cả trang tính cần xử lý.

2. Sử dụng Name Box để chọn ô

Hãy để chuột của bạn nghỉ ngơi! Bạn có thể chọn một khối ô chỉ với địa chỉ của chúng.

Chọn một khối ô: Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, tác giả bài viết đã gõ A2: B10 vào Name Box và sau đó nhấn Enter. Thao tác này sẽ chọn một khối ô và bạn không phải di chuyển trên bảng tính bằng chuột nữa.

Chọn một phạm vi ô trên bảng tính khác: Thêm tham chiếu trang tính (ví dụ, Sheet2!A5:B10) trong Name Box.

Chọn nhiều khối ô: Như được hiển thị ở ví dụ trong màn hình bên dưới, bạn có thể nhập A1:A5,C1:C5,G1:G5 và sau đó nhấn Enter để chọn bất kỳ số lượng ô không liền kề nào cùng một lúc.

Bạn có thể nhảy từ bất kỳ ô nào sang một ô khác, chỉ bằng cách nhập các địa chỉ ô này. Để chuyển đến bất kỳ ô nào trong một bảng tính khác thuộc cùng một workbook, hãy nhập tên trang tính, một dấu chấm than, địa chỉ ô, rồi nhấn Enter. Ví dụ, Sheet2!A10.

3. Chọn hàng và cột với Name Box

Hãy sử dụng Name Box trong Excel như một thủ thuật tăng tốc khác để nhanh chóng chọn các hàng và cột. Đây là những phím tắt Excel tiện dụng khi bạn muốn tránh sử dụng chuột.

Chọn hàng hiện tại: Nhập chữ R vào Name Box và nhấn Enter để chọn hàng hiện tại.

Chọn cột hiện tại: Nhập chữ C vào Name Box và nhấn Enter để chọn cột hiện tại.

Hãy nhớ rằng các chữ cái R và C được Excel dành riêng vì lý do này và bạn không thể sử dụng các bảng chữ cái này để tạo Named Ranges trong Excel (tìm hiểu thêm về Named Ranges bên dưới).

Chọn bất kỳ số lượng hàng nào: Giả sử bạn muốn highlight 5 hàng đầu tiên, hãy nhập 1:5 vào Name Box và sau đó nhấn Enter để chọn hàng 1 đến 5. Bạn phải chọn hai hoặc nhiều hàng. Nếu bạn nhập một số duy nhất vào Name Box (ví dụ: 1) và nhấn Enter, Excel sẽ hiển thị thông báo lỗi.

Chọn hai hoặc nhiều cột: Giả sử bạn muốn highlight 5 cột đầu tiên, hãy nhập A:E vào Name Box và sau đó nhấn Enter để chọn các cột từ A đến E. Một lần nữa, bạn phải chọn hai hoặc nhiều cột.

Chọn hàng và cột cụ thể cùng lúc: Bạn thậm chí có thể chọn nhiều hàng và cột cùng lúc. Chẳng hạn, gõ A:C,5:7 và nhấn Enter để có được những vùng chọn sau.

Điều này rất thú vị vì bạn có thể thấy ngay các giá trị hàng và cột giao nhau. Trong màn hình bên dưới, đó là dữ liệu trong phạm vi A5:C7.

Trong trường hợp trên, bạn cũng có thể cô lập phần giao giữa các ô bằng cách nhập A:C 5:7. Bỏ dấu phẩy và bao gồm một khoảng trắng giữa các phạm vi để thấy rằng Excel highlight các ô nơi hai phạm vi giao nhau.

Tìm tổng số hàng và cột: Name Box hiển thị tổng số hàng và cột khi bạn nhấn nút chuột trái hoặc giữ phím Shift trong khi chọn một khối ô.

4. Tạo Named Ranges cho công thức Excel

Hãy tưởng tượng một bảng tính Excel tham chiếu một số phạm vi ô trong nhiều công thức. Sẽ rất dễ bị nhầm lẫn với các tên ô gồm cả chữ và số. Nếu những ô này có tên mô tả của riêng, ngay lập tức cho bạn biết các ô này là gì, thì chẳng phải mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn sao?

Excel sử dụng Named Ranges để làm việc đó. Và bạn sẽ sử dụng Name Box trong Excel để tận dụng tính năng này.

Bước 1: Chọn một ô hoặc một phạm vi ô.

Bước 2: Đặt tên mô tả cho vùng chọn trong Name Box. Bấm phím Enter.

Bước 3: Sử dụng tên này thay vì địa chỉ ô đã chọn hoặc địa chỉ của toàn bộ phạm vi trong bất kỳ công thức nào.

Trong màn hình bên dưới, ví dụ đã gán tên Interest cho các ô B3 đến B7. Chọn phạm vi chứa các ô này, nhập từ Interest vào Name Box, rồi nhấn Enter. Tất cả các tên phạm vi trong workbook phải bắt đầu bằng một chữ cái, dấu gạch dưới hoặc dấu gạch chéo ngược. Tên phạm vi không được phép có khoảng trắng.

5. Đặt tên cho mọi đối tượng trong bảng tính Excel

Một bảng tính có thể có các đối tượng khác nhau như hình ảnh, biểu đồ, nút macro, các tính năng kiểm soát biểu mẫu như nút và hộp kiểm, v.v… Excel sử dụng các tên chung như Chart 1, Chart 2,… để đặt tên cho chúng. Bạn có thể điều hướng qua tất cả các đối tượng bằng cách nhập những tên này vào Name Box.

Nhưng giống như Named Ranges, giúp việc nhập các công thức dễ dàng hơn, bạn có thể gán cho các đối tượng tên mô tả do chính bạn đặt, giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng hơn.

6. Chèn (hoặc xóa) nhiều hàng trống với Name Box

Có một số cách để chèn các hàng trống trong Excel. Một trong số đó là với Name Box. Phương pháp này hữu ích khi bạn muốn chèn nhiều hàng trong một lần. Đi đến Name Box và sử dụng định dạng starting row:ending row với các giá trị số cho những hàng bạn muốn.

Ví dụ, nếu bạn muốn chèn 10 hàng từ hàng 2, hãy nhập 2:11 vào Name Box và nhấn Enter. Excel sẽ chọn 10 hàng tiếp theo bắt đầu từ hàng 2 (bạn phải nhập con số 11 vì hàng thứ hai cũng sẽ được tính vào số 10 hàng tiếp theo).

Sau đó, nhấp chuột phải vào các hàng đã chọn và chọn Insert. 10 hàng trống sẽ được chèn bắt đầu từ hàng 2.

Phương pháp này hữu ích khi bạn muốn chèn hàng ngàn hàng trống vì một số lý do.

7. Xem Macro

Như đã đề cập trước đây, bạn có thể đặt tên riêng cho các nút macro trong Excel. Nhưng bạn cũng có thể khởi chạy trình soạn thảo Visual Basic để vào mã nguồn cho bất kỳ macro nào.

Nhập tên của macro trong Name Box. Trình soạn thảo VBA sẽ mở mã nguồn macro để bạn chỉnh sửa hoặc xem.

Sử dụng Name Box giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi làm việc trong Excel và đó lý do tại sao bạn không nên bỏ qua tiện ích này. Vì Name Box là một tính năng điều hướng cốt lõi trong Excel, nên bạn cần học cách sử dụng nó. Bên cạnh đó, việc tạo Named Ranges và khả năng tạo các vùng chọn nhanh của nó cho thấy cách bạn có thể nắm bắt tốt hơn một bảng tính phức tạp.

Đây chỉ là một trong nhiều công cụ bí mật giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất lao động khi làm việc trong Excel.