I. Giới thiệu về Header và Footer
Header có nghĩa là tiêu đề, đây là phần thường được hiển thị ở lề trên của văn bản. Còn Footer có nghĩa là chân trang thường được hiển thị ở lề dưới của văn bản.
Hai tính năng này thường được dùng để bạn đánh dầu bản quyền cũng như giới thiệu các thông tin về văn bản như số trang, ngày tháng, tên tác giả, chú thích,… Bất kỳ trang nào trong Word cũng có thể hiển thị Header và Footer nếu bạn tạo nó.
II. Cách tạo Header và Footer
Để tạo Header và Footer trong Word 2016, các bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Bạn nhấn đúp chuột vào lề trên hoặc lề dưới của văn bản để tạo Header và Footer
Bước 3: Bạn tiến hành nhập thông tin mà bạn muốn vào Header và Footer.
Bước 4: Sau khi bạn nhập xong thông tin mà mình muốn thì tắt Header and Footer bằng cách chọn dấu Close (X) Header and Footer như hình dưới hoặc nhấn phím Esc trên bàn phím.
Lúc này, Header hoặc Footer sẽ xuất hiện trên trang văn bản như sau:
Các bạn tạo Footer cũng tương tự như các bước đã tạo Header như trên.
III. Cách chèn tiêu đề hoặc chân trang có sẵn
Trong Word 2016, có rất nhiều mẫu Header và Footer có sẵn để giúp văn bản trở nên đẹp mắt hơn. Để thêm những mẫu đó vào văn bản của mình, bạn thực hiện lần lượt theo từng bước sau:
Bước 1: Mở văn bản mà bạn muốn chèn Header và Footer có sẵn ra.
Bước 2: Nhấp vào tab Insert và chọn Header hoặc Footer để chèn.
Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Header.
Bước 3: Lúc này, màn hình sẽ hiện ra một danh sách với rất nhiều mẫu Header và Footer khác nhau. Bạn hãy chọn Header và Footer mà bạn muốn dùng bằng cách nhấp vào mẫu đó.
Bước 4: Header và Footer sau khi được chọn sẽ hiện ra. Có rất nhiều lựa chọn cho các trường gõ văn bản gọi là Content Control. Những trường này rất hữu ích để thêm thông tin như tiêu đề văn bản, tên tác giả, ngày tháng, số trang,…
Bước 6: Sau khi hoàn thành, bạn chọn Close Header and Footer hoặc nhấn phím Esc.
Ngoài ra, nếu muốn xóa Content Control thì bạn nhấp chuột phải và chọn Remove Content Control trong menu thả xuống hiện ra.
IV. Cách chỉnh sửa Header và Footer
Sau khi bạn tắt tính năng Header and Footer thì nó sẽ hiển thị thông tin trên văn bản nhưng thực chất chúng đã bị khóa, bạn không thể chỉnh sửa được. Nếu muốn chỉnh sửa thì bạn phải mở khóa bằng cách đúp chuột 2 lần vào vi trí của Header hoặc Footer.
1. Ẩn Header and Footer của trang đầu tiên
Với một số loại văn bản như sách, đề án tốt nghiệp,… bạn không muốn sử dụng tính năng Header và Footer từ trang đầu tiên vì bạn muốn dùng nó để làm trang bìa, lời giới thiệu, … Vậy thì điều cần thiết trong trường hợp này đó là ẩn Header and Footer của trang đầu tiên.
Cách ẩn Header and Footer của trang đầu tiên rất đơn giản, bạn đúp chuột vào vị trí của Header hoặc Footer cho tab Design hiện ra và tích vào mục Different First Page ( Trang đầu tiên khác) ngay bên dưới tab là xong.
2. Xóa Header and Footer
3. Đánh số trang
Word 2016 cho phép tự động đánh số trang bằng lựa chọn Page Number. Để xem cách đánh số trang chi tiết mời bạn xem bài Cách đánh số trang trong Word 2016.
4. Các lựa chọn khác
V. Cách chèn ngày tháng hoặc thời gian vào Header and Footer
Khi tạo Header hoặc Footer, bạn cũng nên chèn ngày tháng hoặc thời gian để dễ dàng cập nhật và biết được văn bản nào mới nhất. Cách chèn ngày tháng hoặc thời gian vào Header and Footer như sau:
Bước 1: Bạn nhấp đúp chuột vào vị trí của Header hoặc Footer để mở khóa chỉnh sửa rồi đặt điểm chèn vào vị trí mà bạn muốn để ngày tháng, thời gian.
Bước 2: Bạn chọn mục Date & Time ( Ngày và giờ) trên tab Design.
Bước 3: Lúc này hộp thoại Date and Time xuất hiện, bạn hãy chọn định dạng ngày tháng và thời gian mà bạn muốn sử dụng. Nếu bạn muốn ngày tháng thay đổi theo mỗi lần bạn mở văn bản thì bạn chọn Update Automatically ( Tự động cập nhật). Nếu không, hãy bỏ qua lựa chọn này.
VI. Tạo nhiều Header và Footer khác nhau trong cùng 1 tài liệu
Thường thì chúng ta sẽ dùng Header và Footer giống nhau ở tất cả các trang trong cùng một tài liệu. Tuy nhiên cũng có một vài trường hợp bạn sẽ cần tạo ra nhiều Header và Footer khác nhau trong một tài liệu. Để làm được điều này thì bạn cần sử dụng tính năng Breaks để chia trang, chia đoạn thành nhiều đoạn khác nhau.
Cách tạo nhiều Header và Footer khác nhau trong cùng 1 tài liệu được thực hiện như sau:
Bước 1: Bạn di chuyển chuột và đặt điểm chèn vào đầu phần nội dung mà bạn muốn tạo kiểuHeader và Footer khác với những trang còn lại.
Bước 2: Tiếp đến, bạn nhấp vào tab Layout và nhấn vào Breaks, lúc này menu thả xuống sẽ có 4 lựa chọn cho các bạn trong phần Section Breaks, đó là: Next Page – ngắt sang trang mới, Continuous – ngắt ngay vị trí con trỏ chuột, Even Page – ngắt trang chẵn, Odd Page – ngắt trang lẻ.
Tùy vào mong muốn mà bạn chọn những tùy chọn khác nhau trong phần Section Breaks
Trong ví dụ này, mình muốn ngắt phần ở trang mới ngay phía sau vị trí điểm chèn nên mình sẽ chọn Next Page.
Bước 3: Sau khi lựa chọn Next Page thì tài liệu bây giờ được tách thành 2 phần, phần 1 là phần nội dung trước đó các bạn đã nhập, phần 2 là nội dung mà chúng ta muốn sử dụng Header và Footer khác. Ngoài ra, các bạn cũng có thể tách thành nhiều phần khác nếu muốn.
Bây giờ để tạo Header và Footer cho từng phần, các bạn nhấp đúp chuột vào phần Header của trang bất kỳ trong phần phần 1. Trong phần Design của Header & Footer Tools các bạn đánh dấu chọn vào mục Different First Page và nhập nội dung cho phần 1 theo ý muốn.
Bước 4: Sau khi viết xong nội dung cho Header của phần 1 thì nhấn Next để chuyển sang Header của phần 2.
Tiếp đến, bạn nhấp đúp chuột vào vị trí bất kỳ ngoài Header để hoàn thành.