I. Number Formats là gì?
Bất cứ khi nào làm việc với bảng tính, tốt hơn bạn nên sử dụng number formats (định dạng số) phù hợp với dữ liệu của bạn. Number formats cho biết chính xác kiểu dữ liệu bạn đang sử dụng trong bảng tính, chẳng hạn tỷ lệ phần trăm (%), đơn vị tiền tệ ($), số lần, ngày tháng, v.v.
II. Tại sao nên sử dụng định dạng số?
Định dạng số trong Excel không chỉ giúp cho bảng tính của bạn dễ đọc hơn mà còn làm cho việc sử dụng nó trở nên dễ dàng hơn. Khi áp dụng một định dạng số, bạn đang nói cho bảng tính chính xác loại giá trị được lưu trữ trong một ô. Ví dụ: định dạng ngày (date format) cho bảng tính biết bạn đang nhập ngày lịch cụ thể. Điều này cho phép bảng tính hiểu rõ hơn về dữ liệu, giúp đảm bảo duy trì sự nhất quán dữ liệu và công thức của bạn được tính một cách chính xác.
Nếu bạn không cần sử dụng định dạng số cụ thể, bảng tính thường sẽ áp dụng định dạng số chung theo mặc định. Tuy nhiên, định dạng chung có thể áp dụng một số thay đổi định dạng nhỏ cho dữ liệu của bạn.
Áp dụng định dạng số
Cũng giống như các loại định dạng khác, chẳng hạn như thay đổi màu chữ, bạn sẽ áp dụng các định dạng số bằng cách chọn ô và chọn tuỳ chọn định dạng mong muốn. Có hai cách chính để chọn một định dạng số:
Chuyển đến tab Home (Trang chủ), nhấp vào trình đơn thả xuống Number Format (Định dạng số) trong nhóm Number (Số) và chọn định dạng mong muốn.
Bạn có thể nhấp vào một trong các lệnh định dạng số nhanh dưới trình đơn thả xuống.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn các ô mong muốn và nhấn Ctrl + 1 trên bàn phím để truy cập vào các tùy chọn định dạng số khác.
Trong ví dụ này, chúng tôi đã áp dụng Currency number format (định dạng số tiền tệ) để thêm ký hiệu tiền tệ ($) và hiển thị hai vị trí thập phân cho bất kỳ giá trị số nào.
Nếu chọn bất kỳ ô nào có định dạng số, bạn có thể thấy giá trị thực của ô trong thanh công thức (formula bar). Bảng tính sẽ sử dụng giá trị này cho các công thức và các tính toán khác.
III. Sử dụng đúng định dạng số
Bây giờ bạn đã biết thêm về cách các định dạng số hoạt động, chúng tôi sẽ xem qua một số định dạng số khác nhau.
1. Định dạng phần trăm (Percentage formats)
Một trong những định dạng số hữu ích nhất là định dạng phần trăm (%). Nó hiển thị các giá trị dưới dạng phần trăm, chẳng hạn như 20% hoặc 55%. Điều này đặc biệt hữu ích khi tính toán như thuế mua hàng hoặc tiền lời. Khi bạn nhập dấu phần trăm (%) sau một số, định dạng số phần trăm sẽ được áp dụng tự động cho ô đó.
Về lý thuyết toán học, một phần trăm cũng có thể được viết như một số thập phân. Vì vậy, 15% tương đương 0,15; 7,5% là 0,075; 20% là 0,20; 55% là 0,55 và hơn nữa.
Như bạn thấy, phép tính toán trong bảng tính ở bên trái không hoạt động chính xác. Nếu không có định dạng số phần trăm, bảng tính nghĩ rằng chúng tôi muốn nhân $22,50 cho 5, không phải là 5%. Và mặc dù bảng tính ở bên phải vẫn hoạt động mà không có định dạng tỷ lệ phần trăm, còn bảng tính ở giữa dễ đọc hơn.
2. Định dạng ngày (Date formats)
Bất cứ khi nào làm việc với ngày tháng, bạn sẽ muốn sử dụng định dạng ngày để nói với bảng tính bạn đang đề cập đến các ngày lịch cụ thể, chẳng hạn như ngày 15 tháng 7 năm 2014. Định dạng ngày cũng cho phép bạn làm việc với một bộ hàm xử lý kiểu ngày (Date functions) sử dụng thông tin thời gian và ngày để tính toán câu trả lời.
Bảng tính không hiểu thông tin theo cùng cách với con người. Ví dụ: nếu bạn nhập tháng 10 vào ô, bảng tính sẽ không biết bạn đang nhập một ngày để xử lý như bất kỳ văn bản nào khác. Thay vào đó, khi nhập một ngày, bạn sẽ cần sử dụng định dạng cụ thể mà bảng tính của bạn hiểu, chẳng hạn như tháng/ngày/năm (hoặc ngày/tháng/năm tùy thuộc vào quốc gia bạn đang ở). Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi sẽ nhập 10/12/2014 vào ngày 12 tháng 10 năm 2014. Bảng tính sau đó sẽ tự động áp dụng định dạng số ngày cho ô đó.
Bây giờ, chúng ta có ngày được định dạng đúng, chúng ta có thể làm nhiều điều khác với dữ liệu này. Ví dụ: chúng tôi có thể sử dụng chốt xử lý để tiếp tục các ngày thông qua cột, do đó một ngày khác sẽ xuất hiện trong mỗi ô:
Mặt khác, nếu chúng ta nhập March 15 (ngày 15 tháng 3) (không có “th”), bảng tính sẽ nhận dạng nó như ngày tháng. Bởi nó không bao gồm năm, bảng tính sẽ tự động thêm năm hiện tại, vì vậy ngày sẽ có tất cả các thông tin cần thiết. Chúng tôi cũng có thể nhập ngày theo một số cách khác, chẳng hạn như 3/15; 3/15/2014 hoặc ngày 15 tháng 7 năm 2014 và bảng tính vẫn sẽ nhận dạng nó như ngày đó.
Hãy thử nhập các ngày bên dưới vào bảng tính và xem liệu định dạng ngày có được áp dụng tự động hay không:
3. Các tùy chọn định dạng ngày khác
Để truy cập các tùy chọn định dạng ngày khác, hãy chọn menu thả xuống Number Format và chọn More Number Formats. Đây là những lựa chọn hiển thị ngày khác nhau, như bao gồm cả ngày trong tuần hoặc bỏ qua năm.
Hộp thoại Format Cells sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể chọn tùy chọn định dạng ngày mong muốn.
Như bạn có thể thấy trong thanh công thức, định dạng ngày tùy chỉnh không thay đổi ngày thực tế trong ô – nó chỉ thay đổi cách hiển thị.
IV. Mẹo về định dạng số
Áp dụng định dạng số cho toàn bộ cột: Nếu bạn định sử dụng mỗi cột cho một loại dữ liệu nhất định, như ngày hoặc tỷ lệ phần trăm, bạn có thể thấy đơn giản nhất để chọn toàn bộ cột bằng cách nhấp vào cột chữ cái và áp dụng định dạng số bạn muốn. Bằng cách này, bất kỳ dữ liệu nào bạn thêm vào cột đó trong tương lai sẽ có định dạng số chính xác. Lưu ý rằng hàng tiêu đề thường sẽ không bị ảnh hưởng bởi định dạng số.
Kiểm tra lại các giá trị sau khi áp dụng định dạng số: Nếu áp dụng định dạng số cho dữ liệu hiện có, bạn có thể có kết quả không mong muốn. Ví dụ, việc áp dụng tỷ lệ phần trăm (%) định dạng cho một ô có giá trị là 5 sẽ cho bạn 500%, không phải là 5%. Trong trường hợp này, bạn cần phải nhập lại giá trị một cách chính xác trong mỗi ô.
Nếu bạn tham chiếu một ô với định dạng số trong một công thức, bảng tính có thể tự động áp dụng cùng định dạng số cho ô mới. Ví dụ: nếu bạn sử dụng một giá trị với định dạng tiền tệ trong một công thức, giá trị đã tính cũng sẽ sử dụng định dạng số tiền tệ.
Nếu muốn dữ liệu xuất hiện chính xác như đã nhập, bạn sẽ phải sử dụng định dạng số văn bản. Định dạng này đặc biệt tốt cho những con số mà bạn không muốn thực hiện tính toán, chẳng hạn như số điện thoại, mã zip hoặc số bắt đầu bằng 0, như 02415. Để có kết quả tốt nhất, bạn có thể áp dụng định dạng số văn bản trước khi nhập dữ liệu vào các ô này.
Tăng và giảm số chữ số sau dấy phẩy
Lệnh Increase Decimal (Tăng số chữ số sau dấy phẩy) và Decrease Decimal (Giảm số chữ số sau dấy phẩy) cho phép bạn kiểm soát vị trí thập phân được hiển thị trong một ô. Các lệnh này không làm thay đổi giá trị của ô; thay vào đó, chúng hiển thị giá trị cho một tập hợp số thập phân.
Decrease Decimal (Giảm số chữ số sau dấy phẩy) sẽ hiển thị giá trị được làm tròn đến vị trí thập phân đó nhưng giá trị thực tế trong ô sẽ vẫn được hiển thị trong thanh công thức.
Lệnh Increase/Decrease Decimal (Tăng/giảm số chữ số sau dấy phẩy) không hoạt động với một số định dạng số, như Date (ngày tháng) và Fraction (phân số).
Bài Excel tiếp theo: Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 9): Làm việc với nhiều bảng tính