I. Tìm hiểu về Track Changes
Đây là một trong những tính năng không thể thiếu đối với những người thường xuyên làm việc theo nhóm. Nếu có nhiều người chỉnh sửa văn bản thì mỗi người sẽ được chỉ định một màu đánh dấu khác nhau để người dùng dễ nhìn hơn.
1. Cách bật tính năng Track Changes trong Word 2016
Cách bật tính năng Track Changes khá đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo 2 bước sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn vào tab Review, sau đó bấm chọn vào mục Track Changes.
Bước 2: Vậy là tính năng Track Changes đã được bật. Bắt đầu từ thời điểm này, mọi thay đổi bạn thực hiện đối với tài liệu sẽ xuất hiện dưới dạng đánh dấu màu.
2. Xem lại các thay đổi trong văn bản
Những thay đổi được theo dõi này thực chất chỉ là những thay đổi dạng gợi ý. Để chúng trở thành thay đổi chính thức thì chúng cần được chấp nhận. Mặt khác, nếu tác giả ban đầu của tài liệu không đồng ý với một số thay đổi được theo dõi thì có thể chọn từ chối chúng.
Bước 1: Chọn vào thay đổi mà bạn muốn chấp nhận hoặc từ chối.
Lưu ý: Để chấp nhận tất cả các thay đổi cùng một lúc, hãy nhấp chọn menu thả xuống trong mục Accept, sau đó chọn Accept All Changes. Nếu không muốn theo dõi những thay đổi đó nữa, hãy nhấp chọn Accept All and Stop Tracking.
Bước 3: Sau khi chọn 1 trong 2 lệnh trên thì đánh dấu sẽ biến mất và Word sẽ tự động chuyển sang thay đổi tiếp theo. Bạn có thể tiếp tục chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi cho đến khi bạn đã xem xét tất cả các thay đổi.
Bước 4: Khi bạn đã xem xét xong tất cả các thay đổi, việc bạn cần làm lúc này là nhấn vào mục Track Changes trên thanh công cụ để tắt nó.
Lưu ý: Nếu bạn muốn chấp nhận tất cả các thay đổi cùng một lúc thì bạn hãy nhấp vào mũi tên thả xuống trong mục Accept, sau đó chọn Accept All Changes ( Chấp nhận thay đổi tất cả). Còn nếu bạn không còn muốn theo dõi những thay đổi trong tài liệu của mình, bạn có thể chọn Accept All and Stop Tracking ( Chấp nhận tất cả và dừng theo dõi).
3. Tìm hiểu về các tùy chọn của Track Changes
Nếu bạn có nhiều thay đổi được theo dõi, chúng có thể gây mất tập trung nếu bạn đang muốn đọc sơ qua một tài liệu. May mắn thay, Word cung cấp một số cách để tùy chỉnh cách các thay đổi được theo dõi xuất hiện, đó là:
Simple Markup (Đánh dấu đơn giản): Chỉ hiển thị dòng có thay đổi
All Markup (Tất cả đánh dấu): Hiển thị toàn bộ thay đổi
No Markup (Không đánh dấu): hiển thị văn bản sau khi thay đổi, không hiển thị những thay đổi cụ thể
Original (Bản gốc): Hiện thị văn bản ban đầu khi chưa chỉnh sửa
4. Cách ẩn các thay đổi được theo dõi
Bạn cũng có thể ẩn các thay đổi đã được theo bằng các bước sau:
Bước 1: Từ tab Review, bạn bấm vào lệnh Display for Review (Hiển thị để Xem lại). Lệnh Display for Review nằm ở bên phải lệnh Track Change.
Lưu ý: Bạn cũng có thể nhấp vào điểm đánh dấu ở lề trái để chuyển giữa tùy chọn Simple Markup và All Markup.
5. Cách hiển thị của ô ghi chú (Balloons)
Bạn có thể thay đổi các chế độ hiển thị của Balloons theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Từ tab Review, bạn tiến hành bấm Show Markup ( Hiển thị Đánh dấu), chọn mục Balloons rồi chọn tiếp Show Revisions in Balloons.
Bước 2: Lúc này, hầu hết các sửa đổi sẽ xuất hiện ở lề phải.
Bước 1: Đánh dấu văn bản hoặc đặt điểm chèn vào nơi bạn muốn nhận xét xuất hiện.
Bước 2: Từ tab Review, bấm vào lệnh New Comment ( Nhận xét mới).
Bước 2: Tiếp đến bạn di chuyển đến tab Review, bấm vào lệnh Delete.
Lưu ý: Để xóa tất cả các nhận xét, bạn hãy nhấp vào mũi tên thả xuống trong mục Delete và chọn Delete All Comments in Document ( Xóa tất cả các nhận xét trong Tài liệu).
III. Cách so sánh hai tài liệu trong Word 2016
Nếu bạn chỉnh sửa tài liệu mà không theo dõi các thay đổi thì bạn vẫn có thể sử dụng các tính năng xem lại như Accept và Reject. Bạn có thể làm điều này bằng cách so sánh hai phiên bản của tài liệu. Điều bạn cần là phải có tài liệu gốc và tài liệu sửa đổi (lưu ý là các tài liệu cũng phải có tên tệp khác nhau).
Bước 1: Từ tab Review, bấm vào lệnh Compare ( So sánh), sau đó chọn Compare từ menu thả xuống.
Bước 2: Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Bạn hãy nhấp chọn Original document ( tài liệu gốc) của bạn bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn tài liệu từ danh sách. Nếu tệp không có trong danh sách, nhấp vào nút Browse ( Duyệt) để định vị tệp.
Bước 3: Tiếp tục, bạn bấm chọn Revised document ( tài liệu sửa đổi), sau đó bấm OK .
Bước 4: Lúc này, Word sẽ so sánh hai tệp để xác định những gì đã thay đổi và sau đó tạo một tài liệu mới. Các thay đổi sẽ xuất hiện dưới dạng đánh dấu màu, giống như tính năng Track Changes. Sau đó, bạn có thể sử dụng các lệnh Accept và Reject để hoàn thiện tài liệu của mình.