【#1】Hướng Dẫn Tạo Header Và Footer Trong Word (Phiên Bản 2010

Khi đọc một giáo trình bạn thường thấy dòng chữ được biên soạn bởi ai đó trên mỗi đầu trang hoặc cuối trang và hiển thị xuyên suốt toàn bộ file văn bản, đó chính là Header và Footer.

Đây là các thành phần quan trọng trong một bài văn bản, giúp cho người đọc dễ theo dõi, đồng thời thể hiện nét riêng của người soạn văn bản. Việc tạo Header and Footer vào file văn bản Word là thủ thuật rất hữu ích và cần thiết. Ngự Kiếm Phi Thiên sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện thủ thuật này trong các phiên bản word hiện hành.

Đối với Word 2021, 2021

Bước 1: Các ban chỉ cần nhấn vào tab insert rồi lựa chọn mục Header & Footer. Sau đó chọn tiếp Header trước.

Bước 2: Tại đây, bạn có quyền lựa chọn kiểu hiển thị cho Header, ở đây chúng tôi chọn Austin cho Header văn bản của mình.

Bước 3: Ngay lập tức bạn sẽ được vào giao diện để tạo Header trong Word 2021. Bạn có thể nhập nội dung tùy ý mình nha.

Bước 4: Sau đó, các bạn sẽ tiếp tục vào phần Footer. Cũng thực hiện tương tự như thế

Bước 5: Sau khi vào footer, bạn sẽ thấy có nội dung ở cuối trang cần nhập, hãy thay đổi nội dung đó thành bất cứ thứ gì mà bạn muốn.

Và sau khi thực hiện việc tạo Header và Footer trong Word 2021, hãy thoát khỏi phần chỉnh sửa đó để xem tổng quan tác phẩm bạn vừa làm.

Tạo Header và Footer trong Word 2021 không chỉ cho 1 trang. Nếu văn bản của bạn có 2 đến 3 trang, hệ thống sẽ tự động điền vào cho bạn.

Đối với Word 2013, 2010

Bước 1: Mở hộp Design Header & Footer Tools.

Sau khi thực hiện 1 trong 2 cách, hộp Design Header & Footer hiện lên như hình:

Bước 2: Nhập nội dung cần chèn trong Header (hoặc Footer)

Các nội dung bạn muốn chèn hiển thị trong phần Design Header&Footer như sau:

Mục Header & Footer:

– Header: Chỉnh định dạng và nội dung cần ghi ở lề trên của trang word. Bạn có thể chỉnh font, màu, cỡ chữ như chỉnh nội dung word bình thường.

* Gợi ý: bạn có thể chèn các thông tin như tên công ty, tên tác giả…

    Footer: Chỉnh định dạng và nội dung cần ghi ở lề dưới của trang word (tương tự tab Header).

* Gợi ý: bạn có thể chèn các nội dung như địa chỉ email, số điện thoại…

    Page Number: đánh số trang trong Word

Mục Insert: chèn các nội dung:

  • Date & Time: Thời gian, ngày tháng năm.
  • Document Info: Thông tin về tác giả, tên file…
  • Pictures: Chèn ảnh (gợi ý: bạn có thể chèn logo)

Mục Navigation: Nhảy giữa Header và Footer.

  • Go to Header: Di chuyển đến Header
  • Go to Footer: Di chuyển đến Footer

Mục Options: Chỉnh sửa đặc biệt với các tùy chọn sau:

  • Show Document Text: ẩn/hiện nội dung bản word.

Mục Position: Chỉnh khoảng cách của Header và Footer

  • Header from Top: khoảng cách của Header
  • Fotter from Bottom: khoảng cách của Footer
  • Insert Alighment Tab: Căn vị trí lề Header (hoặc Footer)

* Lưu ý: Để xóa Header (hay Footer), bạn vào Insert → Header (Footer) → Remove Header (Footer)

Gợi ý: Các thông tin bạn có thể thêm vào trong Header và Footer:

  • Header: tên công ty, tên tác giả, slogan, logo…
  • Footer: địa chỉ công ty/ địa chỉ nhà riêng, địa chỉ email, số điện thoại, đánh số trang…

Đối Với Word 2007

Bước 1: Mở file word lên. (1) Vào tab Insert → (2) Header.

Bước 2: Chọn kiểu header có sẵn

Bước 3: Thêm nội dung bạn muốn hiển thị trên header của tài liệu.

Đối Với Word 2003

Bước 1: Mở file word lên. (1) Vào View → (2) Header and Footer.

Bước 2: Xuất hiện vùng chỉnh sửa header trang và thanh công cụ Header and Footer.

Thêm nội dung bạn muốn hiển thị trong phần header → Nhấn close trên thanh công cụ Header and Footer để hoàn tất.

Cách tạo header, footer khác nhau trên Word

Ngoài cách tạo header, footer trên Word giống nhau như trên thì chúng ta có thể tạo header hoặc footer ở các trang hoặc các chương khác nhau. Điều này có thể giúp tài liệu của bạn thêm phần sinh động hơn.

Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào cuối phần nội dung mà bạn muốn tạo header, footer khác nhau.

Bước 2: Chọn tab Page Layout → Breaks để tiến hành chia section. Tại đây bạn sẽ có 4 lựa chọn chia section gồm:

  • Next Page: ngắt sang trang mới.
  • Continuous: ngắt ngay vị trí con trỏ chuột.
  • Even Page: ngắt trang chẵn.
  • Odd Page: ngắt trang lẻ.

Bước 3: Tiếp đến là cách tạo header, footer trên word cho từng section.

  • Design của Header & Footer Tools: đánh dấu tích vào mục Different First Page trong mục Options
  • hập nội dung cho Header của section 1 theo ý muốn.

Bước 4: Nhấn Next để chuyển sang Header của section 2.

Việc tạo footer cũng thực hiện tương tự như khi làm trên Header bằng các thao tác bên trên.

Lưu ý khi tạo header, footer

Cách tạo header, footer trên Word giúp bạn có thể thêm các nội dung phụ như: Tác giả, ngày tháng, tên văn bản, địa danh, … xuyên suốt toàn bộ file văn bản. Tuy nhiên, bạn cũng không nên quá lợi dụng việc tạo header và footer bởi nếu như tạo nhiều sẽ gây rối mắt người dùng.

【#2】Tạo Master Document Trong Word 2010 Từ Nhiều File Word

Khái niệm Master Document ở đây có thể hiểu đơn giản là 1 file Word có chứa đường link đến các thành phần, file Word khác – hay còn gọi là subdocument. Toàn bộ phần nội dung của subdocument sẽ không được chèn vào bên trong file Master Document, qua đó chúng ta có thể dễ dàng thực hiện các thao tác khác như chỉnh sửa, xóa, thêm hoặc bớt thông tin trên những file subdocument riêng biệt. Và bất kỳ sự thay đổi nào cũng sẽ ngay lập tức được cập nhật vào file Master Document theo cách tự động. Còn trong trường hợp có nhiều người cùng làm việc trên 1 file văn bản duy nhất thì Master Document sẽ cho phép người dùng phân chia các phần khác nhau của tài liệu tới từng người riêng rẽ.

Tạo Master Document từ Scratch:

Nếu các bạn bắt đầu tạo 1 file Master Document hoàn toàn mới thì có thể tạo từ Scratch trước tiên. Để bắt đầu, hãy tạo mới 1 file Word, lưu lại với tên tùy ý. Sau đó, chọn tab View và nhấn Outline trong phần Document Views:

Sau khi hoàn tất việc tạo heading này, nhấn Show Document trong phần Master Document của Outlining:

Lúc này, chương trình sẽ hiển thị thêm nhiều tùy chọn trong phần Master Document của thẻ Outlining, chọn toàn bộ phần outline trong văn bản và nhấn Create:

Nhấn tiếp Create xung quanh từng phần văn bản riêng biệt, sau đó lưu lại file Master Document thêm 1 lần nữa tại thời điểm này:

Sau đó, từng phần văn bản riêng biệt đó sẽ được tạo thành các file tương ứng (như hình dưới). Tên trong dòng heading của các phần đó sẽ được đặt cho từng file subdocument:

Để chuyển về chế độ View trước đó, ví dụ như Print Layout thì các bạn nhấn nút Close Outline View trong phần Close của tab Outlining:

Để xem phần Section Break đã được chèn bởi Word khi tạo subdocument, các bạn mở tab Home và nhấn nút có biểu tượng như hình dưới:

Word sẽ hiển thị chính xác các đoạn Setion Break và định dạng

Lưu ý rằng khi bạn tạo Master Document theo cách này thì Word sẽ tự động chèn Section Break trước và sau mỗi phần subdocument được tạo. Điều này cũng có nghĩa rằng sẽ không có sự phân trang trong toàn bộ văn bản, tuy nhiên các bạn vẫn có thể dễ dàng thay đổi và chỉnh sửa Section Break:

Tạo Master Document từ các file Word có sẵn:

Trong phần tiếp theo của bài viết, chúng ta sẽ thực hiện cách tạo file Master Document theo cách cơ bản, tạo mới file Master, sau đó chèn những file văn bản đã có sẵn thành subdocument.

Để thực hiện, các bạn hãy tạo file mới và lưu như cách đã thực hiện phía trên. Sau đó, mở tab View và nhấn Outline trong phần Document Views. Thẻ Outlining sẽ có thể sử dụng được tại bước này, nhấn tiếp Show Document trong Master Document để kích hoạt thêm các tùy chọn khác. Để chèn thêm subdocument, các bạn nhấn Insert:

Bảng điều khiển chính của Insert Subdocument hiển thị, các bạn trỏ đường dẫn tới thư mục chứa file văn bản cần chèn, chọn file đầu tiên và nhấn Open (nên đặt các file subdocument này cùng 1 thư mục và tên sắp xếp theo thứ tự để tiện cho quá trình sử dụng):

Trong trường hợp hệ thống hiển thị bảng thông báo rằng đã có sẵn Style trong cả Master Documentsubdocument thì hãy chọn Yes to All. Việc này sẽ giữ nguyên toàn bộ Style trong subdocument sao cho phù hợp với Master Document:

Sau đó, lặp lại bước này với từng file subdocument bạn muốn chèn vào văn bản chính. Khi hoàn tất, chúng ta có thể thu gọn các đoạn subdocument nếu muốn, bằng cách nhấn nút Collapse Subdocuments trong phần Master Document của tab Outlining:

Tuy nhiên, chúng ta phải lưu thay đổi trong các file subdocument trước, khi Word hiển thị bảng thông báo như hình dưới, các bạn hãy nhấn nút OK:

Bên cạnh đó, các bạn còn có thể tạo thêm các bảng tương tự như cách đã được đề cập ở phía trên:

Và việc cần làm sau cùng là chỉnh sửa, định dạng, thêm hoặc bớt thông tin tại các phần Header và Footer….