Top 11 # Hướng Dẫn Mail Merge Trong Word 2016 / 2023 Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 11/2022 # Top Trend | Trucbachconcert.com

Mail Merge In Word 2022 / 2023

Mail Merge in Word 2016

Mail Merge allows you to create multiple documents based on information contain in two different files. You’ll need the main document (e.g. a letter), and a data source (e.g. list of addresses) from Excel or Outlook Contacts. Then follow the instructions below to produce a merged document with these files using Mail Merge.

In Word, open your main document such as a letter or the content of an e-mail. If creating labels, start with a blank new document.

The Mail Merge Wizard will open as a Task Bar to the right of the document. Select the document (Letters, E-mail messages, Envelopes, Labels or Directory) you would like to create

At Step 2, select the following option if you are

Creating letters or e-mails: Select Use the current document. This step will make sure the opened document will become the main document in the process

Under Tray, select Manual Feed (Place your label paper facing up on the manual feed tray of your printer and open the rear output tray)

Under Label vendors, make sure Avery US Letter is selected.

Then under Product number, find the label that matches the label number on the Avery label box.

    At step 3, select one of the two options below

      will be added. If the main document are labels, the cursor will be at the first label by default. Just add the Merge Fields there

      Select one of the following option depending on what you are creating

      If creating letters or labels

      for accuracy.

      The last step is to either Print or Save the document for later use

      If creating e-mail messages

      account (e.g. your office account). Word will use this account to send the e-mail messages

      At the To prompt, select the Merge Field containing the e-mail addresses.

Mail Merge In Word 2022 – Word 2022 Tutorials / 2023

What Is A Word Mail Merge?

A mail merge in Word will combine a preprepared letter with a mailing list, so that bulk mail is personalised before it is sent out. For example, you might be part of an organisation that has a list of members and you want to let them know about an upcoming Annual General Meeting. Your mailing list would be the list of members’ names and addresses, and the preprepared letter would be a letter informing them of the AGM. Each letter produced will be identical, apart from the personalised portions.

The three files involved in the mail merge process are:

your main document

your mailing list

the merged document

The Main Document

Now we will link the letter to your mailing list.

The Mailing List

Link The Mailing List To The Document

Now that you have established the link between your document and mailing list, save the document.

We’re going to assume that you want to send your letter to everyone on your list, but if you want to, you can select only certain entries from the list.

Insert Merge Fields

We now need to tell Word what personal details to add to the letter and where. To do this, we will insert merge fields in the main document. We’re going to keep things very simple and we’re just going to insert the most basic information. In our example we will insert member names and addresses.

First of all position the cursor where you want the address to appear on your letter. Then, on the Mailings tab, in the Write & Insert Fields group, choose Address Block.

In the window that opens, you get the chance to review and amend the format of the address that will be inserted when the merge is actually run.

The address and greeting are standard items, that most people will want to use in their mail merges, so they get their own special buttons in the ribbon. What if you want to insert data that is not in the Write & Insert Fields group? You will need the Insert Merge Fields button for that.

Run The Mail Merge

Don’t forget to save your document.

This tutorial was more of a quickstart than an in depth exploration of mail merge in Word. We will be looking at all the different variations in the step involved in later tutorials, so stay tuned for those.

Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Word 2022 / 2023

Cách sử dụng Mail Merge – trộn thư trong Word 2016

Để sử dụng Mail Merge – trộn thư trong Word 2016, bạn hãy thực hiện lần lượt theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bản hãy mở một tài liệu Word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.

Bước 2: Tiếp theo, từ tab Mailings ( Thư), bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge ( Bắt đầu trộn thư) và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard ( trộn thư từng bước) từ menu thả xuống.

Bước 3: Lúc này, hộp Mail Merge sẽ xuất hiện, bạn hãy chọn loại tài liệu bạn muốn tạo từ ngăn tác vụ Mail Merge ở phía bên phải cửa sổ Word. Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Letters. Sau đó nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi động tài liệu) để chuyển sang bước 4.

Bước 4: Bạn chọn tiếp Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện tại), sau đó nhấp vào Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn người nhận) để chuyển sang bước tiếp theo.

Bây giờ bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ để Word có thể tự động đặt từng địa chỉ vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong một tệp hiện có, chẳng hạn như sổ làm việc Excel hoặc bạn có thể nhập danh sách địa chỉ mới từ trong Mail Merge Wizard ( Trình hướng dẫn trộn thư).

Bước 5: Chọn Use an existing list ( Sử dụng danh sách hiện có), sau đó bấm Browse ( Duyệt) để chọn tệp.

Bước 6: Xác định vị trí tệp của bạn, sau đó nhấp vào Open ( Mở).

Bước 7: Nếu danh sách địa chỉ nằm trong sổ làm việc Excel, bạn hãy chọn worksheet, sau đó bấm OK .

Bước 8: Tiếp đến, trong hộp thoại Merge Recipients ( Hộp thư thoại), bạn có thể kiểm tra hoặc bỏ chọn mỗi hộp để kiểm soát những người nhận được bao gồm trong hợp nhất. Theo mặc định, tất cả người nhận phải được chọn. Khi bạn đã hoàn tất, nhấp OK .

Bước 9: Tiến hành bấm chọn vào Next: Write your letter ( Tiếp theo: Viết thư của bạn). Bây giờ bạn đã sẵn sàng để viết thư của bạn. Khi được in, mỗi bản sao của bức thư về cơ bản sẽ giống nhau; chỉ dữ liệu người nhận ( chẳng hạn như tên và địa chỉ ) sẽ khác nhau. Bạn sẽ cần thêm trình giữ chỗ cho dữ liệu người nhận để Mail Merge biết chính xác nơi cần thêm dữ liệu.

​Lưu ý: Nếu bạn không có danh sách địa chỉ hiện có, bạn có thể nhấp vào nút Type a new list ( Nhập danh sách mới) và nhấp vào Create ( Tạo), sau đó nhập danh sách địa chỉ của bạn theo cách thủ công.

Bước 10: Tiếp theo bạn cần chèn dữ liệu người nhận bằng cách đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.

Bước 11: Tiến hành chọn một trong các tùy chọn giữ chỗ ( placeholder). Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Address block ( chặn địa chỉ).

Bước 12: Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, một hộp thoại có thể xuất hiện với các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau. Chọn các tùy chọn mong muốn, sau đó bấm OK.

Bước 13: Một trình giữ chỗ sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn ( ví dụ: “AddressBlock”).

Bước 14: Thêm bất kỳ giữ chỗ nào bạn muốn. Trong ví dụ, mình sẽ thêm một trình giữ chỗ ở dòng Greeting line ( Lời chào) ngay phía trên phần thân của bức thư.

Bước 15: Sau khi bạn đã hoàn tất, nhấp Next: Preview your letters ( Tiếp theo: Xem trước thư của bạn) như hình bên dưới.

Lưu ý: Đối với một số bức thư, bạn chỉ cần thêm một Address block ( Địa chỉ khóa) và Greeting line ( dòng Lời chào). Nhưng bạn cũng có thể thêm nhiều trình giữ chỗ hơn ( như tên hoặc địa chỉ của người nhận) trong phần thân của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.

Bước 16: Xem trước bức thư để đảm bảo thông tin từ danh sách người nhận xuất hiện chính xác trong bức thư. Bạn có thể sử dụng mũi tên cuộn trái và phải để xem từng phiên bản của tài liệu.

Bước 17: Nếu bạn thấy mọi thứ có vẻ chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge ( Tiếp theo: Hoàn thành hợp nhất).

Bước 18: Sau khi đã hoàn thành hợp nhất, bạn tiến hành in thư bằng cách bấm Print ( In).

Bước 19: Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Lúc này, bạn hãy quyết định xem bạn muốn in All ( Tất cả) các thư tài liệu hiện tại hay chỉ một nhóm được chọn, sau đó bấm OK . Trong ví dụ của mình, mình sẽ in tất cả các bức thư.

Bước 20: Hộp thoại Print sẽ xuất hiện. Bạn hãy điều chỉnh cài đặt in nếu cần, rồi nhấn OK. Các bức thư sẽ được in.

Mail Merge Là Gì? Hướng Dẫn Bạn Cách Sử Dụng Mail Merge Đơn Giản / 2023

Việc làm Hành chính – Văn phòng

Mail merge là một tiện ích của Google Sheets, hay còn được hiểu là chức năng soạn thư điện tử trên nền ứng dụng của Microsoft Word, được tạo để có thể giúp con người có thể gửi thư một lúc cho nhiều người. Mail merge cho phép bạn có thể tạo ra nhiều bản sao của bức thư cùng một lúc và gửi nó đến nhiều địa chỉ email khác nhau. Mail merge cũng được nhiều người gọi bằng với một thuật ngữ là “Trộn thư”. Với Mail merge, bạn chỉ cần có cho mình một mẫu template, cùng một số những thông tin cần điền như: tên, giới tính, yêu cầu,.. Ở những bước sau đó Mail merge sẽ giúp bạn tự động gửi th một cách dễ dàng và đơn giản nhất.

Mail merge là gì?

Với các doanh nghiệp, Mail merge được coi như một phần không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh cũng như điều hành bộ máy của mình, có thể kể đến một số những hoạt động của ứng dụng Mail merge trong các hoạt động của doanh nghiệp như: tạo thư mời gửi đến các đối tác và danh sách các khách hàng đến tham gia các sự kiện của công ty, in giấy chứng nhận cho nhiều người chỉ trong một thao tác, viết email thông báo xác nhận thay đổi lương cho nhân viên vào cuối năm, giảm thiểu thời gian khi làm các hợp đồng lao động, phiếu lương, thông báo, thư cảm ơn,.. thông qua chỉ vài những thao tác đơn giản

Ngoài ra thì tiện ích này cũng khá hữu ích đối với mỗi cá nhân người dùng trong trường hơp như muốn gửi một bứa thư có cùng nội dung tới nhiều người khác nhau, như: lời chúc tết, lời chúc các phụ nữ trong ngày 20/10, 8/3,…)

Việc làm Kế toán – Kiểm toán

2. Cấu trúc của Mail merge

Để có thể sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị những nội dung cơ bản như sau

Tùy theo những yếu tố về nội dung mà nguồn dữ liệu đó cũng cần phải tùy biến để có thể thể hiện được đúng các nội dung đó giữa các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy biến này có thể là họ tên, địa chỉ người nhận Mail Merge, tên các tổ chức, công ty, doanh nghiệp … và thường thì những nguồn dữ liệu này sẽ được trình bày trong một danh sách dữ liệu cố định, danh sách dữ liệu này có thể là tập hợp các danh bạ người gửi (contacts) được lập trình trong Microsoft Outlook hay nó cũng có thể được trình bày cụ thể trong một bảng tính Excel, một table trong Word 2010, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table trong Word 2010 hay văn bản bất kỳ có cấu trúc phân loại dữ liệu thật rõ ràng.

Có thể hiệu các nội dung cơ bản này giống như nội dung mà bạn thường thấy trên các lá thư, chẳng hạn như: họ tên hay địa chỉ của người gửi trên phong bì, hay nó cũng có thể xuất hiện trong chính, nội dung chính của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi,.. Thông thường thì các nội dung cơ bản này cũng sẽ đi cùng với các vị trí định sẵn và thế hiện các chi tiết thay đối lấy từ nguồn dữ liệu mới. Mỗi chi tiết được chuyển được gọi là trường (Merge Field), và trình bày dưới dạng “tên field”.

Khi đã thực hiện việc kết hợp đầy đủ các nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, giống nhau về nội dung cơ bản nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy biến trong nguồn dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu

Việc làm Nhân viên kinh doanh

3. Mail Merge được sử dụng như thế nào?

Cách thức sử dụng Mail merge cũng khá đơn giản thậm trí ngay cả khi bạn có không là người không quá sành sỏi về lập trình cũng như các công nghệ về máy tính. Để có thể ứng dụng Mail merge cho việc gửi thư của mình với những thao tác như sau:

Sau đó trên màn hình giao diện lúc này sẽ xuất hiện công cụ Mail merge ở phía bên phải, bạn chọn Letters, tiếp đó là Next: Starting Document

Bước 2: Kích chuột chọn mục Use the curent document và nhấp chuột chọn Next (Selectect recipients)

Bước 3: Chọn đường dẫn chứa file dữ liệu nguồn dạng Excel, tiếp đó bạn chọn sheet dữ liệu và chọn OK

Bước 4: Lúc này trên giao diện sẽ xuất hiện hộp thoại Mail Merge recipients, bạn nhấn OK

Bước 5: Sau khi đã hoàn thiện đước bước như trên, bạn di chuột đễ vị trí cần chèn, giống với hình như sau

Bước 6: Sau khi đã hoàn thiện và điền đầy đủ các thông tin cần thiết, bạn sẽ được khung hình như sau

Bước 8: Sau khi đã thực hiện chèn các file như trên, bạn nhấp chuột chọn Next: Preview your net để kết thúc mai merge. Sau đó ta sẽ được kết quả như hình sau

4. Cách chỉnh sửa Mail Merge trên bảng tính Excel

Nó có nghĩa là cách giúp bạn có thể phòng tránh được những lỗi có thể xuất hiện trong khi sử dụng mail merge, và một trong những lỗi phổ biến và thường gặp đó là định dạng sai số. Với cách này, thì trong bảng tính excel bạn chỉ cần chèn một cột ô chứa từ khóa trong công thức chuyển đổi hoặc này trong excel sang một định dạng văn bản mà bạn muốn thể hiện nó ở tài liệu Mail Merge của mình.

Để có thể dễ dàng làm được điều này bạn cần phải có sự hỗ trợ từ công cụ hàm TEXT trên chính các công cụ của Excel. Hàm TEXT cho phép người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi các số liệu như ngày sinh, sang định dạng văn bản tương đương chính xác theo cách đúng cách mà người dùng muốn. Nhược điểm của giải pháp này là bạn cần biết các code định dạng đó. Mặc dù những code này giống hệt với mã được dùng trong tính năng định dạng Custom Number nhưng hiếm người dùng Excel biết tới sự tồn tại của chúng.

Ví dụ, các công thức TEXT(B3, “$#,##0.00”) và TEXT(C5, “M/dd/yy”) chuyển đổi dữ liệu số và ngày thành dữ liệu dạng văn bản (ở ví dụ này, chúng là “$12,345.67” và “12/01/10”).

Mẹo: Bạn nên định dạng các ô chứa những công thức này theo các kiểu khác nhau như in nghiêng hoặc một số màu lạ khác để nhắc bạn rằng những số này chỉ đơn giản là văn bản. Ở phiên bản Excel cũ hơn, những “con số” này không thể được dùng trong phép tính. Ở Excel 2016, cho có thể được dùng ở tất cả công thức, ngoại trừ các hàm tổng như SUM và AVERAGE.)

Ưu điểm của định dạng số và ngày như văn bản là đoạn text đó được chuyển từ Excel vào tài liệu sử dụng Mail Merge không bị biến dạng. Các tùy chọn định dạng như font, kích thước, màu sắc đều không thay đổi.