Top 6 # Hàm Subtotal Trong Excel 2016 Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 3/2023 # Top Trend

Trong bài viết này, Excel Online sẽ giải thích chi tiết hàm SUBTOTAL và hướng dẫn các bạn cách sử dụng công thức SUBTOTAL để cộng dữ liệu trong các ô nhìn thấy.

HÀM SUBTOTAL – CÚ PHÁP VÀ CÁCH SỬ DỤNG

Hàm SUBTOTAL trong Excel có nhiệm vụ để tính tổng phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp này, “tổng phụ” (subtotal) không phải tổng các con số trong 1 dãy ô xác định. Các hàm Excel khác được thiết kế chỉ để thực hiện 1 chức năng cụ thể, nhưng hàm SUBTOTAL lại rất linh hoạt – có thể tính toán hoặc làm phép logic như đếm số ô, tính trung bình, tìm giá trị lớn nhất/nhỏ nhất…

Hàm SUBTOTAL có ở tất cả các phiên bản Excel từ 2016 đến 2007 và cả phiên bản thấp hơn.

Cú pháp hàm SUBTOTAL: SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2],…)

Trong đó:

Function_num: con số xác định chức năng thực hiện

Ref1, Ref2, …: 1 hoặc nhiều ô, hoặc dãy ô để tính tổng phụ. Cần phải có Ref 1, từ Ref 2 đến 254 là tuỳ chọn.

Số xác định chức năng thực hiện có 2 loại sau:

1 -11 bỏ qua các ô đã được lọc ra, nhưng để lại các hàng được ẩn thủ công.

101 – 111 bỏ qua các ô ẩn – đã lọc ra và ẩn thủ công.

Bạn không cần phải nhớ hết các con số chức năng. Ngay khi bạn nhập hàm SUBTOTAL vào 1 ô hoặc trên thanh công thức, Excel sẽ đưa ra danh sách các con số cho bạn.

Ví dụ, đây là cách bạn dùng công thức SUBTOTAL 9 để cộng tổng các giá trị trong ô từ C2 đến C8:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

Tương tự, bạn có thể viết công thức SUBTOTAL 1 để tính trung bình, SUBTOTAL 2 để đếm ô chứa số, SUBTOTAL 3 để đếm ô không trống. Trong hình dưới, 3 chức năng khác đang được dùng.

3 LÝ DO ĐỂ DÙNG HÀM SUBTOTAL

So sánh với các hàm Excel truyền thống, SUBTOTAL cho bạn những lợi thế sau:

Tính giá trị trong các hàng được chọn

Vì hàm Excel SUBTOTAL bỏ qua các hàng đã được lọc ra, bạn có thể sử dụng nó để tính tổng dữ liệu 1 cách linh hoạt, các giá trị trong tổng phụ được tự động tính lại theo bộ lọc.

Ví dụ, nếu chúng ta lọc bảng doanh số bán hàng chỉ của vùng Miền Đông, công thức SUBTOTAL sẽ tự động điều chỉnh để bỏ qua tất cả vùng khác khi tính tổng.

Bỏ qua giá trị trong công thức SUBTOTAL lồng ghép

Nếu dãy ô trong công thức SUBTOTAL có chứa công thức SUBTOTAL khác, công thức SUBTOTAL được lồng vào sẽ bị bỏ qua. Vậy nên con số trong bảng sẽ không phải tính 2 lần.

Trong hình dưới, công thức tính trung bình chính SUBTOTAL(1, C2:C10) bỏ qua kết quả của công thức SUBTOTAL trong ô C3 và C10.

Khi bạn mới biết hàm SUBTOTAL, có thể thấy hàm này phức tạp, rắc rối vô nghĩa. Nhưng khi bạn dùng nó để giải quyết công việc, bạn sẽ nhận ra thuần thục hàm SUBTOTAL không khó. Ví dụ sau đây sẽ giúp bạn với một số mẹo nhỏ khi dùng hàm SUBTOTAL.

VÍ DỤ 1. SUBTOTAL 9 VS. SUBTOTAL 109

Như bạn đã biết, Excel SUBTOTAL chấp nhận 2 bộ số xác định chức năng 1-11 và 101-111. Cả 2 bộ số đều bỏ qua các hàng đã được lọc ra, nhưng 1-11 bao gồm các hàng được ẩn thủ công còn 101-111 thì loại trừ. Để hiểu rõ hơn về điểm khác biệt này, xem ví dụ sau:

Với tổng các hàng đã được chọn, bạn có thể dùng cả SUBTOTAL 9 và SUBTOTAL 109 như hình dưới:

VÍ DỤ 2. IF + SUBTOTAL TÍNH TỔNG DỮ LIỆU

Nếu bạn đang lập báo cáo tổng kết, cần phải đưa ra các dữ liệu tổng kết khác nhau nhưng bạn không có chỗ trống cho tất cả số liệu, thì cách sau có thể là giải pháp:

Trong 1 ô, tạo 1 danh sách dạng thả xuống (drop-down) có chứa tên các hàm như Total, Max, Min…

Trong ô kế ô danh sách, thêm công thức hàm IF lồng ghép có chứa công thức SUBTOTAL tương ứng với các hàm trong danh sách.

Ví dụ, giả sử giá trị để tính tổng phụ trong ô C12:C16, và danh sách trong ô A17 chứa Total, Average, Max, Min, công thức hàm SUBTOTAL sẽ như sau:

=IF(A17=”total”, SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17=”average”, SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17=”min”, SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17=”max”, SUBTOTAL(4,C2:C16),””))))

Và tiếp theo, tuỳ vào hàm mà người sử dụng chọn trong danh sách, công thức SUBTOTAL tương ứng sẽ tính giá trị trong các hàng được chọn.

HÀM EXCEL SUBTOTAL KHÔNG HOẠT ĐỘNG – NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP

Nếu hàm SUBTOTAL trả về lỗi, thì nguyên nhân có thể là một trong những lý do sau đây

#VALUE! Số xác định chức năng không nằm trong khoảng 1-11 hoặc 101-111 hay có tham chiếu (ref) là tham chiếu 3D.

#DIV/0! Xảy ra khi 1 tổng cụ thể phải chia cho 0 (ví dụ: tính trung bình cộng hoặc độ lệch chuẩn của 1 dãy ô không chứa giá trị số)

#NAME? tên hàm SUBTOTAL sai chính tả.

Mẹo nhỏ:

Nếu bạn chưa quen với hàm SUBTOTAL, bạn có thể dùng các chức năng cài đặt sẵn của hàm này và để công thức tự hoàn thiện giúp bạn hoặc theo dõi video sau đây:

Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel.

Một số hàm cơ bản thường gặp như:

SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện

COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện

Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…

Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số công cụ hay sử dụng như:

Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting

Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation

Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức

Lập báo cáo với Pivot Table…

Lesson 21: Groups and Subtotals

/en/excel2016/filtering-data/content/

Introduction

Worksheets with a lot of content can sometimes feel overwhelming and even become difficult to read. Fortunately, Excel can organize data into groups, allowing you to easily show and hide different sections of your worksheet. You can also summarize different groups using the Subtotal command and create an outline for your worksheet.

Optional: Download our practice workbook.

Watch the video below to learn more about groups and subtotals in Excel.

To group rows or columns:

To hide and show groups:

Creating subtotals

The Subtotal command allows you to automatically create groups and use common functions like SUM, COUNT, and AVERAGE to help summarize your data. For example, the Subtotal command could help to calculate the cost of office supplies by type from a large inventory order. It will create a hierarchy of groups, known as an outline, to help organize your worksheet.

Your data must be correctly sorted before using the Subtotal command, so you may want to review our lesson on Sorting Data to learn more.

To create a subtotal:

In our example, we’ll use the Subtotal command with a T-shirt order form to determine how many T-shirts were ordered in each size (Small, Medium, Large, and X-Large). This will create an outline for our worksheet with a group for each T-shirt size and then count the total number of shirts in each group.

To view groups by level:

You can also use the Show and Hide Detail buttons to show and hide the groups within the outline.

To remove subtotals:

Sometimes you may not want to keep subtotals in your worksheet, especially if you want to reorganize data in different ways. If you no longer want to use subtotaling, you’ll need remove it from your worksheet.

Challenge!

/en/excel2016/tables/content/

Hàm SUBTOTAL là gì? Cú pháp, ý nghĩa và ứng dụng của hàm SUBTOTAL trong Excel như thế nào? Hãng Kiểm toán ES-GLOCAL xin trân trọng gửi đến bạn đọc bài chia sẻ Hàm SUBTOTAL trong Excel, mời các bạn cùng theo dõi!

Hàm SUBTOTAL trong Excel

#1. Tổng quan về hàm SUBTOTAL

Hàm SUBTOTAL trong Excel có nhiệm vụ để tính tổng phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp này, “tổng phụ” (subtotal) không phải tổng các con số trong 1 dãy ô xác định. Các hàm Excel khác được thiết kế chỉ để thực hiện 1 chức năng cụ thể, nhưng hàm SUBTOTAL lại rất linh hoạt – có thể tính toán hoặc làm phép logic như đếm số ô (Hàm count), tính trung bình, tìm giá trị lớn nhất/nhỏ nhất ( Hàm Max, hàm Min)…

Hàm SUBTOTAL có ở tất cả các phiên bản Excel từ 2016 đến 2007 và cả phiên bản thấp hơn.

#2. Cú pháp và cách sử dụng hàm SUBTOTAL

Cú pháp hàm SUBTOTAL:

= SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2],…)

Trong đó:

– Function_num: con số xác định chức năng thực hiện

– Ref1, Ref2, …: 1 hoặc nhiều ô, hoặc dãy ô để tính tổng phụ. Cần phải có Ref 1, từ Ref 2 đến 254 là tuỳ chọn.

Số xác định chức năng thực hiện có 2 loại sau:

1 -11 bỏ qua các ô đã được lọc ra, nhưng để lại các hàng được ẩn thủ công

101 – 111 bỏ qua các ô ẩn – đã lọc ra và ẩn thủ công.

Khi sử dụng, người dùng không cần phải nhớ hết các con số chức năng vì khi nhập hàm SUBTOTAL vào 1 ô hoặc trên thanh công thức, Excel sẽ đưa ra danh sách gợi ý các con số để người dùng lựa chọn.

Ví dụ 1: Tính tổng, giá trị trung bình, giá trị max, min trong bảng dữ liệu sau:

Trong trường hợp này, thay vì sử dụng nhiều hàm, hàm SUBTOTAL có thể giúp người dùng giải quyết bài toán một cách nhanh chóng hơn.

Cách thực hiện:

Lưu ý: Khi bạn dùng công thức SUBTOTAL với chức năng tính tổng như SUM hay AVERAGE, Excel sẽ chỉ tính các ô chứa số, bỏ qua ô trống và ô chứa giá trị không phải số.

#3. Ưu điểm của hàm SUBTOTAL so với các hàm truyền thống

#3.1. Tính giá trị trong các hàng được chọn

Hàm SUBTOTAL trong Excel bỏ qua các hàng đã được lọc ra, người dùng có thể sử dụng nó để tính tổng dữ liệu 1 cách linh hoạt, các giá trị trong tổng phụ được tự động tính lại theo bộ lọc.

Ví dụ 2:

Vẫn dữ liệu ở ví dụ 1, trong trường hợp đề bài yêu cầu tính toán cho các doanh nghiệp thuộc khu vực miền Nam:

Sau khi tiến hành lọc cột “Khu vực” để lấy giá trị “Miền Nam”, các giá trị sẽ tự động nhảy theo công thức, ta được kết quả:

#3.2. Tính các ô nhìn thấy

Ví dụ 3: SUBTOTAL 9 và SUBTOTAL 109

Cho bảng giá trị:

Với tổng các hàng đã được chọn, bạn có thể dùng cả SUBTOTAL 9 và SUBTOTAL 109 như hình dưới:

Như vậy, trong trường hợp này, lựa chọn SUBTOTAL 109 thì sẽ đảm bảo tiêu chí thực hiện công việc hơn.

#3.3. Bỏ qua giá trị trong công thức SUBTOTAL lồng ghép

Nếu dãy ô trong công thức SUBTOTAL có chứa công thức SUBTOTAL khác, công thức SUBTOTAL được lồng vào sẽ bị bỏ qua. Vậy nên con số trong bảng sẽ không phải tính 2 lần.

#4. Hàm SUBTOTAL trong Excel không hoạt động và các lỗi thường gặp

Nếu hàm SUBTOTAL trả về lỗi, thì nguyên nhân có thể là một trong những lý do sau đây:

a, VALUE! Số xác định chức năng không nằm trong khoảng 1-11 hoặc 101-111 hay có tham chiếu (ref) là tham chiếu 3D.

b, DIV/0! Xảy ra khi 1 tổng cụ thể phải chia cho 0 (ví dụ: tính trung bình cộng hoặc độ lệch chuẩn của 1 dãy ô không chứa giá trị số)

d, NAME? tên hàm SUBTOTAL sai chính tả.

Nếu bạn chưa quen với hàm SUBTOTAL, bạn có thể dùng các chức năng cài đặt sẵn của hàm này và để công thức tự hoàn thiện.

Hỏi: Hàm SUBTOTAL dùng để làm gì?

Trả lời: Hàm SUBTOTAL trong Excel dùng để tính tổng phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp này, “tổng phụ” (subtotal) không phải tổng các con số trong 1 dãy ô xác định. Các hàm Excel khác được thiết kế chỉ để thực hiện 1 chức năng cụ thể, nhưng hàm SUBTOTAL lại rất linh hoạt – có thể tính toán hoặc làm phép logic như đếm số ô (Hàm count), tính trung bình, tìm giá trị lớn nhất/nhỏ nhất ( Hàm Max, hàm Min)…

Hỏi: Phân biệt các chức năng của hàm SUBTOTAL 1-11 và 101-111?

Hỏi: Cách sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel?

Lượt Xem:1695

Mẹo sử dụng hàm Subtotal trong excel

Excel online đưa ra Lệnh Excel Subtotal cung cấp một cách nhanh chóng để tạo ra các tổng phụ cho các trường riêng lẻ trong một bảng dữ liệu.

Lưu ý rằng lệnh này không giống như hàm Subtotal của Excel , thực hiện các phép tính toán học cho một phạm vi ô hiển thị.

Bảng tính số liệu bán hàng trong ba tháng

Chúng tôi sẽ minh họa lệnh Excel Subtotal sử dụng bảng tính bên phải , trong đó liệt kê các số liệu bán hàng cho ba đội trong ba tháng đầu tiên của năm.

Các bước sau có thể được sử dụng để hiển thị tổng phụ cho mỗi tháng, tháng 1, tháng 2 và tháng 3:

Chọn bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu của bạn (Excel sẽ tự động phát hiện toàn bộ phạm vi dữ liệu để sử dụng trong lệnh tổng phụ);

Nhấp vào tùy chọn Subtotal nằm trong nhóm ‘ Phác thảo‘, trong tab Dữ liệu của ruy-băng Excel.

Điều này sẽ làm cho hộp thoại Subtotal mở ra (xem bên phải ). Trong hộp này:

Trong A t mỗi thay đổi trong: trường nhập, chọn Tháng ;

Trong hàm U se: trường nhập, chọn Sum ;

Trong trường A d d subtotal to: field, đảm bảo rằng tùy chọn Sales được chọn;

Các tùy chọn này yêu cầu Excel hiển thị tổng phụ mỗi lần giá trị trong cột Tháng thay đổi và tổng số phụ này sẽ hiển thị Tổng của dữ liệu trong cột Bán hàng .

Bảng tính kết quả được hiển thị bên dưới:

Nhấp vào các phác thảo, ở bên trái của bảng cho phép bạn ẩn hoặc hiển thị chi tiết của mỗi phần trong bảng dữ liệu của bạn.

Tùy chọn phụ khác

Hộp thoại cho lệnh Subtotal của Excel

Các Một t mỗi thay đổi trong: lĩnh vực của hộp thoại Subtotal cho phép bạn chọn những lĩnh vực bảng dữ liệu của bạn, bạn muốn Subtotals để áp dụng cho.

Ví dụ, trong bảng tính trên, nếu chúng ta đã chọn lĩnh vực Đội , một tổng số phụ sẽ xuất hiện mỗi khi tên đội thay đổi (mặc dù trong trường hợp này, nó sẽ hữu ích hơn để đặt hàng các bảng dữ liệu bởi đội ngũ trước khi áp dụng tổng số phụ).

Hàm U se: trường của hộp thoại Subtotal cho phép bạn chọn một phép toán được thực hiện trên các nhóm dữ liệu.

Ví dụ: trong bảng tính ở trên, thay vì tính Tổng của các số liệu bán hàng hàng tháng, chúng tôi có thể tính số liệu doanh số trung bình cho mỗi tháng.

Các A d d tổng số phụ để: lĩnh vực của Subtotal hộp thoại cho phép bạn chọn các cột của bảng mà bạn muốn các phép toán được lựa chọn để được áp dụng cho. Bạn có thể chọn nhiều trường để áp dụng thao tác tổng phụ, mặc dù tùy chọn này thực sự chỉ có ý nghĩa đối với các trường chứa số.

Các Replace c tổng số phụ urrent checkbox cho bạn tùy chọn để thêm nhiều hơn một tổng số phụ vào một bảng dữ liệu.

Ví dụ, nếu trong bảng tính trên, chúng tôi muốn thể hiện sự Sum và các Trung bình số liệu bán hàng cho từng tháng, chúng tôi có thể lần đầu tiên áp dụng Sum tổng phụ (như trong ví dụ) và sau đó chúng ta có thể chọn tùy chọn tổng phụ một lần nữa và yêu cầu Tính trung bình . Theo đây:

Nếu Replace c tổng số phụ urrent hộp được kiểm tra, yêu cầu tổng phụ thứ hai (đối với trung bình ) sẽ thay thế các Sum tổng số phụ;

Nếu Replace c tổng số phụ urrent hộp là không kiểm tra, yêu cầu tổng phụ thứ hai (đối với trung bình ) sẽ được hiển thị ngoài các Sum tổng số phụ.

Bảng tính của các số liệu bán hàng có tổng phụ và tổng số trung bình được áp dụng

Các bảng tính ở bên phải cho thấy kết quả sau khi áp dụng cả Sum và các trung bình tổng số phụ.

P nghỉ tuổi giữa các nhóm

Nếu bạn đánh dấu vào P nghỉ tuổi giữa các nhóm hộp kiểm, Excel sẽ chèn ngắt trang vào bảng tính của bạn sau mỗi nhóm dữ liệu. Điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn in bảng tính của mình.

S ummary bên dưới dữ liệu

Hộp kiểm S ummary bên dưới dữ liệu chỉ định rõ vị trí của các bản tóm tắt nhóm.

Cách xóa Subtotals khỏi bảng tính của bạn

Để xóa tổng phụ từ bảng của bạn:

Chọn bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu;

Nhấp vào tùy chọn Subtotal (trong tab Dữ liệu của ruy-băng Excel):

Khi hộp thoại Subtotal mở ra, nhấp vào nút R emove All .

Các ví dụ khác về hàm Excel Subtotal được cung cấp trên trang web Hỗ trợ Microsoft Office .

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn