Top 18 # Hàm Filter Trong Excel / 2023 Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 12/2022 # Top Trend | Trucbachconcert.com

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Dùng Hàm Advanced Filter Trong Excel / 2023

– Phải chừa ít nhất 3 dòng trống trên cùng của bảng dữ liệu.

– Chỉ sử dụng một dòng duy nhất để làm tiêu đề cho bảng dữ liệu của bạn.

– Hủy tất cả các merge trong bảng dữ liệu.

Khi sử dụng Advance Filter thì bạn sẽ cần phải dùng tới một bảng phụ để làm điều kiện so sánh khi lọc dữ liệu từ bảng dữ liệu chính của bạn. Và bảng phụ này bắt buộc phải dùng tiêu đề của cột dữ liệu bạn cần lọc từ bảng chính làm tiêu chí lọc, chính vì vậy cho nên bạn phải copy tiêu đề cột dữ liệu bạn cần lọc trong bảng chính và dán vào dòng tiêu đề điều kiện cần lọc nằm ở bảng phụ. Và Advance Filter chỉ có thể lọc 1 lần với 2 điều kiện cho 1 cột dữ liệu.

Ví dụ: Ta có một bảng dữ liệu như sau:

TẠO BẢNG ĐIỀU KIỆN

Đầu tiên, bạn cần phải tạo một bảng phụ dùng để lọc dữ liệu từ bảng chính.

Bước 2: Dán vào một ô trống bất kỳ. Và đặt điều kiện để lọc cho nó. Trong ví dụ này đặt điều kiện là lọc các mặt hàng có giá lớn hơn 50$.

Như vậy bạn đã có được một bảng phụ để lọc dữ liệu.

SỬ DỤNG CHỨC NĂNG ADVANCE FILTER

Bước 1: Nhấp chuột trái vào ô bảng dữ liệu chính. Vào Data → chọn Advance Filter.

Bước 2: Trong ô List Range chính là vùng dữ liệu chính bạn muốn lọc. Khi bạn chọn chức năng Advance Filter thì Excel sẽ tự động chọn bảng dữ liệu cho bạn (vùng được bao quanh bởi các đường nhấp nháy).

Bước 3: Trong ô Criteria range, chọn bảng phụ đã tạo.

Bước 4: Trong bảng Advance Filter sẽ có 2 mục chọn là:

– Filter the list, in-place: dùng để lọc dữ liệu và cho ra kết quả ở chính bảng lọc. Các dữ liệu không phù hợp sẽ bị xóa đi.

– Copy to another location: lọc dữ liệu và copy chúng vào một khu vực khác.

Kết quả đạt được sau khi lọc dữ liệu:

Huỳnh Kiên(Tổng hợp)

Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Hàm Filter Trong Excel Office 365 / 2023

Cấu trúc hàm Filter (Filter function)

Hàm này có tác dụng lọc dữ liệu đồng thời kết xuất dữ liệu lọc được sang 1 vị trí khác (ô khác, sheet khác, workbook khác).

=FILTER(array,include,[if_empty])

array: vùng dữ liệu cần lọc (không bắt buộc phải có tiêu đề)

include: điều kiện cần lọc là gì, nằm trong cột nào (xác định đồng thời cả 2 yếu tố này)

if_empty: Nếu không có kết quả thì trả về giá trị gì? (không bắt buộc nhập)

Những chú ý về đặc điểm của hàm:

Hàm trả về kết quả là dạng mảng, dựa theo số cột của array và số dòng kết quả thu được

Không phụ thuộc vào tiêu đề của các trường dữ liệu.

Kết quả trả về không kèm theo định dạng của dữ liệu gốc

Không cần sử dụng dạng công thức mảng

Những trường hợp xảy ra lỗi

Trường hợp 1: Không có kết quả lọc theo điều kiện nêu ra

Nếu không có kết quả phù hợp và không quy định tại if_empty, hàm sẽ trả về lỗi #CALC! (không tính toán được)

Trường hợp 2: Có xen lẫn các giá trị khác trong vùng kết quả

Vì kết quả của hàm Filter trả về dạng mảng, nên khi có lẫn các giá trị khác trong vùng này (do người dùng tự nhập vào) thì sẽ báo lỗi #SPILL! (kết quả sẽ tràn lên dữ liệu đã có)

Hàm Filter có gì đặc biệt

Phải nói là rất đặc biệt, rất tuyệt vời. Nếu như bạn đã từng vất vả với công thức mảng, tốn thời gian với Filter, khó chịu với kết quả của Advanced Filter thì khi sử dụng hàm Filter sẽ thấy được sự khác biệt rất lớn.

So với AutoFilter: giảm thời gian thao tác

Nếu như bạn chưa biết các sử dụng Filter hay các tính năng của Filter thì có thể tham khảo bài viết:

Cách lọc dữ liệu trong Excel

Như vậy chúng ta thấy để có thể đưa ra được kết quả cho báo cáo chi tiết, các thao tác thường dùng là:

Áp dụng AutoFilter cho bảng dữ liệu

Lọc dữ liệu theo từng vị trí dòng tiêu đề

Copy kết quả lọc được

Dán phần giá trị (Paste Special / Value) của những giá trị còn lại sau khi lọc vào vị trí cần báo cáo

Rất nhiều thao tác và tốn thời gian phải không nào. Để khắc phục nhược điểm tốn thời gian và nhiều thao tác này, chúng ta có thêm AdvancedFilter, có công thức mảng hỗ trợ. Tuy nhiên những công cụ này vẫn có những nhược điểm.

So với Advanced Filter: tự động hoàn toàn không cần VBA và hơn thế nữa

Advanced Filter là một công cụ khá tốt để trích lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện. Lý do nó chỉ “khá tốt” là:

Tiết kiệm thời gian lọc dữ liệu, nhưng không tự động hoàn toàn. Nếu muốn tự động thì phải áp dụng thêm VBA

Không sử dụng công thức nên không tốn tài nguyên, nhưng việc xây dựng vùng điều kiện cũng phức tạp.

Phụ thuộc hoàn toàn vào tiêu đề của bảng dữ liệu. Do đó nó hạn chế nhiều nếu bảng dữ liệu không có tiêu đề sẽ không làm đúng.

Kết quả lọc mang đúng định dạng của dữ liệu gốc. Điều này khiến chúng ta không thể định dạng dữ liệu theo ý muốn.

Các bạn có thể tham khảo một số bài viết sau để thấy tính ứng dụng của Advanced Filter:

Tự động lọc danh sách không trùng với Advanced Filter VBA cực kỳ đơn giản Hướng dẫn cách lập báo cáo chi tiết NXT kho bằng Advanced Filter trong Excel Hướng dẫn cách lọc dữ liệu sang sheet khác bằng Advanced Filter trong Excel

Do đó khi sử dụng hàm Filter, chúng ta sẽ thấy không cần tạo vùng điều kiện, không cần có VBA, kết quả định dạng theo ý muốn.

So với công thức mảng: Đơn giản hơn rất nhiều

Chúng ta từng biết tới việc sử dụng công thức dạng mảng như OFFSET để làm báo cáo chi tiết như với bài sau:

Hướng dẫn cách viết công thức lập báo cáo chi tiết tự động trong Excel

Có thể thấy công thức rất dài và khó. Bởi vì chúng ta phải thực hiện 2 yêu cầu đồng thời trong 1 câu lệnh:

Lọc ra các kết quả đúng

Trích xuất các kết quả ra báo cáo, mà các nội dung phải liền nhau

Với những hàm trước đây, để làm được công việc trên cần dùng nhiều hàm, phân tích logic khá phức tạp. Nhưng nay với hàm Filter, việc này trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Using Autofilter In Excel 2010 / 2023

One of the most valuable features when analyzing data in Excel is the ability to filter your data in place. The hours of work that it has saved me made me choose AutoFilter as the Excel tip for my first newsletter almost 6 years ago. But I decided it was worth revisiting since more than half of my current subscribers weren’t around then and a few versions of Excel have gone by since then. I’ll be using Excel 2010 for this example.

In addition to the selection check boxes, there will be a menu option for Text Filter, Number Filter, or Date Filter depending on the format of that column. For text columns you’ll find options such as Equals, Does Not Equal, Begins with, etc. Numeric columns will have options including Equals, Does Not Equal, Greater/Less Than, Between, and even Top 10. Date column options include Equals, Before, After, Between, Tomorrow, Next Week, etc. All three also have a choice for Custom Filter that allows you to enter two and/or filter conditions.

The obvious benefit is that you can dynamically change which records you are looking at without actually deleting, or even rearranging your data. But there are some other very valuable uses for AutoFilter.

First, you can use AutoFilter to locate empty cells. In addition to filtering for any specific entries, you can choose to see blanks. This will let you easily identify areas of missing data in your list.

AutoFilter is also very useful for finding certain types of inconsistent or incorrect data. For example, if you have a column for State that should only include two letter postal abbreviations, scrolling through the AutoFilter options will let you easily spot entries such as N.Y. or Okla. And a date with the year entered as 2105 instead of 2015 will stand out at the bottom of the filter choices. Once you find the errors you can filter on them so they are easily corrected.

If you watch the video you’ll see all of this demonstrated plus a couple of other really useful AutoFilter tricks.

Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Hàm Filter Trong Excel Nhanh Chóng Và Hiệu Quả Nhất / 2023

Hàm Filter thường sử dụng lọc dữ liệu (Nguồn: Internet)

Filter trong Excel là gì?

Filter trong Excel có chức năng giúp người dùng lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện đưa ra. Trên màn hình của file Excel sẽ hiển thị những hàng đã đáp ứng điều kiện xác định và ẩn đi những hàng không đáp ứng yêu cầu. Chức năng lọc trong Excel gồm: lọc dữ liệu mặc định (Auto Filter) và lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter).

Nhờ Filter mà nó giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và tiết kiệm thời gian mà cho đúng các kết quả như mong muốn. Lưu ý, trong phiên bản Excel 2007, 2010 và 2013 sẽ có cách sử dụng giống. Tuy nhiên, 2003 thì khác do sự thay đổi trong việc chuyển từ thanh Menu sang thanh Ribbon.

Cách tạo Filter trong Excel

Filter là một chức năng tiện ích trong Excel. Nó cho phép người dùng lọc dữ liệu một cách dễ dàng và cho ra kết quả như mong muốn bằng cách:

Bước 1: Nhập tất cả các dữ liệu vào bảng excel.

Bước 2: Chọn vùng cần lọc dữ liệu (hàng hoặc cột, kéo từ đầu đến cuối).

Cách sử dụng Filter trong Excel

Sử dụng Filter trong Excel bằng cách tạo Auto File với các bước đơn giản sau:

Bước 1: Bắt đầu bôi đen bộ dữ liệu cần tạo Auto Filter.

Bước 3: Nhấn vào Filter sau sáng lên. Đó là dấu hiệu biết người dùng đã chọn chức năng Auto Filter.

Khi bạn chọn Auto Filter thành công thì mỗi ô ở dòng đầu tiên của vùng dữ liệu sẽ được xuất hiện một hình ở góc bên phải. Do đó, khi chọn vùng dữ liệu người dùng nên chọn dòng tiêu đề luôn để lúc lọc dữ liệu ta vẫn biết được nội dung ở các cột dữ liệu.

Cách sử dụng hàm Filter trong Excel

Hàm Filter có tác dụng giúp người dùng lọc dữ liệu lọc sang một vị khác với công thức hàm như sau:

= FILTER(array,include,[if_empty])

Trong đó:

array: được hiểu là vùng dữ liệu cần lọc, chú ý không bắt buộc chọn phần tiêu đề.

include: điều kiện cần lọc và xác định được vị trí của nào của cột

if_empty: Nếu lọc mà không có kết quả thì trả về giá trị gì? Đối với yếu tố này thì ở hàm Filter không bắt buộc phải nhập.

Cách sử dụng Advanced Filter trong Excel

Trước hết, người dùng cần biết về điều kiện về Advanced Filter gồm:

Bước 1: Chọn tiêu đề cột mà người dùng cần làm điều kiện lọc. Tiếp đó, copy rồi dán vào ô điều kiện có màu vàng.

Bước 2: Nhập công thức điều kiện lọc.

Trong đó người dùng cần quan tâm đến: Phần Action, List range, Criteria range. Sau đó, chọn Filter the list, in place tại mục Action, lọc dữ liệu ngay trên bảng. Chọn OK sẽ nhận được kết quả như mong muốn.

Trường hợp, chọn Copy to another location tại mục Action khi muốn chọn lọc dữ liệu sang một vị trí ngoài bảng dữ liệu. Phần Copy to là nơi mà bạn muốn đưa dữ liệu mới đến. Rồi nhấn tiếp OK sẽ nhận được kết quả.

Bài tập: Ví dụ minh họa sử dụng cách lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter.

Bước 2: Dán vào một ô trống bất kỳ và đặt tiêu đề cho nó. Ở ví dụ này điều kiện là các mặt hàng có giá lớn hơn 50$.

Bước 3: Sử dụng Advanced Filter trong Excel.