Top 9 # Cách Xóa Highlight Duplicate Trong Excel Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 3/2023 # Top Trend |

How To Highlight Duplicate Values In Excel

Image: Aajan Getty Images/iStockphoto

The article, How to highlight unique values in Excel, shows two easy ways to apply conditional formatting to unique values or the row that contains a unique value. In this article, we’ll do the same thing with duplicate values. We’ll first review the easy built-in rule that formats duplicate values. Then, we’ll apply a conditional format rule that highlights the entire record.

SEE: 69 Excel tips every user should master (TechRepublic)

I’m using Microsoft 365 on a Windows 10 64-bit system, but you can use an earlier version. You can work with your own data or download the demonstration .xlsx file. The browser supports conditional formatting; however, you can’t use the browser to implement a formula rule.

How to highlight individual values in Excel

Figure A Figure B Figure C

The simple data set shown in Figure A repeats a few values in column D: 1, 2, and 6. They’re easy to discern visually, but that won’t always be the case. Let’s use the built-in rule to highlight them:

Select the values you want to format; in this case that’s D3:D16.

From the dropdown, choose Highlight Cells Rules, and then choose Duplicate Values from the resulting submenu (Figure A).

Choose a preset format from the dropdown to the right (Figure B).

A built-in rule is easy to implement and might be adequate. When it isn’t, you might have to turn to a formulaic rule.

How to highlight rows in Excel

For better or worse, you can’t use a built-in rule to highlight the entire row when column D contains a duplicate value. For that, we’ll need a formula that relies on a COUNTIFS() in the form

Select the data range, B3:E16–you want to highlight the entire row. If you use a Table, Excel will update range as you add and delete records.

Figure D

COUNTIF( range, criteria)

where range identifies the entire data set (record) and criteria specifies the condition, which can be a cell reference, a value, or even an expression. Let’s try that now:

The COUNTIFS() function itself counts the number of times a value occurs in column D. If that value is greater than one, meaning the value occurs more than once, the function returns True and the format is applied. When the count is 1 or less, the function returns False, and nothing happens.

You have two conditional formatting rules to work with now. One is built-in and highlights individual values. The other is a formula and highlights the entire record.

Also see

How To Identify Duplicates In Excel: Find, Highlight, Count, Filter, Etc.

The tutorial explains how to search for duplicates in Excel. You will learn a few formulas to identify duplicate values or find duplicate rows with or without first occurrences. You will also learn how to count instances of each duplicate record individually and find the total number of dupes in a column, how to filter out duplicates, and more.

And today, I’d like to share a few quick and effective methods to identify duplicates in a single list. These solutions work in all versions of Excel 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 and lower.

How to identify duplicates in Excel

The easiest way to detect duplicates in Excel is using the COUNTIF function. Depending on whether you want to find duplicate values with or without first occurrences, there’s going to be a slight variation in the formula as shown in the following examples.

How to find duplicate records including 1st occurrences

Supposing you have a list of items in column A that you want to check for duplicates. These can be invoices, product Id’s, names or any other data.

Here’s a formula to find duplicates in Excel including first occurrences (where A2 is the topmost cell):

Input the above formula in B2, then select B2 and drag the fill handle to copy the formula down to other cells:

As you can see in the screenshot above, the formula returns TRUE for duplicate values and FALSE for unique values.

Note. If you need to find duplicates in a range of cells rather than in an entire column, remember to lock that range with the $ sign. For example, to search for duplicates in cells A2:A8, use this formula:

For a duplicate formula to return something more meaningful than the Boolean values of TRUE and FALSE, enclose it in the IF function and type any labels you want for duplicate and unique values:

In case, you want an Excel formula to find duplicates only, replace “Unique” with an empty string (“”) like this:

The formula will return “Duplicates” for duplicate records, and a blank cell for unique records:

How to search for duplicates in Excel without 1st occurrences

In case you plan to filter or remove duplicates after finding them, using the above formula is not safe because it marks all identical records as duplicates. And if you want to keep the unique values in your list, then you cannot delete all duplicate records, you need to only delete the 2nd and all subsequent instances.

So, let’s modify our Excel duplicate formula by using absolute and relative cell references where appropriate:

As you can see in the following screenshot, this formula does not identity the first occurrence of “Apples” as duplicate:

How to find case-sensitive duplicates in Excel

In situations when you need to identify exact duplicates including the text case, use this generic array formula (entered by pressing Ctrl + Shift + Enter):

IF( SUM(( –EXACT(range, uppermost _cell)))<=1, “”, “Duplicate”)

At the heart of the formula, you use the EXACT function to compare the target cell with each cell in the specified range exactly. The result of this operation is an array of TRUE (match) and FALSE (not match), which is coerced to an array of 1’s and 0’s by the unary operator (–). After that, the SUM function adds up the numbers, and if the sum is greater than 1, the IF function reports a “Duplicate”.

For our sample dataset, the formula goes as follows:


As shown in the screenshot below, it treats lowercase and uppercase as different characters (APPLES is not identified as a duplicate):

How to find duplicate rows in Excel

If your aim is to dedupe a table consisting of several columns, then you need a formula that can check each column and identify only absolute duplicate rows, i.e. rows that have completely equal values in all columns.

Let’s consider the following example. Supposing, you have order numbers in column A, dates in column B, and ordered items in column C, and you want to find duplicate rows with the same order number, date and item. For this, we are going to create a duplicate formula based on the COUNTIFS function that allows checking multiple criteria at a time:

To search for duplicate rows with 1st occurrences, use this formula:

The following screenshot demonstrates that the formula really locates only the rows that have identical values in all 3 columns. For example, row 8 has the same order number and date as rows 2 and 5, but a different item in column C, and therefore it is not marked as duplicate row:

To show duplicate rows without 1st occurrences, make a little adjustment to the above formula:

How to count duplicates in Excel

If you want to know the exact number of identical records in your Excel sheet, use one of the following formulas to count duplicates.

Count instances of each duplicate record individually

When you have a column with duplicated values, you may often need to know how many duplicates are there for each of those values.

=COUNTIF($A$2:$A$8, $A2)

As demonstrated in the following screenshot, the formula counts the occurrences of each item: “Apples” occurs 3 times, “Green bananas” – 2 times, “Bananas” and “Oranges” only once.

If you want to identify 1st, 2nd, 3rd, etc. occurrences of each item, use the following formula:

=COUNTIF($A$2:$A2, $A2)

In a similar manner, you can count the occurrences of duplicated rows. The only difference is that you will need to use the COUNTIFS function instead of COUNTIF. For example:

=COUNTIFS($A$2:$A$8, $A2, $B$2:$B$8, $B2)

Once the duplicate values are counted, you can hide unique values and only view duplicates, or vice versa. To do this, apply Excel’s auto-filter as demonstrated in the following example: How to filter out duplicates in Excel.

Count the total number of duplicates in a column(s)

The easiest way to count duplicates in a column is to employ any of the formulas we used to identify duplicates in Excel (with or without first occurrences). And then you can count duplicate values by using the following COUNTIF formula:

=COUNTIF(range, "duplicate")

Where “duplicate” is the label you used in the formula that locates duplicates.

In this example, our duplicate formula takes the following shape:

=COUNTIF(B2:B8, "duplicate")

=ROWS($A$2:$A$8)-SUM(IF( COUNTIF($A$2:$A$8,$A$2:$A$8)=1,1,0))

Because it’s an array formula, remember to press Ctrl + Shift + Enter to complete it. Also, please keep in mind that this formula counts all duplicate records, including first occurrences:

To find the total number of duplicate rows, embed the COUNTIFS function instead of COUNTIF in the above formula, and specify all of the columns you want to check for duplicates. For example, to count duplicate rows based on columns A and B, enter the following formula in your Excel sheet:

=ROWS($A$2:$A$8)-SUM(IF( COUNTIFS($A$2:$A$8,$A$2:$A$8, $B$2:$B$8,$B$2:$B$8)=1,1,0))

How to filter duplicates in Excel

For easier data analysis, you may want to filter your data to only display duplicates. In other situations, you may need the opposite – hide duplicates and view unique records. Below you will find solutions for both scenarios.

How to show and hide duplicates in Excel

Tip. To have filtering enabled automatically, convert your data to a fully-functional Excel table. Just select all data and press the

Ctrl + T


And now, you can sort duplicates by the key column to group them for easier analysis. In this example, we can sort duplicate rows by the Order number column:

How to filter duplicates by their occurrences

If you want to show 2nd, 3rd, or Nth occurrences of duplicate values, use the formula to count duplicate instances we discussed earlier:

=COUNTIF($A$2:$A2, $A2)

Then apply filtering to your table and select only the occurrence(s) you want to view. For example, you can filter the 2nd occurrences like in the following screenshot:

In a similar manner, you can show 2nd, 3rd and all subsequent duplicate occurrences. Just type the required number in the box next to “is greater than”.

Highlight, select, clear, delete, copy or move duplicates

After you’ve filtered duplicates like demonstrated above, you have a variety of choices to deal with them.

How to select duplicates in Excel

To select duplicate records without column headers, select the first (upper-left) cell, and press Ctrl + Shift + End to extend the selection to the last cell.

Tip. In most cases, the above shortcuts work fine and select filtered (visible) rows only. In some rare cases, mostly on very large workbooks, both visible and invisible cells may get selected. To fix this, use one of the above shortcuts first, and then press

Alt + ;

to select only visible cells, ignoring hidden rows.

How to clear or remove duplicates in Excel

How to highlight duplicates in Excel

Another way to highlight duplicates in Excel is using a built-in conditional formatting rule for duplicates, or creating a custom rule specially tailored for your sheet. Experienced Excel users won’t have any problem with creating such a rule based on the formulas we used to check duplicates in Excel. If you are not very comfortable with Excel formulas or rules yet, you will find the detailed steps in this tutorial: How to highlight duplicates in Excel.

How to copy or move duplicates to another sheet

To copy duplicates, select them, press Ctrl + C, then open another sheet (a new or existing one), select the upper-left cell of the range where you want to copy the duplicates, and press Ctrl + V to paste them.

To move duplicates to another sheet, perform the same steps with the only difference that you press Ctrl + X (cut) instead of Ctrl + C (copy).

This is how you can identify duplicates in Excel using functions and built-in features. To better understand the formulas discussed in this tutorial, feel free to download Identify Duplicates Sample Workbook.

Duplicate Remover – fast and efficient way to locate duplicates in Excel

Now that you know how to use duplicate formulas in Excel, let me demonstrate you another quick, efficient and formula-free way – Duplicate Remover for Excel.

This all-in-one tool can search for duplicate or unique values in a single column or compare two columns. It can find, select and highlight duplicate records or entire duplicate rows, remove found dupes, copy or move them to another sheet. I think an example of practical use is worth many words, so let’s get to it.

How to find duplicate rows in Excel in 2 quick steps

To test the capabilities of our Duplicate Remover add-in, I’ve created a table with a few hundred rows that looks like follows:

As you see, the table has a few columns. The first 3 columns contain the most relevant information, so we are going to search for duplicate rows based solely on the data in columns A – C. To find duplicate records in these columns, just do the following:

The smart add-in will pick up the entire table and ask you to specify the following two things:

Select the columns to check for duplicates (in this example, these are the Order no., Order date and Item columns).

Choose an action to perform on duplicates. Because our purpose is to identify duplicate rows, I’ve selected the Add a status column

Apart from adding a status column, an array of other options are available to you:

Delete duplicates

Color (highlight) duplicates

Select duplicates

Copy duplicates to a new worksheet

Move duplicates to a new worksheet

As you can see in the below screenshot, all of the rows that have identical values in the first 3 columns have been located (first occurrences are not identified as duplicates).

If you want more options to dedupe your worksheets, use the Duplicate Remover wizard that can find duplicates with or without first occurrences as well as unique values. The detailed steps follow below.

Duplicate Remover wizard – more options to search for duplicates in Excel

Depending on a particular sheet you are working with, you may or may not want to treat the first instances of identical records as duplicates. One possible solution is using a different formula for each scenario, as we discussed in How to identify duplicates in Excel. If you are looking for a fast, accurate and formula-free method, try the Duplicate Remover wizard:

On the next step, you are presented with the 4 options to check duplicates in your Excel sheet:

Duplicates without 1st occurrences

Duplicates with 1st occurrences

Unique values

Unique values and 1st duplicate occurrences

For this example, let’s go with the second option, i.e. Duplicates + 1st occurrences:

Now, select the columns where you want to check duplicates. Like in the previous example, we are selecting the first 3 columns:

Finally, choose an action you want to perform on duplicates. As is the case with the Dedupe Table tool, the Duplicate Remover wizard can identify, select, highlight, delete, copy or move duplicates.

It only takes a fraction of a second for the Duplicate Remover wizard to check hundreds of rows, and deliver the following result:

No formulas, no stress, no errors – always swift and impeccable results 🙂

Identify Duplicates – formula examples (.xlsx file) Ultimate Suite – trial version (.zip file)

You may also be interested in

Cách So Sánh Hai Cột Dữ Liệu Trong Excel Để Xóa, Highlight, Tô Màu Dữ Liệu Trùng Lặp

Cách so sánh hai cột dữ liệu trong Excel để xóa, highlight, tô màu dữ liệu trùng lặp là một trong những câu hỏi đang được rất nhiều bạn quan tâm cũng như gửi câu hỏi về cho chúng tôi. Với bài viết này, Blog học excel cơ bản online sẽ hướng dẫn các bạn cách so sánh hai cột Excel trùng lặp và xóa hoặc highlight những phần trùng lặp được tìm thấy.

Giả sử bạn có 2 cột tên người – 5 tên trong cột A và 3 tên trong cột B. Bạn muốn so sánh dữ liệu giữa hai cột này để tìm các tên bị trùng lắp. Đây chỉ là ví dụ. Trong các bảng tính thực, dữ liệu để so sánh thường có hàng ngàn, hàng vạn mục.

Trường hợp A: Cả hai cột đều trong một trang tính, cùng một bảng dữ liệu: Cột A và cột B.

Trường hợp 1: cả hai cột cùng một danh sách

Trong ô trống đầu tiên, ô C1, nhập công thức: =IF(ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0)),”Unique”,”Duplicate”)

Nếu bạn muốn tìm các giá trị trùng trong cột B, hoán đổi tên cột như sau: =IF(ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0)),”Unique”,”Duplicate”)

Thay vì “Unique”/”Duplicate” (duy nhất/trùng lắp), bạn cũng có thể tự đặt nhãn cho mình như “Not found”/”Found” (Tìm thấy/Không tìm thấy) hoặc “Duplicate” và gõ “” thay vì “Unique”. Trong cách thứ hai, bạn sẽ có một ô trống kế bên ô mà giá trị trùng lắp không được tìm thấy.

Tất cả các ô chứa giá trị trùng đều được đánh dấu là “Duplicate”.

Trong ô đầu tiên của cột trống đầu tiên trong Sheet2 (cột B), nhập công thức: =IF(ISERROR(MATCH(A1,Sheet3!$A$1:$A$10000,0)),””,”Duplicate”)

Sheet3! là tên trang tính có chứa cột thứ 2, $A$1:$A$10000 là địa chỉ của ô tính đầu tiên và ô tính cuối cùng trong cột thứ 2.

Tương tự như bước trong trường hợp A.

Chúng ta có kết quả sau đây:

Chúng ta đã tìm thấy những giá trị trong cột thứ nhất (cột A) cũng trùng với cột thứ hai (cột B). Bây giờ chúng ta cần làm vài thứ với chúng.

Thật không hiệu quả và tốn thời gian khi tìm kiếm trên toàn bộ bảng và xem xét từng giá trị trùng lắp một cách thủ công. Có nhiều cách thực hiện ưu việt hơn.

Chỉ hiển thị hàng bị trùng trong cột A:

Ngoài gắn nhãn “Duplicate”, bạn cũng có thể đánh dấu các giá trị trùng bằng một cách khác như định dạng màu chữ hoặc bôi màu nó.

Lọc các giá trị trùng lặp như giải thích ở trên, chọn các ô tính đã lọc và nhấn để mở hộp thoại Format Cells. Ví dụ: hãy thay đổi màu nền của các hàng bị trùng sang màu vàng tươi. Tất nhiên, bạn có thể thay đổi màu nền của các ô này bằng cách sử dụng tùy chọn trên thẻ , nhưng ưu thế của hộp thoại Format Cells là nó cho phép bạn thực hiện tất cả các thay đổi định dạng cùng lúc.

Lọc bảng dữ liệu để hiển thị các giá trị trùng lặp, chọn tất cả những ô đó.

Nếu hai cột được so sánh nằm trên hai trang tính khác nhau, cụ thể là trong hai bảng dữ liệu riêng biệt, nhấp phải vào vùng dữ liệu được chọn và chọn Delete Row từ danh sách tùy chọn.

Nếu hai cột nằm trên cùng một trang tính, hai cột liền kề hoặc không liền kề, việc xóa những giá trị trùng lắp sẽ phức tạp hơn. Chúng ta không thể xóa toàn bộ hàng chứa chúng bởi vì như vậy sẽ xóa những ô tương ứng trong cột 2. Vì vậy, để hiển thị những giá trị duy nhất trong cột A, thực hiện theo các bước sau:

Lọc bảng để các giá trị trùng lặp được hiển thị và chọn tất cả những ô đó. Nhấp phải vào vùng được chọn và chọn Clear Contents.

Bỏ bộ lọc.

Chọn tất cả ô tính trong cột A bắt đầu từ ô A1 đến ô cuối cùng có chứa dữ liệu.

Di chuyển đến thẻ , nhấp chọn . Trong hộp thoại mở ra, chọn Continue with the current selection và nhấn .

Xóa cột chứa công thức, chỉ để lại “Uniques”

Như vậy, cột A chỉ còn những dữ liệu không bị trùng lặp trong cột B.

Cách Tìm Dữ Liệu Trùng Lặp Trong Excel, Hightlight Duplicate

Với số lượng dữ liệu lên đến hàng nghìn, thậm chí hàng chục nghìn mà đôi lúc bạn thao tác nhầm thì rất có thể nó sẽ bị trùng lặp. Chính vì thế mà tính năng tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel Hightlight Duplicate ra đời giúp người dùng có thể dễ dàng lọc dữ liệu trùng lặp trong Excel và loại bỏ nó khỏi danh sách dữ liệu của bạn.

Bước 2: Tại đây bạn chú ý các giá trị sau:

– Duplicate: Chỉ đánh dấu các giá trị bị trùng

– Unique: Chỉ đánh dấu các giá trị duy nhất

Và bên cạnh là chọn màu hiển thị khi tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel.

– Light red fill with dark red text: Hiển thị nền đỏ với chữ đỏ đậm.– Yellow fill with dark yellow text: Hiển thị nền vàng với chữ vàng đậm.– Green fill with dark green text: Hiển thị nền xanh với chữ xanh đậm.– Light red fill: Chỉ hiển thị nên đỏ và giữ nguyên màu chữ hiện tại.– Red text: Hiển thị màu chữ đỏ cho tất cả các giá trị trùng hoặc duy nhất.– Red border: Kẻ khung màu đỏ cho tất các ô chứa giá trị trùng hoặc duy nhất.– Custom format: Tự thiết lập màu riêng cho bạn, tuy nhiên chúng tôi thấy với các lựa chọn trên là quá đủ và đừng làm phức tạp việc tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel lên hơn nữa trừ khi bạn muốn.

2. Tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel 2010, 2007

Tương tự như tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel 2016, 2013 chúng ta có một danh sách tương tự và điều kiện ở đây là hiển thị màu cho các dữ liệu bị trùng nhau như trên.

Bước 2: Tại đây bạn chú ý các giá trị Duplicate hay Light Red fill mà sử dụng để tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel và hiển thị màu mà chúng tôi đã nói ở phần trên, cách tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel 2010, 2007.

3. Tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel 2003

Hiện tại phiên bản Excel 2003 không sở hữu tính năng Hightlight Duplicate mặc dù có phần Conditional Fomattings và sẽ phải sử dụng công thức để tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel. Do đó chúng tôi sẽ không thực hiện thủ thuật tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel với tiêu chí là không sử dụng hàm trong Excel.

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản này tốt hơn hết hãy đổi sang một phiên bản mới hơn bởi Excel 2003 đã quá lỗi thời rồi.