Cập nhật thông tin chi tiết về Sử Dụng Tính Năng “Track Changes” Trong Word Để Theo Dõi Chỉnh Sửa Văn Bản mới nhất trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Trong quá trình làm việc với văn bản, nhu cầu theo dõi sự thay đổi của văn bản Word qua các lần chỉnh sửa khác nhau là rất cần thiết. Bài viết này sẽ giới thiệu tính năng Track Changes có sẵn trong Microsoft Word để theo dõi lịch sử chỉnh sửa của văn bản.
Track Changes là gì?
Track Changes là chức năng trong Word được sử dụng để theo dõi lịch sử chỉnh sửa, đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài liệu, sửa đổi văn bản nhưng vẫn giữ được văn bản gốc. Khi sử dụng Track Changes, mọi thay đổi của văn bản sẽ được lưu lại và hiển thị trên Word.
Tác dụng của Track Changes trong Word:
Tính năng Track Changes cho phép bạn và đồng nghiệp cùng chỉnh sửa một tài liệu trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng, kiểm soát được quản lý bởi nhiều người khác nhau cùng sử dụng một file văn bản.
Hướng dẫn sử dụng Track Changes hiệu quả:
+ Mở và tắt Track Changes:
Tùy chọn Lock Tracking ngay phía dưới dùng để thiết lập mật khẩu không cho người khác tắt Track Changes của file.
Để tắt Track Changes và trở lại giao diện bình thường, bạn có 2 tùy chọn:
+ Giao diện mặc định khi sử dụng Track Changes:
Ở chế độ mặc định của Track Changes, giao diện sẽ gồm 3 phần:
Phần gạch dọc bên trái: cho bạn biết là đoạn văn bản nào được chỉnh sửa.
Phần văn bản trung tâm: lưu lại toàn bộ lịch sử chỉnh sửa, kể cả các thành phần bị xóa cũng được hiển thị.
+ Tùy chỉnh cài đặt Track Changes:
Markup – Chế độ hiển thị sự thay đổi có 4 loại:
Simple Markup: Chỉ hiển thị dòng có thay đổi
All Markup: Hiển thị toàn bộ thay đổi
No Markup: Chỉ hiển thị văn bản sau khi thay đổi, không hiển thị những thay đổi cụ thể
Original: Hiện thị văn bản ban đầu khi chưa chỉnh sửa
Comments: các ghi chú của những người chỉnh sửa
Insertions and Deletions: các phần thêm và các phần xóa
Formatting: các chỉnh sửa về định dạng
Balloons: các thành phần hiển thị ở bên phải
Specific people: người chỉnh sửa được hiển thị
Reviewing Pane – Mở cửa sổ thay đổi theo dạng list theo chiều dọc hoặc chiều ngang.
Change Tracking Options – Tùy chỉnh nâng cao: bạn có thể thay đổi màu sắc, quy ước của các loại thay đổi tùy ý.
Cách Sử Dụng Tính Năng Gộp Thư
Tính năng gộp thư- Mail Merge là một tính năng vô cùng hữu ích được trang bị trên phần mềm Microsoft Word. Nhờ có tính năng này mà người dùng có thể tạo ra cùng lúc nhiều hồ sơ, thông báo, thư mời, thẻ tên,… cùng nhiều thông tin cá nhân khác nhau trên 1 mẫu nhất định sử dụng cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong những danh sách hay bảng tính khác. Nhờ vậy người sử dụng không cần phải gõ thủ công mỗi thông tin trên từng mẫu khác nhau mà có thể sử dụng tính năng Mail Merge cùng với những dữ liệu sẵn có để tự động điền thông tin của mỗi người trên mỗi mẫu.
Thông thường khi tiến hành thao tác thực hiện Mail Merge thì chúng ta cần chuẩn bị 1 mẫu là tài liệu văn bản Microsoft Word (các bạn có thể sử dụng một tài liệu văn bản sẵn có hoặc sử dụng 1 tài liệu văn bản mới) và một danh sách thông tin cá nhân của người nhận, thường được lưu trữ trong một bảng tính Microsoft Excel. Vậy các bạn đã biết cách thao tác sử dụng Mail Merge để gộp thư trong Word hay chưa? Hướng dẫn cách sử dụng mail merge trong Word sẽ được Gunbound M giới thiệu trong bài viết sau đây. Xin mời các bạn cùng theo dõi!
Hướng dẫn Cách sử dụng tính năng gộp thư – Mail merge trong Word
Lúc nãy sẽ xuất hiện hộp thoại Mail Merge tại bên phải giao diện phần mềm. Trong hộp thoại này sẽ đưa ra những lựa chọn và gợi ý để người dùng thực hiện quá trình Mail Merge gói gọn trong 6 bước chính.
Đầu tiên trong cửa sổ Mail Merge mới hiện ra các bạn hãy lựa chọn kiểu mẫu tài liệu mà mình định gộp thư. Kiểu mẫu thường được sử dụng là Letters. Các bạn hãy tick chuột vào đó rồi nhấp chuột chọn Next: Starting document nằm ở phía dưới hộp thoại để chuyển sang bước 2.
Tại bước 2 các bạn hãy nhấp chuột chọn Use the current document để sử dụng tài liệu Word hiện có, sau đó nhấp chuột Next: Select recipients để chuyển sang bước 3. Nếu như muốn sử dụng 1 mẫu tài liệu Word khác thì các bạn hãy nhấp chuột chọn Start from existing document và lựa chọn đường dẫn tới file Word đó.
Tại bước 3 các bạn sẽ cần lựa chọn một cơ sở dữ liệu chứa những thông tin cá nhân để hợp nhất với tài liệu Word. Như đã nói ở phần đầu bài viết thì cơ sở dữ liệu này thường được lưu trữ trong 1 bảng tính Microsoft Excel. Các ban hãy tick chuột vào ô Use an existing list rồi sau đó nhấp chuột vào Browse để lựa chọn tới tệp cơ sở dữ liệu.
Các bạn hãy điều hướng tới vị trí tệp tin chứa dữ liệu rồi nhấp vào Open.
Nếu như bảng tính Microsoft Excel của bạn có nhiều trang tính (Sheet) khác nhau thì các bạn hãy lựa chọn trong tính chứa những thông tin dữ liệu muốn gộp lại rồi nhấp chuột chọn OK.
Quay trở lại hộp thoại Mail Merge các bạn hãy nhấp chuột chọn Next: Write your letter để chuyển sang bước 4.
Tại bước này thì các bạn đã sẵn sàng để tiến hành gộp thư rồi. Để chèn thông tin dữ liệu người nhận từ cơ sở dữ liệu đã liên kết thì các bạn hãy đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó các bạn nhấp chuột chọn More items trong hộp thoại Mail Merge.
Lúc này sẽ xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, như đã nói ở trên các bạn hãy ghi nhớ địa chỉ cột dữ liệu chứa những thông tin muốn dùng. Ở ví dụ thì cột dữ liệu chứa thông tin Họ và tên sẽ là F2. Các bạn lựa chọn trường dữ liệu F2 và nhấn Insert để chèn.
Các bạn hãy thao tác chèn lần lượt từng thông tin cho đến hết các trường dữ liệu vào trong tài liệu Word có sẵn. Sau khi chèn xong các bạn nhấp chuột chọn Close để đóng hộp thoại Insert Merge Field lại. Sau đó các bạn chọn nhấp chuột chọn Next: Preview your letters để chuyển sang bước tiếp theo.
Lúc này hệ thống đã thực hiện việc gộp thư giữa 2 tài liệu rồi. Các bạn có thể nhấn chuột vào mũi tên sang trái hoặc sang phải tại mục Recipients để thay đổi thông tin Họ và tên cũng như Chức vụ. Các bạn có thể thấy rằng lúc này dữ liệu đã được liên kết đúng với thông tin của từng người. Các bạn có thể mở lại bảng tính Microsoft Excel để kiểm tra xem dữ liệu có trùng khớp hay không.
Sau khi hoàn tất các bạn hãy nhấp chuột chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình gộp thư.
Cách Sử Dụng Tính Năng Group Trong Excel
Group là một trong những tính năng hữu ích của Excel để hợp nhất các sheet riêng lẻ, thực hiện chỉ một lệnh thay đổi cho hàng loạt các sheet khác nhau. Nhờ đó tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
Các thay đổi được thực hiện trong một sheet của bảng tính Exel sẽ cùng thay đổi trong các sheet khác của bảng tính.
Group giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho người dùng Excel trong việc thực hiện tính toán hoặc tạo các bảng tính phức tạp với dữ liệu lớn cũng như chỉnh sửa và định dạng nhiều sheet.
Group sẽ cho kết quả tốt nhất cho người dùng khi cùng loại dữ liệu được trình bày trong các ô có cùng địa chỉ trong các sheet khác nhau.
Group cũng cải thiện độ chính xác của dữ liệu và loại bỏ lỗi do người dùng gây ra khi thực hiện các phép tính giống nhau trên nhiều sheet khác nhau.
Cách để nhóm (Group) và hủy nhóm (Ungroup) trong Excel
Để nhóm (Group) các sheet tính riêng lẻ, bạn cần nhấn và giữ phím đồng thời phím CTRL trên bàn phím và sử dụng chuột để kích chọn tên các sheet riêng.
Khi không cần nhóm các sheet đã chọn lại với nhau trong Excel, bạn có thể hủy Group bằng cách bấm giữ phím CTRL, hoặc kích chuột vào tên các sheet trong file.
Trong trường hợp bạn muốn nhóm (Group) tất cả các sheet thay vì chọn từng sheet riêng lẻ như ví dụ 1. Cách làm cũng khá đơn giản chỉ với 2 bước sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn kích chọn bất kỳ sheet nào trong số các sheet cần nhóm.
Cách Group tất cả các sheet trong Excel đơn giản thì việc Ungroup các sheet này cũng tương đối dễ dàng và được thực hiện như sau.
Kích chuột phải vào sheet bất kỳ đang được chọn, trong menu hiển thị chọn tùy chọn ‘Ungroup worksheets’.
Để nhóm các sheet liên tiếp với nhau trong Excel, đầu tiên bạn cần kích chọn tên sheet đầu tiên.
Để hủy nhóm các sheet liên tiếp nhau trong Excel, bạn chỉ cần kích chuột phải vào sheet đầu tiên hoặc cuối cùng và chọn tùy chọn ‘Ungroup worksheets’
CHỈ 7 GIỜ HỌC BÀI BẢN, TIẾP KIỆM HÀNG CHỤC NGHÌN GIỜ TRA CỨU
Cách để sử dụng tính năng Group để tính toán trong Excel
Người dùng chỉ cần chọn một sheet để thêm công thức và áp dụng các thay đổi định dạng cho tất cả các sheet còn lại của bảng tính khi sử dụng tính năng Group.
Nên xác nhận xem Group có được chọn hay không bằng cách kiểm tra tên của file trong thanh tiêu đề.
Để tạo một nhóm các sheet với nhau trong Excel, ít nhất phải có hai sheet trong một file Excel.
Không duyệt qua các sheet khác không có trong group ngay sau khi đã nhóm các sheet cần thực hiện. Vì thao tác này sẽ lập tức hủy lệnh nhóm các sheet riêng.
Sử dụng tính năng Group để áp dụng các hàm tính toán trong Excel chỉ chính xác khi mà các sheet có cùng cấu trúc hàng, cột giống hệt nhau.
Ngoài việc sử dụng tính năng Group để tính toán trong Excel, người dùng cũng có thể cài đặt lệnh in, trang in, căn lề trái, phải, trên dưới ….của tất cả các sheet được chọn trong cửa sổ in. Điều này sẽ giảm tối đa thời gian nếu bạn cần phải in rất nhiều sheet giống nhau cần sử dụng chung một định dạng in trong các file Excel.
Tài liệu kèm theo bài viết
21 Cách Sử Dụng Tính Năng Paste Trong Excel
Lệnh Paste Special xuất hiện ở hầu hết các ứng dụng văn phòng, nhưng có lẽ người dùng Excel vẫn được hưởng lợi từ lệnh này nhiều nhất. Sử dụng tính năng cơ bản này – cũng như các lựa chọn Paste khác – người dùng có thể thực hiện một số tác vụ thông thường cùng một số vấn đề phức tạp hơn. Những thủ thuật này rất dễ thực hiện và chắc chắn bạn sẽ sử dụng chúng nhiều hơn trước đây một khi đã biết tới chúng.
Trong Excel 2007 và 2010, Paste nằm trong nhóm Clipboard ở thẻ Home. Trong Excel 2003, Paste Special trong menu Edit. Đối với những ai hay dùng phím tắt, chúng tôi có một bảng ở cuối bài, bao gồm những phím tắt để thực hiện hành động phổ biến.
1. Copy chiều rộng của cột
Khi copy dữ liệu sang một cột mới, độ dài của cột sẽ không tự động điều chỉnh sao cho phù hợp với giá trị mới. Chỉ với một cú kích thêm, bạn có thể copy chiều rộng gốc của cột tới cột mục tiêu:
Chọn một ô trong cột mục tiêu.
Ở thẻ Home, kích vào lựa chọn Paste trong nhóm Clipboard và chọn Keep Source Column Widths. Lựa chọn này sẽ yêu cầu thêm một bước nữa khi bạn sử dụng Excel 2007: Chọn PasteSpecial từ menu Paste dạng drop-down. Tiếp đến, kích vào lựa chọn Column Widths trong mục Paste và kích OK.
Excel sẽ copy dữ liệu và chiều rộng gốc của cột vào ô mục tiêu.
2. Thực hiện các phép tính
Người dùng có thể sử dụng Paste Special để cộng, trừ, nhân và chia. Chỉ cần điền số rồi nhấn [Ctrl] + C. Sau đó, chọn giá trị bạn muốn thay đổi bằng số vừa mới điền và kích Paste Special trong nhóm Clipboard. Ở cửa sổ kết quả, kích vào phép tính phù hợp rồi nhấn OK. Excel sẽ thực hiện hành động tương ứng bằng cách sử dụng giá trị bạn mới copy vào Clipboard.
Người dùng cũng có thể thực hiện các phép tính với nhiều giá trị. Sử dụng quá trình tương tự như bên trên, nhưng copy một dãy các giá trị thay vì chỉ copy một như bên trên. Excel sẽ không để ý tới kích thước nếu không đủ, nó chỉ thực hiện các phép tính lần lượt theo thứ tự các giá trị đã copy.
3. Dán với phép tính
Bạn đã bao giờ muốn sao chép một số vào một ô mới, đồng thời thực hiện tính toán trên số đó cùng một lúc chưa? Hầu hết mọi người sẽ sao chép số vào một ô mới và sau đó nhập công thức để thực hiện phép tính.
Bạn có thể loại bỏ bớt bước thừa đó bằng cách thực hiện tính toán trong quá trình dán.
Bắt đầu với một bảng có chứa các số bạn muốn thực hiện phép tính trên. Trước tiên hãy chọn tất cả các ô ban đầu và nhấn Control+ C để sao chép. Dán các ô đó vào cột đích nơi bạn muốn xuất kết quả.
Tiếp theo, chọn phạm vi ô thứ hai bạn muốn thực hiện phép tính trên và nhấn Control+ C để sao chép. Chọn lại phạm vi đích, nhấp chuột phải và chọn Paste Special.
Trong cửa sổ Paste Special, bên dưới Operation, chọn thao tác bạn muốn thực hiện trên hai số. Nhấn OK và kết quả sẽ xuất hiện trong các ô đích.
Đây là một cách nhanh chóng và dễ dàng để thực hiện các phép tính nhanh trong bảng tính mà không cần sử dụng các ô bổ sung chỉ để thực hiện những phép tính nhanh.
4. Hoán đổi cột thành hàng
Thủ thuật dán hữu ích nhất trong số tất cả các mẹo được đề cập ở bài viết này là hoán đổi một cột thành một hàng. Mẹo này đặc biệt hữu ích khi bạn có một trang tính với các mục theo chiều dọc (dạng cột) và muốn sử dụng nó làm tiêu đề trong một trang tính mới.
Đầu tiên, highlight và sao chép (sử dụng Control+ C) cột chứa các ô bạn muốn chuyển đổi thành một hàng trong trang tính mới.
Chuyển sang một trang tính mới và chọn ô đầu tiên. Nhấp chuột phải và chọn biểu tượng hoán đổi trong Paste Options.
Thao tác này dán cột ban đầu vào bảng mới dưới dạng một hàng.
Phương pháp này rất nhanh chóng, dễ dàng và loại bỏ những rắc rối khi phải sao chép và dán các ô riêng lẻ.
5. Copy định dạng
Hầu hết chúng ta sử dụng Format Painter để copy định dạng từ ô này sang ổ khác hoặc sang một hàng nào đó. Tuy nhiên, khi sử dụng Format Painter có đôi chút bất tiện với toàn bộ cột hoặc dòng. Dưới dây là cách sử dụng Paste Special để thay thế:
Với cột hoặc hàng đã chọn, chọn Formatting từ menu Paste dạng drop-down trong nhóm Clipboard. Excel 2007 yêu cầu thêm một bước phụ nữa: Chọn Paste Special từ menu Paste dạng drop-down, kích Formats trong mục Paste và kích OK.
6. Copy định dạng biểu đồ
Người dùng có thể phải mất nhiều công sức để định dạng cho biểu đồ sao cho thật đẹp và sau đó lại phải thực hiện lại tất cả công việc tương tự với loại dữ liệu khác. Trong trường hợp này, đừng nên tái định dạng lại biểu đồ mới mà hãy sử dụng Paste Special. Giả thuyết này cũng tương tự như cách số 5, nhưng các bước thực hiện có đôi chút khác biệt:
Excel phản ứng khác biệt khi copy định dạng biểu đồ, nhưng nó có thể dễ dàng hoàn thành tác vụ.
7. Bỏ qua một loạt các ô có giá trị trống
Sử dụng lựa chọn Skip Blanks, bạn có thể thay thế giá trị hiện tại trong khi vẫn bỏ qua những ô không có giá trị trong dữ liệu gốc. Nói theo cách khác, nếu có một ô trống trong dữ liệu gốc và một giá trị trong dãy cần paste tương ứng, lựa chọn này không thay thế giá trị hiện tại bằng ô trống. Bạn có thể sử dụng nó với tất cả các lựa chọn khác:
Chọn ô trên cùng bên trái ở dãy mục đích.
Từ menu Paste dạng drop-down rồi chọn Paste Special.
Excel sẽ không ghi đè giá trị hiện tại bằng ô trống.
8. Copy Data Validation
Sau khi bỏ thời gian ra để thiết lập rule hoặc danh sách Data Validation để cải thiện nhập dữ liệu, có thể bạn sẽ muốn áp dụng rule tương tự đối với ô hoặc dãy khác. Tin tốt là bạn không phải thực hiện lại toàn bộ các bước bên trên. Sử dụng Paste Special, bạn chỉ việc copy lại là được:
Thiết lập Data Validation có thể gây nhàm chán và tốn thời gian; Paste Special là cách dễ dàng hơn nhiều!
9. Xóa văn bản trên Web
Khi copy văn bản từ Web, bạn có thể gặp rắc rối bởi Excel vẫn giữ nguyên định dạng gốc. Nhìn chung, đây không phải là điều bạn muốn. Nếu bạn đã kích hoạt tính năng Excel’s Show Paste Options (có trong bảng Advanced của hộp thoại Excel Options), bạn sẽ thấy icon Clipboard ngay lập tức sau khi dán đoạn văn bản vào trong bảng tính. Người dùng có thể chọn Match Destination Formatting từ menu Clipboard dạng drop-down để loại bỏ những định dạng không cần thiết.
Nếu đang sử dụng Excel 2010, chắc hẳn bạn sẽ thấy thích khi sử dụng giải pháp Paste Special này:
Copy đoạn văn bản từ trên Web.
Trong Excel, kích vào nơi bạn muốn insert đoạn văn bản.
Sử dụng lựa chọn này để copy dữ liệu ngoài, không chỉ văn bản Web vào Excel.
10. Paste quy chiếu
Người dùng có thể quy chiếu một ô bằng cách dẫn địa chỉ một ô với dấu bằng. Ví dụ, điền =A1 để quay trở lại nội dung của ô A1. Thông thường, chúng ta sử dụng những quy chiếu này ở những biểu thức và công thức lớn hơn. Thi thoảng, chúng ta vẫn quy chiếu một ô với chính nó. Paste Link có thể giúp khi quy chiếu nhiều ô:
Sử dụng Paste Link nhanh hơn so với việc quy chiếu thủ công.
Phím tắt cho những hành động Paste:
11. Sao chép kết quả công thức
Một trong những điều khó chịu nhất đối với thao tác sao chép và dán trong Excel là khi bạn cố gắng sao chép và dán kết quả của các công thức. Điều này là do, khi bạn dán kết quả công thức, công thức sẽ tự động cập nhật sang ô mà bạn đã dán nó vào.
Bạn có thể ngăn điều này xảy ra và chỉ sao chép các giá trị thực tế bằng một thủ thuật đơn giản.
Chọn các ô có giá trị bạn muốn sao chép. Bấm chuột phải vào bất kỳ ô nào và chọn Copy từ menu pop-up.
Bấm chuột phải vào ô đầu tiên trong phạm vi bạn muốn dán các giá trị. Chọn biểu tượng Values từ menu pop-up.
Thao tác này sẽ chỉ dán những giá trị (không có công thức) vào các ô đích.
Việc này loại bỏ tất cả sự phức tạp xảy ra khi bạn sao chép và dán các ô công thức trong Excel.
12. Sao chép công thức mà không thay đổi tham chiếu
Nếu muốn sao chép và dán các ô, đồng thời vẫn giữ những công thức trong đó, bạn cũng có thể làm điều này. Vấn đề duy nhất với việc dán các công thức theo cách này là Excel sẽ tự động cập nhật tất cả các ô được tham chiếu ở nơi bạn dán chúng.
Highlight tất cả các ô có chứa những công thức bạn muốn sao chép. Chọn menu Home, nhấp vào biểu tượng Find & Select trong nhóm Editing và chọn Replace.
Trong cửa sổ Find and Replace, nhập = trong trường Find what và # trong trường Replace with. Chọn Replace All, rồi nhấp vào Close.
Điều này sẽ chuyển đổi tất cả các công thức thành văn bản với dấu # ở phía trước. Sao chép tất cả các ô này và dán chúng vào nơi mà bạn muốn.
Tiếp theo, highlight tất cả các ô trong cả hai cột. Giữ phím Shift và highlight tất cả các ô trong một cột. Sau đó giữ phím Ctrl và chọn tất cả các ô trong cột đã dán.
Với tất cả các ô vẫn được highlight, lặp lại quy trình tìm kiếm và thay thế ở trên. Lần này, nhập # vào trường Find what và = trong trường Replace with. Chọn Replace All rồi nhấn Close.
Khi việc sao chép và thay thế được thực hiện, cả hai phạm vi sẽ chứa những công thức giống nhau mà không dịch chuyển các tham chiếu.
Quy trình này có vẻ giống như những thao tác thừa, nhưng nó là phương pháp đơn giản nhất để ghi đè các tham chiếu được cập nhật trong những công thức được sao chép.
13. Tránh sao chép các ô ẩn
Một phiền toái phổ biến khác khi sao chép và dán trong Excel là các ô ẩn sẽ gây cản trở khi bạn thực hiện thao tác. Nếu chọn và dán các ô đó, những ô ẩn này sẽ xuất hiện trong phạm vi bạn dán chúng.
Nếu bạn chỉ muốn sao chép và dán các ô được hiển thị, hãy chọn các ô này. Sau đó trong menu Home, chọn Find & Select, rồi nhấn vào Go To Special từ menu drop-down.
Trong cửa sổ Go To Special, kích hoạt các ô Visible cells only, rồi nhấn OK.
Bây giờ nhấn Control+ C để sao chép các ô. Nhấp vào ô đầu tiên nơi bạn muốn dán và nhấn Control+ V.
Thao tác này sẽ chỉ dán các ô có thể nhìn thấy.
Lưu ý: Dán các ô vào một cột trong đó toàn bộ dòng thứ hai bị ẩn sẽ thực sự ẩn ô hiển thị thứ hai mà bạn đã dán.
14. Dán cùng công thức vào các ô còn lại trong phạm vi
Nếu bạn đã nhập công thức vào ô trên cùng bên cạnh một loạt các ô đã được điền, thì có một cách dễ dàng để dán cùng công thức vào các ô còn lại.
Cách điển hình mà mọi người thực hiện là nhấp và giữ handle ở phía dưới bên trái của ô đầu tiên và kéo xuống phía dưới cùng của phạm vi. Thao tác này sẽ điền vào tất cả các ô và cập nhật tham chiếu ô trong những công thức tương ứng.
Nhưng nếu bạn có hàng ngàn dòng, thao tác kéo xuống phía dưới có thể hơi khó khăn.
Thay vào đó, hãy chọn ô đầu tiên, sau đó giữ phím Shift và di chuyển handle phía dưới bên phải trên ô đầu tiên cho đến khi bạn thấy hai đường thẳng song song xuất hiện.
Nhấp đúp chuột vào handle gồm hai đường song song này để điền đến cùng của cột nơi có dữ liệu ở bên trái.
Kỹ thuật này giúp điền vào các ô xuống một cách nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm rất nhiều thời gian khi xử lý các bảng tính lớn.
15. Copy bằng cách sử dụng thao tác kéo và thả
Một phương pháp tiết kiệm thời gian khác là sao chép một nhóm các ô bằng cách kéo và thả chúng trên trang tính. Nhiều người dùng không nhận ra rằng bạn có thể di chuyển các ô hoặc phạm vi chỉ bằng cách nhấp và kéo.
Hãy thử điều này bằng cách highlight một nhóm các ô. Sau đó di con trỏ chuột lên cạnh của các ô đã chọn cho đến khi nó thay đổi thành hình dấu thập.
Nhấp chuột trái và giữ chuột để kéo các ô đến vị trí mới.
Kỹ thuật này thực hiện hành động tương tự như sử dụng Control+ C và Control+ V để cắt và dán các ô, nhưng sẽ giúp bạn bỏ bớt được một vài tổ hợp phím.
16. Sao chép từ ô phía trên
Một mẹo nhanh khác để bớt phải sử dụng các tổ hợp phím là lệnh Control+ D. Nếu bạn đặt con trỏ bên dưới ô muốn sao chép, chỉ cần nhấn Control+ D và ô bên trên sẽ được sao chép và dán vào ô đã chọn.
Control+ Shift+ ' cũng thực hiện hành động tương tự.
17. Sao chép từ ô bên trái
Thay vào đó, nếu bạn muốn làm điều tương tự nhưng từ ô bên trái, chỉ cần chọn ô bên phải và nhấn Control+ R.
Thao tác này sẽ sao chép ô bên trái và dán nó vào ô bên phải, chỉ với một lần nhấn phím!
18. Sao chép toàn bộ trang tính
Nếu bạn muốn làm việc với bảng tính nhưng không muốn làm hỏng trang tính gốc, sao chép trang tính là cách tiếp cận tốt nhất.
Thực hiện điều này khá dễ dàng. Đừng liên tục nhấp chuột phải và chọn Move hoặc Copy. Hãy tiết kiệm một vài lần nhấn phím bằng cách giữ phím Control, nhấp chuột trái vào tab trang tính và kéo nó sang phải hoặc bên trái.
Bạn sẽ thấy một biểu tượng trang tính nhỏ xuất hiện cùng với dấu +. Nhả chuột và trang tính sẽ được sao chép tới nơi bạn đặt con trỏ chuột.
19. Lặp lại các giá trị đã điền từ những ô bên trên
Nếu bạn có một loạt các ô muốn kéo xuống dưới trong một cột và lặp lại các giá trị đó, thì việc thực hiện rất đơn giản.
Chỉ cần highlight các ô mà bạn muốn lặp lại. Giữ phím Control, bấm chuột trái vào góc dưới bên phải của ô dưới cùng và kéo xuống số lượng ô mà bạn muốn lặp lại.
Thao tác này sẽ điền vào tất cả các ô bên dưới các ô được sao chép theo kiểu lặp lại những giá trị bên trên.
20. Dán toàn bộ cột hoặc hàng trống
Một mẹo khác để bớt phải sử dụng các tổ hợp phím là thêm những cột hoặc hàng trống.
Phương pháp điển hình mà người dùng sử dụng để thực hiện việc này là nhấp chuột phải vào hàng hoặc cột nơi họ muốn để trống và chọn Insert từ menu.
Một cách nhanh hơn để làm điều này là highlight các ô tạo thành hàng hoặc cột dữ liệu mà bạn cần để trống.
Giữ phím Shift, nhấp chuột trái vào góc dưới bên phải của vùng chọn và kéo xuống (hoặc sang phải nếu bạn chọn một phạm vi cột).
Thả chuột trước khi bạn nhả phím Shift.
Thao tác này sẽ giúp bạn chèn thêm các khoảng trống.
21. Dán một ô đơn nhiều lần
Nếu có một ô dữ liệu mà bạn muốn sao chép sang nhiều ô khác, bạn có thể sao chép ô này, rồi sau đó dán nó lên bao nhiêu ô tùy thích. Chọn ô bạn muốn sao chép và nhấn Control+ C để copy.
Sau đó chọn bất kỳ phạm vi ô nào bạn muốn sao chép dữ liệu.
Thao tác này sẽ sao chép ô đó sang bao nhiêu ô tùy thích.
Sử dụng tất cả 21 mẹo và thủ thuật ở trên sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi làm việc với bảng tính Excel.
Sử Dụng Hiệu Quả Tính Năng Bảng (Table) Trong Excel
Đối với những dữ liệu lặp lại hay tương tự nhau trong Microsoft Excel, ta có thể sử dụng tính năng bảng (table) để làm việc một cách hiệu quả nhất. Phiên bản Microsoft Office 2010 có những cải tiến mới về mặt đồ hoạ nên cách sử dụng bảng cũng trở nên đơn giản hơn.
Ta bắt đầu với một file Excel như sau:
Để chuyển đổi nó sang dạng bảng, bạn chọn vùng dữ liệu, nhấn thẻ Insert và nhấn biểu tượng Table. Một cửa sổ hiện ra để yêu cầu bạn định nghĩa vùng dữ liệu cho bảng:
Bạn chỉ cần nhấn OK vì bạn đã chọn dữ liệu trước đó. Kết quả nhận được như sau:
Đây là định dạng chuẩn mặc định của bảng. Bây giờ khi bạn đã chuyển đổi dữ liệu sang dạng bảng, một thẻ mới Table Tools sẽ xuất hiện ở thanh ribbon:
Một trong những việc đầu tiên bạn có thể làm là thay đổi tự động định dạng của bảng bằng cách nhấn vào một trong những mẫu cho sẵn:
Việc này sẽ giúp bảng tính của bạn trông chuyên nghiệp hơn trong khi bạn chẳng hề tốn công sức. Tiếp theo bạn chú ý đến mũi tên vừa được thêm vào ở hàng đầu tiên của mỗi cột:
Khi nhấn vào một trong số các mũi tên bạn sẽ nhận được một menu xổ xuống tương tự như sau:
Sử dụng những tuỳ chọn này bạn có thể sắp xếp hoặc lọc dữ liệu. Để sắp xếp, chọn một trong số những chức năng sắp xếp sẵn có. Để lọc dữ liệu, bạn gõ dữ liệu cần mong muốn và nhấn phím Enter:
Bạn sẽ nhận được một bảng thu gọn chỉ gồm những dữ liệu bạn cần. Nếu muốn xoá bộ lọc, bạn bấm vào mũi tên lần nữa và chọn Clear Filter from “…”:
Bạn có thể dễ dạng thêm một một mới cho bảng bằng cách gõ tên đề mục ngay ô kế bên của đề mục đã có như sau:
Hoặc cũng có thể thêm vào một hàng ở giữa bảng. Những định đạng trước đó sẽ được áp dụng tự động cho hàng và cột mới. Nếu bạn kéo thanh cuộn xuống phía dưới thì tên hàng đề mục đầu tiên vẫn luôn luôn nổi giúp bạn dễ dàng kiểm soát các dữ liệu được thêm vào sau.
Excel còn cung cấp một phương tiện để dễ dàng loại bỏ những dữ liệu trùng lặp trong bảng. Ở thẻ Table Tools bạn chọn biểu tượng Remove Duplicates:
Một cửa sổ popup hiện ra cho bạn lựa chọn cách sắp xếp các dữ liệu trùng lặp để loại bỏ chúng Khi bạn nhấn nút OK, nó sẽ xoá những ô trùng lặp cho bạn.
Một tính năng hữu ích khác là Total Row. Để sử dụng bạn đánh dấu tick vào hộp Total Row trong vùng Table Style Options:
Excel sẽ tự động thêm một hàng vào vị trí dưới cùng của bảng:
Tất cả các cột có định dạng tiền sẽ được cộng dồn vào. Nhấn vào mỗi ô ở hàng Total bạn sẽ thấy được một số đáng kể những phép tính mà Excel cung cấp sẵn như sau:
Cuối cùng chúng ta sẽ khảo sát một tính năng hay khác của Excel là tự động sinh dữ liệu. Khi bạn thêm một cột mới cho bảng, ví dụ Commission, rồi bạn gõ một công thức vào ô đầu tiên để tính toán:
Ngay lập tức sau khi nhấn phím Enter, công thức này sẽ tự động được áp dụng cho tất cả các ô còn lại trong cột:
XHTT
Bạn đang xem bài viết Sử Dụng Tính Năng “Track Changes” Trong Word Để Theo Dõi Chỉnh Sửa Văn Bản trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!