Xem Nhiều 12/2022 #️ Một Số Quy Tắc Soạn Thảo Văn Bản / 2023 # Top 14 Trend | Trucbachconcert.com

Xem Nhiều 12/2022 # Một Số Quy Tắc Soạn Thảo Văn Bản / 2023 # Top 14 Trend

Cập nhật thông tin chi tiết về Một Số Quy Tắc Soạn Thảo Văn Bản / 2023 mới nhất trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Trang chủHướng dẫn trình bày văn bản

Một số quy tắc soạn thảo văn bản 

1. Soạn thảo văn bản: khó hay dễ?

Các bạn có ngạc nhiên lắm không? Tôi dám chắc rằng thậm chí một số bạn trẻ còn nổi cáu nữa. Bây giờ đã là thời đại gì rồi mà còn dạy gõ văn bản nữa? Máy tính từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu được trong các văn phòng, công sở với chức năng chính là soạn thảo văn bản.

Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nhà nước mà không được thực hiện trên máy tính. Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất mà chúng tôi sắp trình bày hôm nay. Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy rằng 90% sinh viên tốt nghiệp các trường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này!

Vì vậy các bạn cần bình tĩnh và hãy đọc cẩn thận bài viết này. Đối với các bạn đã biết thì đây là dịp kiểm tra lại các thói quen của mình, còn đối với các bạn chưa biết thì những qui tắc này sẽ thật sự bổ ích. Các qui tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa khi soạn thảo văn bản.

Một điều nữa rất quan trọng muốn nói với các bạn: các qui tắc soạn thảo văn bản này luôn đúng và không phụ thuộc vào phần mềm soạn thảo hay hệ điều hành cụ thể nào. 

2. Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn

Trong các phần mềm soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới. Đoạn là thành phần rất quan trọng của văn bản. Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter. Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn. 

Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ… Có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo. 

Như vậy các định nghĩa và khái niệm cơ bản ban đầu của soạn thảo và trình bày văn bản là Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn.

3. Nguyên tắc tự xuống dòng của từ:

Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo. Vị trí của từ bị ngắt dòng do vậy phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ. Do đó, nếu không có lý do để ngắt dòng, ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng. Việc quyết định ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn.

Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dòng “nhân tạo” như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó.

Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Đây là đặc thù chỉ có đối với công việc soạn thảo trên máy tính và không có đối với việc gõ máy chữ hay viết tay. Chính vì điều này mà đã nảy sinh một số qui tắc mới đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy tính.

4. Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản

Bây giờ tôi sẽ cùng các bạn lần lượt xem xét kỹ các “qui tắc” của soạn thảo văn bản trên máy tính. Xin nhắc lại một lần nữa rằng các nguyên tắc này sẽ được áp dụng cho mọi phần mềm soạn thảo và trên mọi hệ điều hành máy tính khác nhau. Các qui tắc này rất dễ hiểu và dễ nhớ. 

4.1. Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.

Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen của máy chữ. Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản.

4.2. Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.

Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.

Ví dụ:

Sai: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.  Đúng: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.

4.3. Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.

Lý do đơn giản của qui tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này.

Ví dụ:

Sai: Hôm nay , trời nóng quá chừng! Hôm nay,trời nóng quá chừng! Hôm nay ,trời nóng quá chừng! Đúng:  Hôm nay, trời nóng quá chừng!

4.4. Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái. 

Ví dụ:  Sai: Thư điện tử ( Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử (Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Đúng: Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

Chú ý

– Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường. Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhất thiết áp dụng các qui tắc trên.

– Các qui tắc vừa nêu trên có thể không bao quát hết các trường hợp cần chú ý khi soạn thảo văn bản trên thực tế. Nếu gặp các trường hợp đặc biệt khác, các bạn hãy vận dụng các suy luận có lý của nguyên tắc tự xuống dòng của máy tính để suy luận cho trường hợp riêng của mình. Tôi nghĩ rằng các bạn sẽ tìm được phương án chính xác nhất.

5. Gõ văn bản: dễ mà khó

Các bạn vừa được thấy một số nguyên tắc gõ văn bản thật đơn giản trên máy tính. Các nguyên tắc này hình như chưa được ghi lại trong bất cứ một quyển sách giáo khoa nào về tiếng Việt hay Máy tính. Công việc soạn thảo văn bản trên máy tính thường được hiểu là một việc đơn giản, ai cũng làm được. Đúng là đơn giản, nhưng để gõ chính xác hoàn toàn không xảy ra các lỗi đã mô tả ở trên lại không phải là dễ. Khi bạn đã có thói quen gõ đúng thì hầu như không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa. Nhưng một khi bạn chưa bao giờ biết về chúng thì việc gõ văn bản có lỗi là điều dễ xảy ra.

Tôi mong rằng bài viết ngắn này sẽ giúp các bạn nhiều trong công việc soạn thảo của mình. Soạn thảo văn bản trên máy tính là công việc học ’gõ chính tả’ mà mỗi chúng ta đều phải trải qua từ các lớp tiểu học, bây giờ với máy tính chúng ta cũng bắt buộc phải trải qua các bài học vỡ lòng đó. Bài viết của tôi sẽ không còn ý nghĩa nữa nếu như 90% học sinh và sinh viên của chúng ta đều gõ văn bản trên máy tính chính xác không lỗi.

(Theo Theo School@net)

[Trở về]

Các tin đã đăng:

Khái niệm soạn thảo văn bản

Phương pháp lập một bản báo cáo

Những yêu cầu khi soạn thảo một bản báo cáo

Công văn là gì ?

Một Số Quy Tắc Cơ Bản Khi Soạn Thảo Văn Bản Word / 2023

Để một văn bản của bạn được đánh giá chuẩn, ưa nhìn và gây ấn tượng cho người đọc các bạn cần lưu ý một số quy tắc soạn thảo văn bản cơ bản như sau:

1. Phân biệt thế nào là 1 kí tự, 1 từ, 1 câu, 1 dòng và khoảng cách như nào được coi là 1 đoạn.

– Kí tự (Character): Tất cả những kí tự có trên bàn phím và một số kí tự có sẵn trong phần mềm.

– Từ (Word):

+ Nhiều kí tự (khác kí tự khoảng trắng) ghép lại với nhau được gọi là 1 từ.

+ Các từ phân biệt nhau bởi dấu cách (khoảng trắng hay Space).

– Câu (Sentence):

+ Nhiều từ ghép lại tạo thành câu.

+ Các câu phân biệt nhau bởi dấu chấm (.).

– Đoạn (Paragraph):

+ Khi muốn viết 1 đoạn khác sử dụng phím Enter để xuống dòng.

2. Chú ý nguyên tắc tự xuống dòng của Word: Các bạn nên chú ý khi viết đến cuối dòng máy tính sẽ tự động ngắt xuống dòng dưới mà không cẩn sử dụng phím Enter.

3. Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản.

Không sử dụng phím Enter để xuống dòng

– Các bạn chú ý không nên sử dụng phím Enter để điều khiển xuống dòng vì Word tự động xuống dòng. Nếu bạn sử dụng phím Enter để xuống dòng máy tính sẽ hiểu bạn sang 1 đoạn mới. Phím Enter dùng để phân biết 2 đoạn văn bản với nhau.

Giữa hai từ chỉ sử dụng duy nhất 1 dấu cách (Space)

– Do Word tự điều chỉnh khoảng cách giữa các từ với nhau. Nếu bạn sử dụng quá nhiều phím cách giữa 2 từ Wỏd sẽ ngầm hiểu dấu cách đó là 1 từ và sẽ phân chia khoảng cách phím cách đó và các từ. Do đó khoảng cách giữa các từ bị thay đổi và văn bản của bạn nhìn không được đều và khoa học. Ví dụ như hình vẽ:

– Các dấu ngắt câu gồm: dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu chấm than, dấu hỏi.

– Khi viết các dấu ngắt câu này các bạn lưu ý nó sẽ được viết sát vào từ phía trước nó và theo sau nó là dấu cách.

– Vì sao phải viết theo nguyên tắc này: Trường hợp dấu ngắt câu ở cuối 1 dòng Word tự xuống dòng nếu dấu ngắt câu không được viết sát vào từ phía trước Word sẽ hiểu đó là 1 từ và sẽ ngắt xuống dòng. Như vậy nó không đúng theo quy tắc viết các dấu này. Hình vẽ mô tả:

– Các dấu mở ngoặc, mở nháy phải được viết sát vào kí tự cuối cùng phía bên phải của dấu này.

Các Nguyên Tắc Khi Soạn Thảo Văn Bản Trong Word / 2023

Việc tuân thủ theo các nguyên tắc, khi soạn thảo văn bản trong word rất quan trọng.

Nếu là bạn người hay soạn thảo văn bản, thì bắt buộc phải biết các nguyên tắc này. Để giúp văn bản ít bị lỗi ngữ pháp và gây ấn tượng cho người đọc hơn.

Trong bài viết này, mình sẽ giúp các bạn hiểu hơn về các nguyên tắc khi soạn thảo văn bản.

1. Phân biệt ký tự, từ, câu và đoạn trong word

Trước khi có ý định muốn soạn thảo văn bản. Bạn phải phân biệt được, như thế nào là 1 ký tự, như thế nào là 1 từ…

Đây đều là những khái niệm cơ bản đã được học ở cấp 1. Nhưng bạn phải nắm chắc, những điều tưởng chừng như cơ bản này. Trước khi soạn thảo văn bản mới ít gặp lỗi về ngữ pháp.

VD: a, b,c đều là những ký tự.

Từ: Nhiều ký tự ghép lại với nhau, mà có nghĩa thì đó được coi là 1 từ. Các từ được phân cách nhau bởi dấu cách (Space).

Giữa 2 từ chỉ được sử dụng duy nhất 1 dấu cách (Space).

Câu: Nhiều từ có nghĩa, ghép lại với nhau tạo thành 1 câu. Khi gõ hết câu thì kết thúc phải có dấu chấm.

2. Nguyên tắc gõ Enter xuống dòng

Nếu nội dung của dòng quá dài, thì word có chế độ tự động ngắt xuống dòng. Nên bạn không được tùy tiện sử dụng phím Enter, khi chưa hết đoạn.

Khi bạn gõ phím Enter, thì word sẽ coi như bạn bắt đầu 1 đoạn mới.

Một câu cũng có thể được coi là 1 đoạn, nếu bạn bấm Enter xuống dòng.

3. Sử dụng dấu câu trong word

Những dấu câu như là: Dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm hỏi, dấu chấm than, dấu chấm phẩy, dấu 2 chấm.

Nguyên tắc sử dụng: Khi sử dụng dấu câu trong word, bạn phải gõ sát vào từ đứng trước nó. Phía sau dấu câu là 1 khoảng trắng (dấu cách).

Trừ trường hợp dấu câu đứng ở cuối đoạn văn, thì không cần khoảng trắng.

4. Sử dụng ngoặc đơn thường () và ngoặc kép trong word

Cách sử dụng 2 ngoặc này, trong văn bản tương đối giống nhau.

Nguyên tắc sử dụng: Trước và sau dấu ngoặc đơn, luôn luôn có 1 khoảng trắng.

Trừ trường hợp ngoặc đơn nằm cuối 1 đoạn văn bản, thì sau ngoặc đóng không cần khoảng trắng.

Ngoặc đơn đứng sát với từ bên trong, không có khoảng trắng.

Cách sử dụng bạn quan sát hình sau đây:

5. Sử dụng dấu ngạch ngang trong word

Nguyên tắc sử dụng : Trước và sau dấu ngạch ngang đều phải có dấu cách.

Trừ trường hợp, dùng dấu ngạch ngang để mở đầu 1 đoạn văn. Thì chỉ có ở phía sau nó là có dấu cách thôi.

Ví dụ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc.

6. Video hướng dẫn

7. KẾT LUẬN

Như vậy là trong bài viết này, mình đã hướng dẫn bạn các nguyên tắc khi soạn thảo văn bản trong word.

Đây là những nguyên tắc tưởng chừng đơn giản, nhưng vô cùng quan trọng khi soạn thảo văn bản.

Quy Tắc Gõ Văn Bản Trong Word / 2023

1. Phân biệt thế nào là 1 kí tự, 1 từ, 1 câu, 1 dòng và khoảng cách như nào được coi là 1 đoạn.

– Kí tự (Character): Tất cả những kí tự có trên bàn phím và một số kí tự có sẵn trong phần mềm.

– Từ (Word):

+ Nhiều kí tự (khác kí tự khoảng trắng) ghép lại với nhau được gọi là 1 từ.

+ Các từ phân biệt nhau bởi dấu cách (khoảng trắng hay Space).

– Câu (Sentence):

+ Nhiều từ ghép lại tạo thành câu.

+ Các câu phân biệt nhau bởi dấu chấm (.).

– Đoạn (Paragraph):

+ Khi muốn viết 1 đoạn khác sử dụng phím Enter để xuống dòng.

2. Chú ý nguyên tắc tự xuống dòng của Word: Các bạn nên chú ý khi viết đến cuối dòng máy tính sẽ tự động ngắt xuống dòng dưới mà không cẩn sử dụng phím Enter.

3. Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản.

Không sử dụng phím Enter để xuống dòng

– Các bạn chú ý không nên sử dụng phím Enter để điều khiển xuống dòng vì Word tự động xuống dòng. Nếu bạn sử dụng phím Enter để xuống dòng máy tính sẽ hiểu bạn sang 1 đoạn mới. Phím Enter dùng để phân biết 2 đoạn văn bản với nhau.

Giữa hai từ chỉ sử dụng duy nhất 1 dấu cách (Space)

– Do Word tự điều chỉnh khoảng cách giữa các từ với nhau. Nếu bạn sử dụng quá nhiều phím cách giữa 2 từ Wỏd sẽ ngầm hiểu dấu cách đó là 1 từ và sẽ phân chia khoảng cách phím cách đó và các từ. Do đó khoảng cách giữa các từ bị thay đổi và văn bản của bạn nhìn không được đều và khoa học.

Quy tắc gõ các dấu ngắt câu

– Các dấu ngắt câu gồm: dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu chấm than, dấu hỏi.

– Khi viết các dấu ngắt câu này các bạn lưu ý nó sẽ được viết sát vào từ phía trước nó và theo sau nó là dấu cách.

– Vì sao phải viết theo nguyên tắc này: Trường hợp dấu ngắt câu ở cuối 1 dòng Word tự xuống dòng nếu dấu ngắt câu không được viết sát vào từ phía trước Word sẽ hiểu đó là 1 từ và sẽ ngắt xuống dòng. Như vậy nó không đúng theo quy tắc viết các dấu này.

Quy tắc gõ dấu mở ngoặc, đóng ngoặc kép và đơn

– Các dấu mở ngoặc, mở nháy phải được viết sát vào kí tự cuối cùng phía bên phải của dấu này.

– Các dấu đóng ngoặc, đóng nháy phải được viết sát vào kí tự cuối cùng phía bên trái của dấu này.

Bạn đang xem bài viết Một Số Quy Tắc Soạn Thảo Văn Bản / 2023 trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!