Cập nhật thông tin chi tiết về Một Số Quy Tắc Soạn Thảo Văn Bản Cơ Bản Trong Word mới nhất trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Soạn thảo văn bản: khó hay dễ? Các bạn có ngạc nhiên lắm không? Tôi dám chắc rằng thậm chí một số bạn trẻ còn nổi cáu nữa. Bây giờ đã là thời đại gì rồi mà còn dạy gõ văn bản nữa? Máy tính từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu được trong các văn phòng, công sở với chức năng chính là soạn thảo văn bản.Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nhà nước mà không được thực hiện trên máy tính. Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất mà chúng tôi sắp trình bày hôm nay. Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy rằng 90% sinh viên tốt nghiệp các trường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này!
Vì vậy các bạn cần bình tĩnh và hãy đọc cẩn thận bài viết này. Đối với các bạn đã biết thì đây là dịp kiểm tra lại các thói quen của mình, còn đối với các bạn chưa biết thì những qui tắc này sẽ thật sự bổ ích. Các qui tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa khi soạn thảo văn bản.
Một điều nữa rất quan trọng muốn nói với các bạn: các qui tắc soạn thảo văn bản này luôn đúng và không phụ thuộc vào phần mềm soạn thảo hay hệ điều hành cụ thể nào.
Trong các phần mềm soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới. Đoạn là thành phần rất quan trọng của văn bản. Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter. Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn.
Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ… Có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo.
Như vậy các định nghĩa và khái niệm cơ bản ban đầu của soạn thảo và trình bày văn bản là Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn.
Nguyên tắc tự xuống dòng của từ:
Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo. Vị trí của từ bị ngắt dòng do vậy phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ. Do đó, nếu không có lý do để ngắt dòng, ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng. Việc quyết định ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn.
Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dòng “nhân tạo” như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó.
Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Đây là đặc thù chỉ có đối với công việc soạn thảo trên máy tính và không có đối với việc gõ máy chữ hay viết tay. Chính vì điều này mà đã nảy sinh một số qui tắc mới đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy tính.
Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản:
Bây giờ tôi sẽ cùng các bạn lần lượt xem xét kỹ các “quy tắc” của soạn thảo văn bản trên máy tính. Xin nhắc lại một lần nữa rằng các nguyên tắc này sẽ được áp dụng cho mọi phần mềm soạn thảo và trên mọi hệ điều hành máy tính khác nhau. Các qui tắc này rất dễ hiểu và dễ nhớ.
1. Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.
Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen của máy chữ. Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản.
2. Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.
Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.
Ví dụ:
Sai: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác. Đúng: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.
3. Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.
Lý do đơn giản của qui tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này.
Ví dụ:
Sai:
Hôm nay , trời nóng quá chừng! Hôm nay,trời nóng quá chừng! Hôm nay ,trời nóng quá chừng!
Đúng:
Hôm nay, trời nóng quá chừng!
4. Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái. Ví dụ:
Sai:
Thư điện tử ( Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử (Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Đúng:
Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
1. Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường. Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhất thiết áp dụng các qui tắc trên.
2. Các qui tắc vừa nêu trên có thể không bao quát hết các trường hợp cần chú ý khi soạn thảo văn bản trên thực tế. Nếu gặp các trường hợp đặc biệt khác, các bạn hãy vận dụng các suy luận có lý của nguyên tắc tự xuống dòng của máy tính để suy luận cho trường hợp riêng của mình. Tôi nghĩ rằng các bạn sẽ tìm được phương án chính xác nhất.
Gõ văn bản: dễ mà khó
Các bạn vừa được thấy một số nguyên tắc gõ văn bản thật đơn giản trên máy tính. Các nguyên tắc này hình như chưa được ghi lại trong bất cứ một quyển sách giáo khoa nào về tiếng Việt hay Máy tính. Công việc soạn thảo văn bản trên máy tính thường được hiểu là một việc đơn giản, ai cũng làm được. Đúng là đơn giản, nhưng để gõ chính xác hoàn toàn không xảy ra các lỗi đã mô tả ở trên lại không phải là dễ. Khi bạn đã có thói quen gõ đúng thì hầu như không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa. Nhưng một khi bạn chưa bao giờ biết về chúng thì việc gõ văn bản có lỗi là điều dễ xảy ra.
Tôi mong rằng bài viết ngắn này sẽ giúp các bạn nhiều trong công việc soạn thảo của mình. Soạn thảo văn bản trên máy tính là công việc học ‘gõ chính tả’ mà mỗi chúng ta đều phải trải qua từ các lớp tiểu học, bây giờ với máy tính chúng ta cũng bắt buộc phải trải qua các bài học vỡ lòng đó. Bài viết của tôi sẽ không còn ý nghĩa nữa nếu như 90% học sinh và sinh viên của chúng ta đều gõ văn bản trên máy tính chính xác không lỗi.
Tham khảo :
Một Số Quy Tắc Cơ Bản Khi Soạn Thảo Văn Bản Word
Để một văn bản của bạn được đánh giá chuẩn, ưa nhìn và gây ấn tượng cho người đọc các bạn cần lưu ý một số quy tắc soạn thảo văn bản cơ bản như sau:
1. Phân biệt thế nào là 1 kí tự, 1 từ, 1 câu, 1 dòng và khoảng cách như nào được coi là 1 đoạn.
– Kí tự (Character): Tất cả những kí tự có trên bàn phím và một số kí tự có sẵn trong phần mềm.
– Từ (Word):
+ Nhiều kí tự (khác kí tự khoảng trắng) ghép lại với nhau được gọi là 1 từ.
+ Các từ phân biệt nhau bởi dấu cách (khoảng trắng hay Space).
– Câu (Sentence):
+ Nhiều từ ghép lại tạo thành câu.
+ Các câu phân biệt nhau bởi dấu chấm (.).
– Đoạn (Paragraph):
+ Khi muốn viết 1 đoạn khác sử dụng phím Enter để xuống dòng.
2. Chú ý nguyên tắc tự xuống dòng của Word: Các bạn nên chú ý khi viết đến cuối dòng máy tính sẽ tự động ngắt xuống dòng dưới mà không cẩn sử dụng phím Enter.
3. Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản.
Không sử dụng phím Enter để xuống dòng
– Các bạn chú ý không nên sử dụng phím Enter để điều khiển xuống dòng vì Word tự động xuống dòng. Nếu bạn sử dụng phím Enter để xuống dòng máy tính sẽ hiểu bạn sang 1 đoạn mới. Phím Enter dùng để phân biết 2 đoạn văn bản với nhau.
Giữa hai từ chỉ sử dụng duy nhất 1 dấu cách (Space)
– Do Word tự điều chỉnh khoảng cách giữa các từ với nhau. Nếu bạn sử dụng quá nhiều phím cách giữa 2 từ Wỏd sẽ ngầm hiểu dấu cách đó là 1 từ và sẽ phân chia khoảng cách phím cách đó và các từ. Do đó khoảng cách giữa các từ bị thay đổi và văn bản của bạn nhìn không được đều và khoa học. Ví dụ như hình vẽ:
– Các dấu ngắt câu gồm: dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu chấm than, dấu hỏi.
– Khi viết các dấu ngắt câu này các bạn lưu ý nó sẽ được viết sát vào từ phía trước nó và theo sau nó là dấu cách.
– Vì sao phải viết theo nguyên tắc này: Trường hợp dấu ngắt câu ở cuối 1 dòng Word tự xuống dòng nếu dấu ngắt câu không được viết sát vào từ phía trước Word sẽ hiểu đó là 1 từ và sẽ ngắt xuống dòng. Như vậy nó không đúng theo quy tắc viết các dấu này. Hình vẽ mô tả:
– Các dấu mở ngoặc, mở nháy phải được viết sát vào kí tự cuối cùng phía bên phải của dấu này.
Quy Tắc Gõ Văn Bản Trong Word
1. Phân biệt thế nào là 1 kí tự, 1 từ, 1 câu, 1 dòng và khoảng cách như nào được coi là 1 đoạn.
– Kí tự (Character): Tất cả những kí tự có trên bàn phím và một số kí tự có sẵn trong phần mềm.
– Từ (Word):
+ Nhiều kí tự (khác kí tự khoảng trắng) ghép lại với nhau được gọi là 1 từ.
+ Các từ phân biệt nhau bởi dấu cách (khoảng trắng hay Space).
– Câu (Sentence):
+ Nhiều từ ghép lại tạo thành câu.
+ Các câu phân biệt nhau bởi dấu chấm (.).
– Đoạn (Paragraph):
+ Khi muốn viết 1 đoạn khác sử dụng phím Enter để xuống dòng.
2. Chú ý nguyên tắc tự xuống dòng của Word: Các bạn nên chú ý khi viết đến cuối dòng máy tính sẽ tự động ngắt xuống dòng dưới mà không cẩn sử dụng phím Enter.
3. Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản.
Không sử dụng phím Enter để xuống dòng
– Các bạn chú ý không nên sử dụng phím Enter để điều khiển xuống dòng vì Word tự động xuống dòng. Nếu bạn sử dụng phím Enter để xuống dòng máy tính sẽ hiểu bạn sang 1 đoạn mới. Phím Enter dùng để phân biết 2 đoạn văn bản với nhau.
Giữa hai từ chỉ sử dụng duy nhất 1 dấu cách (Space)
– Do Word tự điều chỉnh khoảng cách giữa các từ với nhau. Nếu bạn sử dụng quá nhiều phím cách giữa 2 từ Wỏd sẽ ngầm hiểu dấu cách đó là 1 từ và sẽ phân chia khoảng cách phím cách đó và các từ. Do đó khoảng cách giữa các từ bị thay đổi và văn bản của bạn nhìn không được đều và khoa học.
Quy tắc gõ các dấu ngắt câu
– Các dấu ngắt câu gồm: dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu chấm than, dấu hỏi.
– Khi viết các dấu ngắt câu này các bạn lưu ý nó sẽ được viết sát vào từ phía trước nó và theo sau nó là dấu cách.
– Vì sao phải viết theo nguyên tắc này: Trường hợp dấu ngắt câu ở cuối 1 dòng Word tự xuống dòng nếu dấu ngắt câu không được viết sát vào từ phía trước Word sẽ hiểu đó là 1 từ và sẽ ngắt xuống dòng. Như vậy nó không đúng theo quy tắc viết các dấu này.
Quy tắc gõ dấu mở ngoặc, đóng ngoặc kép và đơn
– Các dấu mở ngoặc, mở nháy phải được viết sát vào kí tự cuối cùng phía bên phải của dấu này.
– Các dấu đóng ngoặc, đóng nháy phải được viết sát vào kí tự cuối cùng phía bên trái của dấu này.
10 Nguyên Tắc Soạn Thảo Văn Bản Giúp Bạn Trở Nên Chuyên Nghiệp Hơn
Microsoft Word nói riêng, Microsoft Office nói chung là một trong những công cụ soạn thảo văn bản tốt và phổ biến nhất hiện nay đối với dân văn phòng. Dù hiện nay đã có khá nhiều ứng dụng văn phòng hữu ích khác có thể thay thế, nhưng sử dụng MS Office vẫn là một trong những lựa chọn ưu tiên khi nhắc tới việc soạn thảo của dân công sở.
Việc đánh máy, tạo văn bản Word thì không có gì khó, thế nhưng làm sao để văn bản của bạn được đánh giá chuẩn, ưa nhìn và gây ấn tượng cho người đọc thì thật không dễ chút nào, đặc biệt với những người mới bắt đầu. Tuy nhiên, nếu muốn được đánh giá cao và chuyên nghiệp thì bạn hãy ghi nhớ 10 nguyên tắc sau đây để soạn thảo Word chuyên nghiệp hơn.
0. Không sai chính tả, không có lỗi đánh máy
Lỗi chính tả khi viết ray hay khi đánh máy đều khiến người đọc có cảm giác không thoải mái, nhất là với những người nắm chắc chính tả, ít viết sai, gõ sai. Nếu bạn cần một văn bản chuyên nghiệp thì điều đầu tiên cần chú ý là phải đọc đi đọc lại văn bản của mình để không bỏ sót lỗi chính tả.
Một lỗi nữa nhiều người cũng hay mắc phải chính là vi phạm quy tắc sử dụng dấu trong văn bản. Các dấu câu như dấu chấm, dấu hai chấm, dấy phẩy, dấu hỏi, dấu chấm than, dấu chấm phẩy, các dấu đóng như dấu ngoặc đơn đóng, dấu ngoặc kép đóng, dấu nháy đơn đóng luôn phải đi liền với ký tự đứng đằng trước nó, không có dấu cách giữa ký tự và dấu. Các dấu mở như dấu ngoặc đơn mở, dấu ngoặc kép mở, dấu nháy kép mở sẽ đi liền với ký tự ngay sau nó.
Quy tắc bỏ dấu này sẽ giúp tránh tình trạng dấu bị “rơi” một mình xuống dòng, đảm bảo tính đúng đắn của dấu và văn bản chứa dấu.
1. Chú ý tới sự đơn giản, tập trung vào trọng tâm
Khác với Excel hay PowerPoint, tài liệu Word sử dụng chủ yếu là văn bản. Chính vì vậy, người dùng cần chú ý tập trung trực tiếp vào chủ đề, các ý chính và trọng tâm của bài. Có thể sử dụng một vài đoạn dẫn dắt, nhưng không nên quá dài và lan man.
2. Chọn phông chữ phù hợp với ngữ cảnh
Khi trình bày một văn bản, điều tạo ấn tượng đầu tiên với người đọc không phải nội dung văn bản mà đó chính là phông chữ. Chọn được một phông chữ phù hợp với nội dung mà bạn đang trình bày sẽ là điểm cộng rất lớn giúp bạn được đánh giá cao hơn trong mắt mọi người.
Phông chữ trên Word rất đa dạng, chính vì thế ở mỗi phông chữ lại có những ý nghĩa khác nhau. Vậy nên, khi chọn phông chữ trong Work bạn cần lưu ý, bởi có những loại sẽ phù hợp và chỉ hiển thị tốt khi được in ra giấy, nhưng có loại lại sẽ xem tốt trực tiếp trên bản in, như: Garamond, Georgia, Hoefler Text và Palatino… và cũng có những loại thì chỉ phù hợp với các thiết bị kỹ thuật số (Arial, Gill Sans, Helvetica và Lucida Sans…).
Vậy nên, để mang lại hiệu quả tốt nhất, thì cho dù là vấn đề nhỏ như sử dụng font chữ tiếng Việt nào cũng là cả một vấn đề.
3. Sử dụng phông chữ, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn
Có thể thấy, hầu hết các văn bản được trình bày trên sách báo hoặc mạng người viết sẽ sử dụng nhiều hơn một phông chữ, thậm chí để giúp người dùng chú ý hơn về những nội dung cần nhấn mạnh, người ta còn sử dụng thêm màu sắc, chữ in đậm để tạo sức hút cho người đọc.
Tuy nhiên, việc sử dụng màu sắc trên văn bản để nhấn mạnh, gây chú ý cho người đọc chỉ có tác dụng trên những thiết bị kỹ thuật số, còn lại nếu đem văn bản đó đi in trên các loại máy in bình thường bạn cũng chỉ nhận được một văn bản toàn mày đen. Chưa kể tới việc tốn thời gian, mà sử dụng màu đôi khi còn gây tốn kém chi phí hoặc làm rối mắt người đọc (nếu có quá nhiều). Nếu muốn người xem chú ý vào đó, bạn có thể sử dụng các định dạng chữ in đậm, in nghiêng hoặc thậm chí là gạch chân hoặc viết hoa nếu muốn.
4. Chọn kích thước và căn lề theo đúng chuẩn
Ngoài việc lựa chọn kích thước và kiểu chữ, thì hình thức trình bày một văn bản cũng vô cùng quan trọng, điều này giúp mọi người đánh giá về sự tỉ mỷ, tính chuyên nghiệp, sáng tạo trong công việc của bạn. Theo mặc định, các tài liệu văn phòng khi được in ra sẽ tương đương với chuẩn khổ giấy A4 (kích thước 210mm x 297mm) và đây cũng là kích thước duy nhất mà mọi máy in được cài đặt mặc định cho mỗi lần in.
Tuy nhiên, trong một vài trường hợp đặc biệt, thì khoảng cách lề và cách trình bày mặc định này có thể bị thay đổi cho phù hợp với tiêu chí của người sử dụng. Lúc đó, tùy vào mục đích sử dụng của người dùng mà chúng ta sẽ xử lý và lựa chọn các khoảng cách, kích thước lề mới cho phù hợp.
Định lề trang văn bản (khổ A4):
Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.
5. Căn trái luôn là mặc định
Một số người khi trình bày văn bản thường sáng tạo ra lối trình bày văn bản của riêng mình. Tùy từng nội dung và mục đích sử dụng khác nhau, nhưng theo mặc định chuẩn và lời khuyên từ các chuyên gia, tốt nhất bạn nên luôn căn trái và giữ nguyên nó.
Điều này tuy có thể khiến phần cuối mỗi câu (lề phải) bị lởm chởm và không đồng đều. Tuy nhiên, bạn sẽ có cơ hội để tạo nhiều chỉ mục, thiết kế các từ đầu dòng, đầu đoạn một cách khoa học nhất.
6. Chú ý tới phần mở đầu
Một bài văn hay bản tài liệu hoàn hảo là có cách trình bày khoa học, đúng chuẩn và đặc biệt là nội dung phải gắn kết. Đó chính là lý do mà bạn luôn thấy ở mỗi đầu đoạn, phần mở đầu, chúng luôn là lời dẫn, lời đưa đẩy trước khi vào nội dung chính. Thậm chí là sử dụng một định đạng văn bản đặc biệt của Word để khiến chữ cái đầu tiên của dòng lớn hơn các chữ còn lại.
Và một điều nhỏ nhưng cũng vô cùng quan trọng khác, đó chính là các đoạn tiếp theo, luôn luôn được lùi vào một chút để tạo điểm nhấn, dễ nhận ra.
7. Sử dụng hình ảnh nếu cần
Khi chèn hình ảnh vào Word bạn nên chọn những hình ảnh có kích thước vừa phải, nên đặt chúng ở giữa bài, có thể kèm chú thích bên dưới (nếu cần). Điều này vừa giúp bạn trình bày đẹp hơn, lại không bị loạn, các hình ảnh và text vẫn nổi bật và hỗ trợ nhau. Tuy nhiên, bạn cũng không nên lạm dụng quá, bởi đôi khi sẽ phản tác dụng bạn mong muốn đấy.
8. Đặt khoảng cách dòng phù hợp
Nhiều người khi đánh văn bản, để tiết kiệm giấy thường chọn cỡ chữ nhỏ hoặc co dòng điều này khiến cho văn bản trở nên rối mắt, chi chít chữ. Ngược lại cũng có những người lại muốn dàn trải văn bản cho đủ giấy lại để cỡ chữ to lên và kéo giãn chúng ra, điều này khiến bản in trở nên rời rạc và thiếu tính thẩm mỹ. Vậy đặt khoảng cách dòng và cỡ chữ bao nhiêu là hợp lý? trên thực tế, đối với những văn bản có những yêu cầu riêng thì chúng ta có thể để khoảng cách khác. Còn với những văn bản bình thường thì khoảng cách dòng phù hợp và dễ đọc nhất là khoảng 120% – 150%.
9. Chia nhỏ văn bản và đặt tiêu đề
Với những bài phóng sự điều tra trên báo chí hay những báo cáo, chuyên đề của các doanh nghiệp thì số lượng chữ rất nhiều, nó có thể lên tới vài chục hoặc thậm chí vài trăm trang. Đối với những văn bản này, nếu chúng ta không đánh thành từng mục riêng và đặt tiêu đề cho những mục nhỏ này thì người đọc khó có thể hiều hết được nội dung của đoạn văn bản bạn viết.
Với những loại văn bản như vậy, có thể chia thành từng mục lớn, sau đó là các chỉ mục nhỏ hơn bên trong. Nếu cần thiết, có thể tạo thêm một mục lục ở đầu hoặc cuối tài liệu để tiện tìm kiếm. Cách làm này vừa khoa học, lại dễ dàng quản lý những gì mà chúng ta đã viết ra.
10. Chú ý tới các phần được ngắt
Microsoft Word cho phép người dùng tùy ý chia, ngắt trang, đánh số, chia cột hoặc đặt tiêu đề. Có một số tùy chọn sau để các bạn sử dụng:
Next Page: Bắt đầu phần tiếp theo ở ngay trang sau đó.
Continuous: Bắt đầu phần tiếp theo ngay tại trang đang làm việc (trang hiện tại).
Even Page: Bắt đầu phần tiếp theo ngay trên trang hiện tại và trang tiếp sau đó.
Bạn đang xem bài viết Một Số Quy Tắc Soạn Thảo Văn Bản Cơ Bản Trong Word trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!