Cập nhật thông tin chi tiết về Mail Merge In Word 2022 mới nhất trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Mail Merge in Word 2016
Mail Merge allows you to create multiple documents based on information contain in two different files. You’ll need the main document (e.g. a letter), and a data source (e.g. list of addresses) from Excel or Outlook Contacts. Then follow the instructions below to produce a merged document with these files using Mail Merge.
In Word, open your main document such as a letter or the content of an e-mail. If creating labels, start with a blank new document.
The Mail Merge Wizard will open as a Task Bar to the right of the document. Select the document (Letters, E-mail messages, Envelopes, Labels or Directory) you would like to create
At Step 2, select the following option if you are
Creating letters or e-mails: Select Use the current document. This step will make sure the opened document will become the main document in the process
Under Tray, select Manual Feed (Place your label paper facing up on the manual feed tray of your printer and open the rear output tray)
Under Label vendors, make sure Avery US Letter is selected.
Then under Product number, find the label that matches the label number on the Avery label box.
At step 3, select one of the two options below
will be added. If the main document are labels, the cursor will be at the first label by default. Just add the Merge Fields there
Select one of the following option depending on what you are creating
If creating letters or labels
for accuracy.
The last step is to either Print or Save the document for later use
If creating e-mail messages
account (e.g. your office account). Word will use this account to send the e-mail messages
At the To prompt, select the Merge Field containing the e-mail addresses.
Word 2010: Using Mail Merge
Lesson 24: Using Mail Merge
/en/word2010/using-a-template/content/
Introduction
Mail Merge
When you are performing a Mail Merge, you will need a Word document (you can start with an existing one or create a new one) and a recipient list, which is typically an Excel workbook.
If you’d like to work along with the lesson, you can download the examples below.
To use Mail Merge:
The Mail Merge task pane appears and will guide you through the six main steps to complete a merge. The following is an example of how to create a form letter and merge the letter with a recipient list.
Step 1:
Step 2:
Step 3:
Now you’ll need an address list so Word can automatically place each address into the document. The list can be in an existing file, such as an Excel workbook, or you can type a new address list from within the Mail Merge Wizard.
Step 4:
Now you’re ready to write your letter. When it’s printed, each copy of the letter will basically be the same, except the recipient data—like the name and address—will be different on each one. You’ll need to add placeholders for the recipient data so Mail Merge knows exactly where to add the data. If you’re using Mail Merge with an existing letter, make sure the file is open.
To insert recipient data:
For some letters, you’ll only need to add an Address block and Greeting line. Sometimes, however, you may want to place recipient data within the body of the letter to further personalize it.
Step 5:
Step 6:
Challenge!
Open an existing Word document. If you want, you can use this example.
Download the recipient list.
Use the Mail Merge Wizard to merge the letter with the recipient list.
Place an Address Block at the top of the page and a Greeting line above the body of the letter.
Print the document.
/en/word2010/4-free-alternatives-to-microsoft-office/content/
Using Mail Merge In Word 2022 For Mac
Follow
Applies To: Word for Office 365 for Mac Word 2016 for Mac
When you have bulk mail to send to people on your mailing list, you can use mail merge to create a batch of personalized letters. Each letter that is produced has identical layout, formatting, text, and graphics. Only specific sections of the letter vary and are personalized.
There are three files involved in creating and printing letters using the mail merge process:
Your main document This document contains text and graphics (a logo or image, for example) that are identical for each version of the merged document. The body of the letter is an example of identical content.
Your mailing list This document contains the data that is used to populate information in the letter. Your mailing list has names, for example, and your main document is the letter that will be addressed to the names in your list.
Your merged document This document is a combination of the main document and the mailing list. Mail merge pulls information from the mailing list and puts it in your main document, resulting in a personalized for each person.
Follow the steps below to create and print personalized letters using mail merge.
Step 1: Prepare the main document
Before you begin the mail merge, prepare your letter. If you’re letting people know about an upcoming event, for example, include the name, date, time, and location of the event. It’s those details that would be important to all recipients of your letter.
In Word, type the body of the letter you want to send to everyone.
Step 2: Set up your mailing list
Tips
If you don’t have a mailing list, you can create one during mail merge. Before you start the mail merge process, collect all of your data records, and add them to your data source.
If you want to use your Outlook contacts, make sure Outlook is your default email program. To do this, open Apple Mail, and on the Mail menu, choose Preferences. On the General tab, next to Default email reader, select Microsoft Outlook
You can also use your Apple contacts, make sure Apple mail is your default mail program.
Use FileMake pro database as your datasource for mail merge.
Step 3. Link your mailing list to your main document
On the Mailings tab, choose Select Recipients, and then choose an option.
If you selected Create a New List, follow these steps:
In the Edit List Fields dialog box, Word automatically creates fields for some basic information, such as first name, last name, and address. If you want to add a new field-for example, a message field-add it now, so you can fill it in when you type the entries. Under New field name, type the name of the field you want to add and then choose the plus sign (+).
Tip: To change the order of the fields, select the field you want to move, and then use the up or down arrows to move the field where you want in the list.
When all of the fields are set up the way you want them, choose Create to create the list.
If you selected Use an Existing List, follow these steps:
Browse to the file you want to use and choose Open.
If you selected Choose from Outlook Contacts or Apple Contacts, follow these steps:
Choose Filter Recipients to select the recipients you want to include.
For Outlook contacts, in the Query Options dialog box, next to List mail merge recipients by, select Complete record. In the list of contacts, select the contacts you want to send bulk mail, and then choose OK.
For Apple contacts, in the Query Options dialog box, under Apple Group Contacts, choose the group you want send bulk mail and then choose OK.
For FileMaker Pro Database, choose the database file in the Choose a FileMaker Pro Database to use as a Data Source dialog box and choose Open
Step 4: Add personalized content to your letter
On the Mailings tab, choose Insert Merge Field and select the field you want to add.
Continue adding fields until you’ve added all the information you want on your letter.
Format the fields in the letter so it looks the way you want the rest of your envelopes to look. For example, include a space between First and Last name fields and press Return to start a new line for the Address field.
Tip: To sort your recipient list or remove recipients, on the Mailings tab, choose Filter Recipients, and then choose Sort Records or Filter Records. When you’re done, choose OK.
Step 5: Preview and print the letters
On the Mailings tab, choose Preview Results to see how your letter look. Use the left and right arrows on the Mailings tab, to scroll through each letter.
To make additional formatting changes, choose Preview Results again, which lets you add or remove merge fields.
Step 6: Save your personalized letter
When you save the mail merge document, it stays connected to your mailing list so that you can use it for your next bulk mailing.
To reuse your mail merge document To change addresses in mail merge document
This article was originally published here.
Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Hướng Dẫn Làm Mail Merge Trong Word
Bạn biết không, Word không chỉ là công cụ dùng để soạn thảo văn bàn mà thông qua Word bạn có thể gửi email hàng loạt, in ấn hàng loạt thông qua chức năng Mail Merge trong Word. Bài viết hôm nay, Pus Edu sẽ giới thiệu đến các bạn những thông tin về Mail Merge và làm cách nào để gửi 1 email bằng Mail Merge một cách cơ bản nhất
Mail Merge trong Word
Mail Merge là gì?
Mail Merge là tính năng trong Word mà người dùng thường gọi là “Trộn Thư”. Thực chất ngoài việc trộn thư ra, Mail Merge còn có nhiều tính năng khác như trộn dữ liệu để in ấn hàng loạt.
Cụ thể hơn, khi bạn muốn viết 1 email với chung nội dung nhưng bạn muốn gửi đến nhiều người, nhiều tên với nhiều thông tin khác nhau thì tính năng Mail Merge sẽ là một công cụ vô cùng tiện lợi để các bạn có thể hoàn thành trong vòng 1 phút 30 giây thôi.
Ứng dụng của Mail Merge: Người ta thường sử dụng Mail Merge để in hợp đồng, chèn quyết định, in giấy mời, email hàng loạt như chúc tết, tính lương, xác nhận thông tin,…
Cách sử dụng Mail Merge trong Word
Để sử dụng được tính năng trộn thư này, bạn cần có 2 thứ quan trọng nhất đó là:
Nội dung chính của email hoặc giấy mời
File danh sách dữ liệu với đầy đủ những thông tin bạn cần điền vào email hoặc giấy mờ
Bước 1: Soạn nội dung emai, thư mời, thông báo
Lưu ý trong email này, những phần bạn cần thay thế thông tin cho phù hợp với từng đối tượng bạn sẽ để trống.
Bước 2: Chuẩn bị file excel chứa thông tin cần điền vào Mail Merge
Soạn 1 file excel trong đó gồm những thông tin mà bạn cần đưa vào mail hay thư mời trong file Word bạn đã soạn.
Ví dụ file nội dung trên cần có 2 thông tin là tên sinh viên và tên môn học. Vậy bạn cần 1 file excel có đầy đủ 2 thông tin này.
Bước 3: Bắt đầu Mail Merge
Đây là bước bạn chọn miền nội dung để chèn vào thông tin trong Word.
Hộp thoại xuất hiện sẽ chứa tất cả những cột trong file excel bạn đã lập. Nhiệm vụ của bạn là đưa chuột đến nơi bạn cần chèn nội dung và nhấn insert.
Bước 4: Kiểm tra thông tin
Sau khi bạn hiển thị kết quả, bạn nhấn vào nút mũi tên (next) để kiểm tra lại thông tin.
Bước 5: Email hoặc in file
– Trường hợp email, bạn cần làm thêm 1 bước nữa.
Các bạn thân mến, Mail Merge có vẻ thực hiện hơi dài đôi chút. Tuy nhiên, khi bạn đã thực hiện được 1 lần đầu tiên rôi, những lần sau bạn sẽ thao tác rất nhanh và việc email hay in ấn tài liệu với nhiều dữ liệu đối với bạn sẽ không còn là nỗi lo lắng nữa.
Bạn đang xem bài viết Mail Merge In Word 2022 trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!