Cập nhật thông tin chi tiết về Lọc Dữ Liệu Trong Một Dải Ô Hoặc Bảng mới nhất trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Sử dụng bộ lọc để tạm thời ẩn một số dữ liệu trong bảng, vì vậy bạn có thể tập trung vào dữ liệu mà bạn muốn xem.
Lọc phạm vi dữ liệu
Chọn ô bất kỳ trong phạm vi.
Chọn mũi tên tiêu đề cột.
Chọn bộ lọc văn bản hoặc bộ lọc số, rồi chọn một so sánh, chẳng hạn như giữa.
Nhập tiêu chí lọc, rồi chọn OK.
Lọc dữ liệu trong bảng
Khi bạn đặt dữ liệu của mình trong bảng, các điều khiển bộ lọc sẽ được tự động thêm vào tiêu đề bảng.
Chọn mũi tên tiêu đề cột cho cột bạn muốn lọc.
Bỏ chọn (chọn tất cả) , rồi chọn các hộp bạn muốn hiển thị.
Bấm vào OK.
Mũi tên tiêu đề cột các thay đổi đối với biểu tượng bộ lọc . Chọn biểu tượng này để thay đổi hoặc xóa bộ lọc.
Đào tạo về Excel: lọc dữ liệu trong bảng
Hướng dẫn và ví dụ để sắp xếp và lọc dữ liệu theo màu
Lọc dữ liệu trong PivotTable
Lọc bằng tiêu chí nâng cao
Loại bỏ bộ lọc
Dữ liệu đã lọc chỉ hiển thị các hàng đáp ứng tiêu chí bạn chỉ định và ẩn các hàng mà bạn không muốn hiển thị. Sau khi bạn lọc dữ liệu, bạn có thể sao chép, tìm, sửa, định dạng, biểu đồ và in tập con của dữ liệu đã lọc mà không sắp xếp lại hoặc di chuyển nó.
Bạn cũng có thể lọc nhiều hơn một cột. Bộ lọc là phụ gia, điều này có nghĩa là mỗi bộ lọc bổ sung dựa trên bộ lọc hiện tại và giảm thêm tập con của dữ liệu.
Lưu ý: Khi bạn sử dụng hộp thoại Tìm để tìm kiếm dữ liệu đã lọc, chỉ có dữ liệu được hiển thị đang tìm kiếm; dữ liệu không được hiển thị sẽ không được tìm kiếm. Để tìm kiếm tất cả dữ liệu, hãy xóa tất cả bộ lọc.
Hai kiểu bộ lọc
Sử dụng bộ lọc tự động, bạn có thể tạo hai loại bộ lọc: theo một giá trị danh sách hoặc theo tiêu chí. Mỗi loại bộ lọc này đều không có độc quyền đối với từng phạm vi ô hoặc bảng cột. Ví dụ, bạn có thể lọc theo một danh sách các số, hoặc một tiêu chí nhưng không phải bởi cả hai; bạn có thể lọc theo biểu tượng hoặc bằng một bộ lọc tùy chỉnh, nhưng không phải là cả hai.
Áp dụng lại bộ lọc
Để xác định xem một bộ lọc được áp dụng, hãy ghi lại biểu tượng trong đầu đề cột:
mũi tên thả xuống có nghĩa là việc lọc đã bật nhưng không được áp dụng.
Khi bạn di chuột lên đầu đề của một cột có bật lọc nhưng không được áp dụng, mẹo màn hình hiển thị “(Hiển thị tất cả)”.
Nút bộ lọc có nghĩa là một bộ lọc được áp dụng.
Khi bạn di chuột lên đầu đề của một cột đã lọc, mẹo màn hình sẽ hiển thị bộ lọc được áp dụng cho cột đó, chẳng hạn như “bằng màu đỏ ô” hoặc “lớn hơn 150”.
Khi bạn áp dụng lại một bộ lọc, các kết quả khác sẽ xuất hiện vì những lý do sau:
Không trộn kiểu dữ liệu
Để có kết quả tốt nhất, không pha trộn kiểu dữ liệu, chẳng hạn như văn bản và số hoặc số ngày trong cùng một cột, vì chỉ có một loại lệnh lọc sẵn dùng cho mỗi cột. Nếu có một kết hợp các kiểu dữ liệu, lệnh được hiển thị là kiểu dữ liệu sẽ xảy ra nhiều nhất. Ví dụ, nếu cột chứa ba giá trị được lưu trữ dưới dạng số và bốn là văn bản, lệnh bộ lọc văn bản sẽ được hiển thị.
Lọc dữ liệu trong bảng
Khi bạn nhập dữ liệu vào một bảng, các điều khiển lọc được tự động thêm vào tiêu đề của bảng.
Chọn dữ liệu bạn muốn lọc. Trên tab trang đầu, bấm định dạng dưới dạng bảng, rồi chọn định dạng dưới dạng bảng.
Trong hộp thoại tạo bảng , bạn có thể chọn bảng có tiêu đề của bạn hay không.
Chọn bảng của tôi có tiêu đề để bật hàng trên cùng của dữ liệu của bạn vào tiêu đề bảng. Dữ liệu trong hàng này sẽ không được lọc.
Không chọn hộp kiểm nếu bạn muốn Excel dành cho web thêm tiêu đề chỗ dành sẵn (mà bạn có thể đổi tên) trên dữ liệu bảng của bạn.
Bấm OK.
Để áp dụng bộ lọc, hãy bấm vào mũi tên trong tiêu đề cột, rồi chọn một tùy chọn bộ lọc.
Lọc phạm vi dữ liệu
Nếu bạn không muốn định dạng dữ liệu dưới dạng bảng, bạn cũng có thể áp dụng bộ lọc cho một phạm vi dữ liệu.
Chọn dữ liệu bạn muốn lọc. Để có kết quả tốt nhất, các cột sẽ có đầu đề.
Trên tab dữ liệu , chọn bộ lọc.
Các tùy chọn lọc cho bảng hoặc phạm vi
Bạn có thể áp dụng tùy chọn bộ lọc chung hoặc bộ lọc tùy chỉnh cụ thể với kiểu dữ liệu. Ví dụ: khi lọc số, bạn sẽ thấy các bộ lọc số, cho ngày tháng mà bạn sẽ thấy bộ lọc ngàyvà cho văn bản mà bạn sẽ thấy các bộ lọc văn bản. Tùy chọn bộ lọc chung cho phép bạn chọn dữ liệu bạn muốn xem từ danh sách dữ liệu hiện có như sau:
Bộ lọc số cho phép bạn áp dụng bộ lọc tùy chỉnh:
Trong ví dụ này, nếu bạn muốn xem các khu vực có doanh số bên dưới $6.000 trong tháng ba, bạn có thể áp dụng bộ lọc tùy chỉnh:
Đây là cách thực hiện:
Bấm OK.
Excel dành cho web áp dụng bộ lọc và chỉ hiển thị các khu vực có doanh số bên dưới $6000.
Bạn có thể áp dụng bộ lọc ngày tùy chỉnh và bộ lọc văn bản theo cách tương tự.
Để xóa bộ lọc khỏi cộtĐể loại bỏ tất cả các bộ lọc khỏi một bảng hoặc dải ô
Chọn ô bất kỳ trong bảng hoặc phạm vi của bạn, rồi trên tab dữ liệu , bấm vào nút bộ lọc .
Điều này sẽ loại bỏ các bộ lọc khỏi tất cả các cột trong bảng hoặc dải ô của bạn và hiển thị tất cả dữ liệu của bạn.
Hướng Dẫn Cách Đếm Ký Tự, Ký Tự Đặc Biệt Trong Một Ô Hoặc Một Dải Ô Trong Excel
Bài hướng dẫn này Học Excel Online sẽ giải thích cách đếm số ký tự trong Excel. Bạn sẽ biết được công thức đếm tất cả ký tự trong một dải ô, hay công thức dùng để đếm chỉ các ký tự đặc biệt trong một ô hay vài ô.
Trong bài hướng dẫn trước, chúng tôi đã giới thiệu hàm LEN trong Excel, hàm này cho phép chúng ta đếm tất cả ký tự trong một ô.
Chỉ dùng hàm LEN thôi cũng rất hiệu quả rồi, nhưng khi kết hợp với các hàm khác như hàm SUM, SUMPRODUCT, và SUBSTITUTE thì hàm LEN có thể giải được các bài toán phức tạp hơn rất nhiều. Tiếp tục trong bài hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn các công thức đơn giản và nâng cao để đếm số ký tự trong Excel.
CÁCH ĐẾM TẤT CẢ KÝ TỰ TRONG MỘT DẢI Ô
Khi nói đến việc đếm tất cả ký tự trong một vài ô thì giải pháp mà bạn nghĩ ngay đến đó chính là đếm số ký tự trong mỗi ô, rồi cộng các con số đó lại:
=LEN(A2)+(A3)+(A4)
Hay
Các công thức trên có lẽ sẽ hiệu quả trong một dải ô nhỏ. Để đếm tất cả ký tự trong một dải ô lớn hơn, chúng ta nên nghĩ ra một công thức khác gọn hơn, ví dụ: hàm SUMPRODUCT, hàm này sẽ cộng các mảng lại với nhau rồi trả về tổng của các kết quả đó.
Đây là công thức chung trong Excel để đếm tất cả ký tự trong một dải ô:
=SUMPRODUCT(LEN(dải ô))
Và khi áp dụng nó sẽ trông như thế này:
Không giống hàm SUMPRODUCT, hàm SUM không tính các mảng một cách mặc định, và bạn cần phải nhấn Ctrl+Shift+Enter để đưa nó về công thức mảng.
CÔNG THỨC ĐẾM SỐ KÝ TỰ TRONG MỘT DẢI Ô HOẠT ĐỘNG NHƯ THẾ NÀO
Đây là một trong những công thức dễ nhất để đếm số ký tự trong Excel. Hàm LEN tính toán chiều dài chuỗi cho mỗi ô trong một dải ô xác định rồi trả về một dãy số. Sau đó, hàm SUMPRODUCT hay SUM cộng các con số này với nhau và hiện kết quả là tổng số các ký tự.
=SUMPRODUCT({28;29;27;23;27;29;30})
Trong các ví dụ trên, một dãy gồm bảy con sốchính là chiều dài chuỗi trong các ô từ A1 đến A7 khi được cộng:
Lưu ý. Hãy chú ý rằng hàm LEN trong Excel cộng tất cả các ký tự trong mỗi ô một cách tuyệt đối, kể cả chữ cái, chữ số, dấu câu, ký tự đặc biệt, và tất cả các khoảng trống (thụt đầu dòng, thụt cuối dòng và khoảng cách giữa các từ).
LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐẾM CÁC KÝ TỰ ĐẶC BIỆT TRONG MỘT Ô
Thỉnh thoảng, thay vì phải đếm tất cả ký tự trong một ô, bạn có thể chỉ cần phải đếm sự xuất hiện của một ký tự, chữ số, hay biểu tượng đặc biệt.
=LEN(ô)-LEN(SUBSTITUTE(ô, ký tự,””))
Để đếm tần suất xuất hiện của một ký tự xác định trong một ô, hãy sử dụng hàm LEN kết hợp với hàm SUBSTITUTE:
Gỉả sử, bạn lưu giữ một cơ sở dữ liệu của những món hàng được giao, nơi mà mỗi loại hàng có ký hiệu nhận dạng riêng biệt. Và mỗi ô có một vài món hàng cách nhau bởi dấu phẩy, khoảng trống, hay bất cứ dấu phân cách nào. Nhiệm vụ của bạn là hãy đếm số lần xuất hiện của ký hiệu nhận dạng riêng biệt được xác định trong mỗi ô.
CÔNG THỨC ĐẾM KÝ TỰ NÀY TRONG EXCEL HOẠT ĐỘNG NHƯ THẾ NÀO
Để hiểu quy luật của công thức này, hãy chia nó ra thành từng phần nhỏ:
LEN(B2)
Đầu tiên, bạn đếm tổng chiều dài chuỗi của ô B2:
SUBSTITUTE(B2,”A”,””)
Sau đó, bạn dùng hàm SUBSTITUTE để loại bỏ số lần xuất hiện của “A” trong B2 bằng cách thay thế nó bằng một chuỗi rỗng(“”):
LEN(SUBSTITUTE(B2,”A”,””))
Sau đó, bạn đếm chiều dài chuỗi mà không có ký tự “A”:
Cuối cùng, bạn lấy tổng chiều dài chuỗi trừ cho chiều dài của chuỗi không có ký tự “A”.
Do đó, bạn tính được số ký tự “được loại bỏ”, kết quả này cũng là số lần xuất hiện của ký tự đó trong một ô.
Lưu ý. Hàm SUBSTITUTE của Excel là một hàm phân biệt dạng chữ, và vì thế các công thức trên đều phân biệt dạng chữ theo. Ví dụ, trong ảnh chụp màn hình ở trên, ô B3 có 3 lần xuất hiện của “A”-hai lần viết hoa, và một lần viết thường. Công thứ c chỉ đếm các ký tự viết hoa bởi vì chúng ta cung cấp “A” cho hàm SUBSTITUTE.
DÙNG HÀM KHÔNG PHÂN BIỆT DẠNG CHỮ TRONG EXCEL ĐỂ ĐẾM CÁC KÝ TỰ ĐẶC BIỆT TRONG MỘT Ô
Nếu bạn cần một phép đếm không phân biệt dạng chữ, hãy lồng ghép hàm UPPER vào hàm SUBSTITUTE để đổi ký tự xác định sang dạng viết hoa trước khi chạy phép thế. Và, hãy chắc rằng bạn đã nhập ký tự viết hoa vào công thức.
=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(UPPER(B2),”A”,””))
Ví dụ, để đếm các ký tự “A” và “a” trong ô B2, hãy dùng công thức này:
=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B2,”A”,””),”a”,””))
Cách khác đó là lồng ghép hàm SUBSTITUTE vào:
=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B2, UPPER($D$1),””),LOWER($D$1),””))
Trong vài trường hợp, bạn có thể cần phải đếm nhiều ký tự khác nhau trong một bảng, nhưng bạn lại không muốn phải điều chỉnh công thức mỗi lần tính toán. Trong trường hợp này, hãy lồng ghép hàm SUBSTITUE này vào hàm SUBSTITUTE khác, rồi gõ ký tự bạn muốn đếm vào một ô nào đó (trường hợp này là ô D1), và đổi giá trị của ô này sang dạng viết hoa và viết thường bẳng cách sử dụng hàm UPPER và LOWER:
=LEN(B2)_LEN(SUBSTITUTE(UPPER(B2),UPPER($C$1),””))
Hãy luân phiên thay đổi ô nguồn và ô chứa hoặc ký tự viết thường hoặc ký tự viết hoa với nhau. Ví dụ:
ĐẾM SỰ XUẤT HIỆN CỦA MỘT KÝ TỰ NHẤT ĐỊNH HAY CHUỖI CON TRONG MỘT Ô
Nếu bạn muốn đếm số lần xuất hiện của một sự kết hợp cụ thể các ký tự (ví dụ, một chuỗi ký tự nhất định, hay chuỗi con) trong một ô xác định, ví dụ, “A2” hay “SS” thì hãy chia số ký tự được trả về bởi công thức trên cho chiều dài của chuỗi con.
=(LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,$C$1,””)))/LEN($C$1)
Công thức phân biệt dạng chữ:
=(LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(LOWER(B2),LOWER($C$1),””)))/LEN($C$1)
Công thức không phân biệt dạng chữ:
LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐẾM CÁC KÝ TỰ ĐẶC BIỆT TRONG MỘT DẢI Ô
SUMPRODUCT(LEN(chuỗi)-LEN(SUBSTITUTE(chuỗi, ký tự,””)))
Giờ thì bạn đã biết công thức trong Excel dùng để đếm các ký tự trong một ô, bạn có thể muốn cải thiện nó thêm để tìm ra số lần xuất hiện của một ký tự nhất định trong một dải ô. Về việc này, chúng ta sẽ sử dụng hàm LEN trong Excel để đếm một ký tự đặc biệt trong một ô, điều này đã được nói đến trong ví dụ trên, rồi đặt nó vào hàm SUMPRODUCT, hàm này có thể giúp ta xử lý các mảng:
=SUM(LEN(B2:B8)-LEN(SUBSTITUTE(B2:B8,”A”,””)))
Và đây là công thức khác dùng để đếm các ký tự trong dải ô Excel:
So với công thức đầu tiên, điểm khác biệt dễ nhận thấy nhất đó chính là việc dùng hàm SUM thay vì hàm SUMPRODUCT. Điểm khác biệt khác đó chính là bạn phải nhấn Ctrl+Shift+Enter bởi vì không giống như hàm SUMPRODUCT, là hàm được tạo ra để xử lý các mảng, hàm SUM có thể xử lý các mảng chỉ khi được dùng trong công thức mảng.
=SUMPRODUCT(LEN(B2:B8)-LEN(SUBSTITUTE(B2:B8,D1,””)))
Nếu không muốn ghi trong công thức một cách cố định trong công thức, thì tất nhiên bạn có thể nhập nó vào một ô nào đó, ví dụ là ô D1, rồi tham chiếu ô đó vào công thức đếm ký tự của mình:
CÔNG THỨC ĐẾM KÝ TỰ NÀY HOẠT ĐỘNG NHƯ THẾ NÀO
Chắc bạn còn nhớ, hàm SUBSTITUTE được dùng để thay thế tất cả sự xuất hiện của ký tự xác định (trong ví dụ này là ký tự “A”) bằng một chuỗi ký tự rỗng (“”).
Sau đó, chúng ta cung cấp chuỗi ký tự được trả về bởi hàm SUBSTITUTE cho hàm LEN trong Excel để nó tính chiều dài chuỗi không có ký tự “A”. Rồi sau đó, chúng ta lấy tổng chiều dài chuỗi ký tự trừ cho chuỗi không có ký tự “A” đó. Kết quả của các phép tính này chính là một mảng các số ký tự, trong đó mỗi ô cho một số ký tự.
Cuối cùng, hàm SUMPRODUCT tính tổng các con số trong mảng rồi trả về tổng số ký tự xác định trong một dải ô.
MỘT CÔNG THỨC KHÔNG PHÂN BIỆT DẠNG CHỮ ĐỂ ĐẾM CÁC KÝ TỰ ĐẶC BIỆT TRONG MỘT DẢI Ô
Có lẽ, bạn đã biết hàm SUBSTITUTE là hàm phân biệt dạng chữ, hàm này cũng được dùng cho công thức đếm ký tự có phân biệt dạng chữ.
Để làm cho công thức không phân biệt dạng chữ nữa, hãy làm theo các bước đã được diễn giải trong ví dụ trước: mục CÔNG THỨC KHÔNG PHÂN BIỆT DẠNG CHỮ DÙNG ĐỂ ĐẾM CÁC KÝ TỰ ĐẶC BIỆT TRONG MỘT Ô.
=SUMPRODUCT(LEN(B2:B8)-LEN(SUBSTITUTE(UPPER(B2:B8),”A”,””)))
Sử dụng hàm UPPER và gõ ký tự in hoa:
=SUMPRODUCT(LEN(B2:B8)-LEN(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE((B2:B8),”A”,””),”a”,””)))
Sử dụng hàm SUBSTITUTE trong hàm SUBSTITUTE:
=SUMPRODUCT(LEN(B2:B8)-LEN(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE((B2:B8),UPPER($E$1),””), LOWER($E$1),””)))
Sử dụng hàm UPPER và hàm LOWER, hãy gõ hoặc ký tự viết hoa hoặc ký tự viết thường vào một ô nào đó, rồi tham chiếu ô đó trong công thức của bạn:
Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…
Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học
Cách Đặt Tên Cho Ô Hoặc Vùng Dữ Liệu Excel
Các công thức trong Excel thường sử dụng dữ liệu và giá trị từ những ô khác bằng cách sử dụng tham chiếu đến các ô đó. Nếu bạn có nhiều công thức, các tham chiếu ô có thể gây nhầm lẫn, làm cho công thức của bạn khó hiểu.
Tính năng Defined Names trong Excel làm cho công thức, cũng như những dữ liệu khác bớt rối và dễ hiểu hơn. Thay vì tham chiếu một ô chứa giá trị hoặc công thức, hay phạm vi ô theo tiêu đề hàng và cột (A1, B2, v.v…), bạn có thể sử dụng một tên được xác định để gán cho ô hoặc phạm vi ô đó.
Hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu cách làm việc với các phạm vi ô được đặt tên (named range), bao gồm tạo tên, quy tắc và phạm vi cho tên, cũng như cách chỉnh sửa, xóa, xem và sử dụng những tên này.
Phân biệt Defined Names và Table Names trong Excel
Đừng nhầm lẫn Defined Names với Table Names. Excel Table là tập hợp dữ liệu được lưu trữ trong các bản ghi (row/hàng) và các trường (column/cột). Excel gán tên mặc định (Table1, Table2, v.v…) cho mỗi bảng bạn tạo nhưng bạn có thể thay đổi nó nếu muốn.
Trước đây, chúng tôi đã giới thiệu cho bạn về bảng trong Excel và cung cấp một hướng dẫn kỹ lưỡng hơn về vấn đề này. Để tìm hiểu thêm về các bảng trong Excel, hãy xem trang hỗ trợ của Microsoft.
support.office.com/en-us/article/create-and-format-tables-e81aa349-b006-4f8a-9806-5af9df0ac664?ui=en-US&rs=en-US&ad=USQuy tắc cho Defined Names trong Excel
Khi tạo Defined Names trong Excel, bạn phải tuân theo các quy tắc nhất định. Ví dụ, những tên này không thể chứa các khoảng trắng và ký tự đầu tiên phải là một chữ cái, dấu gạch dưới (_) hoặc dấu gạch chéo ngược ().
Để biết danh sách đầy đủ các quy tắc, hãy xem phần ” Learn about syntax rules for names ” trên trang hỗ trợ của Microsoft.
support.office.com/en-us/article/Define-and-use-names-in-formulas-4D0F13AC-53B7-422E-AFD2-ABD7FF379C64#bmsyntax_rules_for_namesPhạm vi cho Defined Names trong Excel
Phạm vi của một Defined Name trong Excel đề cập đến nơi mà tên được nhận dạng không cần điều kiện, như tên trang tính hoặc file workbook. Mỗi tên có thể có phạm vi cấp độ bảng tính cục bộ hoặc cấp độ workbook.
Để biết thêm thông tin về vấn đề này, hãy xem phần ” The scope of a name ” trên trang hỗ trợ của Microsoft (link phía trên).
Tạo một Named Range trong Excel
Tên không phải tham chiếu đến các ô. Bạn có thể sử dụng tên để gắn nhãn cho một giá trị hoặc công thức bạn sử dụng ở nhiều nơi trong workbook.
Khi xác định tên cho một ô hoặc phạm vi ô, tham chiếu ô tuyệt đối được sử dụng theo mặc định.
Xác định tên bằng hộp Name
Sử dụng hộp Name là cách dễ nhất để xác định tên cho một nhóm ô. Xác định tên bằng hộp Name chỉ tạo tên với phạm vi cấp workbook, nghĩa là tên có thể được tham chiếu ở bất kỳ đâu trong workbook mà nó được tạo, không cần thêm bất kỳ tên trang tính hoặc tên file workbook nào.
Bài viết sẽ đề cập đến một phương pháp khác, cho phép bạn tạo các tên cấp độ bảng tính trong phần sau.
Để sử dụng hộp Name xác định tên, hãy làm như sau:
1. Chọn ô hoặc phạm vi ô bạn muốn đặt tên.
2. Nhập tên bạn muốn vào hộp Name ở bên trái của thanh Formula và nhấn Enter.
Hãy chắc chắn rằng bạn làm theo các quy tắc cho tên được đề cập trước đó.
Đặt tên cho một dãy ô trong Excel bằng phần văn bản trong tiêu đề của ô
Nếu đã thêm các tiêu đề hàng hoặc cột vào dữ liệu của mình, bạn có thể sử dụng các tiêu đề này làm tên.
Để xác định tên từ một tiêu đề, hãy làm như sau:
1. Chọn các ô bạn muốn đặt tên bao gồm nhãn trên hàng hoặc cột.
2. Trên tab Formulas, bấm vào Create from Selection trong phần Defined Names hoặc nhấn Ctrl+ Shift+ F3.
Nếu nhãn chứa khoảng trắng hoặc các ký tự không hợp lệ khác như ký hiệu (&), chúng sẽ được thay thế bằng dấu gạch dưới.
Trên hộp thoại Create Names from Selection mới xuất hiện người dùng sẽ có thêm các tùy chọn:
Top row: Lấy dòng phía trên làm tiêu đề.
Left Column: Lấy cột bên trái làm tiêu đề.
Bottom Row: Lấy dòng phía dưới làm tiêu đề.
Right Column: Lấy cột bên phải làm tiêu đề.
Ví dụ, nhãn tiêu đề trong hình trên nằm ở đầu cột được chọn, tích vào hộp Top row và nhấn OK.
Tên này là một tên cấp độ workbook và áp dụng cho tất cả các ô được chọn ngoại trừ ô nhãn tiêu đề. Khi chọn các ô được đề cập bằng tên, không có ô nhãn tiêu đề, bạn sẽ thấy tên trong hộp Name.
Xác định tên bằng hộp thoại New Name
Hộp thoại New Name cung cấp nhiều tùy chọn hơn khi tạo tên, như chỉ định phạm vi cấp độ bảng tính hoặc thêm nhận xét vào tên. Ngoài ra, hộp thoại New Name cho phép bạn xác định tên cho một giá trị hoặc công thức.
Để sử dụng hộp thoại New Name đặt tên cho một ô hoặc phạm vi ô, hãy bắt đầu với các mục sau:
1. Nếu bạn đang xác định tên cho một ô hoặc phạm vi ô, hãy chọn các ô muốn đặt tên. Nếu xác định tên cho một giá trị hoặc công thức, bạn có thể chọn bất cứ ô nào.
Trên hộp thoại New Name, chỉ định thông tin sau:
Name: Nhập tên theo quy tắc cho tên được xác định.
Scope: Theo mặc định, Workbook được chọn làm phạm vi cho tên. Nếu bạn muốn đưa ra tên phạm vi cấp bảng tính, hãy chọn bảng tính bạn muốn từ danh sách drop-down Scope.
Comment: Thêm bất kỳ ghi chú nào bạn muốn vào tên.
Refers to: Các ô hiện được chọn và tên của trang tính (hoặc tab) hiện tại đang được tự động nhập vào hộp Refers to. Nếu bạn xác định tên cho một giá trị hoặc công thức, hãy thay thế những gì trong hộp Refers to bằng dấu bằng (=), theo sau là giá trị hoặc công thức.
Nút ở bên phải của hộp Refers to cho phép bạn thu nhỏ hộp thoại New Name và chọn các ô trên trang tính để nhập một phạm vi ô. Bài viết sẽ nói nhiều hơn về cách sử dụng nút đó trong phần tiếp theo, ” Chỉnh sửa một Named Range “.
Khi bạn đã hoàn tất việc nhập thông tin cho tên, nhấp OK để quay lại bảng tính.
Hướng dẫn đặt tên một dãy ô trên Excel
Bước 2:
Trong hộp thoại mới xuất hiện sau đó sẽ có các mục cần lựa chọn nội dung.
Name: Nhập tên của dãy vào. Tên cần viết liền hoặc có dấu gạch dưới.
Scope: Phạm vi của dãy. Chọn Workbook nếu muốn áp dụng cho file Excel này hoặc có thể chọn để áp dụng riêng cho 1 Sheet nào đó.
Nhấn OK để thiết lập.
Khi đó các tên đã đặt sẽ nằm trong phần Use in Formula trong tab Formulas.
Chỉnh sửa Named Range trong Excel
Sau khi xác định tên, bạn có thể thay đổi tên, nhận xét và tham chiếu của nó.
Nếu có một danh sách dài các tên, bạn có thể lọc chúng để tìm tên muốn chỉnh sửa.
Để xóa tất cả các bộ lọc và hiển thị lại tất cả các tên, nhấp vào Filter và chọn Clear Filter.
Để thay đổi tên hoặc nhận xét, chọn tên bạn muốn thay đổi và nhấp vào Edit.
Thay đổi Name, Comment hoặc cả hai, và bấm OK.
Bạn không thể thay đổi Scope (Phạm vi) của một tên hiện có. Hãy xóa tên và xác định lại một lần nữa phạm vi chính xác.
Bạn có thể thay đổi các ô trong Refers to trên hộp Edit Name. Nhưng bạn cũng có thể làm điều này trực tiếp trên hộp thoại Name Manager (tìm hiểu trong phần tiếp theo). Phương thức thay đổi tham chiếu ô Name Manager giống nhau trên cả hai hộp thoại.
Để thay đổi ô hoặc phạm vi ô mà tên này đề cập đến trong hộp thoại Name Manager, trước tiên hãy chọn tên bạn muốn thay đổi tham chiếu ô. Sau đó, nhấp vào nút mũi tên lên ở bên phải của hộp Refers to.
Hộp thoại Name Manager thu nhỏ xuống chỉ còn hộp Refers to. Để thay đổi tham chiếu ô, hãy làm như sau:
1. Chọn ô hoặc phạm vi ô trên bảng tính.
2. Nhấp vào nút ở bên phải của hộp Refers to.
Bạn sẽ thấy tham chiếu ô mới trong hộp Refers to và hộp thoại Name Manager được khôi phục đầy đủ.
Để chấp nhận tham chiếu ô mới, nhấp vào nút tích màu xanh lục. Hoặc để hoàn nguyên thay đổi trở lại tham chiếu ô ban đầu, nhấp vào nút X màu đen.
Bấm Close để đóng hộp thoại Name Manager.
Xem tất cả Defined Name trong workbook Excel
Hộp thoại Name Manager liệt kê tất cả các tên cấp độ bảng tính và cấp độ workbook mà bạn đã xác định trong workbook, cho dù bảng tính nào đang hoạt động. Nhưng trong khi hộp thoại mở, bạn không thể làm việc trên bảng tính của mình.
Sẽ có ích nếu có một danh sách các tên trực tiếp trên bảng tính hiện tại. Bằng cách đó, bạn có thể tự do di chuyển xung quanh và quyết định tên nào cần chỉnh sửa hoặc tên nào muốn xóa trong khi tham khảo danh sách của mình.
Bạn có thể tạo danh sách trực tiếp trên một vùng trống của bảng tính. Danh sách này bao gồm tên cấp độ bảng tính và workbook có phạm vi trong bảng tính hiện đang hoạt động.
Để bắt đầu tạo danh sách tên, hãy làm như sau:
1. Xác định vị trí một vùng trống của bảng tính hiện tại nơi có sẵn hai cột và chọn ô sẽ là góc trên bên trái của danh sách.
2. Trong phần Defined Names của tab Formula, bấm Use in Formula và chọn Paste Names hoặc nhấn F3.
Trên hộp thoại Paste Names, bấm Paste List.
Tên, tham chiếu ô, giá trị và công thức tương ứng của chúng được dán vào các ô trên trang tính.
Bây giờ, bạn có thể xem lại danh sách của mình và quyết định phải làm gì với các tên trong đó. Bạn có thể xóa danh sách này trên bảng tính một khi không cần nó nữa.
Xóa Name Range trong Excel
Nếu có một số tên không sử dụng nữa, thì tốt nhất là xóa chúng đi. Nếu không, danh sách tên sẽ bị lộn xộn và khó quản lý.
Để mở Name Manager, bấm vào Name Manager trong phần Defined Names của tab Formulas.
Sử dụng tên để điều hướng nhanh trong Excel
Nếu tên đề cập đến một phạm vi ô, bạn có thể sử dụng tên đó để nhanh chóng điều hướng đến và chọn phạm vi ô.
Để chuyển đến một phạm vi được đặt tên, nhấp vào mũi tên xuống trên hộp Name ở bên trái của thanh Formula và chọn tên bạn muốn.
Tên cấp độ bảng tính chỉ hiển thị trong danh sách drop-down của hộp Name, nếu bảng tính được tạo trong đó là bảng tính hiện đang hoạt động.
Ngoài ra, bạn có thể nhập tên cho một phạm vi ô muốn chuyển đến trong hộp Name và nhấn Enter. Nhưng hãy chắc chắn rằng bạn đã xác định tên. Nếu không, bạn sẽ áp dụng tên đó cho ô hoặc phạm vi ô hiện được chọn.
Sử dụng tên trong công thức Excel
Sử dụng Defined Name trong công thức làm cho nó dễ hiểu hơn.
Có một số cách bạn có thể nhập tên vào công thức. Nếu biết chính xác tên muốn sử dụng, bạn có thể nhập tên trực tiếp vào công thức.
Bạn cũng có thể sử dụng Formula AutoComplete. Khi nhập công thức, Excel sẽ tự động liệt kê các tên hợp lệ và bạn có thể chọn một tên để nhập nó vào công thức. Ví dụ, tên Total được đề xuất trong bảng tính sau vì phạm vi ô được chọn có tên đó.
Phương pháp cuối cùng để sử dụng tên trong công thức là bắt đầu nhập công thức của bạn và nhấn F3. Sau đó, chọn tên bạn muốn sử dụng trên hộp thoại Paste Name và bấm OK, hoặc nhấn Enter.
Defined Names trong Excel có thể giúp giữ cho worksheet của bạn ngăn nắp và dễ hiểu. Hãy sử dụng tên này cho không chỉ phạm vi ô mà còn cho các giá trị và công thức bạn sử dụng thường xuyên.
Để tìm hiểu thêm, hãy xem hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu với Microsoft Excel.
Cách Gộp Hai Hoặc Nhiều Ô Trong Excel Mà Không Mất Dữ Liệu
Trong bài hướng dẫn này, Học Excel Online sẽ cung cấp cho các bạn những cách thức để có thể nhanh chóng gộp hai hay nhiều ô mà không làm mất dữ liệu trong các ô này trong các phiên bản Excel 2016, 2013, 2010 và những phiên bản cũ hơn nữa.
Trong trang tính Excel, các bạn có thể sẽ phải gộp hai ô hay nhiều ô lại thành một ô lớn, với mục đích hiển thị dữ liệu tốt hơn và điều chỉnh nội dung có cấu trúc gọn gàng hơn. Đôi khi, nội dung trong một ô quá nhiều và bạn quyết định gộp thêm ô trống bên cạnh để có nhiều không gian cho dữ liệu của mình.
Dù lý do là gì, việc gộp ô trong Excel cũng có những khó khăn nhất định vì nếu bạn định gộp nhiều ô có chứa dữ liệu, chức năng gộp ô cơ bản của Excel sẽ chỉ giữ lại dữ liệu của ô đầu tiên bên trái hoặc của ô đầu tiên trên cùng và xóa đi thông tin ở những ô còn lại.
Bạn sẽ tự hỏi, liệu có cách để gộp ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu không? Bài viết này sẽ được cung cấp những cách làm và giải pháp giúp bạn giải quyết bài toán này và chúng sẽ thích hợp cho mọi phiên bản Excel, từ 2016, 2013 đến 2010 và lâu hơn nữa.
Gộp ô trong Excel sử dụng chức năng Merge & Center:
Trong ví dụ này, chúng ta có dữ liệu ở ô A2 và bạn muốn gộp ô này với các ô B2 và C2 bên phải để tạo thành 1 ô lớn chứa được toàn bộ thông tin.
Chức năng gộp ô của Excel – những hạn chế:
Khi sử dụng chức năng này của Excel để gộp ô, bạn nên lưu ý như sau:
Cách gộp các ô trong Excel mà không mất dữ liệu:
Chức năng gộp ô truyền thống của Excel sẽ chỉ giữ lại thông tin/ dữ liệu trong ô trên cùng bên trái trong dãy ô mà bạn đã lựa chọn. Mặc dù Excel đã có nhiều cải tiến trong các phiên bản gần đây, Excel dường như đã bỏ qua vấn đề gộp ô này vì chúng vẫn tồn tại ở các phiên bản Excel 2013 và 2016. Tuy nhiên, luôn có đường vòng để giải quyết bài toán như thế này.
Cách 1. Gộp ô trong một cột (chức năng Justify)
Đây là cách nhanh và dễ dàng để gộp ô trong Excel mà vẫn giữ đầy đủ nội dung trong các ô. Tuy nhiên, nó yêu cầu các ô được gộp phải cùng nằm trong một cột.
Chọn tất cả các ô bạn muốn gộp.
Điều chỉnh độ rộng của cột sao cho nó có thể chứa vừa được thông tin của tất cả các ô.
Ở tab Home, phần Editing, bạn chọn Fill – cách này sẽ chuyển toàn bộ thông tin của các ô được chọn vào ô trên cùng.
Nếu những giá trị được gộp tràn ra các hàng dưới đó, bạn hãy điều chỉnh cho cột rộng hơn và lặp lại quy trình này.
Cách gộp ô này dễ thực hiện nhưng cũng có những nhược điểm như sau:
Dùng Justify, bạn chỉ có gộp các ô trong một cột duy nhất.
Cách này chỉ phù hợp với các ô chứa văn bản, ô chứa số cũng như công thức không thể gộp theo cách này.
Cách này sẽ không thực hiện được nếu có bất cứ một ô trống nào nằm giữa các ô được chọn.
Cách 2. Gộp nhiều ô mà vẫn giữ nguyên dữ liệu sử dụng công cụ ngoài Merge Cells
Để có thể gộp nhiều ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu, bạn có thể sử dụng công cụ Merge Cells for Excel.
Chọn Cells into one ở dưới phần “What to merge”.
Chọn những ký hiệu phân tách thông tin dưới phần “Separate values with”.
Chọn ô mà bạn muốn chứa thông tin cuối cùng: ô trên cùng bên phải, ô trên cùng bên trái, ô dưới cùng bên phải hoặc ô dưới cùng bên trái.
Hãy chắc chắn rằng ô Merge all areas in the selection đã được chọn. Nếu ô này không được chọn, công cụ này sẽ đóng vai trò như chức năng CONCATENATE, nghĩa là gộp các thông tin dữ liệu vào một ô mà không gộp các ô chứa thông tin đó.
Công cụ này phù hợp với cả Excel 2016, 2013, 2010, 2007 và 2003.
Cách 3. Dùng chức năng CONCATENATE để gộp nhiều ô:
Những ai đã quen thuộc với các công thức của Excel cơ bản thì sẽ thấy hứng thú với cách gộp ô này. Bạn có thể sử dụng chức năng CONCATENATE để gộp các thông tin vào một ô trước, sau đó mới gộp các ô.
Giả sử bạn muốn gộp ô A2 và B2 trong Excel, cả hai ô này đều chứa dữ liệu. Để không bị mất dữ liệu trong ô thứ 2 khi gộp, bạn hãy gộp dữ liệu của chúng bằng cách sử dụng một trong 2 công thức sau: =CONCATENATE(A2,”, “,B2)
=A2&”, “&B2
Copy ô chứa công thức CONCATENATE (D2)
Như vậy, bạn đã có thể gộp nhiều ô trong Excel mà vẫn giữ nguyên dữ liệu, công thức CONCATENATE chỉ dài hơn một chút thôi. Ưu điểm của cách này là bạn có thể phân tách các thông tin được gộp bằng các dấu chỉ trong một công thức duy nhất, ví dụ: =CONCATENATE(A2, “: “, B2, “, “, C2)
1. Chọn ô bạn muốn gộp. 2. Nhấn phímAlt để có thể điều khiển thanh công cụ trên Excel và hãy giữ phím cho đến khi một dãy chữ tắt hiện lên. 3. Nhấn phímH để sử dụng tab Home. 4. Chọn phímM để sử dụng Merge & Center. 5. Nhấn một trong các phím sau đây: –C để gộp và căn lề chính giữa cho các ô –A để gộp các ô theo từng hàng riêng biệt –M để gộp ô mà không căn lề chính giữa
Cách nhanh chóng tìm được các ô đã gộp:
Việc gộp ô có thể giúp bạn trình bày thông tin trong Excel nhưng cũng có những bất lợi nhất định:
Bạn không thể phân loại (sort) trong một cột có chứa ô đã gộp.
Auto Fill hay Fill Flash sẽ không thể sử dụng được nếu trong vùng dữ liệu bạn chọn có ô đã gộp.
Bạn không thể đổi một vùng dữ liệu có chứa ô gộp thành bảng Excel.
Vì vậy, hãy suy tính kỹ trước khi bạn gộp ô trong Excel và chỉ làm khi bạn thấy thực sự cần thiết.
Nếu bạn muốn gộp những ô có vị trí ở giữa trang tính Excel, bạn có thể sử dụng chức năng Center Across Selection để thay thế:
Chọn ô bạn muốn gộp, trong ví dụ này là B4 và C4.
Nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells.
Tại tab Alignment, chọn Center Across Selection ở danh sách Horizontal, sau đó nhấn OK.
Những kiến thức bạn đang xem thuộc khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao của Học Excel Online. Khóa học này cung cấp cho bạn kiến thức một cách đầy đủ và có hệ thống về các hàm, các công cụ trong excel, ứng dụng excel trong công việc… Hiện nay hệ thống đang có nhiều ưu đãi khi bạn đăng ký tham gia khóa học này. Hãy tham gia ngay tại địa chỉ:
Bạn đang xem bài viết Lọc Dữ Liệu Trong Một Dải Ô Hoặc Bảng trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!