Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Sử Dụng Ms Word 2007 mới nhất trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là WinWord hay MS Word, hay chỉ đơn giản là Word, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của Microsoft, là một chuyên đề trong nhóm tin học văn phòng.
MS Word cho phép người dùng làm việc với văn bản thô và văn bản định dạng, các hiệu ứng cho chữ như font chữ, màu sắc, bảng biểu, thư tín, ghi chú, cùng với hình ảnh đồ họa và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn.
Ngoài ra Word còn được trang bị các công cụ kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng. Các phiên bản của Word thường lưu tên tập tin với đuôi là .doc hay .docx (đối với Word 2007).
Nội dung chuyên đề MS Word 2007
Đợi đã, hãy để lại email, chúng tôi sẽ gửi bài vào email bạn, cùng nhiều bài khác nữa.
Ngoài việc soạn văn bản, MS Word còn giúp ta có thể xuất ra các định dạng web html để sử dụng trên môi trường Internet.
Word 2007 ra đời với nhiều chức năng mới, lạ, hay. Chuyên đề này hi vọng giúp các bạn đã biết word làm quen nhanh với giao diện mới, giúp các bạn chưa biết Word có những kiến thức cơ bản để khai thác các thế mạnh của Word 2007 một cách nhanh nhất phục vụ cho công việc của mình, nhất là công việc văn phòng.
Mời các bạn tham gia chuyên đề Hướng dẫn sử dụng MS Excel 2007, thuộc nhóm chuyên đề cơ bản cho Tin học văn phòng
Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.
Hướng Dẫn Sử Dụng Word 2007
Cho dù bạn đã từng sử dụng qua bộ Microsoft Office 2003 hay các phiên bản trước đây thì khi tiếp xúc với phiên bản Microsoft Office 2007 mới nhất này, bạn sẽ vẫn cứ “lúng ta lúng túng” như người mới bắt đầu.
1. Làm quen với giao diện mới
Bạn hãy để ý, ở góc trên bên tay trái có một nút hình tròn , nó có tên là Microsoft Office Button. Nhấn nút này sẽ xuất hiện một bảng lệnh tương tự như menu File của phiên bản Word trước, bao gồm các lệnh: New, Open, Save, Print…
Quick Access Toolbar là thanh công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy cập nhanh đến những nút lệnh thường dùng. Bạn có thể nhấn chuột vào nút mũi tên ở cuối thanh và bổ sung thêm những nút lệnh bạn hay dùng khác vào thanh công cụ này bằng cách đánh dấu chọn vào nó.
Sử dụng phím tắt để mở các thẻ, nút lệnh
Ngoài phương pháp nhấn chuột, bạn có thể sử dụng phím tắt để truy cập đến các thẻ, nút lệnh một cách nhanh chóng. Rất đơn giản, hãy giữ phím Alt trong 2 giây, lập tức xuất hiện các chữ cái trên các thẻ, bạn nhấn tiếp chữ cái trên thẻ nào mình muốn mở, thẻ đó sẽ được kích hoạt. Bây giờ trên các nút lệnh lại xuất hiện một loạt chữ cái để bạn kích hoạt nó với cách tương tự.
2. Tạo một tài liệu mới
Tương tự như Word 2003, phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word 2007 là Ctrl+N. Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document.
Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button , chọn New. Nhấn Installed Templates, sau đó chọn một mẫu đã cài vào máy hay chọn một mẫu từ Microsoft Office Online (yêu cầu có kết nối Internet để tải về). Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn.
3. Mở tài liệu có sẵn trên máy
Tương tự như Word 2003, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O. Bạn cũng có thể vào Microsoft Office Button , chọn Open.
4.Lưu tài liệu
Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S (giống Word 2003). Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button , chọn Save.
Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên file và chọn nơi lưu.
Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As (phím tắt F12, tương tự như Word 2003).
5.Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước
Mặc định, tài liệu của Word 2007 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn đã quen thuộc. Với định dạng này, bạn sẽ không thể nào mở được trên Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document).
Muốn Word 2007 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK.
6. Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ
Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, bạn nên bật tính năng sao lưu tự động theo chu kỳ. Cũng trong hộp thoại Word Options, chọn mục Save ở bên trái, đánh dấu check vào Save AutoRecover information every, sau đó nhập số phút tự động lưu vào ô bên cạnh. Nhấn OK.
7. Lưu tài liệu với định dạng PDF/XPS
Một tính năng mới có trong Word 2007 là khả năng lưu tài liệu với dạng file *.PDF và *.XPS. Có lẽ bạn đã khá quen thuộc với định dạng PDF. Còn XPS? Tương tự PDF, XPS (XML Paper Specification) là loại file điện tử có bố cục cố định, đảm bảo khi file được xem trên mạng hay đem in nó vẫn giữ lại chính xác các phần định dạng bạn cần, dữ liệu trong file không dễ thay đổi.
Để lưu hoặc xuất sang định dạng PDF/XPS, trước hết bạn cần cài đặt thêm phần hỗ trợ Microsoft Save as PDF or XPS cho hệ thống Office 2007: truycập vào chúng tôi chúng tôi và làm theo hướng dẫn trong đó để cài đặt.
Cài xong bạn có thể lưu tài liệu lại với dạng PDF/XPS bằng cách nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As, chọn PDF or XPS.
8. Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu
Có lẽ bạn đã khá quen thuộc với hộp Zoom trên thanh công cụ Standard của Word 2003, nó giúp phóng to hay thu nhỏ tài liệu với nhiều tùy chọn. Còn trên Word 2007, công cụ này nằm ở đâu? Bạn hãy đưa mắt xuống góc dưới bên phải cửa sổ, trên thanh trạng thái sẽ thấy thanh trượt Zoom . Bạn chỉ việc kéo thanh trượt qua phải để phóng lớn hay qua trái để thu nhỏ tài liệu.
9. Xác lập chế độ phóng lớn / thu nhỏ đặc biệt
Trong thẻ View, nhóm Zoom, nhấn 100% để đưa tài liệu về đúng kích cỡ của nó. Cũng trong nhóm Zoom, nút One Page cho phép bạn hiển thị vừa đúng 1 trang trên màn hình, nút Two Pages hiển thị đúng 2 trang, còn Page Width là chế độ Zoom mà chiều rộng trang vừa với chiều rộng màn hình. Nhấn nút Zoom sẽ cho nhiều tùy chọn hơn nữa.
10. Xem tài liệu ở chế độ Full Screen Reading
Ở Word 2003, bạn có thể xem tài liệu giống như xem sách (2 trang đối diện nhau, và chiều rộng màn hình được tận dụng tối đa để có thể đọc và ghi chú vào tài liệu một cách dễ dàng). Cách thực hiện: vào menu View – Reading Layout.
Đối với Word 2007, công cụ này nằm ở thẻ View, nhóm Document Views, mục Full Screen Reading. Khi ở chế độ Full Screen Reading, nhấn phím mũi tên ở góc dưới của trang để di chuyển qua lại giữa các trang. Nhấn ESC để trở về chế độ Print Layout. Cũng trong nhóm Document Views bạn có thể chọn nhiều chế độ hiển thị khác như Web Layout, Outline, Draft.
11. Thanh thước kẻ (Ruler)
Thước kẻ dọc và ngang rất tiện lợi cho bạn canh chỉnh, thế nhưng trong phiên bản Word 2007 này hình như Microsoft đã loại bỏ nó rồi? Không phải vậy, cũng như Word 2003 cho phép bạn tùy ý bật tắt thanh Ruler (menu View – Ruler), trong phiên bản 2007, chức năng này đã được đưa vào thẻ View, nhóm Show/Hide. Bạn chỉ việc đánh dấu check vào mục Ruler để cho nó hiện lên lại.
Một cách khác để cho thước kẻ hiện ra là nhấn chuột vào nút View Ruler ở phía trên thanh cuộn dọc.
Nếu thực hiện cách này mà bạn chỉ thấy có mỗi thước kẻ ngang xuất hiện, không thấy thước kẻ dọc đâu cả, hãy làm thêm bước sau để bật thước kẻ dọc lên: Nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp Word Options. Trong hộp thoại xuất hiện, ở khung bên trái chọn Advanced. Kéo thanh trượt ở khung bên phải xuống dưới nhóm Display, đánh dấu chọn hộp kiểm Show vertical ruler in Print Layout view. Nhấn OK
Lưu ý: Bạn phải xem tài liệu ở chế độ Print Layout thì mới hiện đủ được các thanh thước kẻ.
12. Duyệt tài liệu ở chế độ hình thu nhỏ (Thumbnails)
Chế độ này rất hữu ích nếu trong tài liệu của bạn có quá nhiều trang vì nó cho bạn một cái nhìn tổng thể về các trang, và bạn có thể nhảy nhanh đến một trang bất kỳ.
Trong thẻ View, nhóm Show/Hide, bạn đánh dấu check vào hộp kiểm Thumbnails. Lập tức bên trái cửa sổ xuất hiện một khung chứa hình thu nhỏ của các trang trong tài liệu, kèm theo số trang ở bên dưới. Bạn nhấn chuột vào một trang để nhảy đến trang đó.
13. Thay đổi xác lập lề trang Trong Word 2003, để thay đổi những xác lập trang, bạn vào menu File – Page Setup. Còn trong Word 2007 thì sao? Các xác lập trang giấy nằm trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup. Để thay đổi lề trang, nhấn nút Margins, một menu xổ xuống cho bạn chọn những kiểu lề trang mình thích (mỗi kiểu lề đều có ghi chú thông số bên cạnh, ví dụ kiểu Normal thì lề trên, dưới, trái, phải đều cách mép giấy 1 inch…)
Nếu như các thông số lề trang bạn muốn xác lập không có sẵn trong danh sách, hãy nhấn Custom Margins ở cuối menu, sau đó tự mình nhập vào thông số mới.
14. Hiển thị các lề trang
Nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options. Trong hộp thoại xuất hiện, ở khung bên trái nhấn Advanced, khung bên phải kéo thanh trượt xuống nhóm Show document content và đánh dấu check vào hộp kiểm Show text boundaries. Nhấn OK.
15. Các lề trang sẽ xuất hiện trong tài liệu dưới dạng đường đứt nét
16. Chọn hướng giấy cho toàn bộ tài liệu
Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Orientation và chọn một trong hai kiểu là Portrait (trang dọc) hoặc Landscape (trang ngang).
17. Xác lập trang dọc và trang ngang trong cùng một tài liệu
– Dùng chuột quét chọn các đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi sang hướng dọc hoặc ngang.
– Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Margins.
– Nhấn Custom Margins, chọn tiếp Portrait (trang dọc) hoặc Landscape (trang ngang) trong mục Orientation.
– Trong mục Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK.
18. Thay đổi cỡ giấy
Nếu muốn thay đổi kích cỡ trang giấy, trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Size. Menu xổ xuống cho bạn chọn một trong các cỡ giấy có sẵn như: Letter, A4, A5, A6, Postcard…
Muốn xác lập một cỡ giấy đặc biệt không có trong danh sách, bạn chọn More Paper Sizes ở cuối menu và nhập vào chiều rộng (Width), chiều cao (Height) mình thích.
Khắc phục hiện tượng: Lề trên bị biến mất
Khi bạn xem tài liệu ở chế độ Print Layout, điểm chèn nằm ở sát góc trên bên trái trang, giống như là không có lề trên vậy. Cách khắc phục:
1. Khi lề trên hoặc lề dưới không hiển thị, bạn đưa con trỏ chuột đến lề trên hoặc lề dưới của trang cho đến khi con trỏ biến thành mũi tên hai đầu rồi nhấn đúp chuột vào.
2. Lề trên và lề dưới giờ đây đã được hiển thị.
Một cách khác để khắc phục hiện tượng bị mất lề trên:
– Trong thẻ View, nhóm Document Views, đảm bảo rằng nút Print Layout đang được chọn.
– Nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp Word Options.
– Trong khung bên trái, chọn Display.
– Ở khung bên phải, dưới nhóm Page display options, đánh dấu chọn mục Show white space between pages in Print Layout view. Nhấn OK.
Khác với Word 2007 phải nhấn đúp chuột, trong Word 2003 để hiển thị lại lề trên, bạn đưa con trỏ chuột đến lề trên hoặc lề dưới của trang cho đến khi con trỏ biến thành mũi tên hai đầu rồi nhấn một lần chuột trái vào.
19. Chèn Header, Footer cho toàn bộ tài liệu
Trong Word 2003, để chèn Header hay Footer vào tài liệu, chúng ta vào menu View – Header and Footer. Còn trong Word 2007, tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer.
Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu cho bạn chọn. Kế đến bạn nhập nội dung cho Header hay Footer đó. Nhập xong nhấn đúp chuột vào vùng nội dung của trang, lập tức Header / Footer sẽ được áp dụng cho toàn bộ trang của tài liệu.
20. Thay đổi Header / Footer cũ bằng Header / Footer mới
Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Sau đó chọn lại một Header / Footer mới để thay cho Header / Footer hiện tại.
21. Không sử dụng Header / Footer cho trang đầu tiên Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different first page bên dưới mục Headers and footers. Nhấn OK.
Vậy là Header / Footer đã được loại bỏ khỏi trang đầu tiên của tài liệu.
22. Áp dụng Header / Footer khác nhau cho trang chẵn và trang lẻ
Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different odd and even bên dưới mục Headers and footers. Nhấn OK.
Bây giờ bạn có thể chèn Header / Footer cho các trang chẵn trên một trang chẵn bất kỳ, chèn Header / Footer cho các trang lẻ trên một trang lẻ bất kỳ.
23. Thay đổi nội dung của Header / Footer
Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer trong menu xổ xuống để chỉnh sửa nội dung của Header / Footer. Trong khi chỉnh sửa bạn có thể định dạng lại font chữ, kiểu chữ, màu sắc… cho tiêu đề Header / Footer bằng cách chọn chữ và sử dụng thanh công cụ Mini xuất hiện bên cạnh.
Chỉnh sửa xong bạn nhấn đúp chuột ra ngoài vùng nội dung của trang tài liệu. 24. Xóa Header / Footer Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Remove Header / Remove Footer trong danh sách xổ xuống.
25. Tạo Header / Footer khác nhau cho các vùng khác nhau của tài liệu – Trước tiên, bạn cần tạo các ngắt vùng để phân chia các vùng trong tài liệu. Nhấn chuột vào vị trí muốn đặt một vùng mới. Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Breaks và chọn một kiểu ngắt vùng phù hợp trong Section Breaks, ví dụ Continuous (chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về ngắt trang / ngắt vùng ở những bài viết sau).
– Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer để chỉnh sửa nội dung cho Header / Footer.
– Trên thẻ Header & Footer, nhóm Navigation, nếu thấy nút Link to Previous đang sáng thì nhấn vào nút này một lần nữa để ngắt kết nối giữa Header / Footer trong vùng mới này với vùng trước đó. Bạn sẽ thấy mục Same as Previous ở góc trên bên phải của Header / Footer biến mất.
– Sau đó bạn chỉnh sửa Header / Footer cho vùng mới này và yên tâm rằng những Header / Footer của các vùng trước đó không bị thay đổi theo.26. Thay đổi giao diện cho Office Theo những ảnh trên bạn có thấy là màu xanh truyền thống của Microsoft Word đã bị thay đổi? Office 2007 có tính năng thay đổi giao diện hiển thị (cho tất cả các chương trình nằm trong bộ Office 2007) và có 3 màu để bạn có thể lựa chọn: Màu xanh (Blue), màu đen (Black), màu bạc (Silver). Bạn có thể thay đổi bằng cách nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options. Trong hộp thoại xuất hiện, ở khung bên trái nhấn Popular, tại phần Color Scherme chọn màu mà bạn muốn (: thay đổi sẽ được áp dụng khi khởi động lại chương trình Office đang mở).
Hướng Dẫn Sử Dụng Word 2010
Published on
1. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 0
3. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 2 5. T o ti u đề tr n và dưới (Header and Footer) cho văn bản ………………………………………………44 6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản ……………………………………………………………………………….49 7. Định d ng trang văn bản……………………………………………………………………………………………52 Chương 3: Thực hi n chèn các đối tượng……………………………………………………………………………….57 1. Chèn các kí tự đặc bi t ……………………………………………………………………………………………..57 2. Chèn ClipArt và hình ảnh………………………………………………………………………………………….57 3. Chèn và hi u ch nh hình vẽ ……………………………………………………………………………………….58 4. Chèn và hi u ch nh lưu đồ…………………………………………………………………………………………59 5. Vẽ và hi u ch nh biểu đồ…………………………………………………………………………………………..60 6. Lập và hi u ch nh biểu thức toán học…………………………………………………………………………..64 Chương 4: Thao tác với bảng biểu ………………………………………………………………………………………..66 1. Thao tác t o bản và hi u ch nh bảng……………………………………………………………………………66 2. Định d ng đường viền và nền cho bảng ……………………………………………………………………….68 3. Chèn công thức toán học vào bảng ……………………………………………………………………………..70 4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược l i……………………………………………………………………..72 Chương 5: Hỗ trợ x lý trong Word 2010 ………………………………………………………………………………75 1. Auto Correct và Macro……………………………………………………………………………………………..75 2. T o ghi chú và bảo v tài li u Word. …………………………………………………………………………..81 3. Tìm kiếm, thay thế …………………………………………………………………………………………………..85 4. Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động ch nh s a, từ điển mặc định và công c đếm từ ………………………………………………………………………………………………………………………….89 5. In tài li u Word……………………………………………………………………………………………………….95 6. Trộn tài li u (Mail Merge)…………………………………………………………………………………………99 Chương 6: Các phím tắt trong Word ……………………………………………………………………………………108 1. Các lo i phím tắt:…………………………………………………………………………………………………..108 2. Duy t thanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập)…………………………………………………110 3. Các phím tắt thông dụng:………………………………………………………………………………………..112
4. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 3 Chương 7: Một số mẹo hay trên Word 2010………………………………………………………………………….114 1. Các công c đồ họa của Word 2010…………………………………………………………………………..114 1. S d ng Word 2010 để viết Blog………………………………………………………………………………118 2. T o m c l c trong Word 2010………………………………………………………………………………….120 3. T o trang bìa trong Word 2010…………………………………………………………………………………126 4. Tìm nhanh từ đồng nghĩa trong Word………………………………………………………………………..127 5. Gởi file qua Email từ môi trường Word……………………………………………………………………..128 6. Thủ thuật dùng máy tính trong Word…………………………………………………………………………130 7. Thủ thuật tránh in văn bản ngoài ý muốn……………………………………………………………………132 8. Mẹo in hình khổ giấy lớn bằng máy in nhỏ…………………………………………………………………135 11. T o nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên…………………………………………………………………136 12. T o bảng bằng phím…………………………………………………………………………………………………136 13. T o đường kẻ………………………………………………………………………………………………………….136 14. Bỏ tính năng tự động SuperScript……………………………………………………………………………….137 15. Copy định d ng bảng tính …………………………………………………………………………………………137
5. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 4 I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 1. Tối ưu Ribbons Nếu b n vẫn đang d ng bộ Office 2003 và quen thuộc với thanh menu chu n nằm ở phía tr n c a sổ thì hãy chu n bị cho một sự đổi mới trong bộ Office 2010. Với thanh menu theo giao di n Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab ri ng bi t tr n menu chứ không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu c . Thực ra bộ Office 2007 c ng đã được trang bị kiểu menu Ribbon, tuy nhi n, menu của Office 2010 được tối ưu để thuận ti n hơn cho người d ng. Ngoài ra, b n c ng c thể t o th m các tab mới để chứa các chức năng của ri ng mình. Menu Ribbon trên Word 2010 C thể khi mới chuyển qua menu mới, b n sẽ gặp ít nhiều kh khăn về sự mới l , tuy nhi n, một khi đã quen thuộc, b n sẽ kh mà chấp nhận quay trở l i s d ng mẫu menu c tr n Office 2003.
6. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 5 2. H thống menu mới Trước đ y, Office 2007 đã t o ra sự khác bi t hoàn toàn so với Office 2003 c ng như các phi n bản Office c về mặt giao di n, đặc bi t là menu của chương trình thì giờ đ y, Office 2010 l i là t o n n 1 cấp độ mới và là một sự thay đổi về menu công c của chương trình. Khi lựa chọn tr n menu công c , thay vì sổ xuống 1 menu như trước đ y, toàn bộ c a sổ Office 2010sẽ thay đổi màu sắc và sẽ cung cấp cho b n các t y chọn như Save, Open, Close, Preview
8. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 7 4. Chức năng Paster Preview Microsoft đã thu thập phản hồi của khách hàng về các phi n bản Office trước và phát hi n ra rằng số đông người d ng thường xuy n mất nhiều thời gian để dán một đo n văn bản hoặc hình ảnh vào nội dung so n thảo của mình. Nguy n do của tình tr ng này là vì người d ng không biết trước nội dung được dán vào văn bản sẽ trông như thế nào, và họ phải làm l i nhiều l n mới khiến cho ch ng trông hợp l và ph hợp với định d ng của nội dung so n thảo. Và đ là l do tính năng Paste Preview được ra đời. Paste Preview cho ph p b n xem trước nội dung so n thảo sẽ trông như thế nào nếu một nội dung khác được dán vào trong đ , gi p b n tiết ki m được thời gian. Ngoài ra tính năng này c n cho ph p lưu giữ định d ng của nội dung c n dán, kết hợp các định d ng hoặc lo i bỏ định d ng của nội dung trước khi dán. 5. Chức năng Text Effect Thay vì phải t o một đối tượng WordArt để chèn chữ ngh thuật vào trang văn bản, giờ đ y với Office 2010 công vi c đ đã đơn giản hơn rất nhiều và người d ng c ng có thêm nhiều lựa chọn với vi c trang trí văn bản của mình. Khác với phiên bản Office 2007. Tính năng WordArt ch được tích hợp vào Excel và Powerpoint còn với Word 2007 thì mọi sự vẫn y như trước nhưng tới Office 2010 thì đã khác. Với tính năng Text Effect b n có thể s d ng hoàn toàn các hi u ứng đẹp mắt của WordArt trong Excel hay Powerpoint 2007 trong Word 2010. Thật đơn giản b n ch c n lựa chọn đo n văn bản c n áp d ng hi u ứng sau đ nhấp chuột vào biểu tượng
9. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 8 của Text Effect trên thanh công c t i thẻ Menu Home, một menu đổ xuống cho phép b n lựa chọn các hi u ứng c n áp d ng Và b n hoàn toàn có thể áp d ng các hi u ứng có trong Text Effect với văn bản của mình. Nếu như phải lựa chọn Edit để hi u ch nh nội dung cho WordArt thì giờ đ y người dung có thể ch nh s a trực tiếp nội dung văn bản có hi u ứng của WordArt Người dùng có thể chèn, x a hay thay đổi Font, kích thước Font, màu sắc, đánh dấu với văn bản mang hi u ứng của WordArt Chú ý: Chức năng này ch s d ng cho những file Word được t o ra từ Word 2010 và c định d ng *.docx nếu người d ng lưu file dưới d ng *.doc thì các hi u ứng này sẽ tự động bị gỡ bỏ khỏi văn bản
10. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 9 6. Lưu fi e dưới d ng PDF và XPS được tích hợp sẵn Ngoài các định d ng được hỗ trợ bởi MS Office các phiên bản trước đ như Doc, Docx thì Office 2010 c ng hỗ trợ lưu file dưới định d ng PDF và XPS mà không phải cài đặt thêm Add-in nào như Office 2007 7. Hiển thị thông tin chi tiết của fi e văn bản trong Office Button Để biết thông tin về file văn bản b n đang làm vi c b n ch vi c nhấp chuột vào nút Office Button. Mọi thông tin sẽ được hiển thị như dung lượng (tính đến l n lưu cuối cùng), số trang, số từ, thời gian ch nh s a, thời gian t o, thời gian lưu l n cuối, người t o
11. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 10 8. Khả năng mở rộng màn hình Office 2010 cho ph p người dùng mở rộng c a sổ so n thảo bằng cách n hoặc hi n bảng Menu Ribbon bằng nút l nh Minimize the Ribbon nằm phía trên góc phải c a sổ làm vi c của các ứng d ng Office 2010 hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1 9. Chức năng ch nh s a fi e Media chuy n dụng Chức năng ch nh s a fi e Media chuy n dụng Không ch biết đến với những công c so n thảo văn bản và tính toán, Office 2010 c n biết đến với công c ch nh s a ảnh và video m nh mẽ. C thể, b n c thể d dàng
12. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 11 ch nh s a và bi n tập nội dung hình ảnh c ng như video ngay trong trong Microsoft PowerPoint. B n thậm chí c thể lo i bỏ nền của hình ảnh với bộ Office mới. N i cách khác, Office 2010 c rất nhiều tính năng mà b n c thể làm được với các file media. Mặc d n sẽ không phải là ph n mềm ch nh s a ảnh chuy n d ng như Photoshop, nhưng Office 2010 thực sự làm cho vi c t o và ch nh s a nội dung các hình ảnh d dàng hơn. 10.Chụp ảnh c a sổ, ứng dụng đưa vào văn bản Đ y là một điểm mới có trong Office 2010, trong Menu Insert b n d dàng nhận thấy nút l nh Screenshot. Khi nhấp chuột vào nút l nh này một menu hi n ra cho phép b n ch p ảnh một ứng d ng đang ch y hay một c a sổ đang được mở để chèn vào ngay t i vị trí con trỏ. Khi nhấp chuột vào nút l nh Screenshot một menu hi n ra hiển thị các c a sổ đang mở và chương trình đang ch y người dùng ch vi c nhấp chuột vào đối tượng để c được bức ảnh chèn vào văn bản. Người d ng c ng c th m lựa chọn ch p tuỳ chọn bằng cách lựa chọn Screen Clipping để ch p ảnh những vùng mình muốn. Khi chọn l nh này màn hình máy tính sẽ mờ đi và con trỏ chuyển thành dấu cộng màu đen người
13. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 12 dùng nhấp chuột và khoanh một vùng c n ch p v ng đ sẽ sáng lên và ngay khi thả chuột người dùng sẽ c được một bức ảnh chèn vào văn bản là vùng vừa chọn. 11.X lý ảnh như một chương trình chuy n nghi p Với Office 2010 người dùng có thêm nhiều lựa chọn thiết lập các chế độ và hi u ứng cho đối tượng picture được chèn vào văn bản. Ch c n chọn đối tượng này sau đ vào Menu Picture ToolsFormat người dùng có thể d dàng nhận thất các lựa chọn để thay đổi hi u ứng cho bức ảnh như: Correction, Color, Artistic Effect. 12.Phát triển chức năng tìm kiếm Nếu như với Office 2007 và các phiên bản trước đ hộp tho i tìm kiếm không có gì khác bi t thì với Office Word 2010 MS đã phát triển chức năng này thành một chức năng khá linh ho t và tốc độ tìm kiếm c ng được cải thi n đáng kể. Khi chọn l nh tìm kiếm hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, c a sổ so n thảo sẽ thu hẹp l i về b n trái nhường chỗ cho hộp tho i tìm kiếm. Khi người dùng nhập nội dung tìm kiếm vào ô Search Document thì các từ giống sẽ được đánh dấu ngay trong văn bản đồng thời hộp tho i c ng hi n ra một ph n đo n văn g n với từ đang tìm kiếm để người dùng có thể d dàng di chuyển đến vùng có từ đang tìm kiếm
14. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 13 13.
15. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 14 B n luôn lo lắng nội dung tài li u của mình sẽ bị thay đổi và truy cập trái ph p? Điều này sẽ được h n chế tối đa ở trong Office 2010. Phi n bản Office mới cung cấp những tính năng cho ph p h n chế vi c thay đổi mà không c sự cho ph p của tác giả, ngoài ra c n cung cấp th m vào một “chế độ bảo v ” (protection mode) để tránh vi c b n vô tình s a nội dung của file ngoài muốn. Office 2010 cho ph p b n chọn lựa ai trong số những người nhận được tài li u của b n được ph p ch nh s a, hoặc ch được xem mà không c quyền ch nh s a. II. Nội dung chính Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010 1. T o mới văn bản Tương tự như Word 2007, phím tắt để t o một tài li u mới trong Word 2010 là Ctrl+N. Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đ p chuột vô m c Blank document. T o một tài li u mới từ mẫu c sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New. Nhấn n t Create để t o một tài li u mới từ mẫu đã chọn.
16. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 15 2. Mở một văn bản t o sẵn Tương tự như Word 2007, phím tắt mở tài li u c sẵn là Ctrl+O. B n c ng c thể vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open. 3. Lưu một văn bản đã so n thảo Lưu tài i u
17. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 16 Phím tắt để lưu tài li u là Ctrl+S (giống Word 2007). Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save. Nếu file tài li u này trước đ chưa được lưu l n nào, b n sẽ được y u c u đặt t n file và chọn nơi lưu. Để lưu tài li u với t n khác (hay định d ng khác), b n nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save As (phím tắt F12, tương tự như Word 2007). Mặc định ưu tài i u d ng Word 2003 trở về trước Mặc định, tài li u của Word 2010 được lưu với định d ng là *.DOCX, khác với *.DOC mà b n đã quen thuộc. Với định d ng này, b n sẽ không thể nào mở được tr n Word 2003 trở về trước nếu không cài th m bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở tr n Word 2003 mà không cài th m chương trình, Word 2007 cho ph p b n lưu l i với định d ng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp tho i Save As, b n chọn Word 97-2003 Document). Muốn Word 2010 mặc định lưu với định d ng của Word 2003, b n nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp tho i Word Options. Trong khung b n trái, chọn Save. T i m c Save files in this format, b n chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK.
18. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 17 Giảm thiểu khả năng mất dữ li u khi chương trình bị đóng bất ngờ Để đề ph ng trường hợp treo máy, c p đi n làm mất dữ li u, b n n n bật tính năng sao lưu tự động theo chu kỳ. Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), Word Options, chọn Save
19. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 18 4. Thao tác với chuột và bàn phím 4.1 Thao tác với chuột: a. Sao chép d ng văn bản Một trong những công c định d ng hữu ích nhất trong Word là Format Painter (n t hình c y cọ tr n thanh công c Standard). B n c thể d ng n để sao ch p d ng từ một đo n văn bản này đến một hoặc nhiều đo n khác và để thực hi n chức năng này, d ng chuột là ti n lợi nhất. Đ u ti n đánh khối văn bản c d ng c n ch p, bấm một l n vào n t Format Painter (nếu muốn dán d ng vào một đo n văn bản khác) hoặc bấm k p n t (nếu muốn dán d ng vào nhiều đo n văn bản khác). Tiếp theo, để dán d ng vào những đo n văn bản nào thì ch c n đánh khối ch ng là xong (nhấn th m phím Esc để tắt chức năng này đi nếu trước đ b n bấm k p n t Format Painter). b. Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong tab e Trong một table, nếu b n muốn ch p th m hay di chuyển một hay nhiều d ng hoặc cột thì c thể d ng cách k o và thả bằng chuột như sau: chọn d ng hoặc cột c n ch p hoặc di chuyển, k o khối đã chọn (nếu sao ch p thì trước đ nhấn giữ phím Ctrl) đặt t i vị trí mà b n muốn. c. Dùng cây thước để xem khoảng cách văn bản tr n trang Thông thường b n d ng c y thước để định vị các d ng văn bản, đặt khoảng cách lề trang hay đặt các tab dừng. Nhưng n c n một công d ng khác không k m ph n th vị và ti n lợi, đ là xem chính xác (thể hi n trực quan bằng số) khoảng cách của văn bản so với lề, c nh trang hoặc giữa mỗi tab. Để biết khoảng cách mỗi ph n như thế nào, b n bấm và giữ chuột t i một vị trí nào đ tr n thanh thước ngang, đồng thời bấm giữ tiếp n t chuột phải là sẽ thấy ngay khoảng cách giữa mỗi ph n là bao nhi u. d. Sao chép hoặc di chuyển văn bản C ng tương tự như table hay bất cứ đối tượng nào khác trong tài li u, b n c thể d ng cách k o và thả trong vi c sao ch p hoặc di chuyển văn bản. Ở đ y không c n phải n i gì th m về phương pháp này (vì chắc h u hết ch ng ta đều đã biết cách làm này),
20. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 19 nhưng ch lưu một điều là để c thể d ng được cách này thì tuỳ chọn Drag-and-drop text editing (menu Tools-Options-thẻ Edit) phải được đánh dấu. e. Phóng to hoặc thu nhỏ tài i u Khi c n ph ng to hoặc thu nhỏ tài li u, thông thường b n sẽ chọn từ n t Zoom tr n thanh Standard, nhưng như thế c ng hơi bất ti n vì phải qua hai ba thao tác. Nếu chuột của b n c 3 n t thì c thể nhanh ch ng ph ng to hay thu nhỏ tài li u từ n t chuột giữa, bằng cách nhấn giữ phím Ctrl trong khi đ y n t chuột l n (ph ng to) hoặc xuống (thu nhỏ). f. Mở nhanh hộp tho i Tabs và Page Setup Khi c n ch nh s a chi tiết các dấu tab dừng trong đo n văn bản, b n sẽ phải nhờ đến hộp tho i Tabs, hay khi thay đổi các thiết lập trang giấy thì b n l i phải d ng đến hộp tho i Page Setup. Thay vì mở các hộp tho i đ từ menu Format-Tabs hay menu File- Page Setup, b n c thể nhanh ch ng mở ch ng bằng cách bấm k p bất kỳ chỗ nào trong thanh thước ngang (trong khoảng cách nhập văn bản, ở dưới các hàng số để mở hộp tho i Tabs hoặc tr n hàng số để mở hộp Page Setup). g. Đánh khối toàn bộ tài i u Trước khi cung cấp một d ng nào đ cho toàn bộ văn bản, điều đ u ti n mà b n sẽ làm là đánh khối toàn bộ ch ng và b n c thể d ng những cách như bấm menu Edit- Select All hoặc nhấn Ctrl+A. Nhưng b n hãy th cách này xem, ch c n đưa chuột về lề trái văn bản (m i t n trỏ chuột sẽ nghi ng về phải) và bấm nhanh 3 l n c ng c thể chọn toàn bộ tài li u được đấy. 4.2 Thao tác với bàn phím Các phím thường d ng trong Winword gồm các phím: Các phím di chuyển con trỏ: Phím ↑: Di chuyển con trỏ l n một d ng. Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một d ng.
21. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 20 Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một k tự. Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một k tự. Các phím xoá k tự: Phím Delete: Xoá k tự t i ví trí con trỏ (b n phải con trỏ). Phím Backspace: Xoá k tự liền trái vị trí con trỏ. Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) k tự. Các phím điều khiển: Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đ u d ng văn bản chứa con trỏ. Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối d ng văn bản chứa con trỏ. Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ l n tr n một trang màn hình. Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình. Muốn về đ u văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home. Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End. Thao tác nhanh trong văn bản với các phím tắt thông dụng TT Phím tắt Tác dụng 1 Ctrl+1 Giãn d ng đơn (1) 2 Ctrl+2 Giãn d ng đôi (2) 3 Ctrl+5 Giãn dòng 1,5 4 Ctrl+0 (zero) T o th m độ giãn d ng đơn trước đo n
23. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 22 21 Ctrl+Shift+F Thay đổi phông chữ 22 Ctrl+Shift+P Thay đổi cỡ chữ 23 Ctrl+D Mở hộp tho i định d ng font chữ 24 Ctrl+B Bật/tắt chữ đậm 25 Ctrl+I Bật/tắt chữ nghi ng 26 Ctrl+U Bật/tắt chữ g ch ch n đơn 27 Ctrl+M L i đo n văn bản vào 1 tab (mặc định 1,27cm) 28 Ctrl+Shift+M L i đo n văn bản ra lề 1 tab 29 Ctrl+T L i những d ng không phải là d ng đ u của đo n văn bản vào 1 tab 30 Ctrl+Shift+T L i những d ng không phải là d ng đ u của đo n văn bản ra lề 1 tab 31 Ctrl+A Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file 32 Ctrl+F Tìm kiếm k tự 33 Ctrl+G (hoặc F5) Nhảy đến trang số 34 Ctrl+H Tìm kiếm và thay thế k tự 35 Ctrl+K T o li n kết (link)
25. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 24 53 Ctrl+Alt+L Đánh số và k tự tự động 54 Ctrl+Alt+F Đánh ghi ch (Footnotes) ở ch n trang 55 Ctrl+Alt+D Đánh ghi ch ở ngay dưới d ng con trỏ ở đ 56 Ctrl+Alt+M Đánh ch thích (nền là màu vàng) khi di chuyển chuột đến mới xuất hi n ch thích 57 F4 Lặp l i l nh vừa làm 58 Ctrl+Alt+1 T o heading 1 59 Ctrl+Alt+2 T o heading 2 60 Ctrl+Alt+3 T o heading 3 61 Alt+F8 Mở hộp tho i Macro 62 Ctrl+Shift++ Bật/Tắt đánh ch số tr n (x2) 63 Ctrl++ Bật/Tắt đánh ch số dưới (o2) 64 Ctrl+Space (dấu cách) Trở về định d ng font chữ mặc định 65 Esc Bỏ qua các hộp tho i 66 Ctrl+Shift+A Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với chữ tiếng Vi t c dấu thì không n n chuyển) 67 Alt+F10 Phóng to màn hình (Zoom)
26. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 25 68 Alt+F5 Thu nhỏ màn hình 69 Alt+Print Screen Ch p hình hộp tho i hiển thị tr n màn hình 70 Print Screen Ch p toàn bộ màn hình đang hiển thị 5. Chọn khối và thao tác trên khối Chọn khối – Cách 1: nhắp mouse từ điểm đ u đến điểm cuối của văn bản c n chọn – Cách 2: Nhắp mouse để đặt con trỏ text ở điểm đ u, giữ Shift và nhắp mouse ở điểm cuối của đo n văn bản c n chọn – Cách 3: D ng phím Home, End và phím m i t n tr n bàn phím để di chuyển con trỏ text đến điểm đ u Giữ phím Shift và g các phím m i t n thích hợp để di chuyển con trỏ text đến điểm cuối của đo n văn bản c n chọn Sao chép, di chuyển: L nh Biểu tượng Phím tương đương Ý nghĩa Cut Ctrl + X Chuuyển đo n văn bản đã chọn vào bộ nhớ Clipboard Copy Ctrl + C Ch p đo n văn bản đã chọn vào bộ nhớ Clipboard Paste Ctrl + V Dán đo n văn bản có trong Clipboard vào vị trí con trỏ text
27. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 26 – Đánh dấu chọn đo n văn bản – Vào menu Edit chọn Copy hoặc Cut – Đặr con trỏ ở vị trí kết quả chọn Paste Xóa khối – Chọn đo n văn bản c n xóa. Nhấn phím Delete trên bàn phím Chương 2: Thực hiện định dạng văn bản 1. Định d ng văn bản In đậm 1. Chọn đo n text mà b n muốn in đậm, đưa con trỏ chuột vào v ng chọn cho đến khi xuất hi n thanh công c Mini. 2. Nhấn n t Bold (B). B n c ng c thể s d ng phím tắt Ctrl+B. Lưu , nhấn Bold (hoặc Ctrl+B) l n nữa nếu b n muốn bỏ in đậm. In nghiêng Thực hi n tương tự như in đậm, nhưng thay vì nhấn n t Bold thì b n nhấn n t Italic (phím tắt Ctrl+I). G ch dưới đo n text Nhấn Ctrl+U để g ch dưới đo n text đang chọn. Nhấn Ctrl+U l n nữa để bỏ g ch dưới. Ngoài ra c n c nhiều kiểu g ch dưới khác: * Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng:
29. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 28 1. T i thẻ Home, nh m Font, b n nhấn vào m i t n b n c nh n t Text Highlight Color . 2. Chọn một màu d ng để tô sáng mà b n thích (thường là màu vàng). 3. D ng chuột tô chọn đo n text muốn đánh dấu. 4. Muốn ngừng chế độ đánh dấu, b n nhấn chuột vào m i t n c nh n t Text Highlight Color, chọn Stop Highlighting, hoặc nhấn ESC. Gỡ bỏ chế độ đánh dấu text 1. Chọn đo n text muốn gỡ bỏ chế độ đánh dấu. 2. Trong thẻ Home, nh m Font, b n nhấn chuột vào m i t n c nh n t Text Highlight Color. 3. Chọn No Color. Định d ng ch số tr n (Superscript), ch số dưới (Subscript) 1. Ch số tr n (Superscript); 2. Ch số dưới (Subscript). Chọn đo n text c n định d ng. Trong thẻ Home, nh m Font, b n nhấn n t Superscript (phím tắt Ctrl+Shift+=) để định d ng ch số tr n, hoặc nhấn n t Subscript (phím tắt Ctrl+=) để định d ng ch số dưới. CANH CHỈNH VĂN BẢN Canh trái, phải, giữa, hoặc canh đều hai b n 1. Chọn đo n văn bản b n muốn canh ch nh.
30. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 29 2. Trong thẻ Home, nh m Paragraph, nhấn n t Align Left để canh lề trái, nhấn Align Right để canh phải, nhấn n t Center để canh giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn n t Justify để canh đều hai b n. Canh ch nh nhiều chế độ tr n cùng 1 dòng 1. Chuyển chế độ xem văn bản là Print Layout hoặc Web Layout (Trong thẻ View, nh m Document Views, chọn n t Print Layout hoặc Web Layout). 2. Nhấn chuột vào d ng mới và thực hi n như sau: – Chèn đo n text canh trái: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang trái cho đến vị trí c n g text, nhấn đ p chuột và g vào đo n text. – Chèn đo n text canh giữa: Di chuyển con trỏ chuột chữ I vào khoảng giữa d ng cho đến vị trí c n g text. Nhấn đ p chuột và g vào đo n text. – Chèn đo n text canh phải: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang phải cho đến vị trí c n g text, nhấn đ p chuột và g vào đo n text. Thay đổi các canh ch nh theo chiều dọc đo n text 1. Trong thẻ Page Layout, nh m Page Setup, nhấn chuột vào n t m i t n ở g c dưới b n phải. 2. Trong hộp tho i Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. T i m c Vertical alignment, b n chọn một lo i canh ch nh mình thích (Top, Center, Justified, Bottom).
31. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 30 3. T i m c Apply to, b n chọn ph m vi áp d ng là Whole document (toàn văn bản), This section (v ng hi n t i), hay This point forward (kể từ đ y trở về sau). Nhấn OK. Canh giữa ề tr n và ề dưới 1. Chọn đo n văn bản b n muốn canh giữa so với lề tr n và lề dưới. 2. Trong thẻ Page Layout, nh m Page Setup, nhấn chuột vào n t m i t n ở g c dưới b n phải. 3. Trong hộp tho i Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. T i m c Vertical alignment, b n chọn Center. 4. T i m c Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK. Thụt ề dòng đầu ti n của đo n
32. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 31 1. Nhấn chuột vào đo n mà b n muốn th t lề d ng đ u ti n. 2. Trong thẻ Page Layout, nhấn vào n t m i t n g c dưới b n phải của nh m Paragraph. 3. Ở hộp tho i Paragraph, chọn thẻ Indents and Spacing. T i m c Special, b n chọn First line. T i m c By, chọn khoảng cách th t vào. Nhấn OK. Điều ch nh khoảng cách thụt ề của toàn bộ đo n 1. Chọn đo n văn bản muốn điều ch nh. 2. T i thẻ Page Layout, nh m Paragraph, nhấn chuột vào m i t n l n, xuống b n c nh m c Left để tăng, giảm khoảng cách th t lề trái, hay t i m c Right để điều ch nh th t lề phải. Thụt dòng tất cả, trừ dòng đầu ti n của đo n 1. Chọn đo n văn bản mà b n muốn điều ch nh. 2. Tr n thanh thước ngang, hãy nhấn chuột vào dấu Hanging Indent và r đến vị trí b n muốn bắt đ u th t d ng. Nếu b n không thấy thanh thước ngang đ u cả, hãy nhấn n t View Ruler ở phía tr n của thanh cuộn dọc để hiển thị n . T o một thụt âm Thay vì th t d ng vào trong, b n c thể điều ch nh th t ra ngoài so với lề trái bằng cách: 1. Chọn đo n văn bản mà b n muốn mở rộng sang trái. 2. T i thẻ Page Layout, nh m Paragraph, nhấn n t m i t n hướng xuống trong m c Left cho đến khi đo n văn bản nằm ở vị trí b n vừa . THAY ĐỔI KHOẢNG CÁCH TRONG VĂN BẢN T o khoảng cách đôi giữa các dòng cho toàn bộ tài i u Khoảng cách mặc định giữa các d ng cho bất kỳ tài li u trống nào là 1.15. B n c thể t o khoảng cách đôi (2) nếu muốn bằng cách sau:
33. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 32 1. Trong thẻ Home, nh m Styles, nhấn chuột phải vào n t Normal, chọn Modify. 2. B n dưới nh m Formatting, nhấn n t Double Space. Nhấn OK. Thay đổi khoảng cách dòng cho đo n văn bản đang chọn 1. Chọn đo n văn bản muốn thay đổi. 2. Trong thẻ Home, nh m Paragraph, nhấn n t Line Spacing. 3. Chọn khoảng cách b n muốn, chẳng h n 2.0 Ghi chú: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các d ng nhưng khoảng cách này không c trong menu xuất hi n khi nhấn n t Line Spacing, b n hãy chọn Line Spacing Options, và nhập vào khoảng cách mà b n thích. Các kiểu khoảng cách d ng mà Word hỗ trợ: – Single (d ng đơn). T y chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong d ng đ , th m vào một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung. Lượng khoảng trống bổ sung t y thuộc vào font chữ mà b n đang s d ng. – 1.5 lines: Gấp 1,5 l n khoảng cách d ng đơn. – Double: Gấp 2 l n khoảng cách d ng đơn. – At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách d ng tối thiểu c n thiết để ph hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất tr n d ng. – Exactly: Cố định khoảng cách d ng và Word sẽ không điều ch nh nếu sau đ b n tăng hoặc giảm cỡ chữ.
34. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 33 – Multiple: Xác lập khoảng cách d ng tăng hoặc giảm theo t l % so với d ng đơn mà b n ch định. Ví d , nhập vào 1.2 c nghĩa là khoảng cách d ng sẽ tăng l n 20% so với d ng đơn. Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đo n 1. Chọn đo n văn bản b n muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau n . 2. Trong thẻ Page Layout, nh m Paragraph, b n nhấn chuột vào m i t n c nh m c Before (trước) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị b n muốn. Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự 1. Chọn đo n văn bản mà b n muốn thay đổi. 2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào n t m i t n ở g c dưới phải của nh m Font để mở hộp tho i Font. 3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp tho i này. Trong m c Spacing, nhấn Expanded để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách và ch định số khoảng cách trong m c By. Co dãn văn bản theo chiều ngang 1. Chọn đo n văn bản b n muốn căng ra hoặc thu l i. 2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào n t m i t n ở g c dưới phải của nh m Font để mở hộp tho i Font.
35. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 34 3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp tho i này. T i m c Scale, nhập vào t l % mà b n muốn. Nếu t l này lớn hơn 100% thì đo n văn bản sẽ được k o ra, ngược l i, n sẽ được thu l i. Đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài i u Theo d i sự thay đổi trong khi ch nh s a 1. Mở tài li u mà b n muốn theo d i. 2. Trong thẻ Review, nh m Tracking, nhấn n t Track Changes. 3. Thay đổi tài li u theo b n (chèn, x a, di chuyển hay định d ng văn bản…). Lập tức ở b n hông trang tài li u sẽ xuất hi n những bong b ng hiển thị sự thay đổi này. Tắt chế độ theo dõi sự thay đổi Trong thẻ Review, nh m Tracking, nhấn vào n t Track Changes một l n nữa để tắt chế độ theo d i trong khi ch nh s a. Thay đổi cách Word đánh dấu – B n c thể đổi màu và những định d ng mà Word d ng để đánh dấu sự đổi trong tài li u bằng cách nhấn vào m i t n b n c nh n t Track Changes, và nhấn chọn m c Change Tracking Options. – Nếu b n muốn xem tất cả những thay đổi ngay trong tài li u thay vì hiển thị những bong b ng b n hông tài li u, ở nh m Tracking, nhấn vào n t Ballons, sau đ chọn Show all revisions inline. – Để làm nổi bật v ng hiển thị những bong b ng (b n lề tài li u), hãy nhấn n t Show Markup và chọn Markup Area Highlight.
36. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 35 2. Định d ng cột, tab, Numbering a. Định d ng cột Cách thứ nhất: g văn bản trước, chia cột sau: – Bước 1: b n nhập văn bản một cách bình thường, hết đo n nào thì nhấn Enter để xuống hàng. Sau khi đã g hết nội dung văn bản, b n hãy nhấn Enter để con trỏ xuống hàng t o một khoảng trắng. – Bước 2: tô khối nội dung c n chọn (không tô khối dòng trắng ở trên), t i thẻ Page Layput, nhóm Page Setup b n chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định. Nhấn vào More Columns hiển thị hộp tho i;
38. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 37 b. Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops) Để cho vi c cài đặt tab được thuận ti n, b n n n cho hiển thị thước ngang tr n đ nh tài li u bằng cách nhấn n t View Ruler ở đ u tr n thanh cuộn dọc. B n c thể nhanh ch ng chọn tab bằng cách l n lượt nhấn vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở g c tr n b n trái trang tài li u) cho đến
39. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 38 khi chọn được kiểu tab mong muốn, sau đ nhấn chuột vào thanh thước ngang nơi b n muốn đặt tab. T y từng trường hợp c thể mà b n c thể s d ng một trong các lo i tab sau: Tab trái: Đặt vị trí bắt đ u của đo n text mà từ đ sẽ ch y sang phải khi b n nhập li u. Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đo n text. Đo n text sẽ nằm giữa vị trí đặt tab khi b n nhập li u. Tab phải: Nằ m ở b n phải cuối đo n text. Khi b n nhập li u, đo n text sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab. Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm ph n cách ph n thập ph n sẽ nằm tr n c ng một vị trí. Bar Tab: Lo i tab này không định vị trí cho text. N sẽ chèn một thanh thẳng đứng t i vị trí đặt tab. – Default tab stops: Khoảng cách dừng của default tab, thông thường là 0.5″
40. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 39 – Tab stop position: gõ tọa độ điểm dừng Tab – Alignment chọn một lo i tab là Left – Center – Right – Decimal – Bar (lo i tab ch c tác d ng t o một đuờng kẻ dọc ở một tọa độ đã định) – Leader chọn cách thể hi n tab o 1 None Tab t o ra khoảng trắng o 2-3-4 Tab t o ra là các dấu chấm, dấu g ch hoặc g ch liền nét – Các nút l nh: o Set : Đặt điểm dừng tab, tọa độ đã g được đưa vào danh sách o Clear : xóa tọa độ đã chọn o Clear all : xóa tất cả tọa độ điểm dừng tab đã đặt Nếu b n muốn đặt điểm dừng tab t i vị trí ph hợp mà không thể xác định chính xác khi nhấn chuột l n thanh thước ngang, hoặc b n muốn chèn k tự đặc bi t trước tab, b n c thể d ng hộp tho i Tabs bằng cách nhấn đ p chuột vào bất kỳ điểm dừng tab nào tr n thanh thước. Sau khi cài đặt điểm dừng tab xong, b n c thể nhấn phím Tab để nhảy đến từng điểm dừng trong tài li u. c. Numbering Số thứ tự tự động cho phép b n định d ng và tổ chức văn bản với các số, các bullet (dấu chấm tròn).
41. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 40 Bulleted and Numbered Các danh sách Bullet c các dấu chấn tr n, danh sách các Number c các số và danh sách các Ountline là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái ph thuộc vào sự tổ chức của danh sách. Để th m một thứ tự tự động vào văn bản c sẵn: * Lựa chọn văn bản b n muốn để t o một thứ tự tự động * Trong nh m Paragraph trên tab Home, kích vào n t danh sách Bulleted hoặc Numbered
42. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 41 Để t o một thứ tự tự động mới: * Đặt con trỏ vào nơi b n muốn chèn thứ tự tự động trong tài li u * Chọn nút danh sách Bulleted hoặc Numbered * Rồi nhập nội dung bình thường Số thứ tự tự động ồng Số thứ tự tự động lồng là danh sách c một vài cấp độ. Để t o một thứ tự tự động lồng: * T o thứ tự tự động của b n theo sự hướng dẫn phía tr n * Chọn nút Increase Indent hay Decrease Indent Định d ng danh sách thứ tự tự động Hình ảnh chấm tr n và số c thể được thay đổi bằng cách s d ng hộp tho i Bullets or Numbering. * Lựa chọn toàn bộ thứ tự tự động để thay đổi tất cả các dấu chấm tr n hay số, hoặc đặt con trỏ l n một d ng trong danh sách thứ tự tự động để thay đổi một Bullet * Chọn phải chuột * Chọn vào m i t n b n c nh danh sách Bulleter hay Numbered và chọn một Bullet hay Numbering khác.
43. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 42 3. Drop Cap T o một chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap) Microsoft Word c tính năng t o chữ nhấn m nh gọi là Drop Cap. Đ là chữ cái đ u c u được phóng to và thả xuống. Kiểu trình bày văn bản này có tính mỹ thuật cao. Nhấp chuột lên tab Insert trên thanh Ribbon và chọn l nh Drop Cap trong nhóm Text. Khi b n nhấn lên nút l nh Drop Cap, một menu xổ xuống xuất hi n. B n nhấn lên dòng Dropped lập tức mẫu tự đ u tiên của d ng đ u ti n tr n văn bản sẽ được nhấn m nh. Có 2 chế độ:
44. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 43 1. Dropped cap. 2. In-margin dropped cap. Để có thể tùy biến chữ cái nhấn m nh này, b n nhấn chuột lên l nh Drop Cap Options tr n menu của Drop Cap. Trên hộp tho i Drop Cap, b n có thể chọn vị trí của chữ nhấn m nh, font chữ, số dòng thả xuống và khoảng cách từ chữ nhấn m nh tới c m text. Nhấn OK để hoàn tất. . Sau này, nếu không muốn nhấn m nh kiểu Drop Cap nữa, b n ch vi c vào l i màn hình Drop Cap và chọn l nh None là xong. 4. Watermark (nền bảo v văn bản) Hình mờ Một hình mờ là một ảnh trong suốt mà xuất hi n ngay sau văn bản trong tài li u. Để chèn một hình mờ: * Chọn tab Page Layout trên vùng Ribbon * Chọn nút Watermark trong nhóm Page Background * Kích chọn Watermark b n muốn hoặc Chọn Custom Watermark và t o một hình mờ ri ng. * Để bỏ một hình mờ, thực hi n các bước như tr n nhưng chọn Remove Watermark.
45. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 44 5. T o ti u đề tr n và dưới (Header and Footer) cho văn bản T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn chuột vào n t Header hay Footer.
46. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 45 Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu cho b n chọn. Kế đến b n nhập nội dung cho Header hay Footer đ . Nhập xong nhấn đ p chuột vào v ng nội dung của trang, lập tức Header/ Footer sẽ được áp d ng cho toàn bộ trang của tài li u. Thay đổi Header / Footer cũ bằng Header / Footer mới T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn chuột vào n t Header hay Footer. Sau đ chọn l i một Header / Footer mới để thay cho Header / Footer hi n t i. Không s dụng Header / Footer cho trang đầu ti n T i thẻ Page Layout, b n nhấn chuột vào n t g c dưới phải của nh m Page Setup để mở hộp tho i Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm m c Different first page b n dưới m c Headers and footers. Nhấn OK.
49. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 48 T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn chuột vào n t Header hay Footer. Kế đến chọn Remove Header / Remove Footer trong danh sách xổ xuống. T o Header / Footer khác nhau cho các vùng khác nhau của tài i u – Trước ti n, b n c n t o các ngắt v ng để ph n chia các v ng trong tài li u. Nhấn chuột vào vị trí muốn đặt một v ng mới. Trong thẻ Page Layout, nh m Page Setup, nhấn n t Breaks và chọn một kiểu ngắt v ng ph hợp trong Section Breaks, ví d Continuous (ch ng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về ngắt trang / ngắt v ng ở những bài viết sau).
50. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 49 – T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn chuột vào n t Header hay Footer. Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer để ch nh s a nội dung cho Header / Footer. – Tr n thẻ Header & Footer, nh m Navigation, nếu thấy n t Link to Previous đang sáng thì nhấn vào n t này một l n nữa để ngắt kết nối giữa Header / Footer trong v ng mới này với v ng trước đ . B n sẽ thấy m c Same as Previous ở g c tr n b n phải của Header / Footer biến mất. – Sau đ b n ch nh s a Header / Footer cho v ng mới này và y n t m rằng những Header / Footer của các v ng trước đ không bị thay đổi theo. 6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản Chèn số trang vào văn bản
51. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 50 Số trang này sẽ được đưa vào Header hay Footer t y b n. Để thực hi n, b n chọn thẻ Insert, t i nh m Header & Footer, b n nhấn n t Page Number. Trong menu xuất hi n, b n trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào ph n Header) hoặc Bottom of Page (chèn vào Footer). Word 2010cung cấp sẵn khá nhiều mẫu đánh số trang và b n ch vi c chọn một trong các mẫu này là xong. Thay đổi d ng số trang B n c thể thay đổi d ng số trang theo thích của mình mà định d ng chu n không c sẵn. Để thực hi n, b n nhấn đ p vào Header hay Footer, nơi b n đã đặt số trang. T i thẻ Design, nh m Header & Footer, b n nhấn n t Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers.
52. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 51 Number format: Chọn d ng số thứ tự Include Chapter Number: Số trang sẽ được kèm với số chương Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước đ Start at : Số trang được bắt đ u từ số Trong hộp tho i Page Number, t i m c Number format, b n hãy chọn một kiểu đánh số mình thích, sau đ nhấn OK. Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc của số trang Nhấn đ p chuột vào Header hay Footer, nơi b n đã đặt số trang t i đ . D ng chuột chọn số trang. T i thanh công c mini vừa xuất hi n ở b n tr n, b n c thể chọn l i font chữ, cỡ chữ, định d ng l i chữ đậm, nghi ng, hay chọn màu t y thích. Khi hi u ch nh xong b n nhấn đ p chuột vào v ng nội dung chính của tài li u. Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác B n c thể bắt đ u đánh số trang bằng một con số khác, thay vì 1 như mặc định. Cách thực hi n: T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn n t Page Number, chọn Format Page Numbers. Trong hộp tho i xuất hi n, b n chọn Start at và nhập vào con số bắt đ u khi đánh số trang. Nhấn OK. Ghi chú: Nếu tài li u của b n c trang bìa và b n muốn trang đ u ti n sau đ được bắt đ u bằng 1, t i ô Start at, b n hãy g vào 0.
53. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 52 Xóa số trang đã đánh T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn n t Page Number, sau đ chọn Remove Page Numbers ở cuối menu. Xóa số trang ở trang đầu ti n của tài i u Trong tài li u, thường trang đ u ti n không được đánh số vì n là trang bìa. Áp d ng ph n ghi ch ở thủ thuật “Bắt đ u đánh số trang bằng một số khác” b n tr n, trang bìa vẫn được đánh số là 0. Vì vậy b n hãy thực hi n th m bước sau để x a hẳn số trang ở trang đ u ti n của tài li u. – Nhấn chuột vào bất kỳ v ng nào của tài li u – T i thẻ Page Layout, b n nhấn chuột vào ô vuông g c dưới b n phải của nh m Page Setup để mở hộp tho i Page Setup ra. – Nhấn chuột vào thẻ Layout trong hộp tho i, b n dưới Headers and footers, b n đánh dấu chọn vào hộp kiểm Different first page. Nhấn OK. B y giờ b n hãy kiểm tra l i xem, c đ ng là trang đ u ti n không c số trang, sau đ trang kế được đánh số 1 không nh . 7. Định d ng trang văn bản Ch nh s a ề trang và định hướng trang Lề trang c thể được ch nh s a qua các bước sau: * Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon * Tr n nh m Page Setup, kích chọn Margins * Chọn Default Margin, hoặc * Chọn vào Custom Margins và hoàn thành hộp tho i.
54. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 53 Để thay đổi hướng, kích thước hay cột của trang: * Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon * Trong nh m Page Setup, Chọn Orientation, Size hay Columns * Chọn kiểu thích hợp. Áp dụng đường viền trang và màu sắc
55. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 54 Đế áp d ng đường viền trang hay màu sắc: * Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon. * Trong nh m Page Background, Chọn Page Colors và lựa chọn màu muốn áp d ng cho trang hoặc Page Borders và chọn đường viền thích hợp cho trang. T o một ngắt trang Để chèn một ngắt trang: * Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon * Trong nh m Page Setup, Chọn menu Breaks. * Chọn Page Break.
56. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 55 Chèn một Trang bìa Để chèn một trang bìa: * Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon * Chọn nút Cover Page trên nhóm Pages. * Chọn một kiểu trang bìa.
57. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 56 Chèn một trang trống Để chèn một trang trống: * Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon. * Chọn nút Blank Page trên nhóm Page.
59. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 58 3. Chèn và hi u ch nh hình vẽ Để chèn một hình ảnh: * Đặt con trỏ vào nơi b n muốn chèn * Chọn tab Insert trên vùng Ribbon * Chọn nút Picture * Duy t qua hình ảnh b n muốn chèn và chọn ảnh. * Chọn Insert Kích thước đồ họa (hình ảnh) Tất cả hình vẽ c thể tăng hay giảm kích thước bằng cách kích vào ảnh và kích vào một g c của ảnh rồi k o để tăng hay giảm kích thước ảnh cho ph hợp.
60. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 59 4. Chèn và hi u ch nh ưu đồ Smart Art là tập hợp các lo i đồ họa b n c thể s d ng để tổ chức thông tin trong tài li u. Để chèn SmartArt: * Đặt con trỏ vào nơi b n muốn chèn minh họa hay hình ảnh * Chọn tab Insert trên vùng Ribbon * Chọn nút SmartArt * Chọn vào SmartArt b n muốn * Chọn m i t n phía b n trái để chèn văn bản hoặc g văn bản trong đồ họa.
61. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 60 Để hi u ch nh SmartArt, chọn Tab Design và các nh m li n quan: 5. Vẽ và hi u ch nh biểu đồ Biểu đồ là một d ng thể hi n bằng hình ảnh các số li u của một bảng tính. Biểu đồ được hình thành bởi tr c tung và tr c hoành. Tr c hoành thể hi n lo i dữ li u d ng để so sánh. Tr c tung thể hi n số lượng hay đơn vị đo lường dữ li u d ng để so sánh T i thẻ Insert, nhóm Illustrator, b n nhấn vào Chart
62. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 61 Xuất hi n c a sổ chọn kiểu bi u đồ Chọn một kiểu biểu đồ và nhập hoặc s a nội dung bảng dữ li u trực tiếp trên bảng dữ li u Data Sheet của màn hình Excel.
63. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 62 Đ ng chương trình Excel, biểu đồ lưu l i trên màn hình Word a. Thay đổi i kiểu biểu đồ Chọn biểu đồ, tr n Tab Design chọn nh m Type, Change Chart Type. – Hãy lựa chọn lo i biểu đồ theo danh sách Chart type và chọn hình biểu đồ b n ô Chart sub-type. – Chọn n t Set as default chart nếu muốn để kiểu biểu đồ đã chọn sẽ được d ng cho những l n vẽ biểu đồ sau. Nhấn n t OK để hoàn thành vi c thay đổi kiểu biểu đồ Ch nh s a nội dung hiển thị tr n biểu đồ – Chọn biểu đồ ch nh s a biểu đồ, Tab Layout
64. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 63 Có thể ch nh s a nội dung trong nhóm Labe s và nhóm Axes. Labels: – Chart title: T n biểu đồ – Axis title: Ti u đề tr c – Legend: Ch giải – Data Labels: Hiển thị dữ li u và các nhãn giá trị – Data Labels: Hiển thị dữ li u và các nhãn giá trị Axes: – Axes: ch nh s a, hiển thị dữ li u tr n tr c tọa độ – Gridlines: Thay đổi đường kẻ mặt đáy biểu đồ – Quay & hiển thị biểu đồ theo hình ảnh 3-D Chọn biểu đồ ch nh s a biểu đồ, Tab Layout, nh m Background chọn 3-D Rotation Xuất hi n hộp tho i Fỏmat Chart Area:
65. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 64 – Rotation: Quay biểu đồ theo chiều dọc, chiều ngang . – Perspective: Phối cảnh xa. B n c thể s d ng các n t chức năng quay biểu đồ ph hợp. 6. Lập và hi u ch nh biểu thức toán học Công cụ toán học Word 2010 cho ph p b n chèn các công thức toán học. Để xem công c toán học: * Đặt con trỏ vào nơi b n muốn chèn công thức toán học * Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
66. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 65 * Chọn nút Equation trên nhóm Symbols * Chọn công thức toán học ph hợp hoặc Chọn Insert New Equation * Để ch nh s a công thức toán học: Kích chọn công thức và tab Design sẽ xuất hi n trên vùng Ribbon
67. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 66 Chương 4: Thao tác với bảng biểu 1. Thao tác t o bản và hi u ch nh bảng T o bảng Để t o một bảng: * Đặt con trỏ vào trang nơi b n muốn t o bảng * Chọn tab Insert trên vùng Ribbon. * Chọn vào nút Tables tr n nh m Tables. B n c thể t o một bảng theo một trong 4 cách sau: – Đánh dấu số d ng và cột – Chọn Insert Table và nhập số d ng và cột – Chọn vào Draw Table, t o bảng bằng cách kích và nhập số d ng và cột – Chọn Quick Tables và chọn bảng.
68. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 67 Nhập dữ i u trong một bảng Đặt con trỏ vào ô b n muốn nhập thông tin. Và bắt đ u nhập Ch nh s a cấu trúc bảng và định d ng bảng Để ch nh s a cấu tr c của bảng: * Chọn vào bảng và b n sẽ thấy c hai tab mới tr n v ng Ribbon là: Design và Layout. Hai tab này d ng để thiết kế và bố trí bảng. Trên tab Design, b n c thể chọn: * Table Style Options
69. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 68 * Draw Borders Để định d ng bảng, Chọn vào bảng và chọn tab Layout. Tab Layout này cho ph p b n thực hi n: * Xem Gridlines và Các thuộc tính (c tr n nh m Table). * Chèn d ng và cột (c tr n nh m Row & Columns). * X a bảng, D ng và cột (nh m Rows & Columns). * Trộn hoặc tách các ô (c tr n nh m Merge). * Tăng và giảm kích thước ô (c trong nh m Cell Size). * Canh lề văn bản trong các ô và thay đổi hướng văn bản (nh m Alignment). 2. Định d ng đường viền và nền cho bảng a. Định d ng đường viền cho bảng T o đường viền cho Tables ta làm các bước sau: – Tô khối cả bảng và chọn Tables Tools.
70. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 69 – Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn All Borders – Chọn các kiểu đường viền và nhấp OK b. Tô nền cho bảng Phối hợp màu sắc để t o nền cho Tables. B n có thể thực hi n theo các bước sau: – Chọn các ô c n tô màu, sau đ nhấn vào Tables Tools chọn Design. – Chọn tiếp m c Shading và chọn màu nền cho ô đ .
71. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 70 B n có thể phối hợp các màu để cho Tables của b n ấn tượng hơn 3. Chèn công thức toán học vào bảng Người dùng vẫn nghĩ công cụ Tab e của Word đơn giản ch à trình bày dữ i u d ng bảng với dòng và cột nhưng thực tế, tuy không thể so sánh được với Exce về mặt tính toán, song Word cũng cho phép người dùng có thể thực hi n được một số phép tính cộng, trừ, nhân, chia để hỗ trợ hơn cho người dùng. C ng c thể người d ng cho rằng tính toán trong Word c n chậm hơn là tính bằng tay rồi điền kết quả vào. Tuy nhi n, điểm lợi thế hơn hẳn khi tính toán luôn trong Table của Word là vi c khi ch nh s a dữ li u thì máy c khả năng cập nhật kết quả, c n nếu tính bằng tay thì l i phải tính l i và điền l i. L c đ thì tính toán bằng tay l i chậm hơn. Bảng 1. Bảng dữ li u c n tính toán Lấy ví d c thể như ở bảng 1. Để thực hi n bảng dữ li u tr n, người d ng thực hi n qua ba bước: nhập dữ li u, tính toán và định d ng. Bước 1. Nhập dữ li u tất cả các cột, trừ cột Thành tiền Bước 2. Tính Thành tiền = Số lượng + Đơn giá: Hộp tho i Formula – Kích chuột vào ô đầu tiên của cột Thành tiền, chọn l nh Layout, nhóm Data, chọn Formula (fx)
72. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 71 – Nhập công thức tính theo hai cách t i ô Formula: e + Tính trực tiếp theo cách d ng địa ch theo d ng và cột của Excel. Trong trường hợp c thể này, Số ượng à cột D, Đơn giá à cột C, dòng cần tính à dòng 2, nên công thức tính sẽ là =c2+d2 + Hoặc c thể s d ng các hàm c trong ô Paste Function ở b n dưới hoặc g t n hàm vào. Trong Word c thể s d ng các hàm cơ bản như: Sum (tính tổng), Count (đếm), Average (tính trung bình cộng), Max (giá trị ớn nhất), Min (giá trị nhỏ nhất), Product (nhân) và c thể s d ng địa ch ô và v ng như Excel. Để tính Thành tiền c thể viết như sau: = Product( eft) hoặc = Product(c2 d2) – Chọn chế độ định dạng tại ô Number Format (ví d : #,##0) Bước 3. Sao ch p xuống các ô b n dưới: Bôi đen kết quả vừa tính, chọn copy và paste xuống các ô b n dưới của cột thành tiền rồi bấm F9 để cập nhật theo d ng. Bước 4. Tính tổng: kích chuột vào ô cuối c ng của d ng Thành tiền và chọn Layout/Formula, nhập công thức =sum(above) và chọn chế độ định d ng t i ô Number Format rồi OK. Trong quá trình làm vi c, nếu dữ li u t i các cột Số lượng và Đơn giá c điều ch nh thì ch c n bôi đen cột Thành tiền và bấm F9 thì máy sẽ tự động cập nhập kết quả theo số li u mới.
73. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 72 Chú ý: nếu người d ng nhập sai kiểu số li u hoặc trong bảng c các ô d ng Merge Cells thì c thể kết quả tính toán sẽ không chính xác. Hộp tho i Formula – Formula: Hiển thị hàm, công thức tính toán. Bắt đ u mỗi hàm hay công thức đều phải bắt đ u từ dấu “=” (SUM(ABOVE): T nh tổng các giá trị ở tr n). B n phải điền đ ng công thức của mỗi hàm. – Number format: Các định d ng kiểu số – Paste Function: Các hàm cơ bản: ABS: Trị tuy t đối AND: Hàm và AVERAGE: Tính trung bình COUNT: Đếm IF: Hàm điều ki n INT: Hàm chia lấy ph n nguy n MAX: Hàm lớn nhất MIN: Hàm nhỏ nhất MOD: Hàm chia lấy ph n dư NOT: Hàm phủ định OR: Hàm hoặc ROUND: Hàm làm tròn SUM: Tính tổng 4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược l i Chuyển đổi từ Table sang Text: – Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong Table – Trong thẻ Layout, nhóm Data, nhấn nút Convert to Text
74. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 73 – Hiển thị hộp tho i sau: – Dùng các ký hi u để phân cách nội dung trong ô thuộc Table o Paragrahp marks dấu ph n đo n (tương đương nhấn phím Enter) o Tabs có khoảng cách phím Tab o Commas dấu ph y o Other dấu khác các dấu đã n u b n tr n, b n gõ vào dấu b n muốn bên c nh – Nhấn OK Chuyển đổi từ Text sang Table: – Chọn dữ li u muốn chuyển đổi thành Table – Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn Convert Text to Table
75. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 74 – Hiển thị hộp tho i sau: – Chọn tùy chọn thích hợp sau đ nhắp nút OK – Dùng các ký hi u để phân cách nội dung trong ô thuộc Table o Paragrahp marks : dấu ph n đo n (tương đương nhấn phím Enter) o Tabs : có khoảng cách phím Tab
76. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 75 o Commas : dấu ph y o Other : dấu khác các dấu đã n u b n tr n, b n gõ vào dấu b n muốn bên c nh Chương 5: Hỗ trợ xử lý trong Word 2010 1. Auto Correct và Macro a. Auto Correct Để tiết ki m thời gian và công sức khi nhập nội dung cho một văn bản lớn trong đ có sự lặp l i nhiều l n một hay nhiều nhóm từ, b n có thể thiết lập chức năng AutoCorrect nhằm thay thế một vài ký tự viết tắt cho các từ đ bởi các từ đủ nghĩa mà thông thường các từ này dài hơn. Chọn biểu tượng Office 2010trên góc trái của của sổ Word, chọn Options, chọn Proofing, chọn Auto Correct Options Hiển thị hộp tho i sau:
77. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 76 – – Correct TWo INitian CApitals : nếu hai k tự đ u ti n trong một từ được g bằng chữ in thì n sẽ thay chữ in thứ hai bằng chữ thường. VD: gõ TWo INitian CApitals sẽ được thay bằng Two Initian Capitals – Capitalize first letter of sentences : Word nhận biết sau dấu chấm sẽ bắt đ u một câu mới và ký tự đ u câu sẽ được đổi thành chữ in nếu chúng ta gõ bằng chữ thường – Capitalize name of days : Ký tự đấu tiên của thứ (ngày trong tu n được gõ bằng tiếng Anh) sẽ đổi thành chữ in. – Correct accidental usage of cAPS LOCK key : khi g phím Caps Lock, đèn Caps Lock trên bàn phím sáng, lúc này chúng ta có thể gõ nh m tr ng thái của bàn phím bằng cách giữ phím Shift gõ ký tự đ u tiên của một từ, sau đ nhả
79. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 78 * Chọn Record Macro, hộp tho i xuất hi n như sau: * Nhập t n (không chứa dấu cách) * Chọn vào nơi b n muốn gán cho một n t (tr n Quick Access Toolbar) hay bàn phím (chuỗi các phím) * Để gán Macro cho một n t tr n Quick Access Toolbar: – Chọn Button – Dưới Customize Quick Access Toolbar, lựa chọn tài li u mà b n muốn Macro c sẵn.
80. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 79 – Dưới l nh chọn: Chọn Macro mà b n đang ghi – Chọn Add – Chọn OK để bắt đ u ghi Macro – Thực thi các hành động b n muốn được ghi trong Macro – Chọn Macros – Chọn vào Stop Recording Macros * Để gán một n t Macro cho một phím tắt: – Ở hôp tho i Record Macro, Chọn Keyboard – Trong hộp Press New Shortcut Key, nhập phím tắt mà b n muốn gán cho n t Macro và Chọn Assign
81. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 80 – Chọn Close để bắt đ u ghi Macro – Thực thi các hành động b n muốn được ghi trong Macro – Chọn Macros – Chọn Stop Recording Macros Ch y Macro Ch y một Macro ph thuộc vào nơi n được th m vào Quick Access Toolbar hay nếu n được gán là một phím tắt. * Để ch y một Macro từ Quick Access Toolbar, Chọn vào biểu tượng Macro * Để ch y một Macro từ phím tắt, ch c n ấn các phím mà b n đã lập trình để ch y Macro.
82. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 81 2. T o ghi chú và bảo v tài li u Word. a. Chèn một ghi chú 1. Chọn đo n text hoặc đối tượng bất kỳ trong tài li u b n muốn ghi ch . 2. Trong thẻ Review, nh m Comments, nhấn n t New Comment. 3. Nhập vào ghi ch của b n trong bong b ng hiển thị ở khung b n c nh tài li u. Xóa ghi chú – Để x a một ghi ch , nhấn chuột phải vào ghi ch đ , chọn Delete Comment. – Để x a nhanh tất cả ghi ch trong tài li u, nhấn chuột vào một ghi ch bất kỳ. Trong thẻ Review, nh m Comments, nhấn vào m i t n b n dưới n t Delete và chọn Delete All Comments in Document. Thay đổi ghi chú 1. Nếu các ghi ch không hiển thị trong tài li u, b n nhấn n t Show Markup trong nh m Tracking của thẻ Review, sau đ đánh dấu chọn Comments. 2. Nhấn chuột vào b n trong một bong b ng c ghi ch c n s a. Sau đ s a l i nội dung theo b n. Thay đổi t n người ghi chú B n c nh mỗi ghi ch luôn c t n của người s d ng. Nếu b n muốn thay đổi t n này, hãy thực hi n như sau: 1. Trong thẻ Review, nh m Tracking, nhấn chuột vào m i t n b n dưới n t Track Changes, sau đ chọn m c Change User Name.
83. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 82 2. Trong hộp tho i xuất hi n, b n dưới m c Personalize…, b n nhập vào t n của mình, sau đ nhấn OK. Lưu là những ghi ch kể từ b y giờ trở đi mới c tác d ng với t n mới. In tài i u kèm theo ghi chú và những đánh dấu thay đổi 1. Nhấn n t Microsoft Office Button (hoặc Tab File) , sau đ chọn Print. 2. Trong hộp tho i Print, t i m c Print what, chọn Settings, Print và nhấn OK.
86. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 85 Muốn hủy bỏ, b n ch vi c vào hộp tho i Encrypt Document để x a password bảo v . 3. Tìm kiếm, thay thế Tìm văn bản B n c thể nhanh ch ng tìm kiếm một từ hoặc c m từ theo cách sau: – Trong thẻ Home, nh m Editing, nhấn n t Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F). – Trong m c Find what của hộp tho i Find and Replace vừa xuất hi n, b n hãy nhập vào đo n văn bản c n tìm. – Để tìm mỗi một từ hoặc c m từ, b n nhấn Find Next. Để tìm tất cả từ hoặc c m từ c ng một l c trong văn bản, b n nhấn Find in, sau đ nhấn Main Document. – Muốn kết th c quá trình tìm kiếm, b n nhấn ESC. Tìm và thay thế văn bản – Trong thẻ Home, nh m Editing, nhấn n t Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H).
87. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 86 – Ở m c Find what, b n nhập vào đo n văn bản muốn tìm. – Ở m c Replace with, b n nhập vào đo n văn bản muốn thay thế. – Để tìm đo n văn bản tiếp theo, b n nhấn Find Next. – Để thay thế đo n văn bản, b n nhấn Replace. Sau khi nhấn xong, Word sẽ chuyển sang đo n văn bản tiếp theo. – Để thay thế tất cả các đo n văn bản tìm được, b n nhấn Replace All. Tìm và tô sáng đo n văn bản tìm được Để d dàng nhận biết các c m từ tìm được, b n c thể tô sáng n tr n màn hình (không tô sáng khi in ra). – Trong thẻ Home, nh m Editing, nhấn n t Find (Ctrl+F). – Trong hộp Find what, nhập văn bản mà b n muốn tìm. – Nhấn Reading Highlight, sau đ chọn Highlight All. – Tất cả từ tìm được sẽ được tô sáng. Để tắt tính năng này đi, b n nhấn Reading Highlight l n nữa, chọn Clear Highlighting.
88. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 87 Tìm và thay thế những định d ng đặc bi t – Trong thẻ Home, nh m Editing, b n nhấn n t Replace (Ctrl+H). – Nhấn n t More nếu b n không nhìn thấy n t Format.
89. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 88 – Để tìm kiếm đo n văn bản với định d ng đặc bi t, b n hãy nhập đo n văn đ trong ô Find what. Nếu ch để tìm kiếm định d ng, hãy để trống ô này. – Nhấn n t Format, sau đ chọn định d ng mà b n muốn tìm. – Nhấn vào ô Replace with, sau đ nhấn Format, chọn định d ng thay thế. Nếu b n c ng muốn thay thế bằng đo n văn bản, hãy nhập đo n text đ vào ô Replace with. – Nhấn Find Next, nhấn tiếp Replace để tìm và thay thế các định d ng đặc bi t. Để thay thế toàn bộ, nhấn Replace All. Tìm và thay thế các dấu đo n, ngắt trang và các mục khác – Trong hộp tho i Find and Replace xuất hi n sau khi nhấn Ctrl+H, b n nhấn n t More nếu không thấy n t Special. – Nhấn vào ô Find what, sau đ nhấn n t Special và chọn một m c c n tìm. – Nhập những gì b n muốn thay thế trong ô Replace with. – Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All. S dụng ký tự đ i di n khi tìm kiếm – Bật hộp tho i Find and Replace l n. – Nhấn n t More để mở rộng hộp tho i. – Đánh dấu kiểm vào ô Use wildcards. – Nhập từ c ng những k tự đ i di n vào ô Find what. – Nhập những gì b n muốn thay thế trong ô Replace with. – Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All. Bảng các ký tự đại diện Đ i di n Nhập Ví dụ Một k tự bất kỳ ? “s?t” tìm “sat” và “set”. Một dãy k tự * “s*d” tìm “sad” và “started”.
91. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 90 Spelling and Grammar Để kiểm tra chính tả và ngữ pháp của một tài li u: * Đặt con trỏ vào đ u của tài li u hoặc đ u của bất kỳ đo n văn bản mà b n muốn kiểm tra * Chọn tab Review trên vùng Ribbon * Chọn biểu tượng Spelling & Grammar trên nhóm Proofing hoặc ấn phím tắt (F7). * Bất kỳ một lỗi nào sẽ hiển thị một hộp tho i cho ph p b n chọn một cách viết hay ngữ pháp thích hợp hơn.
92. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 91 Nếu b n muốn kiểm tra chính tả của một từ c thể, b n c thể kích chuột phải vào bất kỳ từ nào được g ch dưới bởi Word và chọn một sự thay thế. Từ điển đồng nghĩa Từ điển đồng nghĩa cho ph p b n xem các từ đồng nghĩa. Để s d ng từ điển đồng nghĩa: * Chọn tab Review trên vùng Ribbon * Chọn nút Thesaurus trên nhóm Proofing. * Công c từ điển đồng nghĩa sẽ xuất hi n ở phía b n phải màn hình và b n c thể xem các t y chọn. B n c ng c thể truy cập vào từ điển đồng nghĩa bằng cách kích phải vào bất kỳ từ nào và chọn Synonyms trên menu.
93. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 92 T o một từ điển mặc định mới Thường thì b n c các từ ngữ kỹ thuật chuy n môn mà c thể không được công nhận bởi công c kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word. Do vậy mà b n c thể t y ch nh từ điển để c những từ b n muốn cho vào. * Chọn nút Microsoft Office * Chọn nút Word Options * Chọn tab Proofing * Chọn tab When Correcting Spelling
94. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 93 * Chọn Custom Dictionaries, và hộp tho i Custom Dictionaries xuất hi n. * Chọn Edit Word List * Nhập các từ c thể s d ng của b n mà không c trong từ điển hi n thời trong Word. ĐẾM SỐ TỪ TRONG TÀI LIỆU
95. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 94 Word 2010 c thể đếm số từ của tài li u trong khi b n g văn bản. Ngoài ra chương trình c n c thể đếm số trang, số đo n, số d ng, số k tự c hoặc không c khoảng trắng. Đếm số từ trong khi gõ văn bản Trong khi b n g văn bản, Word 2010 sẽ tự động đếm số trang và số từ c trong tài li u. Thông tin này được hiển thị tr n thanh tr ng thái ở g c dưới b n trái màn hình: m c Page (số trang) và Wor ds (số từ). Đếm số từ trong vùng chọn B n c thể đếm số từ trong các v ng chọn, và các v ng chọn này không nhất thiết phải liền m ch nhau. – Trước ti n b n d ng chuột chọn v ng c n đếm. Nếu các v ng không liền m ch nhau, sau khi chọn v ng đ u ti n, b n giữ phím Ctrl và chọn th m các v ng khác. – Tr n thanh tr ng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ c trong v ng chọn. Ví d 110/1025 c nghĩa là trong v ng chọn c 110 từ tr n tổng số 1025 từ của tài li u. Bao gồm cả textbox, footnote và endnote trong khi đếm từ – Trong thẻ Review, nh m Proofing, nhấn n t Word Count. – Trong hộp tho i Word Count, đánh dấu check vào m c Include textboxes, footnotes and endnotes. Đếm số từ trong textbox
96. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 95 – Chọn textbox mà b n muốn đếm từ. – Tr n thanh tr ng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ c trong textbox. Ví d 110/1025 c nghĩa là trong textbox c 110 từ tr n tổng số 1025 từ của tài li u. Xem số trang, số ký tự, số đo n và số dòng Để c đ y đủ thông tin về số trang, số k tự, số đo n và số d ng, b n thực hi n một trong hai cách sau: – Trong thẻ Review, nh m Proofing, nhấn n t Word Count. – Tr n thanh tr ng thái ở g c dưới b n trái màn hình, b n nhấn chuột vào m c Words. Hộp tho i Word Count xuất hi n cho b n đ y đủ thông tin mà b n muốn. 5. In tài li u Word Định d ng trang in Mỗi khi t o file mới, trong c a sổ văn bản đã c sẵn một trang giấy trắng để bắt đ u so n văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4). Ch khi nào c n đến chi tiết chính xác hơn chúng ta mới chọn l i khổ giấy khác Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn m i t n dưới góc phải để mở hợp tho i Page Setup Chọn lo i giấy – Tab Paper
97. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 96 – Paper Size : chọn lo i giấy, kích thước tương ứng sẽ hi n ra trong width và height, nếu chọn Custom phải cho số đo kích thước giấy trong width và height Đặt lề cho trang in – Tab Margins – Top : Lề đ nh của trang in – Bottom : Lề đáy của trang in – Left : Lề trái của trang in – Right : Lề phải của trang in Nếu có dùng l nh Mirror Margins để làm sách (t o tính đối xứng giữa các trang) thì l nh left và right sẽ trở thành Inside và Outside
98. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 97 – Gutter : Khoảng cách d ng để đ ng gáy sách – From edge: Khoảng cách từ mép của tờ giấy đến header hoặc footer – Orientation : chọn hướng in o Portrait : Giấy dọc o Landscape : Giấy ngang – Mirror margins : Đặt lề đối xứng nhau. Nếu l nh này có dùng, giấy sẽ được phân bi t là có trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even), thường áp d ng để in sách. In tài li u -Tab File, chọn Print
99. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 98 – Copies: chọn số bản in – Printer : chọn t n máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows. Nếu máy in đang s d ng không c t n trong danh sách này (nghĩa là n chưa được khai báo) thì phải thực hi n các bước sau: o Nhắp Start, chọn Settings và nhắp Printers. o Nhắp đ p vào biểu tượng Add Printer.
100. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 99 o Thực hi n các bước cài đặt máy in của chức năng Add Printer Wizard – Pages : in số trang chọn lựa bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời r t, dấu g ch nối “-” để in các trang liên tiếp 6. Trộn tài li u (Mail Merge) 6.1 Các Khái ni m Trộn thư Trong thực tế, đôi khi ch ng ta c n phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng h n như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghi p Thay vì phải g những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất d nhằm lẫn), ta c c thể d ng công c Mail Merge để giải quyết vấn đề tr n một cách nhanh ch ng. Tập tin data source Một file chứa dữ li u nguồn thường được trình bày dưới d ng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô. Tập tin main document Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn ch nh a. Form letter Bước 1. T o tập tin Main chính trong WORD như sau Công Ty TNHH XYZ 999 Pasteur, Q.1, chúng tôi 8223344 Ngày 30 tháng 10 năm 2009 THƯ MỜI Kính gởi: Sinh năm:
101. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 100 Địa ch : Mời sắp xếp thời gian đến dự cuộc phỏng vấn tuyển nhân sự cho Công ty. Thời gian: giờ, ngày Địa điểm: Giám Đốc Trần Văn A Bước 2. T o tập tin nguồn dữ li u tr n Excel với các cột c t n tương ứng (ch là t n cột không n n viết dấu tiếng vi t, và phải bắt đ u dữ li u ngay t i Cell A1). * Ch : tập tin dữ li u này b n c thể t o bằng WORD, tuy nhi n nếu thể hi n trong Excel b n sẽ c lợi hơn nếu bảng dữ li u đ c hổ trợ nhiều ph p tính và hàm phức t p. OBC HOTEN PHAI NS DIACHI THPHO BANG Ông Đinh như Quí Nam 1965 11 L Lợi chúng tôi ĐH Bà Hồ L Ngọc Nữ 1966 22 Thùy Vân V ng Tàu ĐH Ông Hoàng văn Bình Nam 1975 33 Lê Lai chúng tôi Ông Phan thành Tâm Nam 1970 44 L Thường Ki t chúng tôi Bà Nguy n Th y Hồng Nữ 1968 55 Lê Thánh Tôn chúng tôi ĐH Ông Tr n H a Bình Nam 1969 66 L Thái Tổ Biên Hòa ĐH Bà L Thị Mộng V n Nữ 1973 77 Tr n Hưng Đ o Thủ D u Một Ông L Văn Lợi Nam 1967 88 Ngô Đức Kế TP.HCM
102. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 101 Bà Hàng thị Ngọc Hà Nữ 1968 99 H ng Vương V ng Tàu Bà Hoàng thị L Tường Nữ 1969 96 Pasteur chúng tôi ĐH Bước 3. Tr n tập tin Main chính trong Word Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đ chọn Step by Step Mail Merge Wizard. Trình Wizard sẽ mở ra một c a sổ bên phải tài li u. C a sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và b n c ng c thể thay đổi kích cỡ của nó.
103. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 102 Để thực hi n merge mail c n phải qua 6 bước, b n làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp tho i, nếu muốn quay l i thì nhấn vào Previous. Trong m c Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2 Trong m c Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3
104. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 103 Trong m c Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu. Chọn Sheet1, OK
105. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 104 Ở hộp tho i Mail Merge Recipents, ta có thể lo i bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn t o thư mời. Nhấn OK. Nhấn Next qua bước 4.
106. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 105 Trong m c Write your letter, nhấn chọn More items… Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi c n chèn dữ li u vào, l n lượt chèn các field vào trong main document như sau:
Làm Quen Với Ms Word 2007, Học Word
Bài này là Bài thứ 2, Làm quen với MS Word 2007 trong Chuyên đề học Word nhanh
Bạn sẽ gõ văn bản ở đâu? Muốn thụt đầu dòng thì phải làm sao? Thay đổi canh lề như thế nào? Làm sao để lưu tài liệu? Hãy làm quen với một số điểm cơ bản của MS Word.
Nếu đây là lần đầu bạn dùng Word và còn nhiều bỡ ngỡ, hãy bắt đầu nào.
1. Tạo văn bản đầu tiên
a. Làm quen với cửa sổ soạn thảo
Khi bạn mở Word 2007 sẽ có một tài liệu trống xuất hiện, nó trông như một tờ giấy và chiếm một khoảng lớn màn hình.
Bạn muốn bắt đầu làm việc nhưng không biết bằng cách nào
Bạn sẽ gõ văn bản ở đâu? Nếu muốn thụt đầu dòng thì phải làm sao? Thay đổi canh lề như thế nào? Làm sao để lưu tài liệu?
Hãy khởi đầu bằng cách làm quen với một số điểm căn bản của Word.
b. Bắt đầu nhập liệu
Thanh Ribbon có 3 thành phần căn bản, sẽ rất có ích nếu bạn biết mỗi phần được gọi là gì và cách sử dụng chúng:
Mọi thứ trên một Tab đều được lựa chọn cẩn thận dựa trên các hoạt động của người dùng. Ví dụ Tab Home chứa những lệnh có tầng suất sử dụng nhiều nhất chẳng hạn như các lệnh trong nhóm Font để định dạng văn bản như: Font, Font Size, Bold, Italic, v.v…
c. Những kí hiệu hỗ trợ
1 Ký hiệu phân đoạn, mỗi ký hiệu tương ứng với một lần nhấn phím ENTER.
2 Ký hiệu TAB, mỗi ký hiệu tương ứng với một lần nhấn phím TAB.
3 Ký hiệu SPACEBAR, mỗi ký hiệu tương ứng với một lần nhấn phím SPACEBAR.
Hãy tưởng tượng bạn đã gõ một văn bản như hình bên trên. Hai đoạn văn bản có vẻ cách nhau hơi xa. Đoạn thứ hai lại dường như thụt đầu dòng hơi nhiều so với đoạn đầu.
Bạn có thể dễ dàng kiểm tra nhìn vào những ký hiệu định dạng (formatting marks) mà Word tự động chèn vào khi bạn gõ văn bản. Các ký hiệu này luôn có mặt trong văn bản, tuy nhiên nó được ẩn đi cho đến khi bạn cần thì chúng mới hiển thị.
Để hiển thị những ký hiệu định dạng hãy sử dụng thanh Ribbon phía trên màn hình MS Word 2007. Chọn thẻ Home, và tìm kiếm nút lệnh trong phần Paragraph, nhấn vào đó để hiển thị hoặc ẩn các ký hiệu định dạng.
Khi bạn nhìn thấy những ký hiệu định dạng này lần đầu tiên bạn có thể sẽ tự hỏi nó là gì và lo ngại nó có được in ra khi bạn in văn bản của mình hay không. Câu trả lời là
Vậy ký hiệu định dạng là gì? Tác dụng của chúng? Hãy xem xét một ví dụ như sau:
…Nội dung chỉ dành cho thành viên…
Mỗi lần nhấn phím TAB sẽ làm xuất hiện một ký hiệu mũi tên . Trong hình, có một mũi tên ở đoạn đầu và hai mũi tên ở đạn thứ hai, như vậy phím TAB đã được nhấn hai lần ở đầu đoạn thứ hai.
Ký hiệu dấu chấm cho biết bạn đã nhấn phím SPACEBAR bao nhiêu lần giữa mỗi từ, hoặc khi bạn vô ý nhấn nhầm phím SPACEBAR giữa các ký từ trong một từ. Một chấm đại diện một khoảng trống, hai chấm là hai khoảng trống. Thông thường, chỉ cần có một khoảng trống ở giữa các từ. Cần lưu ý ký hiệu dấu chấm này khác với dấu chấm câu trong văn bản, dấu chấm câu nằm phía dưới chân các ký tự còn ký hiệu dấu chấm nằm ở giữa các ký tự.[/restrict]
d. Những dấu gạch chân trong văn bản
Khi bạn gõ văn bản, thỉnh thoảng có thể Word sẽ tự động chèn các dấu gạch chân gấp khúc màu đỏ, xanh lá hoặc xanh dương phía dưới một số từ.
Một lưu ý đối với dấu gạch dưới màu xanh lá và xanh dương: trong đa số trường hợp, Word thường chính xác trong việc chỉ ra các lỗi ngữ pháp thông dụng. Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc khi sử dụng chức năng này. Nếu bạn chắc chắn rằng mình đúng và Word đã sai, hãy bỏ qua những gợi ý chỉnh sửa này.[/restrict]
e. Thay đổi canh lề trang văn bản
Canh lề (Margins) là các khoảng trống xung quanh viền của trang văn bảng. Phía Trên, Dưới, Phải và Trái của trang có một khoảng canh lề bằng 1 inch (tương đương 2.54cm), đây là khoảng canh lề thông dụng nhất mà bạn có thể sử dụng trong đa số trường hợp.
Nếu bạn muốn thay đổi canh lề thì bạn có thể thực hiện dễ dàng vào bất cứ lúc nào. Chẳng hạn như khi bạn muốn viết nột lá thư, trình bày một công thức hoặc làm một bài thơ thì bạn có thể sẽ cần những khoảng canh lề khác.
Khoảng canh lề đầu tiên trong danh sách là Normal, khoảng canh lề hiện tại. Để chọn canh lề nhỏ hơn hãy chọn Narrow. Nếu bạn muốn khoảng trống bên trái và bên phải rộng hơn thì hãy chọn Wide. Khi bạn đã chọn xong khoảng canh lề mà mình mong muốn, toàn bộ tài liệu sẽ tự động thay đổi theo canh lề mà bạn vừa chọn.
f. Lưu tài liệu
1 Để lưu tài liệu hãy nhấn nút Microsoft Office
Bạn đã nhập liệu và hiệu chỉnh hoàn thiện câu từ và các đoạn văn bản, hoặc có những số liệu quan trọng mà bạn không muốn đánh mất nếu lỡ con mèo nhà bạn vô tình dẫm lên bàn phím hay một sự cố điện nào đó làm tắt máy tính đột ngột.
Để giữ thành quả công việc của mình được an toàn, bạn phải lưu tài liệu lại. Không bao giờ là quá sớm để làm điều đó.
Nhấn vào nút Microsoft Office ở phía trên cùng bên trái, sau đó nhấn Save. Một hộp thoại (Dialog Box) sẽ xuất hiện. Hộp thoại là một cửa sổ nhỏ để trợ giúp bạn thực hiện một việc nào đó. Bạn sẽ sử dụng hộp thoại này để cho Word biết bạn muốn lưu tài liệu này ở thư mục nào trên máy tính và đặt tên tài liệu là gì.
Sau khi đã lưu lần đầu và trở lại công việc, bạn có thể tiếp tục lưu tài liệu này suốt quá trình làm việc, bất cứ khi nào thấy cần thiết. Mỗi lần muốn lưu hãy nhấn nút Save trên thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) ở góc trên bên trái hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+ S (nhấn phím Ctrl và S cùng lúc).
Sau khi kết thúc công việc và lưu lại tài liệu, thoát khỏi Word bằng cách nhấn vào nút Microsft Office sau đó nhấn Close.
2. Chỉnh sửa văn bản và tài liệu
a. Hiệu chỉnh tài liệu
Để hiệu chỉnh tài liệu một cách nhanh chống và hiệu quả bạn cần biết các di chuyển điểm chèn nội dung (Insertion Point),vị trí mà những gì bạn gõ vào sẽ xuất hiện. Bạn có thể dùng bàn phím hoặc chuột để di chuyển đến vị trí tài liệu cần hiệu chỉnh.
Khi đã đã di chuyển đến đúng vị trí mà bạn muốn chỉnh sữa, bạn có thể gõ thêm nội dung mới vào hay chọn đoạn văn bản mà bạn muốn sửa hoặc xóa. Bạn có thể chọn một ký tự, một từ, một câu, một đoạn văn bản hoặc toàn bộ tài liệu. Ngoài ra, bạn cũng có thể dời vị trí của chúng từ nơi này đến nơi khác trong tài liệu.
b. Di chuyển vòng quanh tài liệu
1 Điểm chèn nội dung (Insertion Point), thể hiện bằng một gạch dọc nhấp nháy.
Điểm chèn nội dung hiện đang nằm ở cuối đoạn thứ hai sau từ “assistance.” Để gõ văn bản vào nơi bạn muốn bạn phải di chuyển điểm chèn nội dung tới vị trí số 2. Bạn có thể thực hiện theo hai cách:
HOẶC
Nhấn nút mũi tên hướng lên (UP ARROW) để di chuyển điểm chèn nội dung lên trên, mỗi lần nhấn điểm chèn sẽ di chuyển lên một dòng. Sau đó dùng phím mũi tên trái (LEFT ARROW) để di chuyển điểm chèn sang bên trái, mỗi lần một ký tự, đến vị trí mà bạn mong muốn.
c. Chọn và xóa nội dung
Trong hình bên trên, từ “really” hiện đang được chọn.
Sau khi đã thêm một câu mới ở phần b, bạn đọc lại toàn bộ và cảm thấy câu thứ hai sẽ hay hơn nếu bỏ từ “really”.
Để xóa trước hết bạn phải chọn từ cần xóa bằng một trong các cách sau:
HOẶC
Dùng bàn phím: sử dụng các phím mũi tên để di chuyển điểm chèn nôi dung đến bên phải (hoặc trái) từ “really”,nhấn và giữ phím SHIFT sau đó dùng phím mũi tên trái (hoặc phải) để chọn.
d. Di chuyển văn bản
1 Chọn nội dung mà bạn muốn di chuyển
2 Nhấn phím Cut trên thanh Ribbon.
3 Di chuyển điểm chèn nội dung (Insertion Point) đến vị trí mới nơi bạn muốn chèn đoạn văn bản.
4 Nhấn nút Paste trên thanh Ribbon.
Tiếp tục xem xét đoạn văn bản đầu tiên. Bạn thấy rằng câu mà bạn thêm vào ở phần b nên đặt ở cuối đoạn. Bạn không cần phải xóa câu ở vị trí cũ rồi gõ lại ở vị trí mới. Thay vào đó, hãy di chuyển nó bằng cách thực hiện các lệnh Cut (cắt) và Paste (dán): Cắt để xóa câu ở vị trí cũ và dán để di chuyển nó đến ví trí mới mà bạn mong muốn.
Đầu tiên hãy chọn toàn bộ câu mà bạn muốn di chuyển như ở hình trên. Chọn thẻ Home trên thanh Ribbon, nhấn vào phím Cut trong phần Clipboard. Hoặc bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + X (tưởng tượng chữ X giống như hình cây kéo). Sau đó di chuyển điểm chèn nội dung tới cuối đoạn.
Cuối cùng, nhấn vào phím Paste trên thanh Ribbon. Hoặc bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + V. Câu bạn muốn di chuyển đã được dời tới nơi bạn mong muốn.
e. Hủy bỏ các hành động vừa thực hiện
1 Nút Hủy Lệnh (Undo) trên thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar).
2 Các lệnh có để hủy: Cut và Paste.
Bạn đã di chuyển một câu đến vị trí mới trong phần d nhưng khi xem lại bạn cảm thấy không hài lòng. Thật may mắn là bạn không cần phải thực hiện lại chuỗi hành động Cut và Paste để chuyển câu trở về vị trí ban đầu. Thay vì vậy, hãy dùng chức năng Hủy Lệnh (Undo).
Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Z để thực hiện việc hủy lệnh, các lệnh sẽ được hủy theo thứ tự lệnh cuối cùng sẽ được hủy trước.
f. Sử dụng thanh trượt (Scrollbar) để xem tài liệu
1. Thanh trượt (Scrollbar).
2. Kéo con trượt (Scrollbox) lên xuống để xem tài liệu.
3. Nhấn vào phím mũi tên để di chuyển lên hoặc xuống.
Có thể bạn có một tài liệu dài và muốn đọc hết mà không phải nhấn các phím mũi tên liên tục để di chuyển điểm chèn nôi dung lên hoặc xuống. Bạn có thể kéo tài liệu đến điểm cần xem một cách dễ dàng bằng cách dùng thanh trượt.
Để cuộn nhanh văn bản bằng bàn phím hãy nhấn vào phím PAGE UP để cuộn lên và PAGE DOWN để cuộn xuống dưới.
3. Làm cho văn bản trông đẹp mắt
a. Định dạng chữ và áp dụng các kiểu trang trí
Trong hình là một phần của một bản thông cáo báo chí, nhưng tất cả mọi thứ đều trông giống nhau. Không tiêu đề, không hướng dẫn, không có điểm nhấn quan trọng để gây sự chú ý cho người đọc.
Đừng quá lo lắng, bạn có thể nhanh chóng làm cho văn bản trên trở nên bắt mắt hơn bằng các công cụ như: In đậm (bold), In nghiêng (Italic), Gạch chân (underline); tạo các danh sách (list); sử dụng các kiểu trang trí v.v…Những công cụ đó sẽ giúp bạn định dạng văn bản.
b. Tạo các điểm nhấn
Bảng thông cáo báo chí cho biết lợi nhuận ròng trên mỗi cổ phiếu của Contoso Pharmaceuticals. Bạn có thể gây sự chú ý của người đọc bằng cách sử dụng các đinh dạng như in đậm (bold), in nghiêng (Italic), gạch chân (underline). Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách sử dụng các nút trên thanh Ribbon hoặc dùng phím tắt.
Nếu bạn thấy chữ in đậm nhìn không vừa mắt, ngay sau khi thực hiện lệnh in đậm hãy nhấn phím Undo trên thanh công cụ truy cập nhanh ở phía trên cùng của cửa sổ Word. Hoặc bạn có thể chọn văn bản vừa in đậm rồi nhấn nút Bold (hoặc phím tắt Ctrl + B) một lần nữa.
Bạn cũng có thể thay đổi màu sắc để đoạn văn bản trông nội bật hơn nữa bằng cách sau:
c. Thêm nhanh một kiểu trang trí (Style)
Để thêm một kiểu trang trí hãy chọn đoạn văn bản mà bạn muốn, sau đó trong phần Styles ở thẻ Home bạn có thể di chuyển con trỏ chuột ngang qua từng kiểu trang trí để xem đoạn văn bản thay đổi tương ứng như thế nào.
d. Tạo danh sách
Bảng thông cáo báo chí chỉ ra các điểm thành công trong Quý vừa qua, các điểm này sẽ nổi bật hơn nếu trình bày ở dạng danh sách. Bạn có thể sử dụng danh sách dạng chữ số (Numbering) hoặc dạng ký hiệu (Bullet) để gây sự chú ý bằng cách sau:
e. Thêm hoặc bớt khoảng trống
Bạn có thể dễ dàng thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong toàn bộ tài liệu hoặc trong một đoạn văn bản được chọn.
Để thay đổi khoảng cách dòng trong toàn bộ tài liệu đầu tiên bạn phải chọn tất cả tài liệu bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A. Để thay đổi khoảng cách dòng trong một đoạn văn bản, bạn chỉ cần di chuyển điểm chèn nội dung đến đoạn văn bản đó, không cần phải chọ cả đoạn. Sau đó, tại thẻ Home, phần Paragraph, nhấn vào nút Line Spacing . Có một ký hiệu cho biết khoảng cách dòng hiện tại. Hãy chọn một khoảng cách mới mà bạn mong muốn.
f. Sử dụng kiểu định dạng cho toàn bộ tài liệu
Bảng thông cáo báo chí của chúng ta hiện trông khá ổn, nó có tiêu đề, các điểm nhấn được in đậm, có nhiều màu khác nhau, một danh sách bắt mắt.
Mỗi khi thay đổi một Style Set, các Style tương ứng sẽ thay đổi mà không bị chồng chéo. Ví dụ Style cho Tiêu đề (Heading) mới sẽ thay thế cho Style tiêu đề cũ chứ không phải cho Style Tựa (Title) cũ.
Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.
Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Sử Dụng Ms Word 2007 trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!