Xem Nhiều 1/2023 #️ Hướng Dẫn Làm Mail Merge Trong Word # Top 4 Trend | Trucbachconcert.com

Xem Nhiều 1/2023 # Hướng Dẫn Làm Mail Merge Trong Word # Top 4 Trend

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Làm Mail Merge Trong Word mới nhất trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Bạn biết không, Word không chỉ là công cụ dùng để soạn thảo văn bàn mà thông qua Word bạn có thể gửi email hàng loạt, in ấn hàng loạt thông qua chức năng Mail Merge trong Word. Bài viết hôm nay, Pus Edu sẽ giới thiệu đến các bạn những thông tin về Mail Merge và làm cách nào để gửi 1 email bằng Mail Merge một cách cơ bản nhất

Mail Merge trong Word

Mail Merge là gì?

Mail Merge là tính năng trong Word mà người dùng thường gọi là “Trộn Thư”. Thực chất ngoài việc trộn thư ra, Mail Merge còn có nhiều tính năng khác như trộn dữ liệu để in ấn hàng loạt.

Cụ thể hơn, khi bạn muốn viết 1 email với chung nội dung nhưng bạn muốn gửi đến nhiều người, nhiều tên với nhiều thông tin khác nhau thì tính năng Mail Merge sẽ là một công cụ vô cùng tiện lợi để các bạn có thể hoàn thành trong vòng 1 phút 30 giây thôi.

Ứng dụng của Mail Merge: Người ta thường sử dụng Mail Merge để in hợp đồng, chèn quyết định, in giấy mời, email hàng loạt như chúc tết, tính lương, xác nhận thông tin,…

Cách sử dụng Mail Merge trong Word

Để sử dụng được tính năng trộn thư này, bạn cần có 2 thứ quan trọng nhất đó là:

Nội dung chính của email hoặc giấy mời

File danh sách dữ liệu với đầy đủ những thông tin bạn cần điền vào email hoặc giấy mờ

Bước 1: Soạn nội dung emai, thư mời, thông báo

Lưu ý trong email này, những phần bạn cần thay thế thông tin cho phù hợp với từng đối tượng bạn sẽ để trống.

Bước 2: Chuẩn bị file excel chứa thông tin cần điền vào Mail Merge

Soạn 1 file excel trong đó gồm những thông tin mà bạn cần đưa vào mail hay thư mời trong file Word bạn đã soạn.

Ví dụ file nội dung trên cần có 2 thông tin là tên sinh viên và tên môn học. Vậy bạn cần 1 file excel có đầy đủ 2 thông tin này.

Bước 3: Bắt đầu Mail Merge

Đây là bước bạn chọn miền nội dung để chèn vào thông tin trong Word.

Hộp thoại xuất hiện sẽ chứa tất cả những cột trong file excel bạn đã lập. Nhiệm vụ của bạn là đưa chuột đến nơi bạn cần chèn nội dung và nhấn insert.

Bước 4: Kiểm tra thông tin

Sau khi bạn hiển thị kết quả, bạn nhấn vào nút mũi tên (next) để kiểm tra lại thông tin.

Bước 5: Email hoặc in file

– Trường hợp email, bạn cần làm thêm 1 bước nữa.

Các bạn thân mến, Mail Merge có vẻ thực hiện hơi dài đôi chút. Tuy nhiên, khi bạn đã thực hiện được 1 lần đầu tiên rôi, những lần sau bạn sẽ thao tác rất nhanh và việc email hay in ấn tài liệu với nhiều dữ liệu đối với bạn sẽ không còn là nỗi lo lắng nữa.

Hướng Dẫn Cách Làm Mail Merge Trong Word

Tính năng trộn thư trong word cực kỳ hữu ích nhưng nhiều bạn vẫn chưa biết tới và sử dụng tạo thuận lợi cho công việc. Trong bài viết này VOH sẽ hướng dẫn bạn đọc cách làm Mail Merge trong word 2013 và word 2016.

Cách làm Mail Merge trong word 2013

Trộn thư (Mail Merge) là tính năng được tích hợp trong Microsoft Word. Với những thao tác đơn giản bạn sẽ giảm thời gian, công sức chèn danh sách thông tin từ bảng excel vào trong các văn bản word.

Hướng dẫn cách làm Mail Merge với word 2013:

Bước 2: Bạn sẽ thấy Mail Merge có ở bên phải Word với thông tin

Step 1: Letters

Step 2: Use the current document

Step 3: Use an existing list trong danh sách đã có trước. Bạn vào lựa Type a new list lập danh sách mới, nhấn nút Next: Write your letter.

Bước 3: Trong Select Data Source thì bạn chọn danh sách đã có sẵn mở Open.

Bước 5: Trong Mail Merge Recipients thì lựa dữ liệu cần chèn với việc đánh dấu vào ô vuông trước dữ liệu. Bạn chèn tất cả thì đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source rồi nhấn nút OK.

Bước 7: Bạn di chuột vào nơi cần chèn dữ liệu rồi nhấn More items. Xuất hiện Insert Merge Field thì chọn trường dữ liệu với nội dung cạnh con dấu chuột và nhấn nút Insert chèn vào đó.

Hoàn thành việc chèn danh sách thì bạn sẽ có bảng dưới. Bạn nhấn Next: Preview your letters.

Bước 9: Bạn xem lại thông tin thì vào Edit individual letters và nhấn OK tại Merge to New Document.

Cách làm Mail Merge trong word 2016

Các bước làm Mail Merge trong word 2016:

Bước 4: Bạn thêm danh sách thông tin học sinh, phụ huynh, lớp…Bản word sẽ tự động thêm vào giấy mời.

Bạn chọn Next: Write your letter.

Bước 6: Chọn next và previous để thông tin đứng đúng vị trí rồi chọn Next: Complete the merge.

Bạn muốn in thư thì chọn Print để in, nếu không muốn thì đóng Mail Merge.

Nguồn ảnh: Internet

Hướng Dẫn Trộn Thư Mail Merge Trong Word 2013 2010 2007 2003

Trộn thư (Mail merge) trong word là thiết lập điền các thông tin khác nhau vào một vị trí xác định trên một văn bản được làm sẵn. Nó giúp các bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn trong công tác văn phòng. Để dể hiểu mình ví dụ một văn bản có nội dung như sau:

Đến tại: Hội trường UBND Xã ABC

Để: Dự buổi triển khai thực hiện thông tư 23 của Bộ Công An – Phổ biến xử lý luật vi phạm hành chính năm 2012.

Rất mong sự có mặt của ……. để buổi họp đạt kết quả tốt đẹp.

Chỗ có dấu chấm sẽ được điền thông tin cho mỗi cá nhân với thông tin của họ. Do đó nó khác nhau và rất mất công nếu ta copy và thay đổi thông tin vào các chỗ có dấu chấm. Chính vì thế mà thủ thuật sử dụng Mail Merge thật sự cần thiết.

Bước 1: + Tạo một file Word hoặc Excel chứa thông tin với các trường cần thiết. Ví dụ mình tạo một file Word có tên là DuLieu nội dung như sau

+ Soạn văn bản mẫu sẵn. Xem văn bản mẫu ở trên. Và hãy tạo một thư mục lưu chúng để dể tìm kiếm. Ví dụ thư mục Tron_Thu_EXP có 2 file Dulieu và Mau

Bước 2: Tiến hành nào. Đầu tiên mở mẫu lên. Di chuyển qua tab MAILINGS trong Word 2013

Các bạn có thể tùy chỉnh thêm những người được liệt kê vào danh sách tạo trộn thư

Bước 3: Chọn vị trí chèn thông tin các trường vào

Các bạn sẽ thấy nó hiện thị như sau:

Thủ thuật áp dụng với Word 2010 – 2007- 2003 copy nguồn từ các bài viết khác. Các bạn tham khảo.

Trộn tài liệu (Mail Merge) Các Khái niệm:

Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp… Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng.

Tập tin data source Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.

Tập tin main document Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnha.Form letterBước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau

Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1). * Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

Bước 3. Trên tập tin Main chính trong Word Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard.

Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous. Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2

Trong mục Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3

Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu.

Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời. Nhấn OK. Nhấn Next qua bước 4.

Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items…

Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần lượt chèn các field vào trong main document như sau:

Nhấn nút Next sang bước thứ 6.

Chọn Print… nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản.

Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư mời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người.

b.Envelopes Tạo những bì thư bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Envelops thay vì chọn From letter ở bước1.

c. Labels Tạo nhãn bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Labels thay vì chọn From letter ở bước1. d.Catologes Tạo văn bản kiểu danh sách bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Catologes thay vì chọn From letter ở bước1.Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.

Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau: – Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ nơi bạn chọn một loại tài liệu và sau đó chọn, tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách người nhận. – Write & Insert Fields: Đây là nơi bạn có thể chèn các Merge Field và sử dụng Rules để thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu. – Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng tính năng kiểm tra lỗi một cách tự động. – Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân của bạn vào một tài liệu toàn diện, hay in chúng ra hoặc gửi thư điện tử.

Hướng dẫn trộn thư trong trong Word 2007 – http://www.pigup.com.vn/

Màn hình kế cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…

Ở đây chúng ta sẽ làm một ví dụ: In toàn bộ thư mời cho danh sách toàn bộ khách hàng. Bạn làm theo trình tự sau: Bạn nhập liệu mẫu thư mời cho mình, chú ý phần tên và địa chỉ khách hàng thì để trống để có thể nhập liệu sau này. Kế đến bạn chọn như hình.

Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là Letters, nhấp Next để tiếp tục.

Ở màn hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp ví dụ này bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn như hình và nhấp Next.

Khi đó một hộp thoại có dạng sau sẽ xuất hiện.

Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những người cần thêm vào thư của bạn, các chỉ mục ở trên có thể sẽ dư thừa, bạn có thể xoá bằng cách chọn nút Customize…, ở hộp thoại Customize Address List bạn chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để bỏ.

Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách, xong nhấp Close, hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin này lại, khi bạn nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:

Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý. Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư

Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.

Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name và Company Name rồi nhấn Insert. Khi đó các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.

Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:

Để xem trước các nội dung được chèn khác bạn nhấp nút [IMG]file:///C:/DOCUME%7E1/NGUYEN%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image026.jpg[/IMG]trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:

Màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:

Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.

Lúc này Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy.

Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau: – Printer: Đây là phần hiển thị thông tin của máy in. – Page range: phần này cho phép bạn quy định in trang nào, có các mục + All: In toàn bộ tài liệu. + Current Page: In trang hiện thời. + Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in

Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12. – Copies: chỉ số bản cần in. Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word: – Để in được trong Word thì máy tính của bạn phải được cài trình điều khiển (Driver). – Như bài trước đã đề cập, việc in tài liệu lần đầu tiên có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.

Mail Merge In Word 2022 – Word 2022 Tutorials

What Is A Word Mail Merge?

A mail merge in Word will combine a preprepared letter with a mailing list, so that bulk mail is personalised before it is sent out. For example, you might be part of an organisation that has a list of members and you want to let them know about an upcoming Annual General Meeting. Your mailing list would be the list of members’ names and addresses, and the preprepared letter would be a letter informing them of the AGM. Each letter produced will be identical, apart from the personalised portions.

The three files involved in the mail merge process are:

your main document

your mailing list

the merged document

The Main Document

Now we will link the letter to your mailing list.

The Mailing List

Link The Mailing List To The Document

Now that you have established the link between your document and mailing list, save the document.

We’re going to assume that you want to send your letter to everyone on your list, but if you want to, you can select only certain entries from the list.

Insert Merge Fields

We now need to tell Word what personal details to add to the letter and where. To do this, we will insert merge fields in the main document. We’re going to keep things very simple and we’re just going to insert the most basic information. In our example we will insert member names and addresses.

First of all position the cursor where you want the address to appear on your letter. Then, on the Mailings tab, in the Write & Insert Fields group, choose Address Block.

In the window that opens, you get the chance to review and amend the format of the address that will be inserted when the merge is actually run.

The address and greeting are standard items, that most people will want to use in their mail merges, so they get their own special buttons in the ribbon. What if you want to insert data that is not in the Write & Insert Fields group? You will need the Insert Merge Fields button for that.

Run The Mail Merge

Don’t forget to save your document.

This tutorial was more of a quickstart than an in depth exploration of mail merge in Word. We will be looking at all the different variations in the step involved in later tutorials, so stay tuned for those.

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Làm Mail Merge Trong Word trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!