Xem Nhiều 12/2022 #️ Hướng Dẫn Cách Trộn Thư Trong Word Chuẩn Nhất 2003 2007 2010 2013 2022 / 2023 # Top 20 Trend | Trucbachconcert.com

Xem Nhiều 12/2022 # Hướng Dẫn Cách Trộn Thư Trong Word Chuẩn Nhất 2003 2007 2010 2013 2022 / 2023 # Top 20 Trend

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Trộn Thư Trong Word Chuẩn Nhất 2003 2007 2010 2013 2022 / 2023 mới nhất trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Mail Merge hay còn gọi là Trộn thư là 1 tính năng không thể thiếu trong word, các phiên bản word từ 2007 đều có 1 tab riêng cho tính năng này đủ thấy tầm quan trọng của nó. Thực tế trong công việc cũng khá nhiều trường hợp phải sử dụng tính năng trộn thư này để tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới…

Nếu khi môn tin học văn phòng hoặc học chứng chỉ tin học văn phòng thì tính năng này cũng luôn có và cũng thường xuất hiện trong các bài thi. Dù mail merge không quá khó nhưng nếu mới làm quen thì cũng sẽ có những khó khăn nhất định, đặc biệt là phần chèn trường vào từ file data thường là file excel.

1. Mail merge là gì?

Mail merge dịch sang tiếng Việt có nghĩa đơn giản là trộn thư là 1 tính năng nâng cao trong word, giúp bạn tạo ra những mẫu giấy mời, bìa thư, nhãn… với những danh sách dữ liệu có sẵn.

2. Tại sao phải mail merge?

Ví dụ khi 1 trường hợp muốn tạo ra các giấy mời họp phụ huynh cho học sinh. Nếu trước kia chưa có word và máy tính thì chúng ta sẽ thường in những mẫu thư sẵn, sau đó dùng bút để điền từng trường, tên học sinh, tên phụ huynh, lớp,… rất tốn thời gian và công sức. Hoặc kể cả nếu có word rồi mà bạn không dùng mail merge. Cứ copy paste từng trường vào trong giấy mời thì thời gian cũng không ít mà chưa chắc đã đầy đủ.

Thay vì thế bạn chỉ cần tạo 1 mẫu thư mời, sau đó mail merge để word tự tạo ra giấy mời cho bạn từng người bạn chỉ cần in ra mà không cần chỉnh sửa thêm thông tin gì.

3. Hướng dẫn cách sử dụng Mail merge để trộn thư

Ví dụ dễ hiểu ở đây mình có 1 mẫu thư mời gồm các thông tin về: tên, địa chỉ, số điện thoại, năm sinh

Với dữ liệu có sẵn bên file excel gồm danh sách trường như sau. Cột giới tính thay vì để nam và nữ thì mình để luôn là ông và bà để chèn luôn vào phần thư mời

Chúng ta sẽ có 5 lựa chọn

Letters: Thư, thư mời

Email messenger: tin nhắn email

Envelopes: Bìa thư, phong bì

Labels: Nhãn, nhãn vở

Tiếp tục chúng ta sẽ có 3 lựa chọn

Use the current ducument: Sử dụng văn bản hiện tại

Start from a template: Bắt đầu 1 bản mẫu

Start from existing document: Bắt đầu từ 1 văn bản có sẵn mà bạn chưa mở lên

Chúng ta đã có sẵn mẫu thư mời và đang mở lên rồi nên sẽ chọn option 1 và nhấn Next

Bước này chúng ta sẽ lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong file word theo từng row. Chúng ta cũng có 3 lựa chọn

Use an existing list: Sử dụng danh sách có sẵn

Select from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên Outlook

Type a new list: Tạo ra danh sách mới

Thông thường thì chúng ta đã có sẵn danh sách rồi và thường sử dụng file excel làm danh sách, các bạn chọn Options 1 và nhấn vào Browse để tìm tới file danh sách và mở lên vì dụ mình ở 1 file vfo.vn.xlsx

Trong file excel có thể có nhiều sheet, các bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu, ví dụ của mình ở đây là sheet DanhSachKhachMoi

Chúng ta sẽ có 1 danh sách khách mời, phần option chúng ta cũng có 1 số lựa chọn

Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợp

Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài

Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi

Validate adress: Xác nhận địa chỉ

thông thường chúng ta sử dụng tính năng sort, sau đó là filter để lọc lại dữ liệu cần thiết

Ví dụ ở đây mình lọc thử dữ liệu chỉ mời những khách giới tính là Nam và năm sinh lớn hơn hoặc = 1975

Lưu ý thêm 1 phần nữa là khi tạo file danh sách trong excel các bạn cần tạo dữ liệu ngay từ dòng 1, không để trống các dòng ở trên và dưới của dữ liệu, ví dụ file của mình mình có để trống dữ liệu ở dưới nên mặc định nó sẽ tạo thêm mấy trường nữa. Phải xóa đi để tránh việc trộn thư xong nó sẽ ra một số thư mời trống.

OK sau đó tiếp tục nhấn Next. Tại bước này chúng ta sẽ chọn More items để xử lý

Ví dụ ở đây mình muốn mới dạng: Kính mời ông Lê Văn B thì mình sẽ chèn trường giới tính sau đó cách ra chèn 1 trường họ tên, tương tự trường địa chỉ thì lấy ở fields địa chỉ. Ố điện thoại chèn trường số điện thoại, Năm sinh lấy từ trường năm sinh

Sau khi chèn hết chúng ta sẽ có dạng như sau. Nhấn Next để word bắt đầu trộn thư, thực ra tới bước nhấn Next này mới gọi chính là là hành động Mail Merge

Sau khi kiểm tra nếu ổn rồi thì bạn nhấn Next tiếp

Và chúng ta đã hoàn thành việc trộn thư, bây giờ bạn sẽ có 2 lựa chọn

Print: In tất cả các thư mời đã trộn ra

Edit individual letters: Chỉnh sửa thêm thông tin cá nhân

Chúng ta nên chọn Option thứ 2

Chọn All để tạo 1 file word gồm tất cả các thư

Và kết quả mình có file word chứa danh sách tất cả các thư của các khách mời

Hướng Dẫn Trộn Thư Mail Merge Trong Word 2013 2010 2007 2003 / 2023

Trộn thư (Mail merge) trong word là thiết lập điền các thông tin khác nhau vào một vị trí xác định trên một văn bản được làm sẵn. Nó giúp các bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn trong công tác văn phòng. Để dể hiểu mình ví dụ một văn bản có nội dung như sau:

Đến tại: Hội trường UBND Xã ABC

Để: Dự buổi triển khai thực hiện thông tư 23 của Bộ Công An – Phổ biến xử lý luật vi phạm hành chính năm 2012.

Rất mong sự có mặt của ……. để buổi họp đạt kết quả tốt đẹp.

Chỗ có dấu chấm sẽ được điền thông tin cho mỗi cá nhân với thông tin của họ. Do đó nó khác nhau và rất mất công nếu ta copy và thay đổi thông tin vào các chỗ có dấu chấm. Chính vì thế mà thủ thuật sử dụng Mail Merge thật sự cần thiết.

Bước 1: + Tạo một file Word hoặc Excel chứa thông tin với các trường cần thiết. Ví dụ mình tạo một file Word có tên là DuLieu nội dung như sau

+ Soạn văn bản mẫu sẵn. Xem văn bản mẫu ở trên. Và hãy tạo một thư mục lưu chúng để dể tìm kiếm. Ví dụ thư mục Tron_Thu_EXP có 2 file Dulieu và Mau

Bước 2: Tiến hành nào. Đầu tiên mở mẫu lên. Di chuyển qua tab MAILINGS trong Word 2013

Các bạn có thể tùy chỉnh thêm những người được liệt kê vào danh sách tạo trộn thư

Bước 3: Chọn vị trí chèn thông tin các trường vào

Các bạn sẽ thấy nó hiện thị như sau:

Thủ thuật áp dụng với Word 2010 – 2007- 2003 copy nguồn từ các bài viết khác. Các bạn tham khảo.

Trộn tài liệu (Mail Merge) Các Khái niệm:

Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp… Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng.

Tập tin data source Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.

Tập tin main document Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnha.Form letterBước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau

Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1). * Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

Bước 3. Trên tập tin Main chính trong Word Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard.

Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous. Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2

Trong mục Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3

Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu.

Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời. Nhấn OK. Nhấn Next qua bước 4.

Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items…

Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần lượt chèn các field vào trong main document như sau:

Nhấn nút Next sang bước thứ 6.

Chọn Print… nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản.

Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư mời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người.

b.Envelopes Tạo những bì thư bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Envelops thay vì chọn From letter ở bước1.

c. Labels Tạo nhãn bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Labels thay vì chọn From letter ở bước1. d.Catologes Tạo văn bản kiểu danh sách bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Catologes thay vì chọn From letter ở bước1.Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.

Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau: – Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ nơi bạn chọn một loại tài liệu và sau đó chọn, tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách người nhận. – Write & Insert Fields: Đây là nơi bạn có thể chèn các Merge Field và sử dụng Rules để thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu. – Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng tính năng kiểm tra lỗi một cách tự động. – Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân của bạn vào một tài liệu toàn diện, hay in chúng ra hoặc gửi thư điện tử.

Hướng dẫn trộn thư trong trong Word 2007 – http://www.pigup.com.vn/

Màn hình kế cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…

Ở đây chúng ta sẽ làm một ví dụ: In toàn bộ thư mời cho danh sách toàn bộ khách hàng. Bạn làm theo trình tự sau: Bạn nhập liệu mẫu thư mời cho mình, chú ý phần tên và địa chỉ khách hàng thì để trống để có thể nhập liệu sau này. Kế đến bạn chọn như hình.

Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là Letters, nhấp Next để tiếp tục.

Ở màn hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp ví dụ này bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn như hình và nhấp Next.

Khi đó một hộp thoại có dạng sau sẽ xuất hiện.

Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những người cần thêm vào thư của bạn, các chỉ mục ở trên có thể sẽ dư thừa, bạn có thể xoá bằng cách chọn nút Customize…, ở hộp thoại Customize Address List bạn chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để bỏ.

Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách, xong nhấp Close, hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin này lại, khi bạn nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:

Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý. Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư

Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.

Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name và Company Name rồi nhấn Insert. Khi đó các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.

Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:

Để xem trước các nội dung được chèn khác bạn nhấp nút [IMG]file:///C:/DOCUME%7E1/NGUYEN%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image026.jpg[/IMG]trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:

Màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:

Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.

Lúc này Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy.

Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau: – Printer: Đây là phần hiển thị thông tin của máy in. – Page range: phần này cho phép bạn quy định in trang nào, có các mục + All: In toàn bộ tài liệu. + Current Page: In trang hiện thời. + Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in

Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12. – Copies: chỉ số bản cần in. Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word: – Để in được trong Word thì máy tính của bạn phải được cài trình điều khiển (Driver). – Như bài trước đã đề cập, việc in tài liệu lần đầu tiên có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.

Hướng Dẫn Cách Kẻ Bảng Trong Word 2003, 2007, 2010, 2013 / 2023

Đối với những người chuyên làm về văn phòng hoặc những ai học công nghệ thông tin thì việc kẻ bảng trong Word không có gì là khó khăn. Tuy nhiên vẫn còn rất nhiều người mới làm quen với Word hoặc vốn tiếng Anh còn hạn chế nên chưa biết cách tạo bảng biểu trong Word và các thao tác với bảng như thế nào. Vì vậy ở bài viết này, Đỗ Bảo Nam Blog xin hướng dẫn cách kẻ bảng trong Word với tất cả các phiên bản Word thông dụng nhất hiện nay như Word 2003, Word 2007, Word 2010, Word 2013.

Video hướng dẫn cách kẻ bảng trong Word từ 2003 đến 2013

Hướng dẫn cách kẻ bảng trong Word 2007, 2010, 2013

Với các phiên bản Word ở trên, do giao diện của các phiên bản này gần giống nhau nên các thao tác thực hiện trên Word 2007 cũng tương tự với Word 2010 và Word 2013. Vì vậy mình sẽ hướng dẫn chung trên một phiên bản, giả sử như mình thực hiện trên Word 2013. Và với các phiên bản Word này, mình sẽ hướng dẫn cách bạn 02 cách để có thể tạo bảng biểu một cách dễ dàng và nhanh nhất.

Cách kẻ bảng trong Word thứ nhất:

Với cách này bạn chỉ cần nhập số dòng và số cột theo ý muốn, khi đó Word sẽ tự động kẻ ra một bảng có các ô đều nhau. Các bước để vẽ khung trong Word các bạn làm như sau:

Đặt con trỏ chuột vào vị trí mà bạn muốn kẻ bảng, sau đó bạn nhấn chuột trái vào Insert và chọn Table rồi di chuyển con chuột để tạo ra số dòng và số cột như ý muốn.

Cách kẻ ô trong Word thứ hai:

Hướng dẫn cách kẻ bảng trong Word 2003

Sau khi các bạn chọn Table, một cửa số mới hiện ra bạn hãy nhập số dòng và số cột mà mình muốn kẻ bảng vào rồi nhấn OK.

Như vậy bạn đã kẻ một bảng trong Word 2003 với 3 dòng và 4 cột có kích thước bằng nhau.

Một số thao tác với bảng biểu cơ bản nhất

Thêm dòng mới trong Word Cách thêm một dòng mới trong Word cũng tương tự như khi bạn thêm cột, nhưng thay vì bạn chọn Insert Columns thì bạn chọn Insert Rows Ablve để thêm dòng vào phía trên dòng hiện tại và Insert Rows Below để thêm dòng xuống dưới dòng hiện tại. Các bạn lưu ý các bạn có thể thêm một lúc được nhiều dòng hoặc nhiều cột bên cạnh một vị trí nào đó.

Cách gộp 2 ô thành một Đây cũng là công việc rất hay gặp khi làm việc với bảng biểu trong Word. Sau khi bạn đã kẻ bảng xong, có những chỗ bạn cần gộp 2 hoặc nhiêu ô lại thành một để nhập dữ liệu theo mong muốn thì bạn thực hiện như sau:

Chia sẻ bài viết trên MXH:

Cách Trộn Văn Bản Trong Word 2007, 2010, 2013 / 2023

Trong thực tế, nhiều lúc ta cần phải in văn bản gửi cho nhiều người như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp, quyết định,… thay vì phải gõ những thông tin của từng người trên từng văn bản (rất dễ gây nhầm lẫn), ta có thể sử dụng công cụ trộn văn bản Mail Merge để soạn thảo một cách nhanh chóng trên excel 2007, 2010, 2013,….

Bài viết này mình hướng dẫn trên phiên bản Office 2010, với phiên bản Office 2007, 2013, 2015 các bạn làm tương tự vì giao diện cũng giống nhau. Riêng đối với phiên bản Office để trộn được văn bản các bạn làm như bài viết sau: Hướng dẫn trộn văn bản trong word 2003

Video hướng dẫn trộn văn bản trong word 2010

Hướng dẫn bằng hình ảnh cách trộn văn bản trong word 2007, 2010, 2013

– Bước 1: Tạo một mẫu văn bản có chứa các thông tin cần trộn. ví dụ mình có văn bản như bên dưới, phần để dấu …. màu đỏ chính là các thông tin cần thêm vào

– Bước 2: Trên cơ sở mẫu văn bản trên ta tạo một tệp dữ liệu trên Excel, tên cột bạn phải bắt đầu ngay từ ô A1 (như hình bên dưới), tuyệt đối không được 2 hay nhiều ô làm 1 bởi như thế sẽ không trộn văn bản được. (bạn cũng có thể đánh biểu mẫu này trên word tuy nhiên theo mình bạn nên đánh trên excel vì nếu có nhiều dữ liệu hoặc cần phải tính toán bằng các hàm bạn sẽ dễ dàng thêm và chỉnh sửa hơn trên excel)

– Bước 4: Bạn bấm vào Edit Recipient List để chỉnh sửa những hàng dữ liệu bạn cần trộn, nếu bạn muốn trộn tất cả các dòng dữ liệu trên excel bạn có thể bỏ qua bước này.

Sau khi nhập hết các thông tin văn bản sẽ có dạng như sau

– Tại bảng hiện ra bấm chọn số lượng dòng cần trộn với biểu mẫu ở mục From…to… hoặc chọn in tất cả ở mục All và bấm Ok để xuất.

– Bước 7: Giờ bạn có thể in văn bản của bạn và gửi đến những nơi cần thiết rồi.

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Trộn Thư Trong Word Chuẩn Nhất 2003 2007 2010 2013 2022 / 2023 trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!