Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Sắp Xếp Dữ Liệu Theo Nhiều Điều Kiện Trong Excel mới nhất trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Khi làm việc trên Excel với bảng dữ liệu có nhiều nhóm nội dung, chúng ta muốn sắp xếp dữ liệu để tiện theo dõi và quản lý. Nhưng đôi khi có những dữ liệu cần sắp xếp theo nhiều điều kiện ràng buộc nhau thì làm thế nào? Trong bài học này Học Excel Online sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó thông qua bài tập sau:
Chúng ta có bảng dữ liệu như sau:
Yêu cầu: Sắp xếp dữ liệu trong bảng theo nhóm nhà cung cấp, đồng thời theo tên hàng và màu của từng loại hàng.
(Xếp riêng các nhóm nhà cung cấp, trong mỗi nhà cung cấp sẽ sắp xếp thứ tự các mặt hàng, trong mỗi mặt hàng sẽ sắp xếp thứ tự theo màu)
Bước 1: Mở chức năng Sort trong Excel
Chọn toàn bộ bảng tính cần sắp xếp, trong tab Data, chọn chức năng Sort
Mục 2: Xóa cấp độ. Chọn 1 đối tượng sắp xếp và xóa
Sort On là tiêu chí để sắp xếp: giá trị, màu sắc, font…
Order là quy tắc sắp xếp: tăng dần hay giảm dần (Bắt buộc phải đồng nhất thứ tự sắp xếp giữa các dữ liệu)
Mục 4: My data has headers = Dữ liệu được sắp xếp đã có phần tiêu đề. Nếu bảng dữ liệu cần sắp xếp có tiêu đề thì nên chọn cả phần tiêu đề và đánh dấu mục này.
Nếu dữ liệu được chọn để sắp xếp không chứa tiêu đề thì bỏ dấu chọn ở mục này.
Bước 3: Ứng dụng sắp xếp trong bài
Do yêu cầu sắp xếp chỉ dựa theo giá trị trong các cột, và được sắp xếp theo thứ tự từ A đến Z nên ta có kết quả như sau:
Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…
Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học Excel từ cơ bản đến chuyên gia dành cho người đi làm
Phương Pháp Sắp Xếp Dữ Bảng Liệu Theo Nhiều Điều Kiện Trong Excel
Khi làm việc trên Excel với bảng dữ liệu có nhiều nhóm nội dung, chúng ta muốn sắp xếp dữ liệu để tiện theo dõi và quản lý. Nhưng đôi khi có những dữ liệu cần sắp xếp theo nhiều điều kiện ràng buộc nhau thì làm thế nào? Trong bài học này chúng tôi sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó thông qua bài tập sau:
Làm thế nào để sắp xếp bảng dữ liệu theo điều kiện
Chúng ta có bảng dữ liệu như sau:
Yêu cầu: Sắp xếp dữ liệu trong bảng theo nhóm nhà cung cấp, đồng thời theo tên hàng và màu của từng loại hàng.
(Xếp riêng các nhóm nhà cung cấp, trong mỗi nhà cung cấp sẽ sắp xếp thứ tự các mặt hàng, trong mỗi mặt hàng sẽ sắp xếp thứ tự theo màu)
Sắp xếp dữ liệu theo điều kiện
Bước 1: Mở chức năng Sort trong Excel
Chọn toàn bộ bảng tính cần sắp xếp, trong tab Data, chọn chức năng Sort
Bước 2: Tìm hiểu nội dung trong bảng Sort
Mục 1: Tạo thêm cấp độ sắp xếp. Các đối tượng sắp xếp có thể có nhiều đối tượng, được phân chia theo nhiều cấp độ. Đối tượng nào xếp trên thì có cấp độ cao hơn
Mục 2: Xóa cấp độ. Chọn 1 đối tượng sắp xếp và xóa
Sort On là tiêu chí để sắp xếp: giá trị, màu sắc, font…
Order là quy tắc sắp xếp: tăng dần hay giảm dần (Bắt buộc phải đồng nhất thứ tự sắp xếp giữa các dữ liệu)
Mục 4: My data has headers = Dữ liệu được sắp xếp đã có phần tiêu đề. Nếu bảng dữ liệu cần sắp xếp có tiêu đề thì nên chọn cả phần tiêu đề và đánh dấu mục này.
Nếu dữ liệu được chọn để sắp xếp không chứa tiêu đề thì bỏ dấu chọn ở mục này.
Bước 3: Ứng dụng sắp xếp trong bài
Add Level: thêm 2 level cho mục Tên hàng và Màu
Do yêu cầu sắp xếp chỉ dựa theo giá trị trong các cột, và được sắp xếp theo thứ tự từ A đến Z nên ta có kết quả như sau:
Sau khi sắp xếp, chúng ta có thể thấy dữ liệu trông thật gọn gàng và dễ nhìn hơn đúng không nào?
Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…
Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học
Hướng Dẫn Cách Sắp Xếp Dữ Liệu Trong Excel Theo Màu Chi Tiết
Với tính năng sắp xếp trong Excel, bạn có thể sắp xếp dựa trên màu sắc trong ô. Trong hướng dẫn này, Gitiho sẽ chỉ cho bạn các tình huống khác nhau để có thể sắp xếp dữ liệu theo màu sắc và các bước chính xác cần để thực hiện việc này.
Lưu ý: Trong hướng dẫn này các ví dụ được sử dụng để sắp xếp là dựa trên các giá trị số. Nhưng các phương pháp này cũng có thể làm việc tốt với cả văn bản hoặc ngày tháng thay vì số.
Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel với một màu duy nhất
Bước 1: Chọn toàn bộ tập dữ liệu (A1:B11 trong ví dụ này)
Bước 2: Truy cập vào menu Data
Bước 3: Bấm nút Sort, thao tác này sẽ mở hộp thoại Sort.
Bước 4: Trong hộp thoại Sort hiển thị, hãy đảm bảo tùy chọn My Data has headers được chọn. Trong trường hợp dữ liệu của bạn không có tiêu đề, thì có thể bỏ chọn tùy chọn này.
Bước 5: Bấm vào biểu tượng mũi tên xổ xuống tại mục Sort By và chọn Marks. Đây sẽ là cột mà dữ liệu được sắp xếp dựa trên đó.
Bước 6: Trong trình đơn xổ xuống tại mục Sort On, chọn tùy chọn Cell Color.
Bước 7: Trong menu xổ xuống của mục Order, hãy chọn màu trùng với màu mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu. Vì chỉ có một màu trong tập dữ liệu nên sẽ chỉ hiển thị một màu (xanh lục)
Bước 8: Trong menu thả xuống thứ hai tại mục Order, hãy chọn On-top. Đây là nơi bạn chỉ định để xem tất cả các ô màu ở đầu tập dữ liệu hay ở dưới cùng.
Lưu ý: Bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt ALT + ASS (giữ phím ALT rồi nhấn từng phím ASS một) để mở hộp thoại Sort.
Việc Excel sắp xếp dữ liệu dựa trên màu sẽ chỉ sắp xếp lại tất cả các ô có cùng màu với nhau. Phần còn lại của các ô vẫn như cũ.
Cách này hoạt động đối với các ô mà bạn đã đánh dấu theo cách thủ công (bằng cách đặt màu nền cho ô) cũng như những ô có màu do các quy tắc định dạng có điều kiện.
Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel dựa trên nhiều màu
Trong ví dụ trên, chúng ta mới chỉ sắp xếp dữ liệu trong bảng Excel với một màu duy nhất. Với cùng một cách tương tự nhưng bạn có thể sắp xếp dữ liệu nếu các ô có nhiều màu khác nhau.
Đầu tiên bạn thực hiện các bước tương tự như Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel với một màu duy nhất ở trên từ Bước 1 đến Bước 6.
Bước 7: Trong menu xổ xuống của mục Order sẽ hiển thị tất cả các màu có trong bảng dữ liệu Excel. Hãy chọn màu đầu tiên mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu. Trong ví dụ này tôi chọn màu xanh lá cây.
Bước 8: Trong menu thả xuống thứ hai tại mục Order, hãy chọn On-top.
Bước 9: Bấm nút Add Level ở góc trên cùng bên trái. Điều này sẽ thêm một điều kiện sắp xếp khác (vì chúng ta cần sắp xếp dữ liệu dựa trên hai màu khác nhau). Khi bấm vào nút này, Excel sẽ thêm một tập hợp các tùy chọn sắp xếp khác.
Bước 10: Bấm vào tùy chọn Marks trong menu xổ xuống của mục Then by.
Bước 11: Trong trình đơn xổ xuống của mục Sort On, chọn Cell Color.
Bước 12: Trong menu xổ xuống của mục Order, hãy chọn màu thứ hai dựa trên màu mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu. Nó sẽ hiển thị tất cả các màu có trong tập dữ liệu. Ở bước này hãy chọn màu đỏ.
Bước 13: Trong menu xổ xuống thứ hai của mục Order, hãy chọn tùy chọn On-Bottom.
Bước 14: Bấm nút OK. Các bước trên sẽ sắp xếp dữ liệu với tất cả màu xanh lá cây ở trên cùng và màu đỏ ở dưới cùng.
Lưu ý: Việc sắp xếp theo màu sắc trên Excel không chỉ dựa trên các số mà còn có thể dựa trên dữ liệu là văn bản.
Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel dựa trên màu font chữ
Một tính năng khác thú vị khi cần sắp xếp dữ liệu trong Excel đó là sắp xếp theo màu font chữ trong các ô.
Đầu tiên bạn thực hiện các bước tương tự như Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel với một màu duy nhất ở trên từ Bước 1 đến Bước 5.
Bước 6: Trong trình đơn xổ xuống tại mục Sort On, chọn tùy chọn Font Color.
Bước 7: Trong menu xổ xuống của mục Order, hãy chọn màu mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu dựa trên màu đó. Vì chỉ có một màu trong bảng dữ liệu này nên sẽ chỉ hiển thị một màu (đỏ)
Bước 8: Trong menu thả xuống thứ hai tại mục Order, hãy chọn On-top. Đây là nơi bạn chỉ định muốn tất cả các ô có màu chữ sắp xếp trên đầu bảng dữ liệu hoặc ở dưới cùng.
Bước 9: Bấm nút OK. Các bước trên sẽ sắp xếp dữ liệu với tất cả các ô có font chữ màu đỏ ở trên cùng.
Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel dựa trên các biểu tượng định dạng có điều kiện
Định dạng có điều kiện cho phép bạn thêm một lớp biểu tượng trực quan có thể làm cho dữ liệu hoặc báo cáo/trang trông đẹp hơn và dễ đọc hơn rất nhiều.
Đầu tiên bạn thực hiện các bước tương tự như Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel với một màu duy nhất ở trên từ Bước 1 đến Bước 5.
Bước 6: Trong trình đơn xổ xuống tại mục Sort On, chọn tùy chọn Conditional Formatting Icon.
50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…
Bước 7: Trong menu xổ xuống của mục Order, hãy chọn biểu tượng mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu. Nó sẽ hiển thị tất cả các biểu tượng có trong tập dữ liệu. Trong ví dụ này hãy chọn màu xanh lá cây trước.
Bước 8: Trong menu thả xuống thứ hai tại mục Order, hãy chọn On-top.
Bước 9: Bấm nút Add Level ở góc trên cùng bên trái. Điều này sẽ thêm một điều kiện sắp xếp khác (vì chúng ta cần sắp xếp dữ liệu dựa trên ba biểu tượng khác nhau). Khi bấm vào nút này, Excel sẽ thêm một tập hợp các tùy chọn sắp xếp khác.
Bước 10: Bấm vào tùy chọn Marks trong menu xổ xuống của mục Then by.
Bước 11: Trong trình đơn xổ xuống của mục Sort On, chọn tùy chọn Conditional Formatting Icons.
Bước 12: Trong trình đơn Order xổ xuống, hãy chọn biểu tượng thứ hai mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu. Nó sẽ hiển thị tất cả các biểu tượng có trong tập dữ liệu. Bây giờ hãy chọn màu vàng.
Bước 13: Trong menu thả xuống thứ hai tại mục Order, hãy chọn On-top.
Bước 14: Bấm nút Add Level ở góc trên cùng bên trái. Điều này sẽ thêm một điều kiện sắp xếp khác.
Bước 15: Bấm vào tùy chọn Marks trong menu xổ xuống của mục Then by.
Bước 16: Trong trình đơn xổ xuống của mục Sort On, chọn tùy chọn Conditional Formatting Icons.
Bước 17: Trong trình đơn Order xổ xuống, hãy chọn biểu tượng thứ ba mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu. Nó sẽ hiển thị tất cả các biểu tượng có trong tập dữ liệu. Trong ví dụ này chọn màu đỏ.
Bước 18: Trong menu thả xuống thứ hai tại mục Order, hãy chọn On-top.
Bước 19: Bấm nút OK và bảng dữ liệu trên sẽ được sắp xếp dựa trên các biểu tượng tương tự nhau.
Lưu ý: Việc sắp xếp dữ liệu sẽ tuân theo thứ tự mà bạn có trong hộp thoại sắp xếp. Ví dụ: nếu tất cả các biểu tượng được đặt để sắp xếp và hiển thị ở trên cùng, thì trước tiên tất cả các ô có biểu tượng màu xanh lá cây sẽ được hiển thị như ở trên cùng trong ba điều kiện trên. Sau đó, dữ liệu kết quả sẽ có các biểu tượng màu vàng và cuối cùng là các biểu tượng màu đỏ.
Không làm mất thứ tự ban đầu của dữ liệu
Khi bạn sắp xếp dữ liệu, bạn sẽ mất thứ tự ban đầu của tập dữ liệu, nên trong trường hợp muốn giữ lại tập dữ liệu gốc thì tốt nhất nên tạo một bản sao của dữ liệu và sau đó thực hiện sắp xếp dữ liệu đã sao chép.
Một kỹ thuật khác để đảm bảo bạn có thể lấy lại dữ liệu ban đầu là chèn một cột với số hàng tương đương. Khi đã thêm cột này thì hãy sử dụng cột này khi sắp xếp dữ liệu.
Trong trường hợp cần thứ tự dữ liệu ban đầu trở lại ở giai đoạn sau thì có thể dễ dàng sắp xếp dữ liệu này dựa trên các cột có số.
Hướng dẫn cách sử dụng Hàm IF trong Excel đơn giản dễ hiểu Hướng dẫn cách thao tác trình bày định dạng bảng dữ liệu trong Excel chuẩn nhất Hướng dẫn cách tạo bảng dữ liệu tiêu chuẩn trên Excel
Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…
Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:
Hướng Dẫn Cách Sắp Xếp Dữ Liệu Trong Excel Bằng Vba
Sắp xếp là một việc thường xuyên được thực hiện khi thao tác với dữ liệu trong VBA. Lợi ích của việc sắp xếp giúp cho chúng ta quản lý dữ liệu tốt hơn, dễ dàng tra cứu, kiểm tra hơn. Trong bài học này chúng ta cùng tìm hiểu một số cách sử dụng lệnh Sort trong VBA:
Ví dụ 1: Sắp xếp không bao gồm tiêu đề
Cho bảng dữ liệu sau, hãy sắp xếp thứ tự nội dung trong bảng theo dữ liệu ở cột D
Câu lệnh sắp xếp như sau:
View the code on Gist.
Trong câu lệnh này, bảng tính giới hạn từ ô A2 tới dòng cuối của cột G (toàn bộ bảng tính từ cột A tới G, từ dòng 2 tới dòng cuối có chứa dữ liệu).
Nội dung sắp xếp là nội dung tại cột D, tính từ ô D2
Thứ tự sắp xếp là thứ tự tăng dần (nếu sắp xếp giảm dần thì dùng xlDescending thay cho xlAscending)
Thứ tự sắp xếp có thể biểu diễn dưới dạng số:
xlAscending là số 1
xlDescending là số 2
Ví dụ 2: Sắp xếp có bao gồm tiêu đề
Câu lệnh sắp xếp với dữ liệu trên có bao gồm tiêu đề như sau:
View the code on Gist.
Những nội dung cần chú ý:
Vùng bắt đầu của bảng dữ liệu: Bao gồm cả dòng tiêu đề (trong ví dụ này bắt đầu từ dòng thứ 1)
Header = xlYes để thể hiện vùng dữ liệu này có tiêu đề, Header = xlNo để thể hiện không có tiêu đề. Tuy nhiên nếu vùng dữ liệu được chọn không có chứa tiêu đề thì không cần xét tiêu chí này (như ví dụ 1)
Dữ liệu sắp xếp ở cột D vẫn bắt đầu từ ô D1 hoặc D2 đều được
Ví dụ 3: Sắp xếp thứ tự trong tất cả các sheet
Nếu yêu cầu sắp xếp là bắt buộc và áp dụng trên tất cả các sheet thì chúng ta có thể áp dụng nội dung này để có thể sắp xếp dữ liệu một cách nhanh chóng chỉ với 1 câu lệnh:
View the code on Gist.
Diễn giải cách thực hiện:
Sử dụng vòng lặp để chạy qua các đối tượng là WorkSheet nằm trong Workbook đang làm việc
Tại mỗi Sheet đi qua thực hiện lệnh lọc dữ liệu với vùng dữ liệu được xác định: cột A đến cột G, từ dòng 2 tới dòng cuối có chứa dữ liệu, sắp xếp tại cột D từ ô D2, sắp xếp theo thứ tự tăng dần (1 = xlAscending)
Như vậy chúng ta đã có thể nắm được cách thức thực hiện lệnh sắp xếp trong VBA rồi phải không nào. Câu lệnh sắp xếp khá đơn giản và đem lại hiệu quả cao, giúp chúng ta có thể quản lý dữ liệu tốt hơn trong khi làm việc trên Excel.
Tải về file mẫu tại địa chỉ: http://bit.ly/2B8IP5K
Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Sắp Xếp Dữ Liệu Theo Nhiều Điều Kiện Trong Excel trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!