Xem Nhiều 12/2022 #️ Dùng Tính Năng Trộn Thư / 2023 # Top 17 Trend | Trucbachconcert.com

Xem Nhiều 12/2022 # Dùng Tính Năng Trộn Thư / 2023 # Top 17 Trend

Cập nhật thông tin chi tiết về Dùng Tính Năng Trộn Thư / 2023 mới nhất trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Phần cuối của loạt bài hướng dẫn sử dụng phần mềm văn phòng Microsoft Word 2003 đề cập đến cách sử dụng tính năng trộn thư (Mail Merge)

29. Trộn thư (Mail Merge) trong Word 2003

Tính năng trộn thư là một trong các tiện ích mà Word 2003 giúp người sử dụng giảm đáng kể thời gian xử lý văn bản trên máy tính. Cụ thể, Mail Merge sẽ chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1.

Mail Merge đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… Đầu tiên bạn cần chuẩn bị 2 tập tin văn bản riêng biệt trước khi trộn với nhau, một tập tin sẽ chứa dữ liệu dạng danh sách cần chèn vào mẫu (nhân viên, tên, tuổi…) tập tin còn lại sẽ chứa tài liệu (ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ…).

Có thể hiểu cách thức sử dụng Mail Merge thông qua sơ đồ như sau:

Để dễ hiểu, bài viết sẽ thực hiện một ví dụ thông dụng, đó là in thư mời cho toàn bộ khách hàng.

Thực hiện trộn thư:

3. Màn hình kế yêu cầu bạn chọn tập tin nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn Use the current document và nhấp Next.

4. Màn hình kế tiếp bạn chọn nơi nhận, ở ví dụ này chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…

Khi đó hộp thoại như hình dưới sẽ xuất hiện.

5. Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những trường nội dung cần đưa vào thư của bạn hàng loạt, nếu có các trường dư thừa, bạn xoá bằng cách chọn Customize…, hộp thoại Customize Address List chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để bỏ.

Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách rồi chọn Close. 

Hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin, nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:

6. Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý. Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư.

7. Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.

8. Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name và Company Name rồi nhấn Insert, các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.

Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:

Để xem trước nội dung, bạn nhấp nút qua phải trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:

Nhấp Next để tiếp tục.

9. Màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:

10. Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.

Word 2003 sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy.

30. In tài liệu:

Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau:

Printer: hiển thị thông tin của máy in.

Page range: cho phép bạn quy định in trang nào, gồm các mục:

All: In toàn bộ tài liệu.

Current Page: In trang hiện thời.

Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in

Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12.

– Copies: chỉ số bản cần in.

Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word 2003:

Để in được trong Word 2003 thì máy tính phải được cài trình điều khiển (Driver) thao tác in.

Khi in tài liệu lần đầu, có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.

./.

Mời bạn chấm sao cho bài này

Số lượt: [1]. Điểm trung bình: [1/5]

Chưa có đánh giá

Cách Trộn Thư Dùng Bảng Excel / 2023

Trong Word, Mail Merge là một tính năng vô cùng hữu dụng. Khi kết hợp với Excel, nó giúp bạn gửi thư cho 1 danh sách người gửi với thông tin riêng cụ thể.

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu trong Excel cho việc trộn thư.

Công đoạn quan trọng nhất trong quá trình trộn thư là thiết lập và chuẩn bị dữ liệu. Bạn sẽ dùng biểu mẫu trong Excel của bạn như cơ sở dữ liệu cho danh sách người nhận.

Tên cột trong bảng khớp với tên trường bạn muốn đưa vào trong thư trộn.

Mọi dữ liệu được trình bày trong trang đầu tiên của biểu mẫu.

Các giá trị phần trăm, tiền tệ hoặc mã điện tín phải được đặt đúng dạng trong biểu mẫu để Word có thể đọc đúng.

Mọi thay đổi hoặc bổ sung vào biểu mẫu phải được hoàn thành trước khi kết nối với văn bản trộn thư trong Word.

Bước 2: Bắt đầu việc trộn thư.

Đưa dữ liệu người nhận thư vào Word.

Trong Word, chọn File sau đó kích chuột vào Blank Document trong mục New.

Chọn Select Recipients, rồi Use an Existing List.

Nhấn vào biểu mẫu Excel bạn muốn, chọn Open.

Chọn Edit Recipient List.

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, bỏ tích những tên người mà bạn không muốn gửi thư đến.

Bước 3: Đưa vào 1 trường trộn.

Bạn có thể đưa vào 1 hoặc nhiều trường lấy thông tin từ biểu mẫu vào văn bản của bạn.

Trong tab Mailings, nhóm Write & Insert Fields, chọn Address Block.

Trong hộp thoại Insert Address Block, chọn dạng tên hiện trên bì thư của người nhận.

Để đưa lời chào vào 1 bức thư thường hoặc thư điện tử.

Trong tab Mailings, nhóm Write & Insert Fields, chọn Greeting Line.

Trong hộp thoại Insert Greeting Line:

Dưới phần dạng Greeting line, thay đổi lời chào nếu cần thiết bằng cách chọn kiểu chào( Dear là dạng mặc đinh), cấu trúc tên của người nhận và dấu kết thúc câu.

Dưới phần Greeting line for invalid recipient names, chọn 1 tùy chọn trong danh sách lời chào.

Để đưa dữ liệu trong biểu mẫu vào 1 thư thường hoặc thư điện tử.

Trong tab Mailings, nhóm Write & Insert Fields, chọn Insert Merge Field.

Trong hộp thoại Insert Merge Field, dưới phần Fields, chọn 1 tên trường (chính là tên cột trong biểu mẫu của bạn), và chọn Insert. Lập lại bước này nhiều lần nếu cần, rồi chọn Close khi xong.

Bước 4: Duyệt lại và hoàn thành việc trộn thư.

Trong nhóm Finish, chọn Finish & Merge và kích chuột vào Print Documents hoặc Send Email Messages.

Bước 5: Lưu thư trộn của bạn.

Khi bạn lưu tài liệu trộn thư, nó sẽ luôn kết nối với nguồn dữ liệu. Bạn có thể tái sử dụng tài liệu này cho lần tiếp theo. Để làm được điều này, mở tài liệu trộn thư và chọn Yes khi Word gợi ý bạn giữ sự liên kết.

Cách Sử Dụng Tính Năng Gộp Thư / 2023

Tính năng gộp thư- Mail Merge là một tính năng vô cùng hữu ích được trang bị trên phần mềm Microsoft Word. Nhờ có tính năng này mà người dùng có thể tạo ra cùng lúc nhiều hồ sơ, thông báo, thư mời, thẻ tên,… cùng nhiều thông tin cá nhân khác nhau trên 1 mẫu nhất định sử dụng cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong những danh sách hay bảng tính khác. Nhờ vậy người sử dụng không cần phải gõ thủ công mỗi thông tin trên từng mẫu khác nhau mà có thể sử dụng tính năng Mail Merge cùng với những dữ liệu sẵn có để tự động điền thông tin của mỗi người trên mỗi mẫu.

Thông thường khi tiến hành thao tác thực hiện Mail Merge thì chúng ta cần chuẩn bị 1 mẫu là tài liệu văn bản Microsoft Word (các bạn có thể sử dụng một tài liệu văn bản sẵn có hoặc sử dụng 1 tài liệu văn bản mới) và một danh sách thông tin cá nhân của người nhận, thường được lưu trữ trong một bảng tính Microsoft Excel. Vậy các bạn đã biết cách thao tác sử dụng Mail Merge để gộp thư trong Word hay chưa? Hướng dẫn cách sử dụng mail merge trong Word sẽ được Gunbound M giới thiệu trong bài viết sau đây. Xin mời các bạn cùng theo dõi!

Hướng dẫn Cách sử dụng tính năng gộp thư – Mail merge trong Word

Lúc nãy sẽ xuất hiện hộp thoại Mail Merge tại bên phải giao diện phần mềm. Trong hộp thoại này sẽ đưa ra những lựa chọn và gợi ý để người dùng thực hiện quá trình Mail Merge gói gọn trong 6 bước chính.

Đầu tiên trong cửa sổ Mail Merge mới hiện ra các bạn hãy lựa chọn kiểu mẫu tài liệu mà mình định gộp thư. Kiểu mẫu thường được sử dụng là Letters. Các bạn hãy tick chuột vào đó rồi nhấp chuột chọn Next: Starting document nằm ở phía dưới hộp thoại để chuyển sang bước 2.

Tại bước 2 các bạn hãy nhấp chuột chọn Use the current document để sử dụng tài liệu Word hiện có, sau đó nhấp chuột Next: Select recipients để chuyển sang bước 3. Nếu như muốn sử dụng 1 mẫu tài liệu Word khác thì các bạn hãy nhấp chuột chọn Start from existing document và lựa chọn đường dẫn tới file Word đó.

Tại bước 3 các bạn sẽ cần lựa chọn một cơ sở dữ liệu chứa những thông tin cá nhân để hợp nhất với tài liệu Word. Như đã nói ở phần đầu bài viết thì cơ sở dữ liệu này thường được lưu trữ trong 1 bảng tính Microsoft Excel. Các ban hãy tick chuột vào ô Use an existing list rồi sau đó nhấp chuột vào Browse để lựa chọn tới tệp cơ sở dữ liệu.

Các bạn hãy điều hướng tới vị trí tệp tin chứa dữ liệu rồi nhấp vào Open.

Nếu như bảng tính Microsoft Excel của bạn có nhiều trang tính (Sheet) khác nhau thì các bạn hãy lựa chọn trong tính chứa những thông tin dữ liệu muốn gộp lại rồi nhấp chuột chọn OK.

Quay trở lại hộp thoại Mail Merge các bạn hãy nhấp chuột chọn Next: Write your letter để chuyển sang bước 4.

Tại bước này thì các bạn đã sẵn sàng để tiến hành gộp thư rồi. Để chèn thông tin dữ liệu người nhận từ cơ sở dữ liệu đã liên kết thì các bạn hãy đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó các bạn nhấp chuột chọn More items trong hộp thoại Mail Merge.

Lúc này sẽ xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, như đã nói ở trên các bạn hãy ghi nhớ địa chỉ cột dữ liệu chứa những thông tin muốn dùng. Ở ví dụ thì cột dữ liệu chứa thông tin Họ và tên sẽ là F2. Các bạn lựa chọn trường dữ liệu F2 và nhấn Insert để chèn.

Các bạn hãy thao tác chèn lần lượt từng thông tin cho đến hết các trường dữ liệu vào trong tài liệu Word có sẵn. Sau khi chèn xong các bạn nhấp chuột chọn Close để đóng hộp thoại Insert Merge Field lại. Sau đó các bạn chọn nhấp chuột chọn Next: Preview your letters để chuyển sang bước tiếp theo.

Lúc này hệ thống đã thực hiện việc gộp thư giữa 2 tài liệu rồi. Các bạn có thể nhấn chuột vào mũi tên sang trái hoặc sang phải tại mục Recipients để thay đổi thông tin Họ và tên cũng như Chức vụ. Các bạn có thể thấy rằng lúc này dữ liệu đã được liên kết đúng với thông tin của từng người. Các bạn có thể mở lại bảng tính Microsoft Excel để kiểm tra xem dữ liệu có trùng khớp hay không.

Sau khi hoàn tất các bạn hãy nhấp chuột chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình gộp thư.

Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word / 2023

Bài viết này sẽ giới thiệu với các bạn cách sử dụng Mail Merge trong word hay còn gọi là Trộn Thư trong phần mềm word, đây là một công cụ rất hữu ích nếu như bạn muốn ghép một danh sách vào một form cố định để in ấn như thư mời, thông báo…

Hướng dẫn này sử dụng Office 365 chạy trên nền tảng Windows 7, các phiên bản Office khác có thể khác một chút nhưng về cơ bản cách thực hiện như nhau.

Đầu tiên các bạn mở phần mềm word lên, và soạn nội dung như bên dưới, tất nhiên đây là hướng dẫn cách làm, còn sau khi hiểu được vấn đề các bạn hoàn toàn có thể áp dụng vào từng vấn đề cụ thể.

Bạn hoàn toàn có thể tự nhập trong word, nhưng để nhanh và dễ dàng thì các bạn nên tạo danh sách ở file excel trước, và lưu chúng lại ở một thư mục nào đó.

Chọn Letters sau đó nhấn chuột vào Starting document

Ở đây các bạn chọn Use an existing list và nhấn Next: Write your letter

Chọn file excel chứa danh sách mà ở đầu bài có đề cập tới và nhấn Open

Chọn sheet mà bạn đã tạo danh sách và nhấn OK, các bạn chú ý ở đây nếu file của bạn nhiều sheet thì hãy chọn đúng sheet mà bạn cần

Chọn các dữ liệu mà bạn muốn, nếu chọn hết thì tick chuột vào Data Source sau đó nhấn OK

Nhấn Next: Write your letter

Chọn menu mà bạn muốn ghéo vào word và nhấn Insert

Lúc này quay ra word các bạn sẽ thấy như hình này

Cứ lặp lại cho từng trường một cho tới khi xong hoàn toàn, các bạn có thể thấy ở đây là chúng ta đã chèn thành công.

Nhấn vào Next: Preview your letters

Để xem toàn bộ danh sách mà bạn đã ghép vào hoặc để in ấn hoặc lưu lại các bạn vào Edit individual letters…

Đây chính là toàn bộ danh sách mà bạn ghéo vào word, bây giờ bạn chỉ cần nhấn phím tắt Ctrl + P để in hoặc Ctrl + S để lưu lại.

Bạn đang xem bài viết Dùng Tính Năng Trộn Thư / 2023 trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!