Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word mới nhất trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Trộn thư (Mail Merge) là tính năng rất hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu đáng kể thời gian chèn danh sách thông tin từ Excel vào các loại văn bản như: giấy mời, thông báo, phiếu điểm, giấy báo lương,….
Các bước trộn thư (Mail Merge) trong Word
Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn
Tại Step 1: Letters
Tại Step 2: Use the current document
Tại Step 3: Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.
Bước 3: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.
Bước 4: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK
Bước 5: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.
Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.
Bước 6: Chọn Next: Write your letter.
Bước 7: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items. Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.
Sau khi thực hiện thao tác chèn danh sách word của bạn sẽ có dạng hình dưới. Chọn Next: Preview your letters.
Bước 8: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.
Bước 9: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters và chọn OK tại hộp thoại Merge to New Document.
Bước 10: Chọn Save
Lời kết
Thông tin liên hệ
Fanpage: Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương
Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com
Hotline: 0914 444 343
Cách Trộn Thư Trong Word 2010, Cách Trộn Mail Merge
Hãy tưởng tượng xem bạn cần gửi hàng ngàn thư mời cho các phụ huynh học sinh để đến họp phụ huynh, nếu bạn gõ thủ công từng người, từng người một, bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian để làm việc đó? Tôi dám chắc rằng bạn sẽ cần ít nhất là 2 ngày lao động để hoàn thành việc gõ 1000 tên phụ huynh cho 1000 học sinh khác nhau.
Do vậy, sử dụng được công cụ cách trộn thư trong word 2010 sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc thay vì làm thủ công như trước đây. Ngoài ra có thể áp dụng với các văn bản như: gửi bảng lương hàng tháng, thông báo mời họp, thư cảm ơn….
Để làm được điều đó Tại TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TIN HỌC VĂN PHÒNG TRÍ TUỆ VIỆT sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện:
Để có thể hoàn thành quy trình trộn thư bạn cần phải có 02 file tài liệu sau:
– Văn bản gốc: Nội dung văn bản đã được soạn thảo sẵn và bỏ trống các thông tin cần điền
Ví dụ: thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, không trúng tuyển, thư mời phỏng vấn, thư báo thầu….bỏ trống tên người nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, điện thoại, ngày tháng năm sinh….
– Dữ liệu gốc: Thông tin dữ liệu cho mỗi cá nhân, mỗi đơn vị để điền vào các ô trống trong văn bản đã được soạn sẵn, và dữ liệu gốc này thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như Table, Sheet của Excel.
Cách trộn thư trong word 2010 tuân theo các bước sau:
Bước 1: Ở đây, mình soạn file Văn bản gốc trên Word như sau, từ đó bạn có thể tạo cho mình file văn bản theo ý muốn:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
Kính gửi Ông/bà:
Phụ huynh em: Học sinh lớp 8/4
Đến tại phòng A1 để tham gia buổi họp phụ huynh tổng kết học kỳ I vào lúc 07h ngày 25 tháng 11 năm 2014.
Rất mong quý Ông/bà đến đúng giờ.
Trân trọng!
Gò vấp, ngày 28 tháng 12 năm 2014
Hiệu trưởng
(Đã ký )
Nguyễn Trọng Hiếu
Bước 2: Và Dữ liệu gốc mình làm trên file Excel và được lưu ở Desktop với tên là “tronthu.xlsx”
Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Mergerồi chọn chức năng Step by Step Mail Merge Wizard…
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
Kính gửi Ông/bà:
Phụ huynh em: Học sinh lớp 8/4
Đến tại phòng A1 để tham gia buổi họp phụ huynh tổng kết học kỳ I vào lúc 07h ngày 25 tháng 11 năm 2014.
Rất mong quý Ông/bà đến đúng giờ.
Trân trọng!
Gò vấp, ngày 28 tháng 12 năm 2014
Hiệu trưởng
(Đã ký )
Nguyễn Trọng Hiếu
– Tại Kính gửi Ông/bà: chọn trường Phụ huynh, Chọn Insert
– Tại Phụ huynh em: chọn trường Học sinh, chọn Insert
Với Word 2007, 2013 thì cách làm cũng tương tự.
Incoming search terms:
trộn thư trong word 2010
cách trộn thư trong word 2010
trộn văn bản trong word 2010
trộn thư word 2010
cách trộn thư
cách trộn văn bản trong word 2010
hướng dẫn trộn thư trong word 2010
cách trộn thư word 2010
Share and Enjoy
Cách Trộn Thư Trong Word 2013, Sử Dụng Mail Merge
Mail Merge là một tính năng không thể thiếu trong Word hỗ trợ người dùng tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới… nhanh chóng thay vì phải nhập thủ công mất khá nhiều thời gian. Và nếu như bạn đọc đang sử dụng Word 2013, gặp trở ngại với giao diện mới thì hãy tham khảo ngay bài viết sau đây với hướng dẫn trộn thư trong Word 2013 chi tiết.
Cách trộn thư trong Word 2013
Giả sử chúng ta có mẫu thư mời gồm các thông tin về: Họ tên, Địa chỉ, Giới tính, Năm sinh
Và file dữ liệu excel như sau:
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn sẽ có 5 lựa chọn
Tùy vào nhu cầu sử dụng mà các bạn chọn tính năng tương ứng, thường gặp nhất vẫn là Letters (thư mời). Nhấn Next: Starting Document để tới bước tiếp theo.
Bước 3: Tiếp tục, chúng ta sẽ có 3 lựa chọn
Use the current ducument: Sử dụng văn bản hiện tạiStart from a template: Bắt đầu 1 bản mẫuStart from existing document: Bắt đầu từ 1 văn bản có sẵn mà bạn chưa mở lên
Như ở trên chúng ta đã có sẵn mẫu thư mời nên sẽ chọn Use the current ducument và nhấn Next: Select recipient
Bước 4: Tiếp theo, chúng ta lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong file Word theo từng row và chúng ta cũng có 3 lựa chọn
Use an existing list: Sử dụng danh sách có sẵnSelect from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên OutlookType a new list: Tạo ra danh sách mới
Thông thường thì chúng ta đã có sẵn danh sách rồi và thường sử dụng file excel làm danh sách, các bạn chọn Use an existing list và nhấn vào Browse để trỏ tới file danh sách.
Bước 5: Hộp thoại Select table mở ra, các bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK
Bước 6: Chúng ta sẽ có 1 danh sách khách mời, phần option chúng ta cũng có 1 số lựa chọn
Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợpFilter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dàiFind duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa điValidate adress: Xác nhận địa chỉ
Và thông thường chúng ta sử dụng tính năng sort, sau đó là filter để lọc lại dữ liệu cần thiết.
Giả sử ở đây mình lọc thử dữ liệu chỉ mời những khách giới tính là Nam và năm sinh lớn hơn hoặc = 1988.
Và chúng ta sẽ thử xem kết quả, nếu vừa lòng nhấn OK, còn nếu bạn không muốn lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa hết lọc và trở lại danh sách mặc định ban đầu.
Bước 8: Tiếp tục nhấn Next: Write your letter
Bước 9: Tại bước này chúng ta sẽ chọn More items để xử lý
Cụ thể, các bạn nhấn con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trên mẫu thư với các trường tương ứng rồi chọn trong danh sách Database Fields và nhấn Insert.
Bước 10: Và sau khi chèn hết chúng ta sẽ có dạng như sau. Đồng thời nhấn Next: Preview your letter để Word bắt đầu trộn thư.
Bước 12: Cuối cùng chúng ta đã hoàn thành việc trộn thư trong Word 2013, bây giờ bạn sẽ có 2 lựa chọn
Print: In tất cả các thư mời đã trộn raEdit individual letters: Chỉnh sửa thêm thông tin cá nhân
Tùy vào nhu cầu lúc này bạn có thể in tất cả các thư mời hay xem lại và chỉnh sửa lại các thông tin sao cho chính xác.
Cách Sử Dụng Mail Merge Để Trộn Thư Và Gửi Email Trong Word
Cách sử dụng mail merge để trộn thư và gửi email cũng khá đơn giản ngay cả khi bạn là người không thường xuyên sử dụng máy tính.
Mail merge giúp bạn gửi thư tới hàng loạt địa chỉ, thường được sử dụng gửi thư cảm ơn tới hàng ngàn khách hàng, hay kết quả thi tuyển sinh tới hàng vạn thí sinh, …
Để tiến hành mail merge, bạn cần chuẩn bị 2 file:
– Một file văn bản dạng Word (chứa mẫu nội dung thư cần gửi)
Nội dung thư mẫu có dạng word
– Một file nguồn thường có dạng Excel (chứa thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ . . .)
Thông tin nguồn thường có dạng Excel
Để thực hành theo hướng dẫn các bạn có thể tải 2 file này ở liên kết sau:
– file mẫu nội dung thư dạng Word: https://goo.gl/3aBBps
– file mẫu thông tin nguồn dạng Excel: https://goo.gl/cqdyYQ
Bước 1: Mở file word với nội dung thư mẫu đã được soạn, ở bài viết này là file chứa nội dung thông báo kết quả tuyển sinh, chọn Mailings → Start Mail Merge → Step by step mail merge wizad… như hình sau
Bước 2: Chọn Use the current document và nhấn Next
Bước 3: Chọn đường dẫn chứa file dữ liệu nguồn dạng Excel
Bước 4: chọn sheet dữ liệu và nhấn OK như hình sau
Bước 5: Hộp thoại Mail Merge recipients xuất hiện, nhấn OK
Bước 6: Sau bước 5, bạn để chuột ở vị trí cần chèn như hình sau
Bước 7: Thực hiện lại bước 6 với các thông tin ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, khối thi, điểm, . . . ta sẽ được hình sau
Bước 8: Sau khi chèn các field như trên, bạn nhấn vào Next: Preview your let (step 5, step 6) và kết thúc quá trình mail merge ta được kết quả.
sau khi nhấn OK mail merge sẽ kết nối tới Email của bạn qua Outlook để bạn tiến hành gửi Email.
có thể bạn muốn xem:
Bạn đang xem bài viết Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!