Xem Nhiều 11/2022 #️ Cách Sử Dụng Dấu Câu Trong Soạn Thảo Văn Bản – Ví Dụ Cụ Thể / 2023 # Top 15 Trend | Trucbachconcert.com

Xem Nhiều 11/2022 # Cách Sử Dụng Dấu Câu Trong Soạn Thảo Văn Bản – Ví Dụ Cụ Thể / 2023 # Top 15 Trend

Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Sử Dụng Dấu Câu Trong Soạn Thảo Văn Bản – Ví Dụ Cụ Thể / 2023 mới nhất trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

1.Tại sao phải dùng dấu câu đúng?

Việc sử dụng các dấu câu trong tiếng Việt chính xác có quan trọng hay không? Liệu dùng sai dấu câu có ảnh hưởng đến nội dung bài viết hay không?

Thực ra, trong một số trường hợp (ví dụ: chát chít, nhắn tin bạn bè thường ngày…), chúng ta chỉ cần nhắn “Tiếng Việt không dấu” thì người đọc vẫn có thể hiểu được. Tuy nhiên, viết lách trong văn bản hành chính, trong bài tập trên lớp, trong các văn bản được xuất bản cho nhiều người đọc… thì dùng đúng dấu câu là điều cần thiết.

1.1.Dùng dấu câu thích hợp giúp người đọc hiểu rõ nghĩa

 Dấu câu giúp phân định ranh giới của các câu, các thành phần của câu, giữa các vế của câu ghép… Từ đó, giúp người viết diễn đạt nội dung một cách rõ ràng, mạch lạc hơn. Đồng thời, người đọc cũng sẽ tiếp nhận thông tin từ người viết một cách chuẩn xác hơn, tránh hiểu nhầm.

Trong một số trường hợp, dấu câu còn thể hiện cảm xúc đối với nội dung được người viết đề cập. Đôi khi, dùng dấu câu khác nhau lại bày tỏ những thái độ khác nhau.

1.2.Thể hiện sự chuyên nghiệp của người viết

Việc sử dụng đúng các quy tắc ngữ pháp (trong đó có quy tắc dùng dấu câu) là yêu cầu cơ bản của người viết lách. Việc có lỗi ngữ pháp trong văn bản thường sẽ vì hai lý do:

Thứ nhất là do người viết không nắm quy tắc dẫn đến viết sai.

Thứ hai là do người viết không cẩn thận dẫn đến lỗi đánh máy, lỗi trong soạn thảo văn bản.

Với những văn bản có số lượng chữ lớn thì việc bị lỗi đánh máy một vài chỗ có thể được thông cảm. Tuy nhiên, việc gặp lỗi về dấu câu liên tục sẽ ảnh hưởng đến quá trình tiếp nhận thông tin và cảm xúc của người đọc. Đồng thời, điều này sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của người viết dù chưa nói đến nội dung.

2. Cách sử dụng dấu câu trong tiếng Việt

Theo mình tìm hiểu, tiếng Việt có 10 dấu câu, gồm:

Dấu chấm .

Dấu phẩy ,

Dấu chấm hỏi?

Dấu chấm than !

Dấu chấm phẩy ;

Dấu chấm lửng …

Dấu hai chấm :

Dấu gạch ngang –

Dấu ngoặc đơn ()

Dấu ngoặc kép “”

Tuy nhiên, mình thấy một số kí hiệu dấu câu khác vẫn được nhiều người sử dụng trong văn bản, mình vẫn sẽ đề cập thể mọi người cùng tham khảo.

2.1. Dấu chấm

a) Cách sử dụng dấu chấm

Dấu chấm có thể nói là một trong những dấu câu được dùng phổ biến nhất. Bởi nó dùng ở cuối câu tường thuật, câu miêu tả.

Ví dụ:

Hôm nay, tôi đọc bài viết của Giang Béc về cách dùng dấu câu. Bài viết khá dễ hiểu.

b) Cách soạn thảo dấu chấm trong văn bản

text._Text

2.2. Dấu phẩy

a) Cách sử dụng dấu phẩy

Ranh giới giữa phần nòng cốt của câu và phần chuyển tiếp, chú thích, khởi ý…

Ví dụ:

Tiếp theo, bạn dùng sữa rửa mặt để làm sạch da.

Bạn có thể đăng bài lên Facebook, mạng xã hội phổ biến ở Việt Nam.

Những chiếc máy hút bụi như vậy, chúng ta đã không còn sản xuất nữa.

Ranh giới giữa các vế trong câu ghép.

Ví dụ:

Tôi được 7 điểm, bạn tôi thì được 9 điểm.

Phân tách các từ có cùng chức năng, ý nghĩa trong câu.

Ví dụ:

Canh chua, thịt nướng và chả cá là những món ăn yêu thích của tôi.

b) Cách soạn thảo dấu phẩy trong văn bản

text,_text

Dấu phẩy đặt sát từ liền trước và cách từ liền sau một dấu cách. Trong trường hợp bình thường, sau dấu phẩy không viết hoa (nếu sau dấu phẩy là tên riêng thì vẫn ưu tiên viết hoa).

2.3. Dấu chấm hỏi 

a) Cách sử dụng dấu chấm hỏi

Dấu chấm hỏi còn được gọi là “dấu hỏi chấm” hoặc “dấu hỏi”.

Công dụng của dấu chấm hỏi là kết thúc một câu hỏi, nghi vấn. Trong một số trường hợp, dấu chấm hỏi được đặt trong dấu ngoặc đơn để biểu thị sự hoài nghi đối với một câu tường thuật (thường dùng với dấu ngoặc đơn).

Ví dụ:

Bạn cảm thấy thế nào? Bạn ổn chứ?

Tất cả mọi người đều khẳng định họ không biết chuyện gì đã xảy ra(?)

Ở ví dụ 2, người viết dùng dấu chấm hỏi trong ngoặc đơn thể hiện sự hoài nghi của mình về việc có thật rằng “không ai biết chuyện” hay không?

b) Cách soạn thảo dấu chấm hỏi trong văn bản

text?_Text

Tương tự như cách soạn thảo dấu chấm, dấu chấm hỏi đặt liền từ cuối cùng của câu hỏi và phân biệt với câu sau bởi dấu cách. Chữ cái đầu tiên của câu tiếp theo được viết hoa.

2.4. Dấu chấm than

a) Cách sử dụng dấu chấm than

Dấu chấm than (còn được gọi là dấu chấm cảm) cũng là một dấu câu khá phổ biến trong Tiếng Việt. Vậy, dấu chấm than dùng khi nào? Đó là khi  kết thúc câu cầu khiến hoặc câu cảm thán.

Trong một số trường hợp, dấu chấm than được người viết đặt trong dấu ngoặc đơn (để tỏ thái độ ngạc nhiên, châm biếm đối với nội dung đang đề cập) hoặc đặt cùng dấu chấm hỏi trong dấu ngoặc đơn (thể hiện vừa hoài nghi vừa mỉa mai).

Hãy làm bài tập ngay!

Thời tiết hôm nay đẹp quá!

Tự nguyện đóng góp theo… định mức(!?)

Ví dụ 1 là câu cầu khiến, ví dụ 2 là câu cảm thán. Ví dụ 3 là tên một đề báo được trích từ trang 225 của cuốn sách “Từ câu sai đến câu hay” – Nguyễn Đức Dân.

Ở ví dụ 3 này, người viết dùng dấu chấm than và dấu hỏi trong ngoặc đơn để thể hiện việc vừa nghi ngờ việc đóng góp liệu có thật là tự nguyện hay không, vừa mỉa mai việc đã tự nguyện đóng góp lại còn phải theo định mức.

b) Cách soạn thảo dấu chấm than trong văn bản

text!_Text

Tương tự như cách soạn thảo dấu chấm và dấu hỏi, dấu chấm than được đặt liền từ cuối cùng của câu cảm thán, câu cầu khiến và phân biệt với câu sau bởi dấu cách. Chữ cái đầu tiên của câu tiếp theo được viết hoa.

2.5. Dấu chấm phẩy

a) Cách sử dụng dấu chấm phẩy

Đây là dấu câu ít khi được sử dụng hơn các dấu câu trên. Không có quy tắc bắt buộc khi dùng dấu chấm phẩy, cách dùng dấu chấm phẩy phổ biến là để phân biệt các vế của câu ghép phức tạp (khi dùng dấu chấm phẩy cũng có thể hiểu là sang “câu” mới). Ngoài ra, nhiều người còn sử dụng dấu chấm phẩy để phân biệt trong trường hợp liệt kê phức tạp.

Ví dụ 1:

Hồi ấy Bá Kiến mới ra làm lý trưởng, nó hình như kình nhau với hắn ra mặt; Lý Kiến muốn trị nhưng chưa có dịp – (Nam Cao).

Ở ví dụ 1 này, dấu chấm phẩy được sử dụng trong trường hợp phân biệt các vế của câu ghép. Xét thấy, chúng ta vẫn có thể xem vế “Lý Kiến muốn trị nhưng chưa có dịp” là một câu hoàn chỉnh, thay dấu chấm phẩy bằng dấu chấm vẫn có thể chấp nhận được.

Ví dụ 2:

Chèo có một số loại nhân vật truyền thống với những đặc trưng tính cách riêng như: thư sinh thì nho nhã, điềm đạm; nữ chính: đức hạnh, nết na; nữ lệch: lẳng lơ, bạo dạn; mụ ác: tàn nhẫn, độc địa – (Sách Ngữ văn lớp 7 – Tập 2).

b) Cách soạn thảo dấu chấm phẩy trong văn bản

text;_text

Tương tự dấu phẩy, dấu chấm phẩy được đặt liền cuối từ phía trước và cách từ phía sau một dấu cách.  Vậy, sau dấu chấm phẩy có viết hoa không?

Trả lời: Chữ cái đầu tiên của từ tiếp theo sau dấu chấm phẩy không viết hoa (trừ trường hợp tên riêng…). Bạn có thể xem lại hai ví dụ ở Mục a) để hiểu rõ hơn nội dung này.

2.6. Dấu chấm lửng

a) Cách sử dụng dấu chấm lửng

Dấu chấm lửng hay còn gọi là dấu ba chấm là dấu câu được sử dụng nhiều trong văn viết hằng ngày.  Dấu chấm lửng thường được sử dụng với các chức năng sau:

Thể hiện còn nhiều nội dung thông tin vẫn còn và chưa được liệt kê hết. Ví dụ:

Con có rất nhiều bạn thân trên lớp như Lan, Mai, Cúc… Bạn nào cũng dễ thương và yêu mến con.

Người viết có lược bớt nội dung khi trích dẫn (dùng dấu chấm lửng trong dấu ngoặc đơn). Ví dụ:

Sống ở đời chẳng ai muốn mình trở thành người xấu (…) đôi khi người ta phải sống hai mặt để đổi lấy hai chữ bình yên.

Diễn tả cảm xúc ngập ngừng, ngắt quãng. Ví dụ:

Em… thích anh và không muốn rời xa nơi này chút nào.

Thể hiện sự hài hước, đôi khi là châm biếm. Ví dụ

Video của tớ vừa đăng lên đã có rất nhiều lượt xem, tận… 10 views!

b) Cách soạn thảo dấu 3 chấm trong văn bản

Hỏi 1: Trước và sau dấu ba chấm có dấu cách không?

Trả lời 1: Về cơ bản, trước dấu ba chấm: KHÔNG có dấu cách, sau dấu ba chấm: CÓ dấu cách.

Hỏi 2: Sau dấu 3 chấm có viết hoa không?

Trả lời 2:

Nếu dấu 3 chấm dùng ở giữa câu thì sau dấu 3 chấm KHÔNG viết hoa. Tức là: text…_text

Nếu dấu chấm lửng dùng ở cuối câu thì sau dấu 3 chấm CÓ viết hoa (Vì lúc này đã bắt đầu một câu mới thì phải viết hoa chữ cái đầu tiên của câu). Tức là: text…_Text

Trong văn bản, nếu dùng dấu chấm lửng ở giữa câu thì gõ như cách gõ dấu phẩy, dùng ở cuối câu thì gõ như cách gõ dấu chấm.

2.7. Dấu hai chấm

a) Cách sử dụng dấu chấm hai chấm

 Dấu hai chấm thường dùng để liệt kê, để thông báo sắp có thông tin được trích dẫn hoặc để thuyết minh cho nội dung phía trước dấu hai chấm. Ngoài ra, một số trường hợp khác còn được dùng trước lời thuật lại trực tiếp hoặc gián tiếp.

Ví dụ về cách sử dụng dấu 2 chấm:

Tôi rất ấn tượng với câu nói: “Thiên tài 1% là cảm hứng và 99% là mồ hôi”.

Trước tiên, tôi mở hộp quà của người tôi yêu nhất: mẹ tôi.

Tôi hỏi lại: Anh không tin em sao?

b) Cách soạn thảo dấu hai chấm trong văn bản

Trong soạn thảo văn bản, dấu hai chấm được đặt sát từ liền trước và phân biệt với từ liền sau bởi một dấu cách. Vậy, sau dấu hai chấm viết hoa hay viết thường? Để biết sau dấu 2 chấm có viết hoa không thì bạn cần xem xét nội dung phía sau của nó:

Nếu sau dấu hai chấm là một câu hoàn chỉnh thì CÓ viết hoa: text:_Text

Nếu sau dấu hai chấm không phải là một câu hoàn chỉnh thì KHÔNG viết hoa: text:_text

2.8. Dấu gạch ngang

a) Cách sử dụng dấu gạch ngang

Bạn cần lưu ý là dấu gạch ngang khác dấu gạch nối. Dấu gạch nối sẽ ngắn hơn và thường dùng trong phiên âm các từ nước ngoài. Theo nhiều tài liệu thì dấu gạch nối không nằm trong hệ thống dấu câu của tiếng Việt. Dấu gạch ngang thường dùng để:

Làm ranh giới giữa phần chú thích và phần còn lại của câu (thường được dùng ở giữa câu). Ví dụ 1:

Tôi bất ngờ gặp lại Tuấn – người mà tôi đã dành cả thanh xuân để chờ đợi.

Liệt kê. Ví dụ 2:

– Cách lên kế hoạch

– Cách phân công nhiệm vụ

– Cách triển khai kế hoạch chi tiết

Ghép hai con số lại để chỉ sự liên tục: Ví dụ 4: 1945 – 1975

Đánh dấu lời nói trực tiếp của nhân vật. Ví dụ 5:

– Ngày mai anh có đi làm không?

– Có, mai anh đi làm sớm.

b) Cách soạn thảo dấu gạch ngang

Trong soạn thảo văn bản, dấu gạch ngang được đặt phân biệt với từ phía trước và từ phía sau bởi các dấu cách. Việc có viết hoa hay không tùy thuộc vị trí của từ phía sau dấu cách. Bạn có thể xem lại các ví dụ trên để rõ hơn.

2.9. Dấu ngoặc đơn

a) Cách dùng dấu ngoặc đơn

Dấu ngoặc đơn thường được sử dụng với chức năng để chú thích. Với các bài viết dài có những từ thường lặp lại nhiều lần thì dấu ngoặc đơn còn dùng để đánh dấu chữ viết tắt để dùng cho những lần xuất hiện bên dưới.

Ví dụ 1:

Chúng tôi được yêu cầu viết một đoạn văn ngắn (từ 7-10 câu) về công ty.

Ở ví dụ 1 này, nội dung trong dấu ngoặc đơn là để chú thích thêm rằng đoạn văn ngắn là ngắn khoảng từ 7-10 câu.

Ví dụ 2:

 Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) là loại hình doanh nghiệp có tư cách pháp nhân được pháp luật thừa nhận. Công ty TNHH đang là mô hình doanh nghiệp thông dụng nhất hiện nay .

Ở ví dụ 2, TNHH được để trong dấu ngoặc đơn ngay phía sau từ “trách nhiệm hữu hạn” để thông báo rằng: Ở những câu tiếp theo trong bài viết này, người viết sẽ dùng từ viết tắt TNHH để thay thế cho từ “trách nhiệm hữu hạn”.

b) Cách soạn thảo dấu ngoặc đơn

Soạn thảo dấu ngoặc đơn trong văn bản (đặc biệt là văn bản hành chính), bạn cần lưu ý vấn để khoảng cách giữa chữ cái phía trước và phía sau dấu ngoặc.

Vậy, trước và sau dấu ngoặc đơn có cách không?

Trả lời: Có dấu cách với phần bên ngoài dấu ngoặc và không có dấu cách với phần bên trong dấu ngoặc.

Ví dụ: Chúng tôi được yêu cầu viết một đoạn văn ngắn (từ 7-10 câu) về công ty.

2.10. Dấu ngoặc kép

a) Cách dùng dấu ngoặc kép

Dấu ngoặc kép có thể dùng đối với một từ, cụm từ hoặc một câu, nhiều câu. Chức năng của dấu ngoặc kép là trích dẫn nguyên văn, ranh giới với lời nói được thuật lại trực tiếp. Ngoài ra, nó còn có thể được dùng để dẫn lại một từ với ý hài hước, châm biếm.

Ví dụ 1:

Tôi luôn nhắc nhở mình phải “học, học nữa, học mãi” cho dù đã tốt nghiệp.

Ở ví dụ 1 này, người viết trích dẫn nguyên văn câu nói “học, học nữa, học mãi” của Lênin nên sử dụng dấu ngoặc kép.

Ví dụ 2:

Anh hỏi tôi rằng: “Em có hạnh phúc không?”. Tôi hoàn toàn không có bất kỳ một suy nghĩ nào lúc đó.

Ở ví dụ 2 này, “Em có hạnh phúc không?” là nội dung nhân vật tôi thuật lại trực tiếp câu hỏi của nhân vật anh.

Ví dụ 3:

-Ngày mai em nhất định sẽ đến sớm.

Ở ví dụ 3 này, từ “sớm” được trong dấu ngoặc kép để nhắc khéo rằng đừng bảo đến sớm nhưng rốt cuộc là đến muộn như lần trước.

b) Cách soạn thảo dấu ngoặc kép

Tương tự như cách soạn thảo dấu ngoặc đơn.

2.11. Một số dấu khác

Ngoài ra, trong văn bản mình còn biết có một dấu nữa nhưng theo các tài liệu ngữ pháp về cách sử dụng các dấu câu trong tiếng Việt thì không thấy đề cập đến như là một dấu câu. Ví dụ như:

Dấu ngoặc vuông (nó như thế này: [])

Dấu ngoặc vuông thường được dùng trong các chú thích nguồn trích dẫn, rất thường thấy trong các tài liệu khoa học. Trong một số content long-form hoặc ebook mình vẫn thấy dấu ngoặc vuông được sử dụng.

Dấu chấm hết (nó như thế này: ./.)

Dấu ./. trong văn bản thường dùng để thể hiện sự kết thúc của nội dung. Nó cũng giống như giống chấm, chỉ khác là nó được dùng ở câu cuối cùng của văn bản. Dấu ./. thông báo với người đọc rằng bài viết đã hết.

Ví dụ:

3. Quy tắc dấu câu khi soạn thảo văn bản

Gợi ý: Bạn có thể tham khảo các ví dụ ở Mục 2 để hiểu cách soạn thảo dấu câu trong văn bản hơn.

Đa số tất cả chúng ta đều sử dụng công cụ soạn thảo nên bên cạnh các quy tắc thông thường bạn cần lưu ý một số quy tắc trình bày khi soạn thảo bằng máy tính. Cụ thể như sau:

3.1. Cách gõ dấu chấm, chấm than và chấm hỏi trong word

– Cấu trúc gõ dấu chấm: text._Text (dấu _ là dấu cách)

– Cấu trúc gõ dấu chấm than: text!_Text

– Cấu trúc gõ dấu chấm hỏi: text?_Text

Đây tạm gọi là nhóm dấu chấm câu dùng ở cuối câu. Quy tắc soạn thảo chung: Các dấu này thường nằm ở cuối câu, sát vào chữ cái cuối cùng của câu. Sau đó là dấu cách, rồi tới chữ cái đầu tiên của từ tiếp theo. Ngoài ra, khi soạn thảo văn bản nhưng gặp từ là domain (tên miền) thì dấu chấm xuất hiện trong tên miền không có dấu cách.

– Ví dụ 1: Tôi là Giang. Tôi thích viết lắm! Còn bạn thì sao? Bạn có thích viết giống tôi không?

– Ví dụ 2: Tên miền chúng tôi là của tôi.

3.2. Cách gõ dấu phẩy, chấm phẩy và dấu hai chấm

– Cấu trúc gõ dấu phẩy: Text,_ text

– Cấu trúc gõ dấu chấm phẩy: text;_text

– Cấu trúc gõ dấu hai chấm: text:_Text hoặc text:_text

Đây tạm gọi là nhóm dấu câu dùng ở giữa câu. Cách sử dụng: Cũng tương tự gần giống dấu chấm, cách gõ dấu phẩy, dấu chấm phẩy và dấu hai chấm là giống nhau. Tức là chữ cái cuối cùng của từ phía trước, kề sát là dấy phẩy (hoặc dấu chấm phẩy hoặc dấu hai chấm); tiếp theo là dấu cách rồi đến chữ cái đầu tiên của chữ phía sau.

– Ví dụ: Hôm nay, tôi được xem rất nhiều động vật thú vị như: voi, sư tử, ngựa vằn; cá tai tượng, cá koi, cá phát tài…

3.3. Cách gõ dấu ngoặc kép và ngoặc đơn trong soạn thảo văn bản

– Cấu trúc gõ dấu ngoặc kép: text_ “text”_text hoặc text_ “text”,_text hoặc text_ “text”._Text

– Cấu trúc gõ dấu ngoặc đơn: text_(text)_text hoặc text_(text),_text hoặc text_(text)._text

Ví dụ 1:

Cuốn sách “Sức mạnh của thói quen” là một cuốn sách yêu thích của tôi (không những của tôi mà còn của rất nhiều độc giả khác) viết về thói quen và cách tạo ra chúng dễ dàng hơn.

Đối với trường hợp cuối đoạn trích dẫn hoặc cuối đoạn chú thích là dấu chấm (hoặc dấu phẩy) thì nhiều người đặt dấu chấm (hoặc dấu phẩy) bên trong dấu ngoặc luôn. Còn mình, mình đặt bên ngoài. Tham khảo cách sử dụng dấu câu trong một số văn bản hành chính của Chính phủ ban hành thì mình vẫn thấy sử dụng dấu phẩy bên ngoài dấu ngoặc mọi người ạ.

Ví dụ 2:

Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

4. Tạm kết

Giang Béc

Cách Sử Dụng Dấu Câu Trong Soạn Thảo Văn Bản / 2023

Việc sử dụng các dấu câu trong tiếng Việt chính xác có quan trọng hay không? Liệu dùng sai dấu câu có ảnh hưởng đến nội dung bài viết hay không?

Thực ra, trong một số trường hợp (ví dụ: chát chít, nhắn tin bạn bè thường ngày…), chúng ta chỉ cần nhắn “Tiếng Việt không dấu” thì người đọc vẫn có thể hiểu được. Tuy nhiên, viết lách trong văn bản hành chính, trong bài tập trên lớp, trong các văn bản được xuất bản cho nhiều người đọc… thì dùng đúng dấu câu là điều cần thiết.

1.1.Dùng dấu câu thích hợp giúp người đọc hiểu rõ nghĩa

Dấu câu giúp phân định ranh giới của các câu, các thành phần của câu, giữa các vế của câu ghép… Từ đó, giúp người viết diễn đạt nội dung một cách rõ ràng, mạch lạc hơn. Đồng thời, người đọc cũng sẽ tiếp nhận thông tin từ người viết một cách chuẩn xác hơn, tránh hiểu nhầm.

Trong một số trường hợp, dấu câu còn thể hiện cảm xúc đối với nội dung được người viết đề cập. Đôi khi, dùng dấu câu khác nhau lại bày tỏ những thái độ khác nhau.

1.2.Thể hiện sự chuyên nghiệp của người viết

Việc sử dụng đúng các quy tắc ngữ pháp (trong đó có quy tắc dùng dấu câu) là yêu cầu cơ bản của người viết lách. Việc có lỗi ngữ pháp trong văn bản thường sẽ vì hai lý do:

Thứ nhất là do người viết không nắm quy tắc dẫn đến viết sai.

Thứ hai là do người viết không cẩn thận dẫn đến lỗi đánh máy, lỗi trong soạn thảo văn bản.

Với những văn bản có số lượng chữ lớn thì việc bị lỗi đánh máy một vài chỗ có thể được thông cảm. Tuy nhiên, việc gặp lỗi về dấu câu liên tục sẽ ảnh hưởng đến quá trình tiếp nhận thông tin và cảm xúc của người đọc. Đồng thời, điều này sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của người viết dù chưa nói đến nội dung.

2. Cách sử dụng dấu câu trong tiếng Việt

Theo mình tìm hiểu, tiếng Việt có 10 dấu câu, gồm:

Tuy nhiên, mình thấy một số kí hiệu dấu câu khác vẫn được nhiều người sử dụng trong văn bản, mình vẫn sẽ đề cập thể mọi người cùng tham khảo.

Dấu chấm có thể nói là một trong những dấu câu được dùng phổ biến nhất. Bởi nó dùng ở cuối câu tường thuật, câu miêu tả.

Ví dụ:

Hôm nay, tôi đọc bài viết của Giang Béc về cách dùng dấu câu. Bài viết khá dễ hiểu.

b) Cách soạn thảo dấu chấm trong văn bản

Ranh giới giữa phần nòng cốt của câu và phần chuyển tiếp, chú thích, khởi ý…

Tiếp theo, bạn dùng sữa rửa mặt để làm sạch da.

Bạn có thể đăng bài lên Facebook, mạng xã hội phổ biến ở Việt Nam.

Những chiếc máy hút bụi như vậy, chúng ta đã không còn sản xuất nữa.

Ví dụ:

Tôi được 7 điểm, bạn tôi thì được 9 điểm.

Phân tách các từ có cùng chức năng, ý nghĩa trong câu.

Ví dụ:

Canh chua, thịt nướng và chả cá là những món ăn yêu thích của tôi.

b) Cách soạn thảo dấu phẩy trong văn bản

Dấu phẩy đặt sát từ liền trước và cách từ liền sau một dấu cách. Trong trường hợp bình thường, sau dấu phẩy không viết hoa (nếu sau dấu phẩy là tên riêng thì vẫn ưu tiên viết hoa).

Dấu hỏi dùng để kết thúc một câu hỏi, nghi vấn. Trong một số trường hợp, dấu chấm hỏi được đặt trong dấu ngoặc đơn để biểu thị sự hoài nghi đối với một câu tường thuật (thường dùng với dấu ngoặc đơn).

Ví dụ:

Bạn cảm thấy thế nào? Bạn ổn chứ?

Tất cả mọi người đều khẳng định họ không biết chuyện gì đã xảy ra(?)

Ở ví dụ 2, người viết dùng dấu chấm hỏi trong ngoặc đơn thể hiện sự hoài nghi của mình về việc có thật rằng “không ai biết chuyện” hay không?

b) Cách soạn thảo dấu hỏi trong văn bản

Tương tự như cách soạn thảo dấu chấm, dấu chấm hỏi đặt liền từ cuối cùng của câu hỏi và phân biệt với câu sau bởi dấu cách. Chữ cái đầu tiên của câu tiếp theo được viết hoa.

a) Cách sử dụng dấu chấm than

Dấu chấm than cũng là một dấu câu khá phổ biến trong Tiếng Việt. Vậy, dấu chấm than dùng khi nào? Đó là khi kết thúc câu cầu khiến hoặc câu cảm thán. Trong một số trường hợp, dấu chấm than được người viết đặt trong dấu ngoặc đơn (để tỏ thái độ ngạc nhiên, châm biếm đối với nội dung đang đề cập) hoặc đặt cùng dấu chấm hỏi trong dấu ngoặc đơn (thể hiện vừa hoài nghi vừa mỉa mai).

Ví dụ

Hãy làm bài tập ngay!

Tự nguyện đóng góp theo… định mức(!?) (một đề báo) (Ví dụ 2 được trích từ trang 225 của cuốn sách “Từ câu sai đến câu hay” – Nguyễn Đức Dân)

Ở ví dụ 2, người viết dùng dấu chấm than và dấu hỏi trong ngoặc đơn để thể hiện việc vừa nghi ngờ việc đóng góp liệu có thật là tự nguyện hay không, vừa mỉa mai việc đã tự nguyện đóng góp lại còn phải theo định mức.

b) Cách soạn thảo dấu chấm than trong văn bản

text!_Text

Tương tự như cách soạn thảo dấu chấm và dấu hỏi, dấu chấm than được đặt liền từ cuối cùng của câu cảm thán, câu cầu khiến và phân biệt với câu sau bởi dấu cách. Chữ cái đầu tiên của câu tiếp theo được viết hoa.

a) Cách sử dụng dấu chấm phẩy

Đây là dấu câu ít khi được sử dụng hơn các dấu câu trên. Không có quy tắc bắt buộc khi dùng dấu chấm phẩy, cách dùng dấu chấm phẩy phổ biến là để phân biệt các vế của câu ghép phức tạp (khi dùng dấu chấm phẩy cũng có thể hiểu là sang “câu” mới). Ngoài ra, nhiều người còn sử dụng dấu chấm phẩy để phân biệt trong trường hợp liệt kê phức tạp.

Ví dụ 1:

Hồi ấy Bá Kiến mới ra làm lý trưởng, nó hình như kình nhau với hắn ra mặt; Lý Kiến muốn trị nhưng chưa có dịp – (Nam Cao).

Ở ví dụ 1 này, dấu chấm phẩy được sử dụng trong trường hợp phân biệt các vế của câu ghép. Xét thấy, chúng ta vẫn có thể xem vế “Lý Kiến muốn trị nhưng chưa có dịp” là một câu hoàn chỉnh, thay dấu chấm phẩy bằng dấu chấm vẫn có thể chấp nhận được.

Ví dụ 2:

Chèo có một số loại nhân vật truyền thống với những đặc trưng tính cách riêng như: thư sinh thì nho nhã, điềm đạm; nữ chính: đức hạnh, nết na; nữ lệch: lẳng lơ, bạo dạn; mụ ác: tàn nhẫn, độc địa – (Sách Ngữ văn lớp 7 – Tập 2).

b) Cách soạn thảo dấu chấm phẩy trong văn bản

Tương tự dấu phẩy, dấu chấm phẩy được đặt liền cuối từ phía trước và cách từ phía sau một dấu cách. Chữ cái đầu tiên của từ tiếp theo sau dấu chấm phẩy không viết hoa (trừ trường hợp tên riêng…)

a) Cách sử dụng dấu chấm lửng

Dấu chấm lửng hay còn gọi là dấu ba chấm là dấu câu được sử dụng nhiều trong văn viết hằng ngày. Tuy nhiên, trong viết bài SEO thì dấu chấm lửng thường được sử dụng với các chức năng sau:

Thể hiện còn nhiều nội dung thông tin vẫn còn và chưa được liệt kê hết. Ví dụ:

Con có rất nhiều bạn thân trên lớp như Lan, Mai, Cúc… Bạn nào cũng dễ thương và yêu mến con.

Người viết có lược bớt nội dung khi trích dẫn (dùng dấu chấm lửng trong dấu ngoặc đơn). Ví dụ:

Sống ở đời chẳng ai muốn mình trở thành người xấu (…) đôi khi người ta phải sống hai mặt để đổi lấy hai chữ bình yên.

Diễn tả cảm xúc ngập ngừng, ngắt quãng. Ví dụ:

Em… thích anh và không muốn rời xa nơi này chút nào.

Thể hiện sự hài hước, đôi khi là châm biếm. Ví dụ

Video của tớ vừa đăng lên đã có rất nhiều lượt xem, tận… 10 views!

b) Cách soạn thảo dấu chấm lửng trong văn bản

Nếu dấu chấm lửng dùng ở giữa câu: text…_text

Nếu dấu chấm lửng dùng ở cuối câu: text…_Text

a) Cách sử dụng dấu chấm hai chấm

Dấu hai chấm thường dùng để liệt kê, để thông báo sắp có thông tin được trích dẫn hoặc để thuyết minh cho nội dung phía trước dấu hai chấm. Ngoài ra, một số trường hợp khác còn được dùng trước lời thuật lại trực tiếp hoặc gián tiếp.

Ví dụ:

Tôi rất ấn tượng với câu nói: “Thiên tài 1% là cảm hứng và 99% là mồ hôi”.

Trước tiên, tôi mở hộp quà của người tôi yêu nhất: mẹ tôi.

Tôi hỏi lại: Anh không tin em sao?

b) Cách soạn thảo dấu hai chấm trong văn bản

Trong soạn thảo văn bản, dấu hai chấm được đặt sát từ liền trước và phân biệt với từ liền sau bởi một dấu cách. Vậy, sau dấu hai chấm có viết hoa hay không? Bạn cần xem xét nội dung phía sau:

Nếu sau dấu hai chấm là một câu hoàn chỉnh thì viết hoa: text:_Text

Nếu sau dấu hai chấm không phải là một câu hoàn chỉnh thì không viết hoa: text:_text

a) Cách sử dụng dấu gạch ngang

Bạn cần lưu ý là dấu gạch ngang khác dấu gạch nối. Dấu gạch nối sẽ ngắn hơn và thường dùng trong phiên âm các từ nước ngoài. Theo nhiều tài liệu thì dấu gạch nối không nằm trong hệ thống dấu câu của tiếng Việt. Dấu gạch ngang thường dùng để:

Làm ranh giới giữa phần chú thích và phần còn lại của câu (thường được dùng ở giữa câu). Ví dụ 1:

Tôi bất ngờ gặp lại Tuấn – người mà tôi đã dành cả thanh xuân để chờ đợi.

– Cách lên kế hoạch

– Cách phân công nhiệm vụ

– Cách triển khai kế hoạch chi tiết

Ghép hai con số lại để chị sự liên tục: Ví dụ 4: 1945 – 1975

Đánh dấu lời nói trực tiếp của nhân vật. Ví dụ 5:

– Ngày mai anh có đi làm không?

– Có, mai anh đi làm sớm.

b) Cách soạn thảo dấu gạch ngang

Trong soạn thảo văn bản, dấu gạch ngang được đặt phân biệt với từ phía trước và từ phía sau bởi các dấu cách. Việc có viết hoa hay không tùy thuộc vị trí của từ phía sau dấu cách. Bạn có thể xem lại các ví dụ trên để rõ hơn.

a) Cách dùng dấu ngoặc đơn

Dấu ngoặc đơn thường được sử dụng với chức năng để chú thích. Với các bài viết dài có những từ thường lặp lại nhiều lần thì dấu ngoặc đơn còn dùng để đánh dấu chữ viết tắt để dùng cho những lần xuất hiện bên dưới.

Ví dụ 1:

Chúng tôi được yêu cầu viết một đoạn văn ngắn (từ 7-10 câu) về công ty.

Ở ví dụ 1 này, nội dung trong dấu ngoặc đơn là để chú thích thêm rằng đoạn văn ngắn là ngắn khoảng từ 7-10 câu.

Ví dụ 2:

Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) là loại hình doanh nghiệp có tư cách pháp nhân được pháp luật thừa nhận. Công ty TNHH đang là mô hình doanh nghiệp thông dụng nhất hiện nay .

Ở ví dụ 2, TNHH được để trong dấu ngoặc đơn ngay phía sau từ “trách nhiệm hữu hạn” để thông báo rằng: Ở những câu tiếp theo trong bài viết này, người viết sẽ dùng từ viết tắt TNHH để thay thế cho từ “trách nhiệm hữu hạn”.

b) Cách soạn thảo dấu ngoặc đơn

Soạn thảo dấu ngoặc đơn trong văn bản (đặc biệt là văn bản hành chính), bạn cần lưu ý vấn để khoảng cách giữa chữ cái phía trước và phía sau dấu ngoặc. Cụ thể: có dấu cách với phần bên ngoài dấu ngoặc và dính liền với phần bên trong dấu ngoặc. Bạn xem các ví dụ trên sẽ dễ hiểu hơn đấy!

a) Cách dùng dấu ngoặc kép

Dấu ngoặc kép có thể dùng đối với một từ, cụm từ hoặc một câu, nhiều câu. Chức năng của dấu ngoặc kép là trích dẫn nguyên văn, ranh giới với lời nói được thuật lại trực tiếp. Ngoài ra, nó còn có thể được dùng để dẫn lại một từ với ý hài hước, châm biếm.

Ví dụ 1:

Tôi luôn nhắc nhở mình phải “học, học nữa, học mãi” cho dù đã tốt nghiệp.

Ở ví dụ 1 này, người viết trích dẫn nguyên văn câu nói “học, học nữa, học mãi” của Lênin nên sử dụng dấu ngoặc kép.

Ví dụ 2:

Anh hỏi tôi rằng: “Em có hạnh phúc không?”. Tôi hoàn toàn không có bất kỳ một suy nghĩ nào lúc đó.

Ở ví dụ 2 này, “Em có hạnh phúc không?” là nội dung nhân vật tôi thuật lại trực tiếp câu hỏi của nhân vật anh.

Ví dụ 3:

-Ngày mai em nhất định sẽ đến sớm.

Ở ví dụ 3 này, từ “sớm” được trong dấu ngoặc kép để nhắc khéo rằng đừng bảo đến sớm nhưng rốt cuộc là đến muộn như lần trước.

b) Cách soạn thảo dấu ngoặc kép

Tương tự như cách soạn thảo dấu ngoặc đơn.

Ngoài ra, trong văn bản mình còn biết có một dấu nữa nhưng theo các tài liệu ngữ pháp về cách sử dụng các dấu câu trong tiếng Việt thì không thấy đề cập đến như là một dấu câu. Ví dụ như:

Dấu ngoặc vuông thường được dùng trong các chú thích nguồn trích dẫn, rất thường thấy trong các tài liệu khoa học. Trong một số content long-form hoặc ebook mình vẫn thấy dấu ngoặc vuông được sử dụng.

Dấu ./. trong văn bản thường dùng để thể hiện sự kết thúc của nội dung. Nó cũng giống như giống chấm, chỉ khác là nó được dùng ở câu cuối cùng của văn bản. Dấu ./. thông báo với người đọc rằng bài viết đã hết.

3. Quy tắc dấu câu khi soạn thảo văn bản

Gợi ý: Bạn có thể tham khảo các ví dụ ở Mục 2 để hiểu cách soạn thảo dấu câu trong văn bản hơn.

Đa số tất cả chúng ta đều sử dụng công cụ soạn thảo nên bên cạnh các quy tắc thông thường bạn cần lưu ý một số quy tắc trình bày khi soạn thảo bằng máy tính. Cụ thể như sau:

3.1. Cách gõ dấu chấm, chấm than và chấm hỏi trong word

– Cấu trúc gõ dấu chấm: text._Text (dấu _ là dấu cách)

– Cấu trúc gõ dấu chấm than: text!_Text

– Cấu trúc gõ dấu chấm hỏi: text?_Text

Đây tạm gọi là nhóm dấu câu dùng ở cuối câu. Quy tắc soạn thảo chung: Các dấu này thường nằm ở cuối câu, sát vào chữ cái cuối cùng của câu. Sau đó là dấu cách, rồi tới chữ cái đầu tiên của từ tiếp theo. Ngoài ra, khi soạn thảo văn bản nhưng gặp từ là domain (tên miền) thì dấu chấm xuất hiện trong tên miền không có dấu cách.

– Ví dụ 1: Tôi là Giang. Tôi thích viết lắm! Còn bạn thì sao? Bạn có thích viết giống tôi không?

– Ví dụ 2: Tên miền chúng tôi là của tôi.

3.2. Cách gõ dấu phẩy, chấm phẩy và dấu hai chấm

– Cấu trúc gõ dấu phẩy: Text,_ text

– Cấu trúc gõ dấu chấm phẩy: text;_text

Đây tạm gọi là nhóm dấu câu dùng ở giữa câu. Cách sử dụng: Cũng tương tự gần giống dấu chấm, cách gõ dấu phẩy, dấu chấm phẩy và dấu hai chấm là giống nhau. Tức là chữ cái cuối cùng của từ phía trước, kề sát là dấy phẩy (hoặc dấu chấm phẩy hoặc dấu hai chấm); tiếp theo là dấu cách rồi đến chữ cái đầu tiên của chữ phía sau.

– Ví dụ: Hôm nay, tôi được xem rất nhiều động vật thú vị như: voi, sư tử, ngựa vằn; cá tai tượng, cá koi, cá phát tài…

3.3. Cách gõ dấu ngoặc kép và ngoặc đơn trong soạn thảo văn bản

Ví dụ 1:

Cuốn sách “Sức mạnh của thói quen” là một cuốn sách yêu thích của tôi (không những của tôi mà còn của rất nhiều độc giả khác) viết về thói quen và cách tạo ra chúng dễ dàng hơn.

Đối với trường hợp cuối đoạn trích dẫn hoặc cuối đoạn chú thích là dấu chấm (hoặc dấu phẩy) thì nhiều người đặt dấu chấm (hoặc dấu phẩy) bên trong dấu ngoặc luôn. Còn mình, mình đặt bên ngoài. Tham khảo cách sử dụng dấu câu trong một số văn bản hành chính của Chính phủ ban hành thì mình vẫn thấy sử dụng dấu phẩy bên ngoài dấu ngoặc mọi người ạ.

Ví dụ 2:

Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

Giang Béc

Cách Sử Dụng Word Online Soạn Thảo Văn Bản Trực Tuyến / 2023

Hiện nay có khá nhiều người lựa chọn sử dụng các công cụ văn phòng trực tuyến như Google Docs, Google Sheets,… vì không cần phải cài đặt phần mềm, mà có thể chỉnh sửa ở bất cứ thiết bị nào. Tuy nhiên, nếu bạn là người quen với giao diện của bộ Word Office mà không muốn cài đặt, thì có thể sử dụng Office Online đến từ Microsoft, với đầy đủ những tính năng như bộ Microsoft Office.

Bước 1:

Để có thể sử dụng tiếp, người dùng cần đăng nhập tài khoản Microsoft cá nhân, hoặc có thể tạo tài khoản Microsoft mới nếu chưa có. Nhấn Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft.

Tiếp đến, nhập các thông tin tài khoản cá nhân để sử dụng.

Bước 2:

Khi đăng nhập thành công, chúng ta sẽ được truy cập vào giao diện của Word Online. Để mở trang văn bản mới soạn thảo nội dung, nhấn Tài liệu trống mới.

Bước 3:

Bước 4:

Công việc tiếp theo đó nhập nội dung, lựa chọn cỡ chữ, định dạng chữ,…. tùy theo nhu cầu soạn thảo của người dùng.

Bước 5:

Ngoài ra, Word Online cũng có tính năng cho phép chèn hình ảnh vào trong nội dung văn bản, nhưng cách làm đơn giản hơn so với bản Word Office.

Hoặc sử dụng hình ảnh trực tuyến tại Ảnh trực tuyến. Bạn có thể tìm kiếm ảnh tải từ Bing hoặc sử dụng ảnh có trong OneDrive. Bên cạnh đó, chúng ta cũng có thể Sao chép hình ảnh từ trên mạng và sau đó nhấn Dán vào nội dung tài liệu là được.

Hình ảnh trong văn bản có thể thay đổi kích thước, di chuyển vị trí, thay đổi góc độ hình ảnh.

Bước 6:

Sau khi đã hoàn thành xong việc nhập nội dung, chèn dữ liệu và chỉnh sửa, chúng ta nhập tên cho tài liệu. Tài liệu sẽ được tự động lưu vào OneDrive ngay khi chúng ta bắt đầu nhập nội dung. Điều này sẽ hạn chế được việc mất nội dung văn bản, khi máy tính gặp vấn đề.

Bước 7:

Bước 8:

Bước 9:

Trong trường hợp nếu bạn muốn tải văn bản từ máy tính để chỉnh sửa trên Word Online, nhấn chọn vào nút OneDrive bên trên.

Sau khi chuyển sang giao diện tài khoản OneDrive, nhấn Tải lên rồi chọn tiếp Tệp.

Bước 10:

Ngoài những tính năng tạo, chỉnh sửa nội dung văn bản, Word Online còn mang tới cho người dùng thêm nhiều cải tiến, trong đó phải kể đến khả năng chat Skype ngay trên Word Online. Nếu bạn muốn tìm công cụ soạn thảo trực tuyến, Word Online là một lựa chọn khá hay.

Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Excel, Có Ví Dụ Cụ Thể / 2023

Khi bạn mail merge, tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu mail merge của Word. Microsoft Word sẽ lấy các thông tin như tên, địa chỉ và các chi tiết khác của người nhận trực tiếp từ bảng tính Excel.

Vì vậy, trước khi bắt đầu thưc hiện, Bạn hãy chắc chắn rằng tệp Excel đã có tất cả thông tin bạn muốn bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều địa chỉ liên hệ hoặc thông tin khác, bạn cần phải thay đổi hoặc bổ sung ở trang tính Excel trước khi trộn thư.

Ngoài ra, bạn cần kiểm tra các thông tin quan trọng sau:

+ Các cột trong trang tính Excel phải khớp với các phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn rằng bạn đã tạo hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo vùng miền hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột vùng miền và thành phố riêng biệt.

+ Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ. Bạn cần kiểm tra kỹ định dạng ngày theo dd/mm/yyy để khi trộn thư thứ tự ngày tháng không bị nhảy sang mm/dd/yyy

+ Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.

Hướng dẫn mail Merge từ Excel sang Word:

Sau khi bạn hoàn thành và kiểm tra lại trang tính Excel, bạn đã sẵn sàng để trộn thư. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ trộn thư với một danh sách người nhận trong Word 2010, tương tự cho Word 2013.

Nếu bạn đã soạn thư sẵn một lá thư, bạn có thể mở một tài liệu Word hiện có, hoặc tạo một tài liệu mới.

Kết nối trang tính Excel và bản Word. Bằng việc thiết lập kết nối giữa Excel và Word, hãy đảm bảo rằng nguồn dữ liệu trộn thư sẽ được tự động cập nhật mỗi lần bạn thay đổi dữ liệu người nhận trên tệp Excel.

Tìm hiểu thêm: Ứng dụng tin học văn phòng trong công việc với chuyên gia

Trong hộp thoại Select Data Source, tìm trang tính Excel và nhấp . Nếu Word yêu cầu bạn chọn từ bảng, hãy chọn và nhấp OK.

Hộp thoại Mail Merge Recipients¸ đánh dấu chọn hoặc bỏ chọn để thêm hoặc loại bỏ người nhận từ trộn thư.

Chú ý. Bạn cũng có thể sắp xếp, lọc danh sách người nhận và xác nhận địa chỉ email bằng cách nhấp vào tùy chọn Validate addresses… dưới phần Refine Recipients List.

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành danh sách người nhận và sẵn sang điền chúng vào thư. Gõ thư mẫu vào Word hoặc sao chép/dán từ một nguồn khác.

Thêm chỗ điền. Bạn cần xác định vị trí điền địa chỉ Address Block và dòng chào hỏi Greeting Line. Tới phần Write & Insert Fields trong thẻ .

Tùy theo vị trí cần điền, hộp thoại sẽ mở ra rất nhiều sự lựa chọn. Chọn tùy chọn bạn muốn, xác nhận kết quả dưới phần và nhấn OK. Bạn có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải để chuyển sang phần xem trước của người nhận trước/sau.

Đối với một vài lá thư, chỉ cần thêm Address Block và Greeting Line là đủ. Khi bức thư được in ra, tất cả các bản sao sẽ giống hệt nhau ngoại trừ tên và địa chỉ của người nhận.

Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đặt dữ liệu của người nhận vào nội dung thư để tùy chỉnh chúng theo cá nhân. Để thực hiện việc này, nhấp Insert Merge Field và chọn dữ liệu bạn muốn chèn từ danh sách tùy chọn.

Xem trước lá thư. Chắc chắn rằng dữ liệu người nhận xuất hiện chính xác trong lá thư, nhấn nút Preview Results trên thẻ .

Bạn có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải để xem mỗi lá thư chứa dữ liệu người nhận.

Hoàn tất trộn thư. Khi đã hài lòng, nhấn nút Finish & Merge trong nhóm để chọn in thư hoặc gửi mail chúng.

Nếu bạn muốn chỉnh sửa vài thứ trước khi in hoặc gửi email, nhấp vào Edit Individual Documents. Một cửa sổ mới sẽ mở ra và bạn có thể thay đổi từng phần của lá thư tùy thích.

Sao lưu văn bản trộn thư. Bạn sao lưu tệp trộn thư như tệp Word thông thường bằng cách nhấn nút hoặc nhấn phím .

Một khi đã sao lưu, tệp sẽ luôn kết nối với danh sách trong Excel. Khi bạn muốn sử dụng văn bản trộn thư lần nữa, mở nó ra và nhấn Yes khi Word yêu cầu bạn tiếp tục kết nối.

Ngoài tùy chọn trên thanh công cụ, Microsoft Excel cũng cung cấp tính năng tương tự trong Mail Merge Wizard.

Khi nhấp vào đó, Mail Merge Wizard hiển thị bên phải bàn hình và hướng dẫn bạn trộn thư theo từng bước.

Cách trộn thư với ngày tháng, tiền tệ và các loại số khác:

Khi trộn thư, bạn cần chú ý giá trị số như ngày tháng, tiền tệ và số. Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng những giá trị như vậy.

Định dạng zip codes và các giá trị khác chứa số 0 trong Excel

Để không làm mất số 0 đứng đầu khi trộn thư, bạn chỉ cần định dạng cột ZIP code thành dạng text trong Excel.

Chọn cột ZIP code, nhấp phải, chọn Format Cells… từ danh sách tùy chọn.

Trộn thư với ngày tháng và số bằng Dynamic Data Exchange

Nếu trang tính Excel chứa ngày tháng, số thập phân, đơn vị tiền tệ, bạn có thể sử dụng Dynamic Data Exchange để đảm bảo rằng các giá trị này được định dạng đúng sau khi trộn thư.

CHỈ 7 GIỜ HỌC BÀI BẢN, TIẾP KIỆM HÀNG CHỤC NGHÌN GIỜ TRA CỨU

Bắt đầu trộn thư như đã hướng dẫn ở phần trước.

Khi Dynamic Data Exchange được kích hoạt, bạn có thể nhận được một vài yêu cầu, chỉ cần nhấn Yes hoặc Ok. điểm khác biệt duy nhất do với trộn thư thông thường là chọn nguồn dữ liệu, tiến hành theo các bước sau.

Dò tìm trên trang tính, nhấn đúp chuột chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) và nhấn OK.

Chú ý. Nếu tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, đánh dấu chọn ở góc dưới bên trái.

Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như cách thông thường.

Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong Word

Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hay tiền tệ theo nhiều cách khác với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn có thể thực hiện trực tiếp trong văn bản Word.

Chọn vùng trộn thư muốn thay đổi định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.

Nhấn để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng , bạn sẽ thấy {MERGEFIELD CURRENCY}.

Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm

Chú ý. Thay vì kí hiệu $, bạn có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ khác € hoặc £.

Bạn có thể sử dụng d, M, y cho ngày tháng và giờ, nhưng nhớ rằng M đại diện cho tháng còn m đại diện cho phút.

Thay đổi định dạng của ngày tháng và giờ hiện tại:

Nếu bạn thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời gian hiện tại trong văn bản trộn thư, bạn có thể thay đổi định dạng của chúng.

Nhấn để hiển thị mã vùng. Nếu bạn chọn vùng , bạn sẽ thấy {DATE @ “M/d/yyyy”}

Nhấp phải vào vùng và chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.

Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng khi cập nhật, đánh dấu chọn Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ hộp thoại.

Một số Phím tắt Mail Merge:

Alt + F9

Mở tất cả vùng cần điền và kết quả trong văn bản trộn thư

Shift + F9

Hiện ra mã của những chỗ trống

F9

Cập nhật chỗ trống được chọn. đặt con trỏ vào bất cứ ô trống nào và nhấn F9 để cập nhật

F11

Đến chỗ trống cần điền sau

Shift + F11

Đến chỗ trống cần điền trước

Alt + Shift + E

Chỉnh sửa văn bản trộn thư. Chú ý: điều này sẽ ngắt kết nối giữa tệp Excel và văn bản Word, nguồn trộn thư sẽ không tự động cập nhật nữa.

Alt + Shift + F

Chèn vùng trộn thư mới từ nguồn trộn thư

Alt + Shift + M

In văn bản trộn thư

Ctrl + F9

Chèn thêm một chỗ trống

Ctrl + F11

Khóa chỗ trống cần điền. Kết quả sẽ không được cập nhật khi thông tin nguồn của Excel thay đổi.

Ctrl + Shift + F11

Mở khóa chỗ trống cần điền. Kết quả chỗ trống sẽ được cập nhật lần nữa.

Ctrl + Shift + F9

Bỏ liên kết chỗ trống cần điền. Chỗ trống sẽ được xóa vĩnh viễn khỏi văn bản và thay thế bằng giá trị hiện tại hiển thị dưới định dạng bình thường.

Alt + Shift + D

Chèn ngày tháng hiển thị theo ngày tháng hiện tại

Alt + Shift + P

Chèn số trang

Alt + Shift + T

Chèn thời gian hiển thị theo thời gian hiện tại

Alt + Shift + L

Chèn số thứ tự

GITIHO hi vọng rằng với bài viết này, sẽ giúp cho các bạn tạo được thư tự động từ dữ liệu Excel sang Word – Tính năng trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Excel các bạn hãy đăng kí tham gia ngay những khóa Học excel cấp tốc với các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.

Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:

Một số hàm cơ bản thường gặp như:

SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện

COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện

Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…

Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số công cụ hay sử dụng như:

Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting

Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation

Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức

Lập báo cáo với Pivot Table…

Bạn đang xem bài viết Cách Sử Dụng Dấu Câu Trong Soạn Thảo Văn Bản – Ví Dụ Cụ Thể / 2023 trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!