Cập nhật thông tin chi tiết về Các Lỗi Thông Dụng Thường Gặp Trong Excel mới nhất trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Trong quá trình làm việc có khá nhiều đồng nghiệp hỏi mình về các lỗi của Excel. Ví dụ: #### trong excel là lỗi gì, value trong excel là lỗi gì, excel bị lỗi công thức, lỗi excel không chạy công thức, lỗi #n/a trong excel, enter không xuống dòng mà nhảy lên trên hoặc sang trái/ phải, hoặc nhập vào số nguyên nhưng kết quả lại ra số thập phân… Bài viết này mình sẽ chia sẻ tất cả các lỗi thường gặp trong Excel, phổ biến nhất mà ai cũng gặp phải ít nhất một lần. Ngoài ra còn có khoảng 10 lỗi công thức, hàm khi thực hiện tính toán nữa: #####, #VALUE!, #REF!, #NUM, #N/A, #DIV/0!, #NAME?, #NULL!…
OK, LET’S GO!
A – Lỗi cài đặt Excel (12 lỗi thông dụng)
Hầu hết các lỗi này đều xử lý bằng cách chỉnh sửa lại cài đặt trong Options của Excel: Vào Menu File Options:
1. Không tự động thực hiện phép tính khi ấn Enter
Lỗi này rất hay gặp phải, vì một lý do nào đó mà Excel tự động chuyển sang chế độ tính tay Manual. Tức là sẽ không tự động Automatic thực hiện phép tính khi bấm Enter nữa.
Không tự động thực hiện phép tính khi Enter
2. Enter không xuống dòng mà nhảy lên trên hoặc sang trái/ phải
Vào Menu File Options Formulas Calculation options Workbook Calculation Tích chọn vào Automatic để cài đặt lại chế độ Automatic
Thông thường khi Enter kết thúc lệnh thì con trỏ được chuyển xuống ô ngay bên dưới, tuy nhiên nếu gặp phải trường hợp con trỏ nhảy lên trên thậm chí là sang trái sang phải thì bạn cũng đừng lo lắng, đây chỉ là do Excel đã bị cài đặt khác mặc định xuống dưới thôi.
Khắc phục: Vào Options Advanced Editing options trong phần Direction chọn lại Down:
3. Enter không di chuyển con trỏ
Tương tự lỗi Enter con trỏ không xuống dòng, lần này thì con trỏ không chịu di chuyển, vẫn đứng im ô đang thao tác.
4. Mất chức năng Auto Fill (kéo copy công thức tự động)
Khắc phục: Vào Options Advanced Editing options Tích chọn vào Enable fill handle and cell drag-and-drop:
Tích chọn để di chuyển con trỏ khi bấm Enter
5. Không sửa trực tiếp ô hiện hành bằng cách bấm đúp chuột được
Bình thường khi bấm đúp chuột hoặc bấm phím F2 thì chúng ta sẽ truy cập trực triếp vào ô hiện hành để chỉnh sửa được. Nhưng khi bị lỗi nó cứ trơ trơ ra không truy cập trực tiếp vào ô hiện hành được.
Khắc phục: Vào Options Advanced Editing options Tích chọn vào Alow editing direcly in cells:
Tích chọn Enable fill handle để thực hiện Auto Fill
6. Tự động chèn dấu thập phân khi nhập liệu (ví dụ nhập 150 nhưng kết quả là 1,5)
Trường hợp này khá nhiều bạn không biết lý do tại sao và tra Google cũng ít thấy bài viết nên rất hoang mang nghi là Excel bị lỗi (crack mà ) rồi hì hục cài lại Excel 😆
Nhưng đây chỉ là cài đặt của Excel, lý do là Microsoft muốn có một công cụ nhập liệu số phần thập phân nhanh mà thôi.
Khắc phục: Vào Options Advanced Editing options Bỏ tích chọn Automatically insert a decimal point:
Tích chọn vào Alow editing direcly in cells
7. Không thấy địa chỉ ô (ví dụ B8/ C15) và tiêu đề cột ABC… mà chỉ thấy hiển thị RxCy trên thanh công thức, cột và hàng đều là tiêu đề số
Đây là cách hiện thị, truy vấn tham chiếu ô tính khác trong Excel. Cách hiện thị, tham chiếu này ít được sử dụng. Chúng ta hay dùng và quen thuộc với hệ cột ABC và hàng 123.
Khắc phục: Vào Options Formulas Working with formulas Bỏ tích chọn tại R1C1 reference style
8. Mất sheet tab (tên các sheet biến mất)
Bình thường chúng ta có các bảng tính sheet1, sheet2, sheet3… (hoặc tên được thay đổi) và thao tác tính toán trên các sheet tab này. Excel có chức năng cho phép ẩn các sheet tab này đi đối với từng file (các file khác không ẩn thì vẫn hiển thijh bình thường).
Bỏ tích chọn Automatically insert a decimal point
Khắc phục: Vào Options Advanced Display options for this workbook Chọn File bị ẩn Tích chọn vào Show sheet tabs
9. Mất thanh cuộn ngang dọc
Thanh cuộn ngang dọc ở bên dưới cùng và bên phải bảng tính bị mất.
Khắc phục: Vào Options Advanced Display options for this workbook Tích chọn vào Show horizontal scroll bar và Show vertical scroll bar
Bỏ tích chọn tại R1C1 reference style
10, 11, 12. Mất thanh tiêu đề cột hàng, mất các đường Gridlines mờ, mất thanh công thức (thanh Function)
Khắc phục: Vào menu View tích chọn vào Headings, Formula Bar và Gridlines
Chọn File bị ẩn Tích chọn vào Show sheet tabs
B – Lỗi công thức, hàm khi tính toán (10 lỗi)
13. Lỗi phím mũi tên – lỗi thường gặp trong Excel
– Khi nhấn các phím mũi tên trên bàn phím thì lại cuộn màn hình chứ không nhảy sang ô bên trên, dưới, trái, phải. Nguyên nhân là do bạn đã bật phím Scroll Lock. – Khắc phục: Bạn hãy xem đèn của phím Scroll Lock có sáng không, nếu có thì bạn nhấn phím Scroll Lock để tắt nó đi. Lưu ý một số bàn phím thế hệ mới hoặc bàn phím Laptop tắt mở Scroll Lock phải bấm tổ hợp phím: Fn + Scroll Lock
14. #NULL! Lỗi dữ liệu rỗng
15. #### trong excel là lỗi gì? ##### Là lỗi thiếu độ rộng cột
– Khi cột thiếu độ rộng. – Khi bạn nhập giá trị ngày tháng hoặc thời gian là số âm.Khắc phục: Dùng chuột kéo độ rộng cột ra cho phù hợp hoặc bấm đúp vào cột để chọn Autofix.
Vào menu View tích chọn vào Headings, Formula Bar và Gridlines
Lỗi thiếu độ rộng cột
16. Value trong excel là lỗi gì? #VALUE! Lỗi giá trị
Lỗi phím mũi tên do bật Scroll Lock
17. #DIV/0! Lỗi chia cho 0
– Nhập vào công thức số chia là 0 hoặc chia cho ô trống. Ví dụ = 15/0
18. #NAME? Sai tên hàm – lỗi thường gặp trong Excel
– Khi chúng ta dùng những hàm không thường trực trong Excel như EDATE, EOMONTH, NETWORKDAYS, WORKDAYS,… Khi đó cần phải vào menu Tools – Add-in. Đánh dấu vào tiện ích Analysis ToolPak. – Nhập sai tên hàm số. Trường hợp này xảy tra khi bạn dùng bộ gõ tiếng Việt ở chế độ Telex vô tình làm sai tên hàm như IF thành Ì, VLOOKUP thành VLÔKUP, hàm SUM thành SUMM hoặc bạn gõ bất kỳ một hàm nào không có trong Excel. – Dùng những ký tự không được phép trong công thức. – Nhập một chuỗi trong công thức mà không có đóng và mở dấu nháy kép ” “ – Không có dấu 2 chấm: trong dãy địa chỉ ô trong công thức.
#NULL! Lỗi dữ liệu rỗng
19. Lỗi #n/a trong excel: Lỗi tham chiếu dữ liệu
– Giá trị trả về không tương thích từ các hàm dò tìm như VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP hoặc MATCH. – Dùng hàm HLOOKUP, VLOOKUP, MATCH để trả về một giá trị trong bảng chưa được sắp xếp. – Không đồng nhất dữ liệu khi bạn sử dụng địa chỉ mảng trong Excel. – Quên một hoặc nhiều đối số trong các hàm tự tạo. – Dùng một hàm tự tạo không hợp lý. Hay xảy ra khi công thức tham chiếu đến một ô trong mảng nhưng ô đó lại không có giá trị trong mảng. Lỗi này thường xảy ra với các hàm tìm kiếm như VLOOKUP, HLOOKUP… Bạn chỉ cần xem kỹ lại công thức và chỉnh sửa ô mà hàm tham chiếu tới.
20. #REF! Sai vùng tham chiếu
– Đây là lỗi tham chiếu ô, chẳng hạn bạn xóa dòng hay cột mà dòng cột đó được dùng trong công thức, khi đó sẽ bị báo lỗi #REF! – Hàm Vlookup tham chiếu ra ngoài vùng.
21. #NUM! Lỗi dữ liệu kiểu số
#VALUE! Lỗi giá trị
– Dùng một đối số không phù hợp trong công thức sử dụng đối số là dữ liệu kiểu số. Ví dụ bạn đưa vào công thức số âm trong khi nó chỉ tính số dương. – Dùng hàm lặp đi lặp lại dẫn đến hàm không tìm được kết quả trả về. – Dùng một hàm trả về một số quá lớn hoặc quá nhỏ so với khả năng tính toán của Excel. – Chẳng hạn như phép tính =SQRT(-2) sẽ bị báo lỗi #NUM!, vì không có căn bậc 2 của số âm.
22. Lỗi công thức vòng tròn
Sai tên hàm – lỗi thường gặp trong Excel
Tuy nhiên, trong Excel cũng có lựa chọn cài đặt cho phép Excel thực hiện phép tính vòng lặp, khi đó sẽ không báo lỗi nữa. Nếu muốn Excel thực hiện phép tính vòng lặp bạn vào File Options và tích vào nút, và chọn số lần thực hiện phép tính vòng lặp mong muốn, mặc định là 100. Kết quả sẽ cho chúng ta số liệu CỰC LỚN, vì nó đã thực hiện vòng lặp đến tận 100 lần!
C – Cách tìm và xử lý tất tần tật các lỗi trên chỉ trong một nốt nhạc:
1. Xử lý tất cả các lỗi cài đặt Excel về mặc định chỉ trong một nốt nhạc (12 lỗi):
Chỉ cần cài đặt Add-ins này, chọn tab Utilities và bấm vào nút Settings Excel là toàn bộ 12 lỗi cài đặt trên được trả về mặc định. Việc cài đặt Add-ins này cực kỳ đơn giản, chỉ cần Download Add-ins về sau đó load vào Excel là xong (khoảng 15s).
#REF! Sai vùng tham chiếu
2. Tìm các lỗi công thức, hàm khi tính toán (10 lỗi)
Trong bảng tính có nhiều số liệu, nhiều trang, file chúng ta lại có nhiều sheet như vậy thì việc phát hiện ra một lỗi tính toán khá mất thời gian. Hiện nay có 2 cách làm phổ biến sau:
Cách 1: Sử các hàm tìm lỗi có sẵn trong Excel kết hợp định dạng có điều kiện để tìm và tô màu ô lỗi. Thông dụng nhất là hàm ISERROR(). Hàm này sẽ trả về giá trị True nếu tìm thấy lỗi.
Thực hiện: Chọn vùng cần tìm lỗi, sau đó vào tab Home Conditonal Formatting New Rule:
Kết bài:
Vậy là mình đã trình bày xong các lỗi Excel thông dụng và các cách để xử lý khắc phục lỗi. Bằng cách sử dụng XDTH Add-ins Excel chỉ trong một nốt nhạc chúng ta sẽ triệt tiêu các lỗi cài đặt Excel đưa về mặc định cũng như tìm thấy tất cả các lỗi công thức, hàm khi tính toán.
Bấm Settings Excel trong XDTH Add-ins Excel để cài đặt Excel về mặc định
Download XDTH Add-ins Excel 1.1 (Bổ sung thêm Format Shapes, bổ sung thêm một số Settings Excel)
Download XDTH Add-ins Excel 1.2 (Bổ sung thêm Trim Text và Group Qulity Control trong tab Utilities và một số Settings Excel về mặc định)
Còn nếu bạn quan tâm đến các khóa học thực hành chuyên môn xây dựng tại trung tâm, có thể xem thông tin các khóa học tại link bên dưới, liên hệ với trung tâm theo các cách TẠI ĐÂY.
Các hàm tìm lỗi trong Excel (IFEROR, IFNA, ISERR, ISERROR) Chọn vùng dữ liệu cần tìm lỗi Tab Home Conditonal Formatting New Rule Gõ lệnh = iserror(a14) sau đó chọn Format để chọn màu tô. Với a14 là ô bất kỳ trong vùng chọn, thường lấy ô đầu tiên cho dễ nhớ Sử dụng hàm ISERROR kết hợp định dạng có điều kiện để tìm các ô lỗi Tìm lỗi bằng XDTH Add-ins Excel chỉ trong một nốt nhạc! Download XDTH Add-ins Excel 1.0 Victor Vuong,
Các Lỗi Thường Gặp Ở Word
1. Khi gõ chữ tiếng Việt có làn sóng răng cưa màu đỏ dưới chữ:
– Tool/ Options/ Spelling & Grammar
– Hủy dấu trong ô Check Spelling as you type, chọn OK
2. Khi gõ chữ tiếng Việt có làn sóng răng cưa màu xanh dưới chữ:
– Tool/ Options/ Spelling & Grammar
– Hủy dấu trong ô Check Grammar as you type, chọn OK
3. Khi gõ thêm chữ vào thì chữ bên phải của từ đó bị mất
F Hủy bỏ chế độ ghi đè như sau:
– Tool/ Options/ Edit
– Hủy dấu trong ô Overtype mode, chọn OK
Có thể nháy vào OVR trên thah trạng thái
4. jkhkykj,uuipGõ chỉ số trên M 3
– Dùng tổ hợp phím Ctrl +Shift +: để nâng con trỏ lên trên và gõ số mũ
– Ấn tổ hợp phím Ctrl +Shift =: để đưa con trỏ về vị trí mặc định
5. Gõ chỉ số dưới H 2 O:
– Dùng tổ hợp phím Ctrl +: để nâng con trỏ lên trên và gõ số mũ
– Ấn tổ hợp phím Ctrl =: để đưa con trỏ về vị trí mặc định
6. Chữ văn bản màu trắng, nền màu xanh: lỗi do đâu
– Tool/ Options/ General
– Bỏ dấu ô Blue background, white text
– Ok
7. Tạo Header/ Footer trang chẵn khác trang lẻ
– Tạo tiêu đề trang lẻ
o View/ Header/Footer
o Gõ nội dung Header, ấn Enter
o Tương tự, tạo Footer
o Nháy vào nút công cụ Page Setup
o
o Chọn nhãn Layout
o Trong vùng Header/Footer, đánh dấu Different odd and even
o Chọn ok
– Tạo tiêu đề trang chẵn
o Tạo Header
o Tạo Footer
8. Tạo tiêu đề trong bảng cho các trang
– Bôi đen dòng tiêu đề
– Table/ Heading Row Repeat
9. Xóa bỏ tiêu đề
– Bôi đen dòng tiêu đề
– Table/ Bỏ dấu nháy ở Heading Row Repeat
10. Tạo đường nét gạch
– Gạch đậm: gõ 3 dấu ### và ấn Enter
11. Tạo địa chỉ trang web để truy cập từ word
– Tool/ Auto Correct/ Auto format as you type
– Đánh dấu vào thư mục Interner and Network paths with hyperlinks
– Ok
12. Theo dõi việc sửa văn bản
– Để theo dõi việc sửa văn bản làm như sau:
– Mở văn bản cần theo dõi
– Nháy vào thực đơn Tool/ Track changes/ Highlight Changes
– Đánh dấu mục Track changes while editing
– Ok
13. Cho copy nhưng không cho sửa
– Mở văn bản cần bảo vệ
– Chọn Tool/ Protect Document/ Comments
– Nhập mật khẩu vào ô Password (options)/ Ok
– Nhập lại Password 1 lần nữa/ ok
– Nhấn File/ Save để ghi lại văn bản đã được bảo vệ chỉ cho phép copy nhưng không cho phép sửa dữ liệu
14. Không cho copy và không cho sửa
– Mở văn bản cần bảo vệ
– Chọn Tool/ Protect Document/ Form
– Nhập mật khẩu vào ô Password (options)/ Ok
– Nhập lại Password 1 lần nữa/ ok
– Nhấn File/ Save để ghi lại văn bản đã được bảo vệ chỉ cho phép copy nhưng không cho phép sửa dữ liệu
15. Không cho xem văn bản
Nếu không muốn cho người khác xem văn bản của bạn hãy thiết lập chế độ bảo mật chống xem. Cách làm như sau:
– Mở văn bản cần bảo vệ
– Tool/ Options/ Security
– Gõ mật khẩu vào ô Password to Open/ Ok
– Gõ lại password 1 lẫn nữa/ Ok
– File/ Save để ghi các thiết lập
16. Tìm từ cần tìm trong văn bản
Nếu cần tìm từ nào đó trong văn bản nhiều trang bạn làm như sau:
– Mở văn bản
– Edit/ Find (Ctrl + F)
– Trong mục Find what: gõ từ cần tìm
– Muốn tìm tiếp, nháy vào Find Next vệt đen sẽ nhảy đến từ cần tìm
17. Tìm từ sai hàng loạt và thay bằng từ đúng
Giả sử bạn là người hay đánh sai từ Hà Nội (Hà Lội), những từ này nằm rải rác trong văn bản. Vậy muốn thay tất cả từ sai này thành từ đúng một cách nhanh nhất, thực hiện như sau:
– Mở văn bản cần sửa
– Edit/ Replace (Ctrl +H)
Nháy vào Replace All/ ok
18. Cách thiết lập để máy tính tự viết hoa sau dấu chấm
Tool/ Auto Correct
Chọn mục Capitalize first letter of sentences/ ok
Hàm Vlookup Trong Excel Và Các Ứng Dụng Nâng Cao Thường Gặp
Trong bài hướng dẫn về hàm VLOOKUP này, Blog Học Excel Online sẽ cố gắng dùng từ ngữ đơn giản để giải thích những điều cơ bản nhằm giúp quá trình học cho người mới bắt đầu trở nên dễ dàng nhất có thể. Chúng ta cũng sẽ khám phá vài công thức mẫu cho thấy cách dùng thông dụng nhất của hàm VLOOKUP trong Excel.
HÀM VLOOKUP TRONG EXCEL – BẢN MIÊU TẢ ĐƠN GIẢN VÀ CẤU TRÚC
Vậy hàm VLOOKUP là gì? Để bắt đầu, nó là một hàm trong Excel. 🙂 Nó dùng để làm gì? Nó tìm kiếm giá trị mà bạn định rõ và trả về giá trị tương ứng ở một cột khác. Nói một cách kỹ thuật hơn, hàm VLOOKUP tìm kiếm giá trị từ cột đầu tiên trong trong dải ô xác định, rồi trả về giá trị tương ứng trong cùng một hàng từ một ô khác.
Ở cách dùng thông dụng nhất, hàm VLOOKUP trong Excel tìm kiếm thông qua danh sách dữ liệu bạn tạo ra dựa trên ký hiệu nhận dạng đặc biệt rồi trả về cho bạn một mẩu thông tin tương ứng với ký hiệu nhận dạng đặc biệt đó.
Ký tự “V” trong hàm VLOOKUP là viết tắt của từ “vertical” (“thẳng đứng”). Ký tự đó được dùng để phân biệt hàm VLOOKUP và hàm HLOOKUP – đây là hàm tìm kiếm giá trị từ hàng trên cùng của mảng (H là viết tắt của từ “horizontal” (“nằm ngang”)).
Hàm VLOOKUP có sẵn trong tất cả phiên bản, gồm Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2007, Excel XP và Excel 2000.
CÚ PHÁP HÀM VLOOKUP TRONG EXCEL
Cú pháp hàm VLOOKUP trong Excel có dạng như sau:
VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Như bạn thấy, hàm VLOOKUP trong Microsoft Excel có 4 thông số, hay câu lệnh. Ba thông số đầu tiên sẽ được trả về, thông số cuối cùng là tùy chọn.
lookup_value: giá trị tìm kiếm
Đây có thể hoặc là một giá trị (chữ số, ngày hay chuỗi ký tự) hoặc là một tham chiếu ô (tham chiếu ô chứa giá trị cần tìm), hoặc là một giá trị được trả về bởi một hàm Excel khác. Ví dụ:
Tìm kiếm chữ số: =VLOOKUP(40, A2:B15, 2) – công thức sẽ tìm kiếm số 40.
Tìm kiếm chuỗi ký tự: =VLLOKUP(“apples”, A2:B15, 2) – công thức sẽ tìm kiếm chữ “apples” (“táo”).
Tìm kiếm giá trị ở một ô khác: =VLOOKUP(C2, A2:B15, 2) – công thức sẽ tìm kiếm giá trị trong ô C2.
Lưu ý. Nếu giá trị trong hàm VLOOKUP là một chữ số và nó nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của mảng mà bạn đang tìm kiếm, thì hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #N/A.
table_array: hai cột dữ liệu trở lên.
Hãy nhớ rằng, hàm VLOOKUP luôn luôn tìm kiếm giá trị từ cột đầu tiên của table_array. Table_array của bạn có thể chứa các giá trị khác nhau như chuỗi ký tự, ngày, chữ số, hay giá trị lôgic. Các giá trị không phân biệt dạng chữ, có nghĩa là ký tự viết hoa hay viết thường đều được xử lý như nhau.
Vì thế, công thức =VLOOKUP(40,A2:B15, 2) sẽ tìm kiếm số “40” từ ô A2 đến ô B15 bởi vì A là cột đầu tiên của table_array A2:B15. Hy vọng là mọi thứ đã trở nên dễ hiểu hơn. 🙂
col_index_num: số thứ tự cột trong table_array mà hàm VLOOKUP lấy giá trị ở hàng tương ứng để trả về.
Cột ở bên trái trong table_array xác định chính là 1, cột thứ hai là 2, cột thứ ba là 3, và vâng vâng.
Lưu ý: Nếu câu lệnh col_index_num của bạn nhỏ hơn 1, thì hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #VALUE!. Trong trường hợp nó lớn hơn số cột trong table_array, thì hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #REF!.
range_lookup: xác định liệu bạn đang tìm kiếm sự phù hợp tuyệt đối (FALSE) hay sự phù hợp tương đối (TRUE hay được bỏ qua). Thông số cuối cùng tuy là tùy chọn nhưng rất quan trọng. Ở dưới bài hướng dẫn về hàm VLOOKUP này, tôi sẽ cung cấp vài ví dụ nhằm giải thích cách làm công thức trở nên phù hợp tuyệt đối hay tương đối một cách chính xác.
VÍ DỤ HÀM VLOOKUP TRONG EXCEL
Tôi hy vọng rằng bạn đã quen dần với hàm VLOOKUP. Bây giờ, hãy khám phá vài ví dụ sử dụng công thức VLOOKUP cho dữ liệu thực.
CÁCH DÙNG HÀM VLOOKUP TRONG EXCEL TỪ MỘT BẢNG TÍNH KHÁC
Trong thực tiễn, công thức VLOOKUP rất hiếm khi được dùng để tìm kiếm dữ liệu trong cùng một bảng tính. Thông thường, bạn sẽ phải tìm kiếm và kéo dữ liệu tương ứng về từ bảng tính khác.
Để dùng hàm VLOOKUP từ bảng tính Excel khác, bạn nên nhập tên bảng tính và một dấu cảm thán trong câu lệnh table_array trước dải ô, ví dụ =VLOOKUP(40, Sheet2!A2:B15, 2). Công thức này chỉ ra rằng dải ô tìm kiếm A2:B15 nằm ở Sheet2.
Tất nhiên, bạn không cần phải nhập tên bảng tính một cách thủ công. Chỉ cần bắt đầu gõ công thức và khi gõ đến câu lệnh table_array, hãy đổi sang bảng tính cần tìm và dùng chuột để chọn dải ô.
Mẹo. Luôn luôn dùng tham chiếu ô tuyệt đối (có $) trong thông số table_array của công thức VLOOKUP là một ý tưởng tuyệt vời. Trong trường hợp này, dải ô cần tìm sẽ không thay đổi khi bạn sao chép công thức sang ô khác.
CÁCH DÙNG HÀM VLOOKUP TỪ MỘT SỔ LÀM VIỆC KHÁC
Để dùng hàm VLOOKUP giữa hai sổ làm việc Excel khác nhau, bạn nên đặt tên sổ làm việc trong dấu ngoặc vuông trước tên bảng tính.
Mở cả hai sổ làm việc. Bước này không bắt buộc, nhưng nó sẽ giúp việc lập công thức dễ dàng hơn bởi vì bạn sẽ không phải gõ tên sổ làm việc một cách thủ công. Bên cạnh đó, điều đó cũng sẽ bảo vệ công thức của bạn khỏi lỗi vô tình in sai.
Bắt đầu nhập công thức VLOOKUP, rồi đối với câu lệnh table_array, thì hãy đổi sang sổ làm việc khác rồi chọn dải ô cần tìm kiếm ở đó.
Đừng bỏ lỡ: Tài liệu tự học Excel 2003
CÁCH SỬ DỤNG TÊN CHO DẢI Ô HAY BẢNG TRONG CÔNG THỨC VLOOKUP
Giả sử, nếu phải sử dụng cùng một dải ô cần tìm trong vài công thức VLOOKUP, thì bạn có thể tạo tên cho một dải ô rồi nhập trực tiếp tên của dải ô vào công thức thay vì phải nhập vùng cần tìm (câu lệnh table_array).
Để tạo tên cho dải ô, bạn chỉ cần chọn dải ô đó và gõ bất kỳ tên nào vào Name box (Hộp tên) – ở bên trái thanh Công thức.
=VLOOKUP(“Product 1”, Products, 2)
Hầu hết tên dải ô trong Excel đều được sử dụng cho toàn bộ sổ làm việc, nên bạn không cần định rõ tên của bảng tính trong câu lệnh table_array, dù cho dải ô bạn cần tìm nằm ở bảng tính khác. Nếu nó nằm ở sổ làm việc khác, thì bạn phải đặt tên sổ làm việc phía trước tên dải ô, ví dụ:
=VLOOKUP(“Product 1”, PriceList.xlsx!Products,2)
Những công thức như thế này này dễ hiểu hơn rất nhiều, đúng không? Bên cạnh đó, việc sử dụng tên cho dải ô có thể là một sự thay thế tuyệt vời cho tham chiếu ô tuyệt đối. Bởi vì tên dải ô không đổi khi sao chép công thức sang các ô khác, nên bạn có thể chắc rằng bạn sẽ luôn tìm đúng dải ô.
=VLOOKUP(“Product 1”, Table46[[Product]:[Price]],2)
hay thậm chí là có dạng như thế này: =VLOOKUP(“Product 1”, Table46,2)
VIỆC SỬ DỤNG KÝ TỰ ĐẠI DIỆN TRONG CÔNG THỨC VLOOKUP
Cũng như các công thức khác, bạn có thể sử dụng ký tự đại diện cho hàm VLOOKUP trong Excel:
Dấu chấm hỏi (?) để khớp với bất cứ ký tự riêng lẻ nào, và
Dấu sao (*) để khớp với bất kỳ dãy ký tự nào.
Việc sử dụng ký tự đại diện trong công thức VLOOKUP có thể rất hữu ích trong nhiều trường hợp:
Khi bạn không nhớ chính xác chuỗi ký tự bạn đang tìm kiếm.
Khi bạn muốn tìm một từ nào đó. Từ đó là một phần của nội dung ô. Hãy chú ý rằng hàm VLOOKUP tìm kiếm toàn bộ nội dung ô, như thể bạn đã chọn “Match the entire content” (“Khớp toàn bộ nội dung ô”) trong tương tác Tìm kiếm chuẩn của Excel.
Khi cột cần tìm có khoảng trống thụt đầu dòng hay cuối dòng. Nếu gặp trường hợp này, thì bạn có thể vắt óc cố tìm ra lý do tại sao công thức thông thường của bạn lại không được thực hiện.
VÍ DỤ 1. TÌM KIẾM CHUỖI KÝ TỰ BẮT ĐẦU HAY KẾT THÚC BẰNG CÁC KÝ TỰ NHẤT ĐỊNH
=VLOOKUP(“*man”,$A$2:$C$11,1,FALSE) – tìm tên kết thúc bằng “man”.
=VLOOKUP(“ad*son”,$A$2:$C$11,1,FALSE) – tìm tên bắt đầu bằng “ad” và kết thúc bằng “son”.
=VLOOKUP(“?????”,$A$2:$C$11,1,FALSE) – tìm họ có năm ký tự.
Lưu ý. Để công thức VLOOKUP có ký tự đại diện chạy chính xác, bạn phải luôn thêm FALSE như một thông số cuối cùng. Nếu dải ô cần tìm của bạn có hơn một mục nhập khớp với tiêu chuẩn đại diện, thì giá trị tìm thấy đầu tiên sẽ được trả về.
VÍ DỤ 2. CÔNG THỨC VLOOKUP CÓ KÝ TỰ ĐẠI DIỆN DỰA TRÊN GIÁ TRỊ Ô
Điều này có thể được giải quyết bằng cách dùng hàm VLOOKUP có dạng như sau:
=VLOOKUP(“*”&C1&”*”, $A$2:$B$12, 2, FALSE)
Công thức này tìm kiếm giá trị ở ô C1 thông qua một dải ô xác định và trả về giá trị tương ứng ở cột B. Xin hãy chú ý rằng chúng ta sử dụng dấu và (&) trước và sau một tham chiếu ô trong thông số đầu tiên nhằm nối chuỗi ký tự.
Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới, hàm VLOOKUP của tôi trả về “Jeremy Hill” bởi vì mã bản quyền của anh ấy có một nhóm ký tự nằm trong ô C1:
VIỆC SỬ DỤNG CÔNG THỨC VLOOKUP CÓ GIÁ TRỊ TÌM KIẾM CHÍNH XÁC VÀ GIÁ TRỊ TÌM KIẾM TƯƠNG ĐỐI
Và cuối cùng, hãy xem xét kỹ câu lệnh cuối cùng mà bạn nhập vào hàm VLOOKUP trong Excel – range_lookup. Vì đã được nói đến ở đầu bài hướng dẫn, câu lệnh này cực kỳ quan trọng bởi vì bạn có thể nhận được kết quả khác nhau tùy vào bạn nhập TRUE hay FALSE.
Đầu tiên, hãy xem “giá trị tìm kiếm chính xác” và “giá trị tìm kiếm tương đối” trong Microsoft Excel thật sự có nghĩa gì.
Nếu range_lookup được cài đặt là FALSE, thì công thức sẽ tìm chính xác giá trị, ví dụ, công thức sẽ tìm chính xác giá trị cần tìm khi bạn nhập giá trị đó làm thông số thứ nhất (lookup_value).
Nếu có hai hay nhiều hơn hai giá trị từ cột đầu tiên của table_array khớp với giá trị cần tìm, thì kết quả tìm thấy đầu tiên sẽ được trả về. Nếu không thể tìm thấy giá trị tìm kiếm chính xác, thì lỗi #N/A sẽ được trả về.
Ví dụ, nếu bạn sử dụng công thức =VLOOKUP(4, A2:B15,2,FALSE), nhưng dữ liệu của bạn không chứa giá trị 4 từ ô A2 đến cột A15, thì công thức sẽ trả về lỗi #N/A.
Nếu range_lookup được cài đặt thành TRUE hay được loại bỏ, thì công thức sẽ tìm sự phù hợp tương đối. Nói chính xác hơn, công thức VLOOKUP của bạn sẽ tìm kiếm sự phù hợp tuyệt đối đầu tiên và nếu sự phù hợp tuyệt đối không được tìm thấy, thì nó sẽ trả về sự phù hợp tương đối. Gía trị tìm kiếm tương đối là giá trị lớn nhất tiếp theo, chỉ nhỏ hơn lookup_value.
Lưu ý quan trọng! Nếu bạn nhập TRUE hay loại bỏ câu lệnh range_lookup, thì các giá trị ở cột đầu tiên của dải ô cần tìm phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, đó là từ nhỏ nhất đến lớn nhất. Nếu không thì, hàm VLOOKUP trong Excel có thể sẽ không tìm được giá trị chính xác.
VÍ DỤ 1. CÁCH SỬ DỤNG HÀM VLOOKUP CÓ GIÁ TRỊ TÌM KIẾM CHÍNH XÁC TRONG EXCEL
Có thể bạn còn nhớ, để tìm kiếm sự phù hợp tuyệt đối, bạn phải đặt FALSE làm câu lệnh cuối cùng trong công thức VLOOKUP trong Excel.
Hãy chọn bảng “Animal speed” để làm ví dụ đầu tiên và tìm ra loài vật nào có thể chạy 80,5 km một giờ. Tôi tin chắc bạn sẽ chẳng gặp khó khăn gì với công thức này:
=VLOOKUP(50, $A$2:$B$15, 2, FALSE).
VÍ DỤ 2. SỬ DỤNG HÀM VLOOKUP CÓ GIÁ TRỊ CẦN TÌM TƯƠNG ĐỐI TRONG EXCEL
Khi sử dụng công thức VLOOKUP có giá trị tìm kiếm tương đối, đó là có range_lookup được cài đặt thành TRUE hay được bỏ đi, thì điều đầu tiên bạn cần làm đó là lọc cột đầu tiên trong dải ô cần tìm theo thứ tự tăng dần.
Điều này rất quan trọng bởi vì công thức VLOOKUP sẽ trả về giá trị lớn nhất tiếp theo cho giá trị cần tìm mà bạn đã định rõ rồi sẽ ngừng tìm kiếm. Nếu bạn không lọc dữ liệu một cách chính xác, thì cuối cùng bạn sẽ nhận được một kết quả lạ hay lỗi #N/A.
=VLOOKUP(69, $A$2:$B$15, 2, TRUE)
=VLOOKUP(69,$A$2:$B$15,2)
Như bạn có thể thấy, tôi đang cố tìm loài vật có tốc độ chạy gần 111 km một giờ nhất. Và đây là kết quả mà công thức VLOOKUP trả về:
Hy vọng rằng, những ví dụ này đã giúp việc sử dụng Excel dễ dàng hơn và hàm này không còn xa lạ với bạn nữa 🙂 Bây giờ, sẽ rất tuyệt để tổng kết những điều quan trọng mà bạn đã học nhằm giúp bạn nhớ các điểm mấu chốt tốt hơn.
HÀM VLOOKUP TRONG EXCEL – NHỮNG ĐIỀU CẦN NHỚ!
Hàm VLOOKUP trong Excel không thể tìm ở bên trái. Nó luôn luôn tìm giá trị nằm trong cột cận trái của dải ô cần tìm (table_array).
Trong công thức VLOOKUP, tất cả giá trị đều không phân biệt dạng chữ, có nghĩa là ký tự viết hoa và viết thường đều được xử lý như nhau.
Nếu giá trị cần tìm nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của dải ô cần tìm, thì hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #N/A.
Nếu câu lệnh thứ ba (col_index_num) nhỏ hơn 1, thì công thức VLOOKUP sẽ trả về lỗi #VALUE!. Trong trường hợp, nó lớn hơn số cột trong dải ô cần tìm (table_array), thì công thức sẽ trả về lỗi #REF!.
Hãy sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối trong câu lệnh table_array của công thức VLOOKUP để có đúng dải ô cần tìm khi xử lý công thức. Hãy cân nhắc việc sử dụng tên cho dải ô hay cho bảng trong Excel như một phương án thay thế.
Khi tìm kiếm sự phù hợp tương đối (range_lookup được cải đặt thành TRUE hay loại bỏ), hãy luôn lọc dữ liệu ở cột đầu tiên trong dải ô cần tìm theo thứ tự tăng dần.
Và cuối cùng, hãy nhớ tầm quan trọng của thông số cuối cùng. Sử dụng TRUE hay FALSE khi thích hợp và bạn sẽ không phải đau đầu nữa.
Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…
Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học
Cách Sữa Lỗi Thường Gặp Khi Sử Dụng Mathtype
Hiện tại Mathtype đã phát hành đến phiên bản 6.9 và chúng ta dễ dàng tìm được địa chỉ để tải về bản cài full. Thông thường, nếu mọi chuyện đều ổn thì chúng ta sẽ có một menu bar như hình:
Tuy nhiên, trong một số trường hợp thì có một số vấn đề nhỏ là thẻ Mathtype không hiển thị:
Vào thư mục cài đặt , vào Office Support, chọn các file có tên MathType Commands 6 For Word 2010 rồi copy hết lại.
Mở tiếp thư mục cài đặt Office, chọn thư mục Office 12 đối với Word 2007 và Office 14 đối với Word 2010, vào phần ADDINS và paste hết vào.
Khởi động lại máy để việc cài đặt có tác dụng.
Khi đó, mỗi lần muốn mở lên thì chỉ cần dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + Alt + Q rồi gõ vào và close lại bằng Alt + F4, việc này thực hiện khá nhanh chóng.
Tuy nhiên, nếu sau một thời gian sử dụng, thẻ này đột nhiên mất đi thì thường do ADDINS trong Office có vấn đề. Các bạn chọn File/Option/Add-Ins.
Trong phần Manage, chọn Disabled Items và bấm vào Go.
Trong form hiện lên, chắc chắn sẽ có , chọn vào và bấm Enable rồi Close lại, khởi động lại MS Word là xong.
Đôi lúc, công thức trong khi gõ không hiện đầy đủ. Chẳng hạn gõ các phân số thì chỉ hiện dấu gạch ngang, còn tử và mẫu thì biến mất. Khi copy vào word vẫn bình thường nhưng khi cần chỉnh sửa thì rất bất tiện.
Nguyên nhân của lỗi này là do không tương thích với một số phần mềm đang chạy, trong đó có Từ điển Lạc Việt. Bạn chỉ cần tắt chương trình từ điển, thoát hẳn ở thanh taskbar là có thể chạy lại bình thường.
Chắc các bạn đã quen với các phím tắt phổ biến như: Ctrl + H: dấu mũ, Ctrl + L: chỉ số, Ctrl + J: cả dấu mũ và chỉ số, Ctrl + F: phân số, … Tuy nhiên, hầu hết các kí hiệu trong đều có thể gõ bằng phím tắt. Nội dung này có thể tham khảo trong các file mà nhiều bạn tổng hợp trên mạng hoặc vào cửa sổ , gõ F1, vào Mathtype reference rồi đến Keyboard and Shortcut, sẽ có đầy đủ. Chẳng hạn là Ctrl + D rồi Shift + R.
Một cách nữa khá hiệu quả nhờ chức năng gợi ý của mathtype:
Khi dùng mathtype, ta nên gõ tất cả các công thức bằng , kể cả những cái nhỏ nhất. Chẳng hạn đoạn sau:
Cho tam giác ABC có
Một số bạn sẽ gõ như sau:
Cho tam giác ABC có D, E, F lần lượt là trung điểm các cạnh BC, CA, AB. Khi đó, ta có
Việc gõ đoạn thứ hai tuy nhanh hơn nhưng về mặt công thức không đẹp và không chuẩn!
Chẳng hạn phương trình bậc hai nên gõ là
Có nhiều bạn sẽ thắc mắc rằng dấu “không chia hết” hoặc một số ký tự có dấu gạch chéo, gạch giữa khác trong Mathtype gõ thế nào, câu trả lời được nêu bên dưới:
Trước hết gõ dấu chia hết M rồi chọn dấu đó rồi gõ Ctrl + 6, dừng lại rồi gõ tiếp N, kết quả là /M. Đây chính là phím tắt của kí hiệu NOT trong . Các cách gạch khác có phím tắt tương ứng bắt đầu bằng Ctrl + 6 và có thể rê chuột vào để hiển thị lên.
Để gõ dấu đạo hàm cấp 1, 2 và 3, ta không nên dùng dấu ‘ hay ” giống như f‘, f ” mà
nên sử dụng thẻ ở trên và chọn dấu 1 nháy, 2 nháy và 3 nháy tương ứng. Cụ thể như hình bên dưới:
Để gõ dấu cách, ta gõ hết các biểu thức chính rồi sau đó đưa con trỏ đến ngay vị trí cần thêm dấu cách, gõ tổ hợp phím Ctrl + Shift + E (chuyển thành text) rồi gõ dấu cách. Một cách khác là copy dấu cách ở ngoài word rồi paste vào.
Trong nhiều trường hợp, ta muốn sửa toàn bộ công thức trong một văn bản về định dạng riêng của mình (in đậm, font chữ Tahoma, size 14 chẳng hạn). Nếu chỉ vài công thức thì đây không phải là vấn đề, nhưng nếu đến hàng trăm công thức thì điều này rất tốn thời gian và công sức. có hỗ trợ sẵn chức năng chỉnh sửa toàn bộ bằng phần Format Equations. Các bước thực hiện như sau:
Mở một cửa sổ rồi định dạng theo ý muốn của mình. Các option định dạng có thể chọn trong thẻ Format, Size và Define. Chẳng hạn bấm vào Style/Define và Size/Define thì các bảng sau sẽ hiện lên, ta có thể tùy chỉnh theo ý mình.
Sau khi định dạng xong chọn Preferences/Equation preferences rồi chọn Save to file, nên chọn thư mục cài đặt rồi chọn Preferences mặc định, đặt tên xong rồi lưu lại.
Chọn hết văn bản và bấm vào thẻ Mathtype/Format Equations
Trong form hiện ra, chọn như hình bên dưới xong rồi bấm Browse để load định dạng đã lưu ở trên lên, bấm OK. Tương tự như phần chuyển sang Latex, các cửa sổ MS Word cũng sẽ bận và cần phải chờ một ít thời gian để thao tác toàn bộ.
Chú ý rằng nhiều khi thực hiện một lần không thành công, ta phải làm nhiều lần hoặc chọn từng cụm nhỏ để làm, thậm chí ta phải copy ra một file mới.
Trong một số trường hợp, các công thức chúng ta đã gõ bị biến thành hình ảnh và không thể chỉnh sửa được. Đừng vội gõ lại tất cả mà hãy thao tác như bên dưới:
Save as lại file word dưới dạng Rich Text Format (RTF) rồi chọn Mathtype/Convert Equations. Trong form mở lên, chọn như hình bên dưới xong rồi bấm Convert.
Nhớ bỏ dấu check ở ô Prompt before converting each equation, nếu không mỗi lần convert, chương trình sẽ hỏi bạn có đồng ý sửa không rất phiền phức.
Đây là một lỗi khá phổ biến khi soạn thảo với Mathtype và cũng khó tìm kiếm được cách khắc phục cụ thể trên mạng. Lỗi này thường xuất hiện khi gộp file lại bằng việc copy và paste từ nhiều file dẫn đến các định dạng không còn đúng nữa dù công thức thì vẫn edit được.
Cách mình đề nghị sử dụng là: làm tương tự như mục 7, format lại toàn bộ công thức thì tất cả sẽ đúng dòng như ý mình, vẫn chú ý là nếu không thành công thì chia nhỏ file ra và làm từng phần hoặc copy ra file mới rồi chuyển.
Equation của Word tuy nhanh nhưng không tiện copy ra file khác (bị biến thành hình) và nhiều công thức cũng không gõ được như . Để chuyển công thức từ Equation sang , ta cũng dùng chức năng convert. Cụ thể là:
Chọn 2 ô phía dưới và bấm vào convert, khi đó tất cả các công thức Equation sẽ chuyển thành công thức Mathtype như mong muốn.
Bạn đang xem bài viết Các Lỗi Thông Dụng Thường Gặp Trong Excel trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!