Xem Nhiều 6/2023 #️ 5 Keyboard Shortcuts To Paste Values In Excel # Top 6 Trend | Trucbachconcert.com

Xem Nhiều 6/2023 # 5 Keyboard Shortcuts To Paste Values In Excel # Top 6 Trend

Cập nhật thông tin chi tiết về 5 Keyboard Shortcuts To Paste Values In Excel mới nhất trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Bottom line: Learn 5 different ways to copy and paste values to remove all formulas and formatting.

Skill level: Beginner

Video Tutorial

What is Paste Values?

Copying and pasting values is probably one of the most common tasks we do in Excel.

Paste Values will paste the values ONLY of the copied range WITHOUT formulas and formatting. This allows us to extract the numbers or text from cells.

There are a TON of reasons to paste values.

One common use is for scenario analysis where we want to “freeze” numbers that are results of formulas and place them in some blank cells.

Another common use is when we want to paste numbers or text into a range that already contains formatting. Pasting values will not change any existing formatting that is applied to the cell/range.

In the image above, the Scenario 1 column already contained both cell formatting (colors) and number formatting. When we paste values, any existing formatting in the paste range will NOT change.

In the first example above, the blank cells have the default General format, and that is why there is no number formatting applied when we paste values.

The Paste Special Menu

Paste Values is one of the many pasting options on the Paste Special menu.

The Paste Special… button on those menus opens the full Paste Special Menu.

Keyboard Shortcuts for Paste Values

There are keyboard shortcuts for all of the Paste Special commands. As I mentioned before, the most common we use is Paste Values.

In the video above I share 5 keyboard shortcuts (plus a bonus) to paste values. Here is a list of the shortcuts.

Alt, E, S, V, Enter (Mac: Ctrl+Cmd+V)

Alt, H, V, V

Menu Key + V

Custom Quick Access Toolbar (QAT) Button: Alt+1

Ctrl+V, Ctrl, V

Custom shortcut with The Paste Buddy Add-in.

In the video I also mention my article on the best keyboards for Excel keyboard shortcuts.

If you’re more of a mouse user then checkout my article on my favorite mouse for Excel.

How do you Paste Values?

Thank you! 🙂

Excel Paste Special: Shortcuts To Copy Values, Comments, Column Width, Etc.

Excel Paste Special makes the pasting operation smoother by letting you choose which formatting (source or destination) to keep or by stripping all formatting and just pasting the values or formulas.

What is Paste Special in Excel?

In situations where a standard copy / paste in not appropriate, Excel’s Paste Special offers a wide range of options to paste only specific elements of the copied cells or perform a mathematical operation with the copied data.

For example, you can copy formula-driven data and paste only the calculated values in the same or different cells. Or, you can copy the width of one column and apply it to all other columns in your data set. Or, you can transpose the copied range, i.e. convert rows to columns and vice versa. The following screenshot demonstrates all available Paste Special options:

All of the Paste Special commands work within the same worksheet as well as across different sheets and workbooks.

How to paste special in Excel

The use of Paste Special in Excel boils down to the following:

Copy the source cell or a range of cells (the fastest way is to select the cell(s) and press the

Ctrl + C

shortcut).

Select the destination cell(s).

Open the Paste Special dialog using one of the methods described below (the fastest way is to hit the Paste Special shortcut).

Yep, it’s that simple!

3 ways to access Paste Special in Excel

1. Paste Special button on the ribbon

As you may have noticed, 6 most popular paste options appear directly in the pop-up menu, under Paste Options: paste everything (equivalent of CTRL + V), paste values, paste formulas, transpose, paste formatting, and paste link:

If you start hovering over the Paste Special… item in the context menu, a fly-out menu will show up offering 14 more paste options:

To find out what a particular icon does, hover over it. A hit will pop up and Live Preview will take over enabling you to see the paste effect straight away. This method is especially useful when you have just started learning the feature.

For example, if you hover over the paste transpose icon, you will see a preview of how exactly the copied data will be transposed:

The fastest way to paste a specific aspect of the copied data in Excel is using one of the following shortcuts.

Paste Special shortcut for Excel 2016 – 2007:

Ctrl+Alt+V

Paste Special shortcut for all Excel versions:

Alt+E

, then

S

Both of the above shortcuts open Excel’s Paste Special dialog, where you can select the desired option with the mouse or hit a corresponding shortcut key. In the following section, you will find a full list of available paste options and their shortcut keys.

Excel Paste Special shortcut keys

As you already know, Excel’s Paste Special dialog can be opened via the Ctrl+Alt+V shortcut combination. After that, you can pick a specific paste option by pressing just one letter key on your keyboard.

Please pay attention that a shortcut key for paste special works only when the Paste Special dialog is already open, and some data has previously been copied to the clipboard.

Shortcut Operation Description

A All Paste the cell contents and formatting.

F Formula Paste only formulas.

V Values Paste only values and not formulas.

T Formats Copy only the cell formats and not values.

C Comments

N Data Validation Paste only the data validation settings.

H All using source theme Paste all cell contents in the theme formatting applied to the source cell.

X All except borders Paste all cell contents and formatting, but not borders.

W Column width Paste only the column width from the copied cells.

R Formulas and number formats Paste formulas and number formats such as currency symbols, date formats, etc.

U Values and number formats Paste values (but not formulas) and number formats.

D Add Add the copied data to the data in the destination cell(s).

S Subtract Subtract the copied data from the data in the destination cell(s).

M Multiply Multiply the copied data by the data in the destination cell(s).

I Divide Divide the copied data by the data in the destination cell(s).

B Skip blanks Prevent replacing the values in the destination range with blank cells that occur in the copied range.

E Transpose Convert the columns of copied data to rows, and vice versa.

L Link Link the pasted data to the copied data by inserting formulas like =A1.

At first sight, this seems like a lot of keystrokes to remember, but with just a little practice you will be able to paste special in Excel faster than an average user can reach for the mouse. To begin with, you can learn the paste special values shortcut (Ctrl+Alt+V, then V) that you would probably use several times a day.

If you happen to forget a shortcut key, just have a look at the required option in the Paste Special dialog and notice an underlined letter. As you can remember, the paste values shortcut key is V and this letter is underlined in “Values”.

Examples of using Paste Special in Excel

To move from theory to practice, let’s see some of the most popular paste special features in action. Simple and straightforward, these examples may still teach you a couple of unobvious uses.

Select the destination cell, or the upper-left cell of the target range.

Press the

Enter

key.

How to copy values in Excel

Supposing you’ve created a summary report from a number of sources, and now you need to send it to your client or supervisor. The report contains a bunch of formulas that pull information from other sheets, and even more formulas that calculate the source data. The question is – how do you send the report with final numbers without cluttering it with tons of initial data? By replacing the formulas with calculated values!

The steps to only paste values in Excel follow below:

Select the cell(s) with formulas and press

Ctrl + C

to copy them.

Select the destination range. If you don’t need to keep the formulas, you can select the same range that you’ve just copied (cells with formulas).

Press Excel’s paste values shortcut:

Ctrl + Alt + V

, then

V

.

Press

Enter

.

Done! The formulas are replaced with calculated values.

Tip. If you are copying values to another range and want to keep the original number formats such as the currency symbols or the number of decimal places, press

Ctrl+Alt+V

, and then

U

to paste values and number formats.

How to quickly transpose in Excel

There are a few ways to change columns to rows in Excel, and the fastest one is using the Paste Transpose option. Here’s how:

Select the table that you want to transpose, and press

Ctrl + C

to copy it.

Select the upper-left cell of the range where you want to paste the transposed data.

Press the paste special transpose shortcut:

Ctrl + Alt + V

, then

E

.

Press

Enter

.

The result will look something similar to this:

As you can see in the screenshot above, in the converted table, the original cell and number formats are nicely kept in place, a small but helpful touch!

To learn other ways to transpose in Excel, please check out this tutorial: How to convert row to column and column to row in Excel.

How to copy column width in Excel

This example will teach you how to quickly set the desired width to all columns of your Excel table.

Set the width for one column the way you want it.

Select the column with the adjusted width (or select any single cell within that column) and press

Ctrl + C

.

Select the column(s) to which you want to copy the width. To select non-adjacent columns, hold down CTRL while selecting.

Press the Paste Special shortcut

Ctrl + Alt + V

, and then

W

.

That’s it! Only the column’s width is copied to other columns, but not any data contained in the source column.

How to copy a column’s width as well as contents

Quite often, when copying data from one column to another you have to adjust the destination column’s width manually to accommodate the new values. In this case, you may like the following way to copy the source data AND column width in one fell swoop.

Select the data to be copied and press

Ctrl + C

.

How to paste and add/subtract/multiply/divide at a time

Performing arithmetic operations in Excel is easy. Usually, a simple equation like =A1*B1 is all what it takes. But if the resulting data is supposed to be numbers rather than formulas, Excel Paste Special can save you a trouble of replacing formulas with their values.

Example 1. Replacing percentages with calculated amounts

Supposing, you have the amounts in column B and tax percentages in column C. Your task is to replace the tax % with the actual tax amount. The quickest way to have it done is this:

Select the amounts (cells B2:B4 in this example), and press

Ctrl + C

to copy them.

Select the tax percentages, cells C2:C4 in this example.

Press the paste special shortcut (

Ctrl + Alt + V

), and then either select Multiply under Operations, or press

M

. This will multiply each of the amounts copied from column B by a percentage in column C in the same row.

That’s it! As shown in the screenshot below, a tax amount is calculated for each row, and the result of the operation is a value, not formula:

By using the same approach, you can quickly increase or reduce an entire column of numbers by a certain percentage. In this case, you input the percentage formula such as =1+20% in a separate cell, copy it, and then use Excel Paste Special to multiply the source numbers by the value in the copied cell. The detailed steps can be found here: How to increase / reduce a column by percentage.

Example 2. Removing multiple hyperlinks in Excel

Type 1 in any empty cell, and press

Ctrl + C

to copy it.

Select all of the hyperlinks that you want to remove.

That’s all that it takes! All hyperlinks are removed along with the blue underlined formatting:

Tip. If you want to keep the original links and copy the results (i.e. data without hyperlinks) to some other location, then do as follows: copy the hyperlinks, select the upper-left cell of the target range, and hit the Excel paste values shortcut:

Ctrl+Alt+V

, then

V

.

For more information about this and other ways to get rid of hyperlinks in Excel, please see How remove multiple hyperlinks at a time.

Paste Special not working in Excel

If the Paste Special option is missing or not working properly in your Excel, it’s likely to be because of one of the following reasons.

Paste Special feature is disabled

Solution: Enable Paste Special as demonstrated below.

Third-party add-ins conflicting with Paste Special

If you have a lot of third-party add-ins installed in your Excel, chances are that one of them is causing the issue. To pin down the culprit, perform these steps:

If one or more problematic add-ins have been detected, leave them disabled or uninstall them.

This is how you use Paste Special in Excel. Now you know how many powerful features it provides and how you can leverage these features in your worksheets. I thank you for reading and hope to see you on our blog next week!

You may also be interested in

Cách Sử Dụng Phím Tắt Khi Paste Value Trong Excel

Tổng hợp các phím tắt khi Paste Value trong Excel

Tổ hợp phím tắt để mở hộp thoại Paste Special (dán đặc biệt) là Ctrl + Alt + V hoặc Alt + E + S.

Tổ hợp phím tắt để dán: CTRL + V;

Tổ hợp phím tắt chỉ để dán giá trị: ALT + H + V + V;

Tổ hợp phím tắt để dán giá trị và định dạng số: ALT + H + V + A;

Tổ hợp phím tắt để dán các giá trị và giữ định dạng nguồn: ALT + H + V + E;

Tổ hợp phím tắt để dán chỉ định dạng nguồn: ALT + H + V + K;

Tổ hợp phím tắt để dán không có đường viền: ALT + H + V + B;

Tổ hợp phím tắt để dán giữ chiều rộng cột nguồn: ALT + H + V + W;

Tổ hợp phím tắt để dán chỉ định dạng: ALT + H + V + R;

Tổ hợp phím tắt để dán chuyển vị: ALT + H + V + T;

Tổ hợp phím tắt để dán công thức: ALT + H + V + F;

Tổ hợp phím tắt để dán công thức và định dạng số: ALT + H + V + O;

Tổ hợp phím tắt để dán như hình ảnh: ALT + H + V + U;

Tổ hợp phím tắt để dán dưới dạng ảnh được liên kết: ALT + H + V + I;

Lưu ý:

Một số tổ hợp phím không hoạt động trên Excel 2007.

Để sử dụng các tổ hợp phím tắt khi dán giá trị thì các bạn cần có dữ liệu đã sao chép.

Cách sử dụng phím tắt khi Paste Value trong Excel

Các bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn ô A1 và chọn tổ hợp Ctrl + C.

Như vậy các bạn đã sao chép định dạng từ ô A1 sang ô D5 nhanh chóng.

Sử Dụng Paste Trong Excel, Dùng Paste Special Di Chuyển Dữ Liệu Trong

Paste trong Excel không đơn thuần chỉ là copy từ một dữ liệu nào đó và sao chép sang mộ dữ liệu khác mà việc sử dụng Paste trong Excel đem lại rất nhiều chức năng năng khác nữa. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn những ai đang sử dụng Excel cách dùng paste trong Excel và các chức năng đem lại.

Khi học excel, chắc chắn bạn đã trải qua bài học về cách sử dụng Paste trong Excel, và trong đó, chắc hẳn sẽ để ý có một dòng lệnh là Paste Special, vậy Paste Special có khác gì so với Paste thông thường trong Excel mà khi học Excel bạn chưa nắm rõ hay không?

Hướng dẫn sử dụng tính năng Paste trong Excel

Hơn thế nữa, liệu Paste Special liệu sẽ đem lại lợi ích gì cho người sử dụng hay việc sử dụng Excel của bạn có nhanh hơn không, tất cả sẽ được làm rõ với các tính năng mà chúng tôi liệt kê ra sau đây, giúp bạn có cái nhìn mới về việc sử dụng Paste trong Excel.

Bước 4: Bạn thấy toàn bộ bảng đã chuyển sang in đậm và có màu đỏ, như vậy bạn đã hoàn tất quá trình copy định dạng mà không làm mất dữ liệu.

2. Thực hiện phép tính

Khi bạn copy một ô kết quả đã bao gồm các công thức nhập vào, vậy làm thế nào để dòng tiếp theo Excel sẽ tự hiểu là bạn đang tính giống dòng trên mà ban nhập công thức. Tất nhiên chúng ta sẽ không sử dụng cách kéo thả kết quả để hệ thống tự tính toán rồi. Ở đây chúng ta sẽ sử dụng Paste Special.

Bước 1: Như trong đề bài, chúng ta sẽ Ctrl + C(Copy) ô F6 tức là tổng của giá trị đầu tiên

Bước 3: Ngay lập tức chúng ta sẽ thấy kết quả của ô phía dưới đã tự động tính tổng sau khi quy chiếu y hệt dòng đầu tiên.

Nhưng như đã nói, ví dụ trên rất đơn giản và giúp bạn hiểu cách sử dụng Paste trong Excel khi muốn Thực hiện phép tính. Bạn có thể áp dụng chúng cho những bảng tính, cột tính có đơn vị lớn hơn bảng ví dụ trên.

3. Copy chiều rộng của cột

Đây là một trong những cách dùng paste trong Excel khá phổ biến, với cách paste thông thường chúng ta sẽ không thể copy cả chiều dài, rộng của cột mới mà phải tuân theo chỉ số cột mới. Cách để giúp bạn có một bản sao mới y hệt với các bản sao cũ là copy chiều rộng sử dụng Paste Special.

Bước 3: ngay lập tức, bạn sẽ có một bản sao hoàn hảo vô cùng với tính năng trên Paste Special rồi đấy.

4. Hoán đổi dữ liệu

Hoán đổi dữ liệu là cách bạn thay đổi dữ liệu theo chiều khác nhau. Từ chiều ngang sang dọc và ngược lại. Việc hoán đổi được sử dụng với nhiều mục đích, tuy nhiên trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách trực quan nhất về công cụ này khi sử dụng Paste trong Excel.

Bước 3: ngay lập tức, bạn sẽ thấy dữ liệu hàng ngang đã được chuyển về dọc rồi đấy, đây quả thực là 1 trong những công dụng rất hay của Paste Special phải không.

Bước 1: Có 2 ảnh với 2 kiểu hiển thị biểu đồ khác nhau, dữ liệu khác nhau. Nhiệm vụ của chúng ta là copy định dạng bên trái sang cho bên phải mà không làm thay đổi giữ liệu bên phải.

Bước 2: Nếu chúng ta sử dụng Copy and Paste thông thường làm, bạn sẽ thấy ở bảng bên phải không thay đổi được định dạng, mà còn bị gộp thêm cả dữ liệu.

Bước 4: Kết quả sẽ như hình dưới, biểu đồ bên phải vẫn giữ nguyên được giữ liệu mà hình dạng đã thay đổi.

6. Thay thế các công thức bằng kết quả đã tính toán

Thật khó để mô tả chính xác cho bạn biết công dụng của cách làm này để làm gì, nhưng bạn hoàn toàn có thể hình dung cách sử dụng Paste trong Excel dưới vị dụ sau đây, liệu nó có gì khác so với thông thường.

Bước 2: Nếu sử dụng cách copy, paste thông thường. Sau khi thực hiện tpanf bộ giá trị trả về #Value! lỗi.

Bước 4: Kết quả chúng ta vừa thay thế một cột trong công thức bằng chính kết quả đã tính, như vậy loại bỏ hoàn toàn công thức trong đợt sao chép và tạo nên tổng mới với công thức vẫn giữ như cũ.

Tính năng này rất hay được sử dụng trong việc thay thế dãy hàm RAND() với giá trị của nó thay vì cho phép công thức này tự tính toán. Tất nhiên RAND() không phải là một hàm được sử dụng nhiều.

7. Copy data Validation

Tính năng Data Validation trong Excel giúp bạn quản lý các cột, bảng dữ liệu rất tốt. Bạn lập ra rất nhiều quy tắc cho chúng nhưng làm thế nào để áp dụng các quy tắc tương tự đó cho một bản tính mới hoặc một cột mới?

Tiếp theo đó là mộ cột có chức danh các phòng ban trong công ty. Đề bài đặt ra làm thế nào để đổi chức danh từ cột này sang cột kia ?

Lưu ý: khi được set Dât Validation, bạn sẽ không thể chỉnh sửa trực tiếp vào ô.

Bước 4: Ngay lâp tức chúng ta đã thấy mọi thiết lập của bảng bên trái đã có thể sử dụng cho bảng bên phải rồi đấy.

8. Bỏ qua một loạt các ô có giá trị trống

Tính năng Skip Blanks, cho phép bạn thay thế giá trị hiện tại trong khi vẫn bỏ qua các ô không có giá trị trong dữ liệu gốc. Như vậy bạn sẽ chẳng cần ô giá trị dữ liệu gốc mà vẫn hoàn thành phép tính, không gây ra lỗi. Mặc dù phương pháp này rất ít khi được áp dụng cũng như rất khó để triển khai trên mô hình lớn, tuy nhiên đây cũng là một trong những tính năng rất hay của Paste Special được bổ sung vào.

Bước 1: Hãy tưởng tượng chúng ta có một bảng dữ liệu với rất nhiều kiểu dữ liệu khác nhau, vậy làm thế nào để copy từ dữ liệu cột này sang cột khác mà không hề gây lỗi cho dù cùng định dạng hay khác định dạng.

Bước 1: Ở đây chúng ta có 1 bàng dữ liệu, yêu cầu ở đây là tham chiếu toàn bộ cột Họ và tên xuống phía dưới, vậy ta sẽ làm thế nào?

Bước 2: Trong qua trình copy bạn sẽ dính không ít lỗi định dạng, các loại kích thước.

Bước 4: Kết quả hiện ra ngay chính là cột họ và tên, mặc dù Paste quy chiếu được áp dụng nhiều hơn cho tính toán nhưng qua ví dụ trên chắc hẳn các bạn đã hiểu thêm các sử dụng công cụ này. Và với các dữ liệu không có sẽ trả về giá trị 0.

10. Xóa văn bản trên web, trên các chương trình khác

Sẽ rất khó chịu khi bạn copy dữ liệu từ web, hay từ các chương trình khác mà phải dữ nguyên định dạng, kích thước của chúng vào bảng Excel. Có một cách giúp bạn loại bỏ toàn bộ các điều trên, bắt dữ liệu copy phải theo định dạng bạn đang để, hoặc ít nhất là theo định dạng Excel.

Bước 1: Ở đây chúng ta có 1 bảng chia ra làm 2 kết quả copy với kiểu thường và kiểu Paste đặc biệt.

Bước 2: Ở kiểu bình thường, văn bản vẫn được giữ nguyên kích thước, Font UTM Avo mà chúng tôi sử dụng trước đó.

Bước 4: Font chữ đã được đặt mặc định trở về Calibri, khác hẳn với kiểu trên.

Vậy tính năng này có ích gì cho ban. Hãy tưởng tượng khi bạn copy một đoạn dài trang web, có thể lên đến vài nghìn chữ với vô số định dạng màu sắc. Rất khó để có thể cho chúng về một quy chuẩn trong Excel. Tính năng này trong Word thì lại rất dễ dàng hơn, do đó công cụ Paste Special sẽ giúp bạn giải quyết việc này.

Bạn đang xem bài viết 5 Keyboard Shortcuts To Paste Values In Excel trên website Trucbachconcert.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!